高校檔案信息資源數字化建設研究

程蒙

[摘? ? 要] 檔案信息資源數字化是隨著計算機網絡技術、數據庫技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，是檔案資源長期保存和高效利用的必然要求。高校檔案數字化建設工作作為高校“數字化校園”建設的重要組成部分，是高校檔案信息化建設的重要內容，是檔案信息資源共享的基礎。本文闡述了高校檔案信息資源數字化建設的必然性及重要意義，介紹了高校檔案信息資源數字化建設的內涵及具體內容，并基于高校檔案數字化工作現狀深入分析了高校檔案數字化建設面臨的關鍵問題，并提出應對策略，以期引起更多共鳴，促進檔案數字化建設穩步向好發展。

[關鍵詞] 高校;檔案;數字化建設

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 21. 073

[中圖分類號] G271? ? [文獻標識碼]? A? ? ? [文章編號]? 1673 - 0194（2019）21- 0184- 02

0? ? ? 引? ? 言

隨著我國網絡技術的發展以及廣泛應用，數字化管理檔案方式應運而生，手工的檔案管理已不能適應社會的發展以及用戶的需求，檔案存儲數字化、信息傳遞網絡化已是檔案工作發展的必然趨勢。高校檔案記錄著學校辦學歷程與其發展軌跡，是傳承和發揚學校文化的重要載體，在學校文化底蘊積累和辦學特色形成過程中發揮著極為重要的作用。近年來，隨著學校辦學規模不斷擴大和各項改革的不斷深入，檔案數量逐年遞增，傳統的檔案管理模式弊端日益凸顯，加快高校檔案信息資源數字化建設已成為高校檔案工作的重中之重。

1? ? ? 高校檔案信息資源數字化建設的必然性及重要意義

從檔案管理層面講，高校檔案數字化建設是加強檔案現代化管理的必然結果。傳統管理模式下，檔案載體形式多以紙張為主，紙質檔案占據了大量的空間，需要特殊的保管環境，每一次調閱利用和統計都需要檔案管理員翻看目錄再到檔案庫房一件件提調檔案，給檔案原件造成損害，縮短其使用壽命，在歸還入庫時又要逐件、逐頁地清點檔案，整個借閱手續非常煩瑣。檔案進行數字化管理后，不僅保護了檔案原件，節省了保管設備和人員方面開支，提高了檔案查詢檢索速度，而且有利于檔案統計和編研工作，對促進高校檔案現代化管理有著重要意義。

從高校層面講，高校檔案數字化建設是學校發展的迫切要求。當今是信息化時代，在辦公自動化、信息傳輸網絡化日益普及的情況下，社會上很多單位已經實行了無紙辦公和網絡傳送，再加上教育行業的迅猛發展，高校產生的電子文件越來越多，在這些背景下，高校傳統載體檔案不數字化，電子文件不實現網絡歸檔、遠程利用，根本無法與其他單位對接，無法融入社會。而高校檔案數字化可以將各單位、各部門不同載體的檔案信息以數字化標準統一的形式保存， 實現檔案信息資源的飛速傳播與便捷利用共享，促進高校更好、更快發展。

2? ? ? 高校檔案信息資源數字化建設的內涵及具體內容

高校檔案，是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。高校檔案信息資源數字化是高校檔案管理部門以計算機為核心技術，利用數據采集、存儲、傳輸和讀取技術等，對各類檔案以數字化形式進行全程管理的現代化管理模式。它作為高校檔案信息化建設的基礎性工程，不僅是實體檔案向數字檔案的轉化過程，而且更重要的是檔案管理手段、管理技術、管理方式和管理理念的全方位變革。

在實體文件和電子文件并行的背景下，高校檔案信息資源數字化建設的具體內容包括以下三個方面：

（1）館藏檔案的數字化。館藏檔案數字化即存量檔案數字化，就是指應用多媒體技術、數據庫技術、高速掃描技術，將以紙張等為載體的傳統介質的檔案轉化為計算機可識別的二進制代碼形式， 全部以數字記錄方式存儲到光盤、磁盤等計算機的各類存儲器中，完成現有高校館藏檔案信息向數字化轉化的過程，這是高校檔案信息資源數字化建設的重要基礎工作。其基本環節主要包括：檔案出庫、數字化前處理、目錄數據庫建立、檔案掃描、圖像處理、數據掛接、數字化成果驗收與移交、檔案歸還入庫等。

（2）做好以電子文件為主的各種數字化檔案材料的收集工作。隨著辦公自動化的普及，高校各部門產生了大量的電子文件，網絡歸檔成為必然趨勢。學校各部門直接將在工作過程中形成的電子文件通過網絡移交給檔案館（室），這些電子文件就成為高校檔案信息資源數字化建設的一項重要內容。

（3）建立數字化檔案數據庫。檔案數據庫實質就是數字化檔案的集成管理系統，主要包括檔案目錄數據庫、檔案全文數據庫、光盤數據庫、多媒體數據庫等。對高校而言，建立數字化檔案數據庫就是利用網絡版高校檔案管理軟件，通過最優的“互聯網+檔案”方式為學校師生提供多種便捷服務，實現檔案信息共享。

3? ? ? 高校檔案信息資源數字化建設存在的問題

從高校檔案數字化建設現狀可以看出，因各種主客觀因素限制，絕大多數高校庫藏檔案數字化程度低，電子文件收集不全、管理不規范，檔案管理軟件配置仍停留在單機版檔案管理軟件階段，檔案數字化建設進程緩慢。究其原因，高校檔案數字化建設主要存在以下問題需要解決。

3.1? ?檔案數字化建設的意識相對淡薄

由于檔案工作的滯后性，高校對檔案工作一直以來都重視不夠，高校的很多資金一般都會投放在科研以及教學工作上面，相比較而言，高校檔案管理方面的資金投入非常不足，用于高校檔案數字化的資金就更少，致使檔案數字化建設開展艱難。而且開展檔案數字化工作不僅僅只是學校檔案管理部門的工作，它需要各個立卷部門重視起檔案工作，配合檔案管理部門做好檔案數字化，各立卷部門執行力低也是阻礙檔案數字化建設進程的重要原因。目前，雖然各省檔案局和教育廳已將檔案數字化、檔案信息化納入學校檔案工作年度考核之中，但因缺少統一的監管機構后續監督整改，致使高校雖意識到數字化建設方面需要加強，但因為缺乏上級機關指導，致使整改效果不理想，各高校檔案數字化建設水平參差不齊。無論是領導不夠重視、資金投入不足，立卷部門不配合，執行力低還是上級機關監管不到位，這些都源于檔案數字化建設意識相對淡薄。

3.2? ?檔案數字化建設缺乏整體布局和科學規劃

有些高校已經實施了檔案信息數字化工作， 但數字化過程缺乏科學的規劃與論證， 陷入了一種盲目跟風現象，以數字化了多少卷為目標， 并沒有從整體上去科學規劃， 導致數字化過程中出現很多問題， 使數字化建設投入大、成效小、利用率低，檔案數字化未能有效地轉為信息化。這主要表現在：高校沒有把檔案信息數字化建設納入數字化校園建設中，沒有從全校角度做好數字化工作，致使購買的檔案管理系統平臺不能實現和學校OA系統以及其他系統相連接;整個數字化建設方案缺乏調研和專家論證，管理制度不完善，工作流程控制不夠，數字化相應的電子文件標準、多媒體信息標準、數字化著錄標準以及全文數據庫標準等沒有按照統一的規范去要求，安全管理規范方面考慮不周;而且目前大部分高校僅僅關注館藏檔案數字化，忽視電子文件的收集管理，導致很多重復勞動。

3.3? ?檔案人才緊缺，綜合素質有待提高

館藏檔案數字化工作、電子文件收集管理、建立檔案數據庫都對學校檔案人員隊伍提出了更高的要求，即檔案數字化建設需要專業的檔案人才、技術人才、管理人才。從檔案數字化建設現狀可看出，大多數高校檔案機構的專職人員數量維持在1-5人，且管理型、專業型、技術型人員結構設置不合理，各高校的兼職檔案員缺乏檔案管理專業的專門培訓， 缺乏檔案管理及檔案數字化建設的基本理論、基本知識、基本技能， 檔案專業人員繼續教育乏力，直接制約著檔案數字化建設進程。

4? ? ? 高校檔案信息資源數字化建設的策略

4.1? ?加強高校檔案數字化重要性的思想認識

高校領導應該充分認識到高校檔案是一種具有特殊價值的信息資源，它對社會經濟發展和教育事業具有重要的、不可替代的作用。高校領導層應予足夠重視，把檔案數字化列入工作計劃，加大人力、財力、物力的投入，滿足檔案數字化建設所需經費，加強數字化硬件和軟件設施建設，把檔案數字化建設列入各部門目標管理績效考核內容之一，為檔案部門提供良好的工作條件，支持高校檔案數字化建設的開展。各省教育廳和檔案局要加強對高校檔案管理工作的指導和監管的力度，制定針對高校統一的數字化建設標準和規范并要求高校執行到位。

4.2? ?因校制宜，科學規劃檔案數字化建設

檔案數字化建設絕不僅僅只是把紙質檔案轉化為電子文件這么簡單，它涉及檔案數字化管理方方面面。做好檔案數字化建設要整體規劃，循序漸進，持續進行。整體規劃要統籌考慮經費、人員、場地、設備、技術、檔案內容、檔案和數據安全、備份載體、數據管理、安全措施等各個方面，要在數字化校園建設背景下作出統籌安排，不能鑼齊鼓不齊，顧此而失彼。循序漸進，就是分層次、分階段、分步驟進行，優先對利用率最高或可以先開放的那部分檔案進行數字化管理，然后再數字化其他檔案。持續進行，就是要構建檔案數字化建設的長久機制，館藏檔案數字化和電子檔案收集要雙管齊下，避免重復建設。

4.3? ?提升檔案工作人員的整體素質及能力

檔案數字化建設是融合新技術、新知識、新型人才的一項復雜的系統工程，人才隊伍建設是高校檔案數字化建設成功與否的關鍵。檔案數字化建設必將改變傳統的手工管理和查詢等被動服務方式，依靠新的信息技術、網絡技術、新媒體技術，主動向師生提供檔案利用服務，整個過程都要求有一支高素質的檔案數字化人才。高校檔案機構可通過開展繼續教育、專業講座、學術交流會及多形式的技術培訓班，提高專職檔案人員和兼職檔案人員的整體素質，培養一批復合型的管理人才，滿足檔案數字化建設的需要。

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