關于電子檔案保護的思考

樊敬

摘 要：電子檔案資料主要是以靜態的形式保存在磁光盤與數據庫的終端中，以動態的形式運行于網絡中，從而構成了電子檔案資料全新的傳輸情況，對電子檔案保護提出了較大的挑戰性。本文通過具體論述電子檔案的保護策略，旨在為電子檔案資料的利用奠定堅實的基礎。

關鍵詞：電子檔案;保護策略;資料

在現代信息技術快速發展的背景下，電子文件是整個信息技術領域中記錄信息的重要形式，其主要是通過充分利用計算機來進行數碼序列操作，并充分利用計算機盤片等磁性材料的載體的文字被稱之為是電子檔案。傳統的檔案主要是采用紙質的紙質文件作為重要的對象，而電子檔案則需要刻錄到磁盤上，再儲存到數據中。這樣因為電子檔案信息資料具有一定的特殊性，所以在保存的過程中也需要采取與紙質檔案不同的管理方法，以此來延長電子檔案資料的保存時間，最大限度提升電子檔案資料的利用效率[1]。

1 做好電子檔案數據備份，切實保證電子檔案資料的完整性

在電子檔案的保護過程中，如果管理人員操作不當或者是大意疏忽將一些檔案信息刪除了，或者是因為掃描過程中的重命名而將一些文件的數據覆蓋了，且權限設計不合理而出現越權修改的現象，便會影響電子檔案資料保存的完整性。因此，為了最大限度提升電子檔案保護的水平，便需要做好電子檔案數據的備份工作。其中，在電子檔案信息資料備份的過程中，可采取下列幾種方法：

1.1 數據拷貝

電子檔案數據資料保護主要有磁盤、磁帶和光盤等幾種方法。通過將計算機中所保存的電子檔案資料全部拷貝到介質中，這種方法簡單方便，而庫房的相關設備需要嚴格按照各種載體的要求進行配置。但是，這種方法只適合應用于少量的檔案管理資料中。

1.2 磁盤陣列方式

磁盤陣列主要是為計算機配置相應的磁盤，有效擴大存儲量。同時，檔案資料在存儲的過程中國還可以做好備份處理，用于儲存一些非常重要的數據。這樣通過充分利用計算機進行實時監控的過程中，一旦遇到故障，便會提示檔案管理工作人員及時進行處理，這樣能夠有效減少電子檔案數據資料的丟失情況，而這種備份方式更適用于大量的檔案資料管理。

1.3 雙機雙控系統

雙機雙控系統在應用的過程中能夠有效避免一臺機器發生故障而影響整個系統的現象，而服務系統則不會被中斷，相關數據也不會受到損失。同時，當有一臺計算機出現故障的時候，而另外的計算機則會立即接替工作。通常雙機雙控系統在應用的過程中主要涉及到雙機熱備份方式和雙機雙工方式，這樣通過使用完整的檔案資料管理系統，能夠有效防止整個檔案管理系統出現故障，從而有效提升電子檔案資料的保護水平[2]。

1.4 修復處理受損害的電子檔案

在電子檔案的管理過程中，應該對一些受損的磁光盤電子檔案進行保護性的修復處理，這樣能夠有效減慢電子檔案磁盤變質的速度，切實保證電子檔案信息的穩定性和耐久性。但是，當前電子檔案光盤還無法永久性的保存信息，所以為了切實保證電子檔案資料的完整性，便需要在10年、20年的時候進行轉錄。但是，在轉錄的過程中應該注意電子檔案資料需要一定的設備條件和技術軟件環境的支持，有效防止電子檔案資料因十九久遠、模數制式不同而造成信息無法讀取或者是轉錄，真正達到提高電子檔案資料保護實效性的目的。

2 建立網絡信息安全體制，制定嚴格的檔案管理制度

在電子檔案保護的過程中，需要檔案管理人員充分利用知網、用網、護網來保護電子檔案，切實消除電子檔案資料信息的安全隱患，全面抓好電子檔案保護的網絡建設，做好電子檔案保護網絡的安全防御。通過構建完善的電子檔案網絡信息的安全防御體系，并采取科學有效的措施來避免一些不利因素和危害產生，切實保護好電子檔案。同時，應該不斷提高電子網絡保護網絡系統的安全防范技術，不斷增強電子檔案保護工作人員的安全保密意識，及時更新電子檔案保護的網絡系統設備，不斷強化電子檔案管理人員的專業化培訓，全面監控電子檔案保護網絡的運行情況，及時清除計算機設備內的病毒。通過充分利用修補技術來擊退入侵電子檔案保護資料的黑客，并在網絡信息系統遭到攻擊的時候及時進行反擊，不斷強化網絡安全形勢預測，從而最大限度提升電子檔案保護的水平[3]。

通過規范電子檔案保護管理，并根據實際情況制定嚴格的管理制度，深入探究電子檔案的規范化管理策略和網絡控制法，制定明確的電子檔案保護工作細則，逐步構建起系統完善的安全體系。同時，還應該定期檢查計算機和網絡服務器，全面分析網絡中各種電子檔案信息，盡量去其糟粕、留下精華。定期對電子檔案保護的相關網站主頁進行掃描，刪除一些不符合規定的檔案保護信息。建立網絡在線投訴制度，及時聽出相關電子檔案資料用戶的投訴信息，全面監督電子檔案保護過程中存在的不正當行為，以便能夠及時發現問題之后提出相應的解決措施，從而最大限度提升電子檔案的保護水平。

3 做好電子檔案保護的安全防護，提升電子檔案保護實效性

首先，應該全面做好電子檔案資料用戶的身份驗證和訪問權限控制。通過在電子檔案保護系統中設立檔案信息系統的用戶身份驗證和訪問權限控制，有效避免一些非法用戶在電子檔案管理系統中出現違規訪問的現象，有效降低電子檔案信息系統被破壞的可能性。

其次，做好電子檔案信息的數據加密傳輸和局域網線屏蔽。如果在電子檔案保護的過程中采取局域網系統，便需要在電子檔案保護的瀏覽器端計算機輸入登錄檔案管理信息系統用戶碼、口令和重要的數據，并充分利用網絡途徑直接將服務器端的檔案信息進行加密傳輸，有效屏蔽連接內部的計算機局域網的線纜，有效防止網絡傳輸的檔案信息被一些非法人士所竊取，為保證電子檔案信息的安全性奠定堅實的基礎。

再次，設計審計功能和報警功能。通過全面記錄電子檔案信息資源保護的安全性操作，并合理的將電子檔案管理信息系統的報警功能和審計功能緊密的結合起來。如果有人不按照電子檔案管理信息系統的安全管理要求操作，系統則會自動向維護人員發出報警信號。同時，作為電子檔案保護的人員還需要及時在網絡服務器和各臺電腦上面安裝一些防病毒軟件，定期進行防病毒軟件病毒庫升級處理，最大限度防止計算機感染病毒的現象，切實保證電子檔案信息的安全性。

4 創設良好的電子檔案保護環境，分類放置電子檔案保護設備

在電子檔案保護的過程中，需要管理人員根據不同的檔案介質放置電子檔案管理設備，嚴格要求電子檔案管理的庫房必須堅固，切實做好電子檔案資料保護的防盜、防光、防高溫、防火、防潮濕、防鼠等措施。同時，由于在紙質檔案資料向電子檔案資料轉化的過程中，需要投放各種性能較高的電子設備，熟練的掌握電子檔案保護方法，以便為電子檔案資料的形成和保管、利用創造良好的保障條件。其中，保管電子檔案設備的溫度應該盡量控制在20℃，安裝設置自動恒溫恒濕的空氣調節裝置，采取庫房外圍護結構的隔熱防潮措施，以此達到合理調控電子檔案庫房溫濕度的作用。

總之，在電子檔案保護的過程中，需要采取多元化的管理措施，嚴格做好電子檔案數據備份，切實保證電子檔案資料的完整性、建立網絡信息安全體制，制定嚴格的檔案管理制度、做好電子檔案保護的安全防護，提升電子檔案保護實效性、創設良好的電子檔案保護環境，分類放置電子檔案保護設備。只有這樣才能夠真正提升電子檔案保護的水平，為提高電子檔案的利用效率創造良好的條件。

參考文獻

[1]張懿嬗.加強電子檔案管理的對策研究[J].才智，2018（15）：213-214.

[2]宋華，駱建珍，姜悅霞.政務云環境下電子文件歸檔安全保障策略研究[J].浙江檔案，2018（4）：45-46.

[3]劉薇.檔案保護技術工作面臨的問題與對策[J].現代國企研究，2018，No.138（12）：113-114.