試論以就業(yè)為導(dǎo)向的高校學(xué)生檔案工作改革

摘要：檔案管理是各大高校畢業(yè)生就業(yè)工作中的重要內(nèi)容。高校學(xué)生檔案功能在市場(chǎng)機(jī)制的影響下變得越來越豐富，其中的就業(yè)服務(wù)功能就在畢業(yè)生就業(yè)過程中其到了很好的保障作用和推薦作用。所以本文以就業(yè)為導(dǎo)向，在滿足就業(yè)需求的前提下探究高校學(xué)生檔案管理工作，基于檔案功能分析提出改革策略。

關(guān)鍵詞：就業(yè)需求;高校;學(xué)生檔案;管理策略

隨著我國(guó)高校教育普及化的深入發(fā)展，每年全國(guó)的高校畢業(yè)生人數(shù)都呈現(xiàn)出大幅度上升，這對(duì)學(xué)生和高校而言同時(shí)也意味著巨大的就業(yè)壓力，所以當(dāng)前各大高校和社會(huì)有了一個(gè)共同的關(guān)注焦點(diǎn)，即就業(yè)問題。在嚴(yán)峻的就業(yè)背景下，要提升大學(xué)生就業(yè)率，同時(shí)保證人才的輸送具有崗位匹配性，有必要以就業(yè)為導(dǎo)向進(jìn)一步完善學(xué)生檔案管理。

1 以就業(yè)為導(dǎo)向的學(xué)生檔案功能分析

第一，就業(yè)考證憑據(jù)。學(xué)生檔案在就業(yè)過程中具有可信性、客觀性和真實(shí)性的特征，完整規(guī)范的學(xué)生檔案直觀的再現(xiàn)了該學(xué)生在學(xué)校期間正、反面表現(xiàn)，在用人單位決定錄用以及后期定崗、晉升中，這份檔案資料都具有重要的考證借鑒價(jià)值。第二，就業(yè)推介功能。學(xué)生檔案真實(shí)的反映了學(xué)生在校期間的全方面表現(xiàn)，通過檔案信息就能總體的了解或評(píng)價(jià)該學(xué)生的心理狀態(tài)、思想狀況、技能水平、組織能力以及實(shí)踐能力等[1]。在“雙向就業(yè)”政策推行的背景下，一份詳實(shí)的學(xué)生檔案能讓用人單位對(duì)學(xué)生做出更直接的評(píng)價(jià)，快速搭建一條雙方溝通橋梁。第三，就業(yè)保障價(jià)值。當(dāng)下用人單位或企業(yè)隨著人才招聘普遍性的發(fā)展，逐漸取消了調(diào)取檔案或者轉(zhuǎn)戶口的環(huán)節(jié)，直接提供學(xué)歷、學(xué)位或社會(huì)實(shí)踐證明即可，這在一定程度上影響了實(shí)體檔案的受重視度。人事檔案隨著我國(guó)人事制度的改革深入變得愈加規(guī)范，所以就業(yè)后的社保辦理、戶口霍地、職稱申報(bào)等都需要學(xué)生檔案作為支撐和保障。

2 以就業(yè)為導(dǎo)進(jìn)行高校學(xué)生檔案管理改革的策略

2.1 完善檔案機(jī)制，提升管理機(jī)制的科學(xué)性

第一，構(gòu)建完整的組織。高校畢業(yè)生檔案管理工作是一個(gè)具有長(zhǎng)期性和系統(tǒng)性的工程，需要多個(gè)部門及院系共同參與，包括招生、檔案、就業(yè)和教務(wù)等，在形成管理小組的基礎(chǔ)上由專人負(fù)責(zé)收集和整理檔案資料，并做好最終的落實(shí)確認(rèn)，在應(yīng)用動(dòng)態(tài)化的管理模式實(shí)時(shí)更新學(xué)生檔案信息;第二，提高對(duì)管理制度進(jìn)行優(yōu)化的重視。檔案管理中存在部分檔案信息歸檔時(shí)間長(zhǎng)、牽涉部門多和工作量大的問題，很容易造成管理混亂，這就需要建立完善的檔案管理制度，促使檔案管理朝著規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展[2];第三，構(gòu)建合理的評(píng)估制度。兼具檢查和評(píng)估作用的制度要對(duì)檔案管理工作表現(xiàn)優(yōu)異的人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，樹立并擴(kuò)大模范的帶頭引領(lǐng)作用，及時(shí)指出檔案管理工作中的問題與不足，讓學(xué)生檔案管理制度逐漸完善。

2.2 轉(zhuǎn)變工作觀念，做好學(xué)生檔案材料的收集工作

高校學(xué)生檔案具有定期轉(zhuǎn)移和相對(duì)穩(wěn)定的特征，任何一個(gè)階段的升學(xué)或就業(yè)學(xué)生的學(xué)籍檔案都會(huì)經(jīng)歷一段時(shí)間的固定性保存后，再統(tǒng)一轉(zhuǎn)移。提升學(xué)生檔案資料管理質(zhì)量是發(fā)揮檔案價(jià)值的基礎(chǔ)條件，而這需要高校轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，更大范圍的收集整理學(xué)生的檔案信息，提升檔案信息的全面性，與此同時(shí)還要不斷提升檔案管理人員的管理意識(shí)，進(jìn)而更加順利的在管理過程中優(yōu)化管理方法或者調(diào)整管理措施。全面收集學(xué)生檔案信息是確保檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵前提，其中的全面性具體指的是要包括學(xué)生學(xué)業(yè)成績(jī)、生活表現(xiàn)、社會(huì)活動(dòng)、體檢信息以及專業(yè)技能等。在這個(gè)科學(xué)技術(shù)發(fā)達(dá)的時(shí)代背景下，高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理可充分利用輔助管理手段，比如計(jì)算機(jī)系統(tǒng)快速高效的完成學(xué)籍管理，同時(shí)還能動(dòng)態(tài)跟蹤學(xué)生的平日在校表現(xiàn)做到全程管理，提升學(xué)生學(xué)籍檔案管理的規(guī)范性。

2.3 豐富檔案內(nèi)容，最大化滿足用人單位需求

一方面，需要及時(shí)補(bǔ)充畢業(yè)生在校期間的誠(chéng)信資料。作為當(dāng)代高校畢業(yè)生檔案重要內(nèi)容之一的誠(chéng)信信息，其能真實(shí)且具體的反映畢業(yè)生的個(gè)人征信。誠(chéng)信記錄也是當(dāng)前各大用人單位較為關(guān)心的內(nèi)容，所以將誠(chéng)信記錄加入到學(xué)生檔案信息中不僅能強(qiáng)化學(xué)生維護(hù)個(gè)人誠(chéng)信的意識(shí)，有助誠(chéng)信社會(huì)的發(fā)展，還能促進(jìn)學(xué)生積極開展誠(chéng)信教育活動(dòng)，大大的提升了學(xué)生個(gè)人資料的豐富性[3]。另一方面，需要及時(shí)補(bǔ)充畢業(yè)生的心理評(píng)估資料以及職業(yè)測(cè)試材料。全國(guó)各地的高校在高等教育逐漸普及的過程中越來越深刻的意識(shí)到學(xué)生就業(yè)的重要性，所以有必要在傳統(tǒng)檔案管理資料內(nèi)容中加入職業(yè)測(cè)評(píng)和心理測(cè)試內(nèi)容，這兩項(xiàng)內(nèi)容能直接作為給學(xué)生進(jìn)行就業(yè)指導(dǎo)的參考資料，此外還能提前為各類事業(yè)單位提供更為全面詳細(xì)的檔案信息。

2.4 構(gòu)建管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)跨平臺(tái)的信息共享與管理

以往的高校學(xué)生檔案管理大多都是以人工管理模式為主，但這種管理模式的工作效率太低，無法滿足當(dāng)代大學(xué)生的就業(yè)需求。對(duì)此，高校檔案管理部門需要聯(lián)合學(xué)校教務(wù)部門、學(xué)生工作部門、財(cái)務(wù)部門等開展檔案管理軟件的評(píng)估和采購(gòu)，建設(shè)檔案資料信息管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)資料的及時(shí)更新與共享管理。合理運(yùn)用信息化平臺(tái)能及時(shí)補(bǔ)充或更改學(xué)生檔案信息，大大提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率，定時(shí)的材料更新和信息補(bǔ)充可促進(jìn)學(xué)生檔案資料真實(shí)性和全面性提升。

2.5 加強(qiáng)檔案監(jiān)管，最大化調(diào)動(dòng)管理人員積極性

為了確保高校學(xué)生檔案真實(shí)性和安全性，需要定期進(jìn)行指導(dǎo)和檢查，提升檔案監(jiān)管工作質(zhì)量。此外，高校可根據(jù)自身實(shí)際情況將學(xué)生檔案管理與業(yè)績(jī)考核聯(lián)系起來，創(chuàng)設(shè)相應(yīng)的崗位責(zé)任制和獎(jiǎng)懲機(jī)制，明確的劃分學(xué)生檔案管理內(nèi)容以及職責(zé)，對(duì)于檔案信息收集不完整或者不及時(shí)的工作行為要給予對(duì)應(yīng)的合理處罰，相對(duì)的，要適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)工作成效好的管理人員，尤其是檔案利用率和完整性更高的管理者。這種方式能最大化的調(diào)動(dòng)管理人員的工作積極性，對(duì)檔案管理工作的改革有著積極的促進(jìn)作用。

結(jié)語

作為高校學(xué)生管理工作重要組成部分的檔案管理，其中包含了學(xué)生綜合性素質(zhì)的評(píng)估結(jié)果、學(xué)生在校期間的活動(dòng)表現(xiàn)以及學(xué)科學(xué)分等全紀(jì)錄，高質(zhì)量的學(xué)生檔案管理工作有助于高校畢業(yè)生在就業(yè)過程中用做足準(zhǔn)備的姿態(tài)踏入社會(huì)實(shí)踐。

參考文獻(xiàn)

[1]劉琴.以就業(yè)為導(dǎo)向的高校學(xué)生檔案資源開發(fā)及整合[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（33）.

[2]謝靜.基于大學(xué)生就業(yè)服務(wù)的高校學(xué)生檔案管理研究[J].吉林廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)，2018，000（011）：143-144.

[3]謝靜.基于大學(xué)生就業(yè)服務(wù)的高校學(xué)生檔案管理研究[J].吉林廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)，2018，000（011）：143-144.

作者簡(jiǎn)介：姓名：王琤，出生日期 ：1984年11月21日，性別：女，籍貫：湖南，學(xué)歷：本科，職稱：初級(jí)， 研究方向： 檔案。