制造企業采購內控流程設計與控制研究

楊方捷

摘要：采購業務作為涉及企業資金活動的重要業務，采購成本直接影響企業的效益，并成為影響企業發展的重要因素。因此，加強制造企業采購內控管理至關重要。當前，一些制造企業的采購內控管理仍然存在諸多問題，制約了其功能的充分發揮。因此，探討制造企業采購內控流程設計與控制具有重要的現實意義。本文首先分析了制造企業采購內控流程設計基本原則;其次，分析了制造企業采購內控流程設計和控制現狀和存在的問題;最后，針對性的提出了完善制造企業采購內控流程設計與控制對策。

關鍵詞：制造企業;采購業務;內控流程設計

前言

采購業務作為企業資金活動的基本業務，采購成本將會直接影響企業效益，更是決定企業發展的重要因素。當前，我國部分制造企業在采購內控管理上存在一些缺陷，導致采購成本數額較高，無法實現企業效益最大化目標，甚至給貪污、腐敗現象出現提供了條件，嚴重損壞企業利益?；诖?，在制造企業采購過程中，應嚴格控制好采購成本，結合企業生產運營情況，制定采購內控流程，加強采購成本管理，在滿足企業生產需求的同時，減少采購成本，提高企業整體利益，促進制造企業更好發展。

一、制造企業采購內控流程設計基本原則

（一）分工性原則

采購內部控制作為采購管理的重要方式，需要根據企業現有的管理要求，設定對應崗位，并且提供相應職責，建設完善的管理流程。在設定崗位時，應該綜合思考不兼容崗位分離標準，結合采購要求，實現采購決策、執行崗位充分分離。在采購過程中，采購需求、采購決策、采購實施、采購管理等崗位之間應相互審核和管理，防止一個崗位控制多個環節現象出現，在某種程度上能夠規范職工行為，避免舞弊狀況發生。

（二）全面性原則

企業在設計采購業務內控流程時，需要綜合思考整個采購流程控制要點，并非只強調設計中涉及的采購流程重要環節。在設計采購內控流程過程中，看似是非常重要內容，在執行中將會給采購內控效果帶來直接影響。為了保證采購內控的合理性，應嚴格按照全面性原則進行，保證采購內控流程的整體效果。

（三）成本性原則

從采購內控管理角度來說，采購業務內控規劃越細致，參與采購的人員數量越多，采購業務內控管理越嚴謹，采購業務內控效果越理想。采購業務如果出現舞弊、腐敗等現象，采購風險越多。由此可見，冗余的采購流程將會給企業效益提高帶來直接影響。企業在運營發展中，主要目標在于追求效益最大化，所以，在企業設定采購內控流程過程中，需要思考成本控制和效益之間關系，設計迎合企業運營發展的采購內控流程。

二、制造企業采購內控流程設計和控制現狀及存在的問題

（一）制造企業采購內控流程設計和控制現狀

在制造企業運營發展過程中，企業把工作重心放置在生產效率和生產質量上。在開展生產活動時，需要消耗大量材料用于生產，所以企業需要結合生產要求，采購適量的材料。材料內控管理將直接影響企業效益獲取，科學設定采購內控流程，加強材料采購管理，能夠減少采購成本投放，給企業創造更多的利益。但是在當前，部分制造企業過于注重生產管理，忽略采購內控管理，沒有按照采購要求制定采購方案，采購和實際需求之間存在偏差，存在隨意采購或者重復采購現象，造成企業內部資產大量閑置，損害企業自身利益。

（二）制造企業采購內控流程設計和控制存在的問題

1.管理體系問題

任何一項工作的落實，都要在完善的體系支持下進行，制造企業在生產運營中，采購數額比較多，所以，要求保證采購的合理性，需要結合采購內控管理要求，科學構建完善的管理體系。但是從目前情況來說，部分制造企業沒有給予采購內控管理高度注重，使得在實際采購過程中存在諸多問題。例如，幾個部門一同進行采購，采購沒有得到充分集中，出現重復采購現象，加劇采購成本。并且，不同的采購部門，采購依據和流程將會出現信息滯后或者失真現象，嚴重的情況下也會發生采購失控狀況，造成庫存大量積壓。以某制造企業為例，采購人員甲負責采購生產材料，采購人員乙負責采購生產設備，但是在此過程中，管理人員沒有合理分配，安排采購人員甲先去采購材料，但是采購人員乙沒有及時采購生產設備，使得材料大量積壓，沒有得到科學保存，使得一些材料出現腐蝕、受潮等現象，給企業造成嚴重的損失。管理人員沒有結合實際情況制定采購決策，導致采購流程遭受破壞，讓企業面臨巨大的損失，影響企業發展。

2.管理方式問題

一般來說，采購人員應該結合企業生產運營要求，核算采購數額，但是受到市場因素影響，導致采購計劃頻頻出現改變。以某制造企業為例，每季度該企業都要采購大量的生產材料給下季度生產做準備，在采購過程中，相關人員根據設定的采購規劃去采購對應規模的材料。在此過程中，受到外界因素影響，企業沒有結合實際情況適當更改采購預算計劃，導致大量材料堆積，企業生產停滯，大部分職工工作受到影響，使得企業整體效益大打折扣。基于此，企業應該結合實際情況合理規劃安排，如果預測失誤，將會造成庫存積壓不斷增大，從而造成企業資產大量浪費，讓生產停滯。

3.監督管理問題

采購工作作為企業所組織安排制定部門落實的工作，對供貨信息和供應商信息有所了解。結合編制的采購規劃方案對市場多方面評估，對采購情況如實記錄，采購部門一一落實，將具體情況交由主管部門核查，貨款申請應在審核通過以后才能匯出。由于在采購中面臨的風險因素比較多，如果沒有科學選擇供應商，采購方式不合理，設定的體系不滿足招投標要求，沒有對采購流程進行審批，將會出現采購成本過高的狀況，引發舞弊等行為。在實際過程中，部分前期采購工作，如市場調查、合同簽署、供應商選擇等工作均沒有充分落實，采購沒有科學監管，導致采購偏差出現，影響采購內控效果。

三、完善制造企業采購內控流程設計與控制對策

（一）優化采購業務流程，完善內控管理體系

在采購過程中，要想實現采購科學管理，采購部門應該把具體訂單保存到計算機系統中，對一定固定的客戶，在給其發放訂單過程中，可以利用計算機系統直接完成，反之不固定客戶，則利用微信、QQ、傳真等方式通知。廠商把獲取的數據信息交由相關部門驗收，訂貨數據則在驗收部門中提取，對驗收所交的產品進行檢查，如果一致，則將合格的產品數據傳人到計算機系統中，由財務部門提供廠家發票、訂單、或者獲取信息等具體信息，將資金支付給廠家。如果存在和標準不統一的狀況，應立即將具體結果記錄到計算機系統中，便于后續工作順利進行。此外，制造企業應根據采購要求，建設采購內控體系，加強采購過程管理，嚴格按照采購要求進行，防止采購過于隨意性，加大企業成本投放，損壞企業整體利益。

（二）完善采購控制方式，提升采購管理水平

采購方式作為采購內控管理的核心內容，結合采購項目實際情況，選擇對應采購方式，其中包含了公開招標采購、比選采購、詢價采購等。在采購方式確定過程中，應該結合采購數額、項目情況明確采購方式，從而讓其滿足國家法規標準。在采購生產設備對等過程中，通過選擇公開招標采購方式;如果為日常生產采購材料，可以采購比選、詢價等采購方式;對于采購對象比較特殊的，應選擇單一來源采購方式。采購過程中涉及的采購信息，應該結合實際情況，利用信息渠道讓潛在供應商獲取對應采購信息，公開招標利用規定報紙、網站等公布招標信息，其他采購則由對應部門通過市場調查并推薦，信息發布過程中應該具體標記出截止日期，以此減少爭議風險出現，保證采購內控管理的合理性和規范性。

（三）加強采購監督管理，減少采購成本投放

首先，科學構建采購內控管理體系。如果缺少完善的管理體系，將無法獲取理想的采購內控管理效果，也不能給采購內控管理工作順利開展提供支持。所以，在采購內控流程設計過程中，應該綜合思考內控管理體系，同時科學建設管理標準，由企業管理部門定期對采購情況進行核查，及時找出存在的問題，對執行偏差因素進行明確，判斷是否需要追究相關責任，和采購參與人員充分交流，將考核結果和采購人員績效相結合，規范采購人員工作行為，提升采購內控管理水平。其次，制造企業在采購內控流程設計過程中，內控管理問題不但存在于企業內部，隨著市場環境的變化，也會給內控管理決策帶來影響。如果采購人員沒有對采購內容全面的了解，在和供應商溝通過程中處于不利位置，將會導致企業收益目標無法順利實現，例如故意抬高產品價格，或者以劣充好等。為了保證采購價格的合理性，采購人員應該對市場發展有深入的了解，明確采購產品市場價格。并且，根據產品性質特點，防止不良廠家弄虛作假，給企業造成嚴重的損失。在采購產品過程中，應該秉持貨比三家的原則選擇，核查商家信譽問題和市場銷量情況，選擇價格合理、質量過關的廠家合作，在保證產品質量的同時，還能減少采購成本投放，讓企業獲取更多的利潤。

四、結束語

總而言之，在制造企業運營發展過程中，要想保證生產工作順利進行，將會采購大量生產材料和設備。如果采購控制不全面，將會加劇采購成本投放，影響企業整體利益。基于此，制造企業在采購過程中，應該結合實際情況和市場需求，做好市場調查工作，科學編制采購內控流程，加強采購管理，嚴格把控采購成本，提供采購效率，減少采購支出，讓企業得到更多效益的同時，引導制造企業穩定發展。

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