文書檔案管理工作的創新路徑若干思考

胡姝華

摘 要：在信息技術發展的前提下，文書檔案工作必須要進行創新，探究新的路徑，因為傳統意義上的文書檔案管理早已經無法和新時代匹配，與社會發展趨勢嚴重脫離，因此創新檔案管理途徑至關重要。面對變革的來臨，怎樣提升文書檔案管理水平，推動檔案事業發展成為了普遍關注的問題。本文將重點研究文書檔案工作的創新方法，以便進一步改善檔案管理工作，為今后的管理工作質量提升提供參考。

關鍵詞：文書檔案管理;創新路徑;創新探究

引言：文書檔案管理屬于一項必不可少的工作，其管理水平可以直接影響工作效率，特指機關或者是企業等團體相關的活動的記錄，將這些記錄整理成資料，在此基礎上進行管理，就屬于文書檔案管理。它是全部活動的真實記錄，可以成為企業決策的參考，對于企業發展至關重要。基于此，對文書檔案工作進行創新具有積極的現實意義，應該給予重視，從而推動文書檔案管理實現規范化。

一、檔案管理現存的問題

（一）管理手段落后

我國的檔案管理水平相對比較落后，還處于比較傳統的管理階段，現代化的理念并沒有充分體現在檔案管理工作中，目前大多數的檔案管理部門沒有現代化的設備，甚至連電腦都沒有設置，最基本的裝訂工作都是由人工來完成，缺少防火和防蟲等設施。傳統意義上的檔案管理想要在規定時間內完成任務，總是需要耗費大量的時間和投入很多精力，才能推動相關工作的平穩落實，屬于比較費時費力的工作，最主要的問題就是工作效率低且工作質量也無法進行保障，人為失誤問題普遍存在，同時還不便于檔案的利用和長期保管。基于這樣的現狀可以看出，在檔案管理工作中，管理手段的落后會限制其他工作的水平，阻礙企業發展，因此檔案管理手段急需創新和改革，運用現代化的手段提高檔案管理水平已經刻不容緩，是檔案管理的首要任務。

（二）從業人員素質不高

從目前的情況來看，檔案管理的從業人員普遍存在專業知識匱乏的問題，這種理論知識的落后和匱乏會阻礙檔案事業的發展，由于在沒有工作經驗和經過系統學習的前提下，就從事了相關工作，缺乏檔案管理的知識和技巧，所以對檔案管理的理論知識掌握程度較淺，更沒有實際的工作經驗，導致檔案管理存在薄弱環節，工作效果得不到保障。還有一部分檔案管理人員是由其他崗位的人員兼任，缺乏專業知識，工作積極性不強，更不愿意主動學習和創新。另外，再加上檔案管理工作存在一定的特殊性，工作性質特殊，每天需要和眾多數據打交道，相對比較枯燥。同時深受計劃經濟的影響，在企業或者是單位的重視程度不高，導致檔案專業人才的大量流失，人才流失是導致檔案管理工作缺乏動力和創新的主要原因。

（三）對檔案管理工作不夠重視

檔案管理工作長期得不到重視這也是影響檔案管理工作創新的關鍵因素，對檔案管理不夠重視，缺乏管理意識是較為普遍的現象，領導和管理人員自上而下都沒有認識到檔案管理的重要性。例如：在實際工作中經常會遇到材料上交不及時，導致不能在規定時間內完成材料歸檔的工作，并且上交的材料不完整，直接影響了檔案管理工作的準確性和可靠性。

二、現代化檔案管理的創新路徑

（一）創新檔案管理意識

管理創新是新時代的具體要求，意識創新是最基本的前提和保障，只有意識創新才能實現技術和服務創新。檔案管理人員要時刻保持清晰的認知，明確自身責任，從根本上注重檔案管理創新，強化檔案管理意識，從而進一步提升管理效果。傳統的檔案管理比較被動，自主性和創新性不強，無法滿足當今的社會發展需求，現代化的檔案管理要變被動為主動，對檔案管理制度進行規范和優化升級，將制度作為工作的指導方針，為檔案管理工作指明方向，將檔案管理推向全新的高度，促使檔案管理水平的全面提升。

從現狀來看，檔案管理工作之所以發展受限，存在阻礙因素，一直停滯不前。最主要的原因在于人們對該項工作的重視力度不強，領導層對檔案管理的重要性存在錯誤認識，長期以往，就會導致檔案工作質量降低。所以在新時期想要創新檔案管理手段必須要強化檔案管理意識，制定規范的檔案管理章程。在檔案工作中，材料的收集和整理是最基礎的工作內容，但是材料的收集需要靠各個部門之間的高度配合，提高材料收集的時效性，在確保材料收集效率的同時，還要保證材料的準確性以及可靠性，從而保證檔案工作質量。無論是企業還是機關單位都應該強調檔案管理的重要性，加大宣傳和教育的力度，同時要加強檔案管理人員對政策法規的理解和掌握程度，促使從事檔案管理的人員清醒認識到檔案是國家的寶貴財富，也是社會進步和經濟發展的有力依據，是重要的信息資源，是不可再生和被輕易取代的，應該高度重視。

（二）創新檔案管理技術

技術創新應該作為指導思想貫穿于各個階段，同時技術創新也離不開制度的支持，建立健全管理體系是保證技術創新的前提。現如今，在科技進步的推動下，各項工作的現代化特征逐漸明朗，檔案工作也不例外，想要確保管理的實際效果，就要運用現代化的檔案管理技術，建立共享資料庫，完善加密技術手段，提高檔案管理工作的科技含量，推動檔案管理創新進程。除此之外，檔案管理人員還要從思想層面進行創新和不斷完善檔案管理措施。檔案管理首先應該受到領導的重視，把檔案管理落實到實處，培養責任感和危機意識，提升檔案工作的真實水平。

（三）創新理論知識

從社會發展現狀來看，我國已經全面進入信息化時代，這種時代特征反映在各行各業中。換句話說，文書檔案管理需要不斷創新理念，做到與時俱進，跟上時代步伐，只有實現理論知識的不斷創新，才能更好貼合社會需求。站在思想層面和理論知識層面進行創新，做到雙管齊下，將文書檔案管理賦予新的時代內涵，確保其可以符合社會發展趨勢，實現持續發展。

（四）培養專業人才

現階段，人才的競爭逐漸激烈，人才是推動檔案發展的主要動力。當今時代，信息瞬息萬變，競爭愈演愈烈，現代化的檔案管理要組建一支高素質的專業團隊，管理人員在收集和整理材料、分門別類和提供服務等方面都發揮重要作用。管理人員不僅是建造者更是維護者，也是檔案資源和使用者之間的橋梁，是高品質檔案產品的設計者和維護者[2]。新時期的檔案管理者要具備創新精神和自主意識，另外，還需要完善相關的管理制度，健全管理體系，細致劃分檔案管理工作，確保每一位員工都可以明確自身肩負的責任，清晰責任和義務，為管理人員創造學習機會，鼓勵工作人員掌握現代化的管理技術，強化檔案管理對企業發展的重要性，認真開展檔案管理工作，將具體工作科學有效落實，將文書檔案管理的重要作用最大限度發揮出來。

總而言之，檔案的主要作用是記錄和反映客觀現實，以便為今后的工作提供參考價值，檔案具有很強的完整性和真實性，通過檔案可以幫助人們認識到社會發展的客觀規律，檔案管理工作的科學性和有效性十分重要[3]。在新時期，機遇和挑戰是共同存在的，因此現代化的檔案管理要借助先進的技術和設備，轉變傳統工作模式，提高管理水平，將檔案資源具備的社會價值完全體現出來。

結論：綜上所述，本文先是分析了檔案管理的現存問題，并在此基礎上提出了解決辦法。可以通過培養專業人才、理論知識和管理技術的創新等途徑不斷提高檔案管理的真實水平，相關企業和單位要結合自身的現狀，找到檔案管理創新的突破口，為今后的相關工作提供保障。

參考文獻：

[1]秦魏.信息化背景下文書檔案管理工作創新探究[J].辦公室業務，2020（18）：117+130.

[2]任爽.基于信息化背景的文書檔案管理工作創新研究[J].中國有色金屬，2020（18）：62-63.

[3]劉航.信息時代文書檔案管理工作面臨的問題及對策探討[J].辦公室業務，2020（17）：100-101.

（合肥產品質量監督檢驗研究院 ?安徽 ?合肥 ?230000）