大數據時代高校電子檔案管理優化與發展

張鴻艷 顧相君

〔內容提要〕 隨著大數據時代的到來，高校電子檔案管理迎來了新的機遇和挑戰，大數據技術帶給高校檔案管理工作便利和高效的同時，也存在管理安全風險、管理制度不規范和復合型檔案人才缺乏等問題。在大數據時代的背景下，如何探索高校數字化電子檔案管理路徑，提升管理效率，提升檔案管理工作水平，值得深入研究和創新。

〔關鍵詞〕 高校 大數據 電子檔案

黨的十九大報告中提出：“我國步入了教育信息化新時代，要全面推動教育現代化。”新的科學技術應用對傳統檔案管理提出了挑戰。為了迎接挑戰，滿足新時代檔案事業發展的要求，檔案管理實現了信息化發展，全面推進檔案資源存量數字化、增量電子化、利用網絡化;創新檔案信息化管理模式，加快與信息社會融合，以信息化為核心的現代化檔案管理水平得到明顯提升，為檔案管理事業指明了方向和前進的動力。

一、大數據時代對高校電子檔案管理工作挑戰

1.大數據時代特征。一是信息量巨大。互聯網技術的應用和新型檔案管理軟件的普及為檔案管理收集信息、提取檔案等提供了便捷性。二是數據多樣性。與傳統檔案管理方式相比，大數據檔案管理建立在數據、信息、視頻以及圖文的基礎上，人們可以通過大數據信息更高效地實現檔案管理電子化、高效化和立體化。三是資源范圍廣泛。大數據時代擺脫了對傳統紙質媒介的依賴，人們在收集信息范圍和信息處理速度方面得到了明顯的提升。大數據時代為人們生活工作提供了便利條件同時，也滿足了檔案管理信息化、高效化的需求。

2.大數據時代給高校電子檔案管理帶來的挑戰。隨著我國高校不斷向創新型、科技型、復合型發展，在高校各項管理教學工作中產生大量的電子文件。電子文件不同于傳統文件，對檔案管理人員的數字化管理水平有了更高的要求。目前，高校各部門并沒有統一規范的檔案管理，缺少專業的檔案管理人員，管理方式的滯后以及電子檔案普及程度不高等因素都會導致檔案信息不能及時有效的共享。因此，大數據時代背景下高校電子檔案管理面臨如下挑戰：一是信息數量增加對檔案管理規范化提出了新要求。隨著高校發展涉及面不斷廣泛，檔案管理過程中所包含的數據信息量也在不斷增加，在繁重的檔案管理工作中檔案管理人員還要對檔案進行核對調整，導致工作量增加，從需求側角度檔案管理對科學化、高效化的電子檔案管理提出了迫切需求。二是缺少統一的電子檔案管理標準和規范。電子檔案管理與傳統檔案管理本質上都是對檔案、文件信息的整合與保存。雖然國家檔案局出臺了《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》，明確了電子檔案的管理制度，但各高校在電子檔案管理方面缺少統一的標準，檔案管理人員往往依靠經驗進行檔案歸類和管理，在這個過程中容易造成檔案信息的流失和遺漏，一旦檔案工作人員轉崗或休息，接替者不能及時對檔案進行統一規范化處理。

二、加強電子檔案管理推進高校檔案管理科學化和系統化的意義

1.適應大數據時代發展需要。隨著互聯網的普及，計算機應用為電子檔案管理提供了技術支撐，信息化檔案管理有利于簡化檔案管理流程，提高檔案管理、存放的工作效率和安全性，在學校各項工作中實現電子化和無紙化辦公。提高檔案分類、收集、管理和共享的效果，滿足大數據時代信息多樣化需求。

2.提升檔案管理水平。在大數據時代背景下，各行業的發展都依托互聯網和信息技術，因此檔案管理工作要不斷進行自我創新和改革，形成“互聯網思維”，積極利用信息技術及檔案管理軟件，提高檔案管理安全性、隱蔽性，減少檔案查閱、修改工作時間，實現管理信息自動化處理，進一步降低檔案管理出現漏洞和遺失的可能。同時，隨著辦公系統不斷完善，電子檔案的分類更加細化，要求管理人員結合檔案管理信息內容進行科學分類，提高檔案整合效果并方便接受各類檢查。

三、創新電子檔案管理方式路徑探索

國家檔案局在《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》提出，傳統檔案管理要加強對業務系統電子文件歸檔管理，“探索電子檔案與大數據行動的融合;研究制定加強電子檔案長期保存技術研究與應用”。因此，創新電子檔案管理模式滿足大數據時代高校電子檔案管理高效、系統化需要勢在必行。

1.建立健全電子檔案管理制度。一是高校應出臺符合本校實際的電子檔案管理制度。《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》中提出，要制訂和完善信用、交通、教育等相關領域的電子數據歸檔和電子檔案管理的標準和規范。高校行政部門要重視檔案管理工作，明確校院兩級檔案管理機構及相應職責，整合各職能部門職責，精簡檔案存量，形成管理扁平化。在日常維護和管理過程中做到權責明晰，結構合理，規制高效。二是完善考核獎懲機制。學校檔案主管部門要制定校院兩級檔案管理人員考核獎懲機制，對考核合格的工作人員給予一定的津貼補助，對考核不合格或發生重大檔案管理事故的工作人員進行調崗或相應數目的工資懲處，保證檔案管理人員工作積極性，形成監督制約機制。三是根據學校實際情況制定傳統檔案管理和電子檔案管理雙重制度。由于傳統紙質檔案在高校總量大，實現電子化需要耗費大量的人力和物力，有一些紙質檔案由于存放時間較長不適合進行電子化拍照錄入，因此要根據實際情況形成紙質檔案與電子檔案雙重管理制度。

2.創新電子檔案管理模式。一是創新理念。大數據時代，高校的檔案種類日益多樣化，信息量劇增，因此孫曉旭認為，高校檔案管理部門要樹立創新思維，充分應用數據集成、可視化數據操作系統、MapReduce、分步式文件存儲系統為電子檔案管理提升管理效率，滿足信息時代對檔案管理的要求。創新管理理念，關鍵在人。高校一方面應加大對電子檔案信息化建設的資金支持，引進先進檔案信息處理設備;另一方面可以邀請第三方專業信息處理公司對高校檔案進行電子化整合及錄入，打造電子檔案信息平臺。二是創新模式。隨著區塊鏈技術在各項工作中的應用，電子檔案管理也應嘗試利用區塊鏈技術去中心化的分布式系統，簡化電子檔案管理流程，利用人工智能和大數據分析自動對電子檔案進行歸納、存檔和加密，進一步減少人工干預防止發生失誤和遺漏。三是培養創新人才。大數據時代高校對電子檔案管理及信息技術處理人才需求量較大，高校可以采取創新人才培養方式滿足信息化檔案管理要求。《綱要》中提出，統一規劃各級各類檔案人員的專業知識培訓和崗位培訓，創新培訓內容，改進培訓方式。擁有電子檔案專業人才是能否順利做好電子檔案信息平臺的關鍵因素。因此，要不斷開展電子檔案人才培訓，掌握最先進的電子檔案管理知識，發揮信息化優勢，通過開展專業人員到校開設講座、檔案員交流會和企業實習培訓等形式切實提高操作人員對計算機信息技術的認知能力。

四、小結

大數據時代的來臨給傳統檔案管理帶來挑戰的同時，也帶來了電子化管理、無紙化辦公的高效和便捷性，為檔案管理搭建了信息化平臺。電子檔案的日常維護中檔案管理部門要高度重視電子檔案管理過程中安全性、軟件的可操作性和管理人員的工作積極性，形成合力推動高校檔案事業邁上新的臺階。

（作者單位：哈爾濱學院）

責任編輯：宋 爽