信息化視角下的高校檔案管理研究

摘 要：信息時(shí)代的快速發(fā)展給高校檔案管理帶來了新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。本文主要從信息化視角出發(fā)，在檔案材料搜集整理、現(xiàn)代信息技術(shù)運(yùn)用及復(fù)合型人才培養(yǎng)三方面對高校檔案管理進(jìn)行現(xiàn)狀概述、問題分析以及對策研討。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理;信息化;現(xiàn)代信息技術(shù)

1 引言

作為時(shí)代發(fā)展的大趨勢，信息化成為推動經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會進(jìn)步的重要力量。與此同時(shí)，高校檔案管理信息化建設(shè)不斷發(fā)展，逐漸成為推動高校信息化建設(shè)的重要一環(huán)。[1]現(xiàn)代信息技術(shù)的進(jìn)步給高校檔案管理工作帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。在信息化視角下對高校檔案管理進(jìn)行問題分析與對策研討，將在一定程度上為提升高校檔案管理水平提供有益的參考。

2 高校檔案管理信息化發(fā)展現(xiàn)狀

1）高校檔案與高校檔案管理的概念。高校檔案與高校檔案管理是既相互區(qū)別又相互聯(lián)系的兩個(gè)不同概念。要對高校信息管理進(jìn)行研究，必須了解這兩者之間的關(guān)系。高校檔案是一個(gè)集黨群與行政、教學(xué)與科研、文書與聲像、教師與學(xué)生等多方面信息資源于一體的綜合性檔案體系。高校檔案通過提供高校相關(guān)的大量翔實(shí)資料，以其特有的價(jià)值在高校招生、教學(xué)、科研、編史修志以及為社會提供利用等方面發(fā)揮著重要作用。[2]高校檔案管理則是對高等學(xué)校在教育、教學(xué)、科研過程中產(chǎn)生的檔案，進(jìn)行有目的、有計(jì)劃、有組織地搜集、整理、利用及傳承等實(shí)踐活動。[2]作為高校檔案賴以生存和發(fā)揮作用的重要依托，高校檔案管理在順應(yīng)信息化發(fā)展的形勢下也在進(jìn)行著新一輪的變革，主要表現(xiàn)在高校檔案信息來源的多樣化、高校檔案管理技術(shù)的信息化以及高校檔案管理人員能力復(fù)合化等方面。

2）高校檔案管理信息化的主要表現(xiàn)。（1）高校檔案信息來源的多樣化。一方面，高校檔案信息主要來源于傳統(tǒng)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變與過渡。諸如黨團(tuán)材料、學(xué)籍學(xué)位材料、成績單等以紙質(zhì)檔案為主的傳統(tǒng)檔案，由于其在日常的搜集與整理上需要耗費(fèi)大量人力物力，信息化發(fā)展使之逐漸呈現(xiàn)數(shù)字化形態(tài)，出現(xiàn)數(shù)字檔案館等新型檔案管理模式。“紙質(zhì)檔案和電子檔案”雙軌制的歸檔方式得以廣泛應(yīng)用。[3]另一方面，新媒體的發(fā)展為高校檔案信息提供了更為豐富的來源。如今各高校都在向無紙化、數(shù)字化、信息化辦公發(fā)展，出現(xiàn)了很多具有一定價(jià)值且需要?dú)w檔的信息化材料。以學(xué)生檔案為例，眾多大學(xué)生通過手機(jī)網(wǎng)絡(luò)參與教育活動、記錄學(xué)習(xí)成長，近年推出的“易班”APP等高校學(xué)生信息管理軟件正是其中的典型代表。新媒體中的學(xué)生檔案信息動態(tài)性強(qiáng)，能夠多樣化展示學(xué)生成長軌跡的鮮活一面。目前已漸有高校將該部分電子檔案歸檔，體現(xiàn)了在高校檔案管理中貫徹落實(shí)“以人為本”的教育理念。[3]（2）高校檔案管理技術(shù)的信息化。現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，包括信息獲取技術(shù)、信息存儲技術(shù)、信息檢索技術(shù)、信息安全技術(shù)等方面，都為高校檔案管理提供了先進(jìn)的管理工具和管理手段，不論在前期的高校檔案采集整理、著錄歸檔，還是后期的檢索利用、安全保密等，都為高效、有序地進(jìn)行高校檔案信息化管理提供了堅(jiān)實(shí)可靠的支持與保障。（3）高校檔案管理人才能力復(fù)合化。在高校檔案管理由傳統(tǒng)時(shí)期向信息化時(shí)期轉(zhuǎn)變的同時(shí)，檔案工作者的角色也隨之發(fā)生了變化。傳統(tǒng)的“消極的文件保管者”早已不適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展，“積極主動的參與者，甚至是文件連續(xù)統(tǒng)一體的審計(jì)員”成為信息化視角下高校檔案管理對其工作人員新的要求。[3]集檔案管理知識與現(xiàn)代信息技術(shù)于一身的復(fù)合型人才，逐漸成為高校檔案管理工作中重點(diǎn)關(guān)注的對象。

3 高校檔案信息化管理現(xiàn)存問題及原因分析

當(dāng)下，我國高校檔案管理信息化建設(shè)取得了一定的進(jìn)展。但由于我國尚且處在高校檔案管理信息化發(fā)展的初步階段，在資金技術(shù)、人才經(jīng)驗(yàn)等方面依然有所欠缺，信息時(shí)代下高校檔案管理工作面臨的問題依然不容樂觀。

1）高校檔案信息化管理在新媒體檔案材料的搜集與管理上有待完善。新媒體環(huán)境下產(chǎn)生了諸多符合歸檔要求的且具有一定價(jià)值的信息化高校檔案材料，尤其對高校學(xué)生檔案進(jìn)行了極大的補(bǔ)充和豐富。但由于新媒體檔案更新速度快、隱秘性強(qiáng)且易于被檔案來源者刪改、存檔內(nèi)容的價(jià)值不一、材料全面歸檔的技術(shù)極其復(fù)雜且尚未完善等諸多方面的阻礙，更為有效地進(jìn)行高校新媒體檔案材料的搜集與管理，還需要在實(shí)踐中不斷摸索方法總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。

2）高校檔案信息化管理在現(xiàn)代信息技術(shù)的綜合運(yùn)用上有待提升。現(xiàn)代信息技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大，電子檔案日趨豐富，隨之而來的歸檔與管理工作成為高校檔案管理面臨的急切任務(wù)[4]。高校檔案信息化管理在現(xiàn)代信息技術(shù)上涉及多方面的綜合運(yùn)用，如何在信息的組織技術(shù)、信息的檢索技術(shù)及信息的安全與保密技術(shù)等方面進(jìn)行突破，成為加快高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化建設(shè)的亟需解決的關(guān)鍵問題。

3）高校檔案信息化管理在復(fù)合型人才的培養(yǎng)上有待加強(qiáng)。現(xiàn)代信息技術(shù)的迅速發(fā)展沖擊著傳統(tǒng)的檔案管理專業(yè)教育。一方面，由于高校檔案信息化管理涉及檔案學(xué)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等多學(xué)科的相互滲透，現(xiàn)實(shí)中具備多學(xué)科知識與實(shí)踐能力的復(fù)合型教師人才匱乏。另一方面，由于我國高校教育中缺乏現(xiàn)代檔案管理技術(shù)及理論知識的教育，人才知識面不足，知識結(jié)構(gòu)有待更新，并且培養(yǎng)出的高校檔案管理人力資源遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)實(shí)工作的需要。如何在高校檔案信息化管理復(fù)合型人才培養(yǎng)方面實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展，值得進(jìn)一步探究。

4 高校檔案信息化管理可持續(xù)發(fā)展對策

1）順應(yīng)新媒體時(shí)代的發(fā)展，為高校檔案信息化管理提供豐富的材料來源。新媒體材料的出現(xiàn)為豐富高校檔案信息的來源提供了條件，但由于新媒體材料的價(jià)值良莠不齊，并非所有都符合歸檔要求，因而在合理拓寬高校檔案信息來源的同時(shí)，應(yīng)不斷加強(qiáng)科研力量，探索出切實(shí)可行的新媒體材料歸檔管理方法，注意甄別能夠切實(shí)服務(wù)學(xué)校各項(xiàng)工作和滿足社會需求的檔案材料。

2）發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的作用，為高校檔案信息化管理建全技術(shù)支持體系。首先，應(yīng)制定和完善高校檔案信息網(wǎng)建設(shè)的總體規(guī)劃，做到標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化和現(xiàn)代化。其次，現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用需要充足的科研力量支持，為實(shí)現(xiàn)高校檔案信息的自動化處理、建設(shè)高質(zhì)量的高校檔案數(shù)據(jù)庫、借助互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案信息的遠(yuǎn)程交流，以及建立健全高校檔案信息安全保障體系等目標(biāo)，需要切實(shí)加大相關(guān)的資金、技術(shù)與人才投入。

3）加強(qiáng)復(fù)合型人才的培養(yǎng)，為高校檔案信息化管理建設(shè)高素養(yǎng)人才隊(duì)伍。高校檔案管理學(xué)科應(yīng)加強(qiáng)對復(fù)合型人才的培養(yǎng)。一方面，原有的高校檔案管理人員應(yīng)自覺提高現(xiàn)代信息管理知識與技能，在此基礎(chǔ)之上，積極借鑒，引入高素養(yǎng)的專業(yè)人才，合理配置人才隊(duì)伍，為高校檔案信息化管理提供充足的人力資源支持，同時(shí)為下一步開展復(fù)合型人才培養(yǎng)提供高素質(zhì)的師資力量。[5]另一方面，優(yōu)化課程設(shè)置，將檔案信息化管理所需具備的現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案管理專業(yè)知識相結(jié)合，積極開展專項(xiàng)培訓(xùn)，最大限度地為培養(yǎng)復(fù)合型人才提供優(yōu)質(zhì)的孵化環(huán)境[6]。

5 小結(jié)

信息技術(shù)的快速革新，高校檔案信息化管理建設(shè)面臨著諸多問題與挑戰(zhàn)。從信息化視角下研究和推動高校檔案管理建設(shè)，需要不斷與時(shí)俱進(jìn)，從而滿足新時(shí)期高校建設(shè)與社會服務(wù)的需要。

參考文獻(xiàn)

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作者簡介

趙藝云（1999-），女，瑤族，廣西金秀，本科，研究方向：漢語言文學(xué)。