淺析不動(dòng)產(chǎn)登記信息與檔案的一體化管理

葉佳

摘要：登記信息與檔案作為不動(dòng)產(chǎn)登記的主要依據(jù)和重要參考，具有廣泛的應(yīng)用性、相互的關(guān)聯(lián)性。從實(shí)現(xiàn)職能的一體化、業(yè)務(wù)規(guī)范統(tǒng)一化、培養(yǎng)綜合素質(zhì)的人才三個(gè)方面探討如何實(shí)現(xiàn)登記信息與檔案的一體化管理。

關(guān)鍵詞：登記信息;檔案;管理;一體化

中圖分類號：F293 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：C

文章編號：1001-9138-（2020）01-0051-53 收稿日期：2019-12-15

不動(dòng)產(chǎn)登記信息是不動(dòng)產(chǎn)在受理、權(quán)籍調(diào)查、審核、登簿一系列登記程序中形成的有關(guān)不動(dòng)產(chǎn)的自然狀況信息（包括坐落、結(jié)構(gòu)、層次、規(guī)劃用途、建筑年代等）、權(quán)屬狀況信息（包括權(quán)利人信息、權(quán)利性質(zhì)、權(quán)屬證書（證明）、他項(xiàng)權(quán)利信息、用益物權(quán)信息等）、限制信息及其他信息（不動(dòng)產(chǎn)的來源、性質(zhì)、宗地代碼、不動(dòng)產(chǎn)單元號、登記類型等）。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案由不動(dòng)產(chǎn)登記資料、不動(dòng)產(chǎn)登記簿以及附屬于不動(dòng)產(chǎn)登記簿的權(quán)屬來源文件和其他具有支持登記意義的文件材料構(gòu)成，屬于具有法定證明效力的憑證，是權(quán)利人享有不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)的證明。詳細(xì)記錄了不動(dòng)產(chǎn)權(quán)屬的交易、登記、測繪、轉(zhuǎn)移等活動(dòng)，是城市建設(shè)、住房保障、國家稅收等社會服務(wù)和民生保障的基礎(chǔ)。

1 登記信息與檔案的應(yīng)用性

不動(dòng)產(chǎn)登記信息與檔案的利用是信息與檔案管理的具體價(jià)值體現(xiàn)，應(yīng)用范圍廣泛，主要包括以下幾個(gè)方面：（1）不動(dòng)產(chǎn)權(quán)屬管理的重要依據(jù)，在不動(dòng)產(chǎn)交易中，產(chǎn)權(quán)明晰是交易的前提。在實(shí)際工作中，登記人員在審核時(shí)要依賴登記檔案，對不動(dòng)產(chǎn)的自然狀況，包括建筑年代、面積、結(jié)構(gòu)、用途以及限制信息和上手的交易情況進(jìn)行核實(shí)。（2）落實(shí)各項(xiàng)政策的主要憑證，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案記載了所購不動(dòng)產(chǎn)的面積、價(jià)格和購房時(shí)間，作為主要憑證，對各項(xiàng)政策的落實(shí)發(fā)揮重要作用。（3）住房征收管理工作的有效憑據(jù)，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案詳細(xì)記載了每戶的居住狀況、房屋年代、人均面積等，為房屋拆遷，制定建房規(guī)劃，建設(shè)保障性住房等提供了依據(jù)。（4）公檢法、稅收工作的有利依據(jù)，不動(dòng)產(chǎn)交易、繼承以及民間抵押借貸等行為，不可避免會引起一些糾紛。公檢法部門處理這些糾紛，需要預(yù)先查閱登記檔案，了解不動(dòng)產(chǎn)權(quán)屬關(guān)系、坐落、面積等產(chǎn)權(quán)情況并確認(rèn)不動(dòng)產(chǎn)是否已有查封、抵押等限制記錄。

2 登記信息與檔案的關(guān)聯(lián)性

實(shí)際工作中，不動(dòng)產(chǎn)的交易與變更比較頻繁，業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)和檔案信息的管理要保證規(guī)范、及時(shí)、同步，如果相關(guān)的不動(dòng)產(chǎn)信息沒有及時(shí)更新，造成登記基礎(chǔ)信息不準(zhǔn)確，會影響不動(dòng)產(chǎn)的下一次交易。特別是被征收的不動(dòng)產(chǎn)應(yīng)辦理注銷登記，不動(dòng)產(chǎn)登記信息置入歷史庫，登記檔案做注銷處理，只有保證登記信息與檔案實(shí)時(shí)更新才能確保登記的準(zhǔn)確無誤。如果登記信息與檔案信息脫節(jié)，讓審核人員無法確定該不動(dòng)產(chǎn)的真實(shí)狀態(tài)，還要進(jìn)行實(shí)地查看，增加登記的成本和風(fēng)險(xiǎn)，還會降低案卷查全率，給群眾增添不必要的負(fù)擔(dān)和登記機(jī)構(gòu)的行政成本。

如圖1所示，不動(dòng)產(chǎn)登記信息與檔案是相互關(guān)聯(lián)、密不可分的。由登記機(jī)構(gòu)的窗口人員依當(dāng)事人的申請進(jìn)行受理，收取不動(dòng)產(chǎn)登記申請資料（包括不動(dòng)產(chǎn)登記申請書、申請人身份材料、不動(dòng)產(chǎn)權(quán)屬來源、登記原因等）;權(quán)籍調(diào)查部門經(jīng)實(shí)地查看形成的不動(dòng)產(chǎn)權(quán)籍調(diào)查成果等材料;不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)的審核材料（包括不動(dòng)產(chǎn)登記簿等不動(dòng)產(chǎn)登記結(jié)果），這些登記資料最后移交至檔案管理部門形成登記檔案，并統(tǒng)一保管。

同時(shí)在受理、權(quán)籍調(diào)查、審核（批）環(huán)節(jié)，以不動(dòng)產(chǎn)單元為基本單位形成不動(dòng)產(chǎn)登記基礎(chǔ)信息（包括自然狀況信息、權(quán)屬狀況信息、限制信息、權(quán)利人信息等）。可以說登記信息是檔案的電子化體現(xiàn)，而登記檔案作為原始憑證是信息維護(hù)與數(shù)據(jù)整合的依據(jù)。

3 登記信息與檔案一體化管理的重要性

登記信息與檔案管理從始至終都是一個(gè)完整、動(dòng)態(tài)、連續(xù)的過程，信息與檔案的維護(hù)、更新必須統(tǒng)一，實(shí)現(xiàn)一體化管理。鑒于此，登記機(jī)構(gòu)可以將信息管理與檔案部門整合為一個(gè)部門，集中、統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、人才培養(yǎng)的一體化。

目前，部分登記機(jī)構(gòu)尚未實(shí)行登記信息與檔案的一體化管理，在職能上、管理上，信息管理部門與檔案部門通常各行其是，造成業(yè)務(wù)管理、信息維護(hù)、監(jiān)督標(biāo)準(zhǔn)等方面的不統(tǒng)一。

一是不便于業(yè)務(wù)管理的統(tǒng)一。為方便群眾辦理登記，縮短辦理時(shí)限，檔案和登記信息的準(zhǔn)確完整，對于保證不動(dòng)產(chǎn)登記在規(guī)定時(shí)限內(nèi)高質(zhì)量辦結(jié)起著關(guān)鍵作用。上文提到登記信息與檔案具有關(guān)聯(lián)性，因此在信息維護(hù)、數(shù)據(jù)整合的同時(shí)要考慮檔案信息是否要同步維護(hù)、更新，如不同步會造成登記信息與檔案的脫節(jié)，影響登記環(huán)節(jié)的效率和質(zhì)量。作為不動(dòng)產(chǎn)登記的重要依據(jù)和參考，不動(dòng)產(chǎn)發(fā)生交易或變更，房屋表數(shù)據(jù)、登記信息、檔案信息這三塊數(shù)據(jù)必須同時(shí)更新，實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)模塊信息數(shù)據(jù)的無縫對接，形成統(tǒng)一的信息與檔案的管理模式。

二是不利于監(jiān)督體系的建立。登記信息與檔案管理工作有一個(gè)主要的目的，就是為不動(dòng)產(chǎn)登記環(huán)節(jié)提供參考和依據(jù)。鑒于此，登記與檔案的準(zhǔn)確、完整是至關(guān)重要的，同時(shí)也關(guān)系到登記的準(zhǔn)確與效率。在實(shí)際工作中因“人為”因素往往不可避免出現(xiàn)失誤，要保證“零差錯(cuò)”，除了制定統(tǒng)一的業(yè)務(wù)規(guī)范，還要建立嚴(yán)格的監(jiān)督體系。建立監(jiān)督體系的前提就是實(shí)現(xiàn)登記信息與檔案的一體化管理，在信息維護(hù)、數(shù)據(jù)整合、檔案更正時(shí)實(shí)現(xiàn)全流程、全方位、多角度統(tǒng)一監(jiān)督，才能保證信息與檔案管理的準(zhǔn)確無誤。

既然登記信息與檔案的一體化管理工作如此重要，那么如何實(shí)現(xiàn)一體化管理并有效地服務(wù)于不動(dòng)產(chǎn)登記工作，筆者主要從以下三個(gè)方面進(jìn)行探討：

一是實(shí)現(xiàn)職能的一體化。目前，仍有登記機(jī)構(gòu)將信息管理與檔案管理部門分設(shè)，如果要實(shí)現(xiàn)信息與檔案的一體化管理，首先要考慮將其整合為一個(gè)部門，從職能上實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理。職能的整合是一體化管理的基礎(chǔ)，兩個(gè)部門分設(shè)易造成管理上分散和低效，登記信息與檔案在業(yè)務(wù)上是相互聯(lián)系、密不可分的，兩個(gè)部門分設(shè)在具體運(yùn)行業(yè)務(wù)時(shí)會出現(xiàn)不統(tǒng)一、有效性差等問題，整合為一個(gè)部門更有利于業(yè)務(wù)融合，確保業(yè)務(wù)運(yùn)行的有效、準(zhǔn)確，減少行政管理的成本。

二是業(yè)務(wù)規(guī)范統(tǒng)一化。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，在不動(dòng)產(chǎn)登記領(lǐng)域進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦理，打造“互聯(lián)網(wǎng)+”不動(dòng)產(chǎn)登記，將來登記業(yè)務(wù)通過“不見面”在線申請、受理、審核、發(fā)放電子證書（證明），信息和檔案的準(zhǔn)確、完整是登記人員在受理、審核的主要參考資料，也是保障不動(dòng)產(chǎn)登記的質(zhì)量的基礎(chǔ)。

編訂業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善信息與檔案管理的操作手冊意義重大，首先是完善檔案與信息管理的操作流程，提高工作效率和質(zhì)量;其次將技術(shù)性與規(guī)范性結(jié)合起來推進(jìn)業(yè)務(wù)操作手冊的制定，以保證不動(dòng)產(chǎn)登記工作的“零差錯(cuò)”，進(jìn)一步提高登記質(zhì)量和效率。此外建立完善的監(jiān)督體系，對檔案和信息一體化管理進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督，借鑒審核環(huán)節(jié)的工作方法，實(shí)行復(fù)核機(jī)制，分類管理、層層把關(guān)，實(shí)現(xiàn)信息與檔案管理的“高標(biāo)準(zhǔn)”“零差錯(cuò)”。

三是培養(yǎng)綜合素質(zhì)人才。目前缺乏具備綜合素質(zhì)的人才，信息管理與檔案管理分屬兩個(gè)不同的專業(yè)，實(shí)際工作中既懂信息又懂檔案的工作人員往往很有限，要求員工同時(shí)學(xué)習(xí)兩個(gè)專業(yè)難度較大，所以在實(shí)現(xiàn)一體化管理的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)員工的實(shí)踐與培訓(xùn)非常重要。同時(shí)，還需要借鑒其他地區(qū)在綜合人才管理和培養(yǎng)體系，完善人才管理和培養(yǎng)機(jī)制，加強(qiáng)對相關(guān)人才的培養(yǎng)，建立優(yōu)良的人才隊(duì)伍，比如將業(yè)務(wù)技能與管理規(guī)定有效結(jié)合開展培訓(xùn)，來提高工作人員的管理水平。

適應(yīng)以信息化建設(shè)為主體，加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)登記信息與檔案的一體化管理工作，在不斷提高不動(dòng)產(chǎn)登記質(zhì)量的基礎(chǔ)上，完善“不見面”服務(wù)和網(wǎng)上在線辦理，保證登記的各個(gè)環(huán)節(jié)，才能為群眾提供“更好、更便捷、更完善”的登記服務(wù)。