提升檔案管理科學(xué)化水平的有效策略

丁濤 趙春月 李亞茹

摘 要：為有效提高檔案資料的合理應(yīng)用，滿足人們的需求，創(chuàng)新檔案管理方案，優(yōu)化檔案管理模式，提高檔案管理的科學(xué)化水平是非常有必要。但目前我國(guó)檔案管理的整體水平不高，存在較多問(wèn)題，需要制定有效的策略，改善這一現(xiàn)象，提高檔案管理的科學(xué)化水平。

關(guān)鍵詞：檔案資料;檔案管理方案;科學(xué)化水平;有效策略

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)水平的飛速提高，人們對(duì)檔案的管理工作越來(lái)越重視，對(duì)檔案管理方案的創(chuàng)新越來(lái)越重視。再者，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的來(lái)臨，讓人們的生活方式、工作方式發(fā)生了相應(yīng)的變化，計(jì)算機(jī)技術(shù)全面進(jìn)入人們的生活，而檔案文件、檔案資料的數(shù)量不斷增多，導(dǎo)致檔案管理工作在面對(duì)極大挑戰(zhàn)的同時(shí)，也面對(duì)著極大的機(jī)遇，這些情況都要求檔案管理工作人員需及時(shí)檔案管理方式，解決檔案管理工作目前面臨的各個(gè)問(wèn)題，有效提高我國(guó)檔案管理工作的科學(xué)化水平。

1 檔案管理工作現(xiàn)今面臨的問(wèn)題

1）管理模式單一：檔案管理與利用服務(wù)的模式是隨著時(shí)代的變化而變化的，從起變化趨勢(shì)可以發(fā)現(xiàn)，其服務(wù)模式不斷完善修正，其服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)質(zhì)量不斷提高。但在傳統(tǒng)檔案管理工作的背景下，有很多人員并未認(rèn)識(shí)到檔案的重要性、也沒(méi)有正確認(rèn)識(shí)到檔案的真正利用形式，其應(yīng)用區(qū)域十分局限，多用于查閱。是以，客戶的要求很容易滿足。只需要客戶在相應(yīng)的時(shí)間點(diǎn)前往人才交流服務(wù)中心，就可進(jìn)行相應(yīng)的查詢服務(wù)，完成相關(guān)工作。但是，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平的提高，人們認(rèn)識(shí)到檔案的應(yīng)用方式有很多種，檔案是一種非常重要的信息資料，對(duì)人才交流服務(wù)中心的檔案管理工作有了更高的要求，但是卻無(wú)法得到滿足。

2）檔案管理人員的綜合素養(yǎng)有待提高：工作人員是順利完成檔案管理工作的關(guān)鍵，所以工作人員的專業(yè)素養(yǎng)、對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)、對(duì)本職工作的重視等直接影響檔案管理工作的質(zhì)量。但人才交流服務(wù)中心有很大一部分人員非?？瞥錾恚陨砦幕讲桓?，計(jì)算機(jī)水平不高，未與時(shí)俱進(jìn)，自身綜合素養(yǎng)不高，對(duì)客戶的態(tài)度不佳，導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量不佳。

2 提高檔案管理工作科學(xué)化水平的有效策略

1）創(chuàng)新檔案管理方式：在信息化背景下，想要充分提高檔案的管理、利用水平，就必須有效轉(zhuǎn)變檔案工作的服務(wù)觀念。首先，要讓全體工作人員樹立以客戶為服務(wù)中心的服務(wù)觀念。其次，將被動(dòng)服務(wù)模式轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)模式。再者，在檔案管理工作中充分應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，積極與客戶進(jìn)行溝通、互動(dòng)，有效加工客戶的有效信息，明確客戶的實(shí)際需求，從而合理調(diào)整檔案工作的服務(wù)模式，不斷提升檔案的利用、管理水平。除此以外，必須充分了解客戶對(duì)檔案的利用偏好，及時(shí)公布能夠滿足客戶需求的信息，方便客戶及時(shí)獲取相應(yīng)的實(shí)時(shí)服務(wù)，方便客戶獲取個(gè)性化檔案利用服務(wù)。

2）充分整合行業(yè)資源：人才交流服務(wù)中心的檔案管理是一種具有綜合性、復(fù)雜性特點(diǎn)的工作，需要多個(gè)環(huán)節(jié)共同配合，才能促使檔案管理工作獲得良好的發(fā)展。在當(dāng)前背景下，人才交流服務(wù)中心的檔案管理部門必須充分應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)變?yōu)閮?nèi)容豐富的圖片、文字、聲音、視頻等形式內(nèi)容。全方位、多樣化的為客戶提供相應(yīng)的檔案信息，與客戶形成相應(yīng)的雙向交流、互動(dòng)溝通交流模式，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案信息交流傳遞模式，讓檔案信息的應(yīng)用逐漸豐富化。其次，在檔案利用工作中，人才交流服務(wù)中心需積極整合相應(yīng)的資源，充分應(yīng)用社交媒體等平臺(tái)，有效發(fā)揮這些瓶體的傳播效應(yīng)，促進(jìn)檔案利用工作與社交媒體的融合。在這一過(guò)程中，檔案管理人員必須保持較高的專業(yè)素養(yǎng)，能夠與時(shí)俱進(jìn)，讓人才交流服務(wù)中心的檔案管理工作緊跟潮流，不被時(shí)代所拋棄。再者，人才交流服務(wù)中心應(yīng)及時(shí)采用相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，不斷提高工作人員的工作責(zé)任心、專業(yè)素養(yǎng)，讓工作人員具備相應(yīng)的、良好的社交媒體應(yīng)用意識(shí)，能夠及時(shí)利用社交媒體開(kāi)展相應(yīng)的工作[1]。

3）完善檔案管理機(jī)制：有關(guān)部門需認(rèn)識(shí)到完善人才交流服務(wù)中心檔案管理機(jī)制的重要性，不斷加強(qiáng)人才交流服務(wù)中心檔案管理的科學(xué)化建設(shè)，及時(shí)建立、健全相應(yīng)的檔案管理機(jī)制，并根據(jù)檔案管理工作的開(kāi)展趨勢(shì)與特點(diǎn)，構(gòu)建相應(yīng)的檔案管理責(zé)任制，將檔案管理工作一一落到實(shí)處，讓各個(gè)部門承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。再者，若想提高檔案管理工作的科學(xué)化水平，就必須將科學(xué)理論作為檔案管理工作的實(shí)際指導(dǎo)，采用科學(xué)方案改革檔案管理工作。在科學(xué)化建設(shè)檔案管理工作的過(guò)程中，需構(gòu)建全方位、相對(duì)完善的檔案管理體系，將國(guó)家制定的法律法規(guī)作為標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步規(guī)范化檔案管理工作，提高檔案的管理有效率[2]。

4）逐步提高檔案的日常管理有效率：人才交流服務(wù)中心領(lǐng)導(dǎo)必須在加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，在其日常工作中明確工作計(jì)劃，工作目標(biāo)，工作目的，讓檔案管理人員可以根據(jù)國(guó)家制定的法律法規(guī)、單位相應(yīng)的制度與單位的內(nèi)部的檔案管理情況進(jìn)行定時(shí)或是不定時(shí)檢查，提高管理人員的工作責(zé)任心，不斷提高檔案管理工作的有效率，不斷降低單位檔案管理工作中的風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，及時(shí)制定相應(yīng)的解決方案。再者，人才交流服務(wù)中心還需根據(jù)實(shí)際情況制定相應(yīng)的考核制度、獎(jiǎng)懲制度、激勵(lì)制度，考察工作人員的出勤、工作效率、工作積極性等，及時(shí)給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)與懲罰，提高工作人員的工作責(zé)任感及積極性，進(jìn)而提高檔案管理工作的科學(xué)化水平[3]。

3 結(jié)束語(yǔ)

明確人才交流服務(wù)中心的檔案管理工作現(xiàn)狀，構(gòu)建相應(yīng)的有效策略，可提高檔案管理工作的科學(xué)化水平。

參考文獻(xiàn)

[1]劉林.有效提升檔案管理人員素質(zhì)是推進(jìn)檔案管理科學(xué)化的基礎(chǔ)探討[J].環(huán)球市場(chǎng)，2019，（25）：310.

[2]唐盛榮.高職院校學(xué)籍檔案管理問(wèn)題及改進(jìn)策略——以南寧地區(qū)教育學(xué)院為例[J].求知導(dǎo)刊，2019，（10）：77-78.

[3]孫沛睿.淺析提升檔案管理科學(xué)化策略[J].卷宗，2018，（14）：95.