論人事檔案管理工作如何適應新形勢的需要

摘 要：新形勢下，如何把握檔案事業的發展趨勢、發展規律，優化人事檔案管理工作，是當前人事檔案管理工作的重點。過去一段時間內，部分單位人事檔案管理人員檔案思維局限、檔案管理理念落后，難以創新檔案管理模式。故此，有必要分析人事檔案管理工作中存在的不足，尋找人事檔案管理工作的突破路徑，幫助檔案管理人員更好地培養自身創新思維。文章對此加以研究，提出幾點個人建議，希望可以進一步推動相關單位人事檔案管理工作朝著成熟化、現代化、科學化的方向發展。

關鍵詞：人事檔案;新形勢;信息技術;歸檔工作

人事檔案管理歷來是一項重要的工作，其直接影響人事工作的效率和質量。高質量的人事檔案管理能夠促進人才的合理流動，增強選人用人的科學性、公平性以及合理性，提升單位整體工作實效。相反，如果人事檔案管理脫離時代發展軌道，則難以為人才戰略提供準確的信息支撐以及數據參考。故此，從理論層面對人事檔案管理工作進行探討具有現實意義。

1 新形勢下優化人事檔案管理工作的迫切性

1.1 滿足檔案需求主體需求，彰顯人事檔案價值的內在要求

社會個體工作實績、工作表現、業務能力、作風品德、政治思想以及其他個人經歷都需要通過人事檔案加以反映[1]。優化人事檔案管理工作，可以更好地服務于相應的人事工作，便于相關主體及時、快速和高效的檢索、查閱、調閱和保管人事檔案，滿足不同群體的檔案需求。除此之外，只有立足于時代特點以及單位發展需要來開展人事檔案管理工作，才能真正使人事檔案在社會服務、人事任命中的價值得以體現，幫助相關主體擬定更為科學合理的人事決策。

1.2 降低單位人事檔案管理成本的必然要求

新形勢下，只有切實立足于傳統人事檔案管理中存在的矛盾開展工作，不斷優化人事檔案管理程序、管理內容，引入新型的信息技術，才能進一步為單位降低人事檔案管理成本。一方面，優化人事檔案管理程序、管理內容，減少不必要的重復勞動，能夠進一步提升人力資源利用率，降低人資成本。另一方面，將新型信息技術引入人事檔案管理工作當中，推動人事檔案以數字化、數據化的形式呈現，可以更好地推動人事檔案管理與單位檔案管理系統相融合，夠減少單位在復印、打印以及紙質消耗等層面的成本。

2 新形勢下優化人事檔案管理工作中存在的不足

2.1 人事檔案歸檔工作不科學，影響檔案質量

當前，部分單位人事信息資料歸檔工作不科學，影響了人事檔案的質量。一是人事檔案的歸檔流程過于泛化，人事信息資料在交接過程中不夠規范，容易出現人事信息資料丟失、損毀以及遺漏等問題[2]。二是人事信息補充報送制度缺失，無法及時發現人事檔案中缺少的關鍵內容，難以要求相關部門、相關人員移交并補充所缺失的信息資料，影響人事檔案的完整性。三是人事檔案歸檔與人事檔案產生、人事檔案登記、人事檔案流轉缺乏必要的銜接，管理效率低下。四是過于關注人事檔案的保管，忽視從歸檔環節對員工進行監督與考核，難以從源頭上提升人事檔案管理工作的質量。

2.2 信息化領域的投入不足，難以實現創新目標

現階段，信息技術越來越被檔案管理工作者所認可，其在人事檔案中的應用范圍也不斷拓寬。然而，部分單位在信息化領域的投入不足，導致人事檔案利用率不高。一是技術升級與信息設備的更新緩慢，資金投入有限，難以推動人事檔案管理轉型。二是人事檔案管理系統的功能單一，難以適應新形勢下人事檔案管理工作的需要。部分單位人事檔案管理系統無法實現對人事檔案中數據的分析，難以進一步對細化人事檔案的類別，更談不上對建設相應的人事檔案管理

系統。

2.3 人事檔案的內容單一，信息資料來源渠道狹窄

當前，部分單位人事檔案處于一個被動化的狀態。即某單位或者某部門將什么樣的人事檔案轉交至單位，單位就只對該人事檔案進行保管，沒有進一步補充人事檔案中各項內容，由此導致人事檔案的利用價值被削弱[3]。除此之外，部分單位與行政機關、事業單位之間的合作力度不足，尚未形成互通共享的合作機制，導致信息資料來源渠道狹窄。

3 新形勢下優化人事檔案管理工作的對策

3.1 抓好人事檔案歸檔工作，從源頭上控制檔案質量

從宏觀上來看，人事信息資料歸檔是一項系統性、復雜性和長期性的工作，只有健全人事檔案歸檔制度，規范歸檔的各個環節，才能更好地抓好人事檔案歸檔工作，增強歸檔工作的可行性、規范性和科學性。具體而言：一是要規范人事檔案的歸檔流程，明確人事信息資料交接的手續，推動人事檔案歸檔專業化、流程化和信息化。二是要建立健全人事信息補充報送制度。檔案管理人員要嚴格對人事檔案的審核，第一時間發現人事檔案中所缺少的內容，及時通知相關部門、相關人員報送原檔案中所缺失的信息，確保人事檔案的完整性。三是要細化人事檔案管理工作的各個流程，明確各個流程的負責人以及分工，確保歸檔工作與其他工作的有序銜接。單位要從人事檔案產生、人事檔案歸檔、人事檔案登記、人事檔案流轉等方面出臺相應的規章制度。四是要定期對歸檔工作進行監督與考核，避免人事檔案歸檔工作流于形式，強化歸檔人員以及其他員工的責任意識，增強人事檔案歸檔工作的精細化水平。

3.2 加大信息化領域的投入，推動人事檔案管理工作轉型升級

人事檔案信息化建設所追求的是管理高效、服務高效以及利用高效等目標，進而更好地推動單位發展。一是要加快技術升級與信息設備更新的速度，投入相應的資金。在采購相應的信息技術以及信息設備過程中，要從單位具體實際出發，確保相應的信息技術以及信息設備能夠滿足單位管理人事檔案的需求。二是要優化人事檔案管理系統的各項功能，進一步提升人事檔案管理系統與大數據技術、云計算技術、云儲存技術之間的兼容性，探索新的發展模式。

3.3 豐富人事檔案的內容，拓寬信息資料的來源渠道

新形勢下，單位人事檔案管理人要樹立主動管理意識、主動服務意識，推動人事檔案管理工作由被動化向主動化轉變。一方面，檔案管理人員可以結合當前社會整體的用人環境、用人政策來思考人事檔案管理工作，尋找人事檔案中需要增加的內容，探索人事檔案管理的新內容。另一方面，單位要加強與相關行政機關、事業單位之間的聯動與合作，探索搭建互通共享的信息資料傳輸機制以及共享模式，拓寬人事信息資料的來源渠道。總而言之，只有不斷樹立創新意識、責任意識，才能更好地摸索未來人事檔案管理工作的路徑，實現嚴標準、高效率的管理目標。

4 結束語

人事檔案中的信息資源具有很強的社會價值，能夠推動人事工作高效、有序開展，避免選人用人的盲目性以及隨意性。因此，各個單位一是要抓好人事檔案歸檔工作，從源頭上控制檔案質量;二是要加大信息化領域的投入，推動人事檔案管理工作轉型升級;三是要豐富人事檔案的內容，拓寬信息資料的來源渠道。除此之外，人事檔案管理人員也要加強學習和勇于創新，嚴格按照法律法規以及制度行事，探索新的發展模式，為單位人事檔案管理工作作出積極貢獻。未來，隨著檔案事業進一步向前發展，人事檔案管理應當更加創新化、規范化以及標準化。

參考文獻

[1]鄭新興.新形勢下人事檔案管理工作的困境和對策[J].辦公室業務，2019（22）：170-171.

[2]朱玉.人事檔案信息利用與開發[J].蘭臺世界，2019（S2）：108-109.

[3]張波.關于創新人事檔案管理制度與模式的探索[J].蘭臺內外，2019（32）：35-36.

作者簡介

成黎花（1979-），女，江蘇省南通人，本科，畢業于江蘇省委黨校，助理管理員，研究方向：檔案管理。