醫院人事檔案管理中存在的問題及對策

劉克伶

摘 要：人事檔案是醫院人力資源管理的重要載體，是醫院各項業務有序開展的重要保障，加強其有效管理顯得尤為重要。本文在對醫院人事檔案管理中存在問題進行闡述的基礎上，針對性提出一些解決對策，旨在可以提升醫院人事檔案管理工作的質量與效率。

關鍵詞：醫院;人事檔案;管理問題;解決對策

隨著現代醫院事業的蓬勃發展，醫院體制日臻完善，但是醫院事業的蓬勃發展促使醫院人事信息日益豐富，同時人事檔案管理的要求越來越高，增加了人事檔案管理工作的難度。此時創新人事檔案管理理念與方法，優化人事檔案管理工作流程顯得尤為重要。因此，如何才能有效提升人事檔案管理水平是當前值得深入探討的重要課題之一。

1 醫院人事檔案管理中存在的問題

1）檔案管理的重視度不足。人事檔案管理本身是一項系統性和專業化比較強的工作，但是其本身屬于“隱性”比較強的一項工作，具體主要是在現代化醫院事業蓬勃發展的今天，醫院的各項業務得到了快速發展。為了進一步改善自身的服務質量，醫院的領導以及管理者可能會更加側重從醫療衛生條件或者醫療衛生技術方面入手，不斷提升醫院整體的醫療技術水平，但是卻忽視了人事檔案管理工作的重要性。比如，許多醫院的工作人員甚至在工作很長一段時間之后依舊不知道醫院的人事檔案保存地點，或者不清楚人事檔案是否會影響自己的工作調動情況，這些都會對醫院事業的順利發展或者員工的職業發展帶來不利影響，更為嚴重的是會對醫院深化改革的進程產生限制。

2）檔案管理模式比較落后。檔案管理模式是決定醫院人事檔案管理工作效率的一個重要手段。在進入信息化時代后，信息化管理技術與模式已經在各行各業得到了迅猛發展，但是許多醫院在開展人事檔案管理工作期間依舊主要采取傳統人工檔案記錄與保管等管理模式，這種傳統的檔案管理模式顯然無法滿足日益增加的醫院人事檔案管理需求，尤其是使得醫院人事檔案方式與信息時代之間出現了比較嚴重的脫節問題，降低了醫院人事檔案管理的質量與效率。比如，在當前的醫院人事檔案數據管理模式下，許多醫院會在查找與分類管理檔案數據的過程中采取人工查找與分類管理的方式，這極大地增加了人事檔案管理工作的難度，也耗費了大量的人力資本，不利于提升醫院的整體經濟效益。此外，在傳統以人工管理檔案數據的管理模式下，也容易使人事檔案出現丟失或受損等質量問題，嚴重影響了人事檔案管理工作的質量與效率。

3）檔案管理制度有待完善。醫院人事檔案管理工作本身是一項專業化很強的業務，其中涉及人事檔案信息與數據的錄入、查詢、保管、修改等眾多工作環節，并且不同人事檔案管理環節的技術要求也各不相同，所以為了確保人事檔案管理工作有序、高效地開展，離不開完善的檔案管理制度做支撐。然而，在當前的人事檔案管理工作中，卻在檔案管理制度建設方面存在許多問題，如檔案人員激勵機制與責任機制缺乏，或者無法明確不同人事檔案管理環節的工作管理制度等，影響了人事檔案管理工作的質量與效率。

4）檔案管理工作條件落后。在現階段的醫院人事檔案管理工作中，雖然許多醫院機構或部門都專門性設置了用于管理人事檔案信息的辦公室，并分配了專門的檔案管理人員，但是檔案管理工作條件落后問題依舊是制約其檔案管理工作與質量的一個重要問題。比如，許多人事檔案管理辦公室中的環境條件不良，潮濕問題或灰塵問題比較突出，或者沒有配備充足的防潮設備以及防火設施等，以至于無法有效地確保人事檔案信息的完整性與完全性。如果整體的人事檔案管理條件不良，那么就會直接影響人事檔案管理工作的最終效率。

2 醫院人事檔案管理中存在問題的解決對策

1）增強檔案管理的重視度。“思想是行為的先導。”為了可以有效地推進醫院現代化人事檔案管理工作進程，離不開人事檔案管理人員自身的意識，尤其是要注意使他們充分意識到檔案管理工作的重要性，這樣才能在后續的人事檔案管理工作中更好地做好各項工作。基此，對醫院的領導而言，必須要增強他們的檔案管理意識，使他們充分意識到人事檔案管理工作是醫院對人才資源進行管理的重要依據，如在選擇或者使用人才方面都需要依據人事檔案開展。在此基礎上，全體醫院領導者或管理者必須要將人事檔案管理工作作為醫院一項重要的醫院內部管理工作。此外，醫院的領導以及管理者也必須要高度重視強化人事檔案管理工作的重要性，是全體醫院人員可以充分意識到人事檔案管理工作對個人職業發展或者醫院事業的發展都有重要的意義，這樣才能更好地使他們嚴格依據規定要求和標準開展各項人事檔案管理工作。

2）加快創新檔案管理模式。先進的檔案管理模式是提高醫院人事檔案管理工作質量與效率的重要保障，尤其是在構建現代化醫院發展模式的今天，創新檔案管理模式意義重大。為了提升人事檔案管理的有效性，可以重點采取如下幾個關鍵的檔案管理模式：其一，動態化檔案管理模式。在實際的醫院人事檔案管理工作當中，要本著動態化的原則對人事檔案資料進行實時管理，確保及時發現和解決檔案當中不符合實際情況的內容，確保人事檔案信息的真實性與有效性。其二，要加快引入先進的信息化檔案管理技術，推進醫院人事檔案信息化管理進程，如可以靈活地運用計算機技術、信息技術等先進的科學技術來構建電子化人事檔案數據庫，之后針對性進行管理，確保可以更好地提升人事檔案信息管理的質量與效率。其三，可以積極地構建和應用社會化管理模式，推進人事檔案管理的社會化進程，這主要是醫院的醫療衛生事業人才不可僅僅局限于某一家醫院，而應該樹立服務全社會的工作理念，促使他們從單位人向社會人這一身份方向轉變，這樣才能更好地提升整體的人事檔案管理工作質量與效率。

3）完善人事檔案管理制度。為了使醫院人事檔案管理人員可以做到有據可依，規范地開展各項人事檔案管理工作，離不開完善人事檔案管理制度的支持，所以為了可以提升醫院人事檔案管理工作的質量與效率，就需要加快建立與完善醫院內部的人事檔案管理制度，這是解決人事檔案信息失真等問題的重要保障。比如，要針對醫院人事檔案保管或流動等方面的管理制度都可以進行針對性建立，確保所管理的醫院人事檔案信息的真實性與完整性，這需要相關的檔案管理人員仔細地調查和審核內部人事的相關信息，確保各項檔案手續內容的齊全性;要注意有效地運用責任制等管理制度，確保可以對人事檔案管理人員自身的管理行為進行有效規范，借助制度管理來提升人事檔案管理工作質量預習效率。

4）改善檔案管理工作條件。人事檔案管理工作本身是一項對工作環境具有較高要求的工作，必須要確保工作環境的整潔性、干燥性，這也可以間接地提升人事檔案管理工作的效率，所以醫院必須要注意在人事檔案管理工作方面加大資金投入，對相應的人事檔案管理工作條件進行改善。比如，要在防火方面、防盜方面與防霉方面等方面，針對性配備和建立一些完善的基礎設施或設備，確保可以為人事檔案管理工作創設一個良好的工作條件。此外，要注意配備完備的人事檔案管理方面的相關設備，如打印機、計算機以及其他配套網絡設備等，確保可以更好地開展信息化檔案管理工作。

總之，人事檔案管理工作是醫院管理工作的重要組成部分，會對人力資源管理水平產生直接影響。但是當前依舊存在許多有待解決的問題，所以為了進一步提升其管理水平，可以重點做好增強檔案管理的重視度、加快創新檔案管理模式、完善人事檔案管理制度和改善檔案管理工作條件等方面的工作，從而全面確保醫院人事檔案管理工作有序開展。

參考文獻

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