數字轉型背景下文書檔案數字化的有效對策

林莉

摘 要：隨著我國步入信息化的大數據時代，傳統的紙質檔案逐漸被數字化圖書館取代。由于我國傳統檔案封存受到人工操作等多個限制因素，使得檔案在封存記錄過程中無法保障極高的準確性與傳遞性。本文以現代檔案數字化建設為切入點進行研究概述，系統地分析檔案數字化工作，進一步驗證各個單位檔案數字化建設的合理性與必要性，從而為我國相關單位完善現代檔案管理作出積極貢獻。

關鍵詞：數字化;文書檔案;數字轉型;必要性

1 數字轉型背景下文書檔案數字化的必要性

1.1 提高效率的必然要求

數字化管理技術的引入取代了傳統的完全人工的文書檔案工作模式，相比傳統管理模式，數字化管理技術可以在更少的時間內完成更多的文書檔案工作，并且準確性和規范性更高[1]。與此同時，數字化管理更具時效性，能夠在文件需要歸檔時第一時間進行歸檔，省去了傳統的、繁瑣的將文檔整理、組合、裝訂等一系列的步驟，可以直接以件為單位，實時將文件進行邏輯歸檔，確認完畢后進行紙質文件歸檔。文書檔案工作在數字化的基礎上可以有效提高歸檔效率。

1.2 確保對歷史資料檔案得到妥善

檔案數字化建設能夠有效地增強檔案歷史資料保管的質量水平。隨著社會經濟的快速發展，各種現代化的資料保存技術不斷涌現，對傳統的歷史珍貴資料也能夠進行無損保存。例如，歷史悠久具有豐富文化價值的檔案資料，主要采用磁盤、光盤、錄像帶、紙質材料管理，但是由于這些材料非常容易受潮變質，甚至還會被老鼠等啃食，導致資料信息不夠完整，造成檔案管理失去意義[2]。因此，必須要利用計算機掃描技術，對各種紙質檔案、錄像帶檔案進行數字化處理，形成數字化信息文件不僅可以在互聯網上快速傳播，而且還能夠對原件進行妥善保管，而且數字資料所占的空間比較小，一般只需要一個普通的安全移動硬盤，就能夠隨時隨地地存儲，使整個歷史檔案資料管理的效果得到大幅度提升。

2 數字轉型背景下文書檔案數字化的步驟

一是數字化輸入。利用計算機、掃描儀、數碼相機等先進設備儀器將紙質或實物檔案輸入計算機管理系統中，建立專門的檔案數據庫。二是數字化壓縮。檔案信息數字化輸入后，需要對靜態圖像、動態圖像、視音頻信息以及其他類型的數字檔案信息進行數字化壓縮，以便于檔案數字信息的傳輸、管理和利用。三是檔案信息上網。將檔案信息進行數字化輸入、壓縮后，通過WebServer數據服務器，將各種檔案數字信息傳輸上網[3]。檔案利用者通過瀏覽器實現查詢和瀏覽，通過USBKEY、網絡防火墻、數字證書等確保數字檔案安全。四是格式標準化。檔案數字化后的格式有圖像文件格式，有文檔格式，還有視音頻格式等，要統一每一類型的標準和格式，實現數字化檔案管理或利用。

3 數字轉型背景下文書檔案數字化中存在的不足

3.1 數據庫更新緩慢、建設滯后

當前，部分單位的數據庫無論是從內容還是管理設施相對來說都比較落后，更新緩慢，致使數據庫整體水平較低，標準化程度低。除此之外，技術和管理水平的限制，部分單位檔案建設大多以檔案目錄數據庫為主，并沒有其他的媒體數據庫，而且有些數據庫更新緩慢，能夠有效運用的范圍狹窄，需求者的需求得不到滿足，數據庫的利用率低，建設滯后，單位檔案資源共享的功能得不到實現。

3.2 管理機制嚴重缺失

當前，不難看出大多數單位對于經濟、成本、效率等問題重視度較高，但對于檔案的管理重視度不足，雖然網絡的發展日新月異，但網絡與數字模式的融合還處于一個摸索的階段中，不同的單位在檔案的利用與控制上需求不同，這就導致檔案管理一直在不斷的整改，因此，大多都還沒有具體的管理制度與方案確定，尤其是對檔案信息資源的控制仍沒有引起足夠的重視。

3.3 隊伍建設機制嚴重滯后

數字化的檔案管理，需要有專業的人才提供技術支持，同時持續的進行數據庫的維護與問題處理，另外還需要配備有關的器材設備等，然而現實生活中多采取老員工培訓的形式，現學現賣的進行數字化分析，尤其是創新人才短缺，員工多是秉持多一事不如少一事的心態，在創新后不一定能夠獲得預期的效果，不僅績效得不到提高，還可能由于系統漏洞獲得處罰，在不嚴謹、不合理的獎懲制度下，員工較為消極怠工，復合型人才不足，傳統檔案管理轉崗專職，或者兼職模式下對于檔案的管理工作認識不深，在有限的水平下無法展開網絡問題的調節。

4 數字轉型背景下文書檔案數字化的有效對策

4.1 建設海量檔案數據庫

現階段，大部分單位的檔案數據是依靠辦公自動化系統進行移植，這部分數據也僅僅是近年來所產生的，其數量并不龐大，而歷史數據還有大部分并未進行數字化轉換，這就給檔案的開發利用帶來了困難。所以，必須要進一步發揮出數字檔案管理系統的功能，堅持有計劃、有步驟地對過去的歷史檔案實施數字化轉換，除開部分紙質檔案，還需要把實體檔案資源轉換后存入系統。例如說關系到單位榮譽的獎牌、證書、題詞等，數字化后存儲于系統內部。同時，聲像、音頻等檔案資源進行數字化處理之后能夠支持在線播放，有助于提升檔案利用效率。

4.2 建立健全文書檔案數字化管理機制

在文書檔案管理工作中，為全面提高檔案服務質量，確保數字化管理模式的實際價值得到最大程度的發揮，應當積極建立科學合理的檔案信息管理制度，優化檔案資源數字化管理方式，以相關管理制度為文書檔案數字化管理工作的順利開展提供可靠的制度支持，進一步對數字化技術進行合理應用，全面提高行業內部文書檔案管理水平。在此基礎上，應當結合文書檔案數字化管理的實際需求，積極優化調整文書檔案信息管理策略，推進現代化文書檔案事業的穩定有序開展。

4.3 全面提高文書檔案管理人員的綜合素質和崗位能力

為保證文書檔案數字化管理工作的高效進行，應當結合時代發展需求，定期對文書檔案管理人員加強培訓和教育，組建一支素質過硬、崗位能力過強的文書檔案管理隊伍，通過多元化的培訓和再教育方式，強化文書檔案管理人員的綜合素質和崗位能力，創新文書檔案數字化管理方式，堅持具體問題具體分析的原則，對現代數字化技術進行合理利用，促進文書檔案數字化管理過程中各項問題的有效解決，進一步提高文書檔案數字化管理水平，為現代文書檔案事業的發展打下良好的基礎。

5 結束語

隨著我國信息化時代的到來，我國單位檔案事業想要實現國際化接軌環境下的穩健發展，必須采用計算機互聯網技術對現有的文檔管理環節進行數字化建設工作，以適應未來單位發展的需求。信息化建設不僅為我國檔案數字化提供了基礎，還實現了存檔入檔的高效率與高質量。根據目前檔案數字化建設的必要性，單位針對性地做出完善工作，以內網系統為主的系統管理服務平臺作為事業單位內部實現數字化檔案的基礎設備，使其實現信息時代先進事業單位的發展戰略，從而維護社會穩定、提高我國市場經濟效益。

參考文獻

[1]鄭勇，薛丁華.數字化檔案安全及防控研究[J].人民論壇·學術前沿，2019（16）：120-123.

[2]易曉靜.檔案管理數字化若干思考[J].蘭臺內外，2019（24）：27.

[3]魏巖峰.淺談建立文書檔案數字化管理模式的必要性[J].黑龍江科技信息，2016（29）：190.