電子檔案在信息化建設(shè)中的優(yōu)勢和作用

杜燕平

【摘要】在新的時代發(fā)展背景下，先進(jìn)計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)飛速發(fā)展，信息網(wǎng)絡(luò)時代每天產(chǎn)生的檔案信息數(shù)量和種類與過去無法比擬，檔案管理模式需要不斷改進(jìn)完善，電子檔案的掃描、在線歸檔、在線移交、接收和在線利用檔案工作程序逐步與各部門科室文件資料之間相互聯(lián)互通，使行政、黨建信息文件及業(yè)務(wù)部門的數(shù)據(jù)報告等在線歸檔利用，徹底打破檔案部門“信息孤島”的狀態(tài)，促進(jìn)檔案信息系統(tǒng)共享資源。

【關(guān)鍵詞】電子檔案;檔案信息化;共享系統(tǒng)整合資源

什么是檔案？檔案是人們在其社會實踐活動中直接形成的;檔案是歷史的原始記錄;檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的;檔案信息的記錄方式和載體是多種多樣的;檔案來源具有廣泛性、復(fù)雜性特點;檔案種類的多樣性、豐富性和檔案內(nèi)容的客觀真實性。那么電子檔案呢？電子檔案指機關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過程中形成的，具有保存價值并歸檔保存的電子文件。電子檔案與電子文件有著淵源關(guān)系：是電子文件的轉(zhuǎn)換物，具有電子文件的所有技術(shù)特性。電子檔案對單位經(jīng)營管理來說，是重要的原始憑證，能實現(xiàn)單位工作目標(biāo)的情況記錄，記錄單位歷史面貌的一個組成部分;對單位信息系統(tǒng)來說，電子檔案是信息資源的重要組成部分，直接轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)資料庫中的信息，是各種檔案信息的補充，更新或者是再生產(chǎn)的來源，是系統(tǒng)正常運行的信息保障，通過這些特點我們進(jìn)一步了解到電子檔案與傳統(tǒng)檔案的差別：

特點一：電子檔案保管位置較分散。傳統(tǒng)檔案是把所有要保管的文件實體集中統(tǒng)一管理，集中在本單位的檔案室，而電子檔案保管位置比較分散，有些是通過下載將信息轉(zhuǎn)移到光盤、磁盤上集中于檔案部門，還有些會采用在線將信息資料轉(zhuǎn)移到指定地址進(jìn)行管理，電子檔案形式多樣，相對分散，管理程度廣。

特點二：電子檔案保管技術(shù)程度高。電子檔案是人們通過一定技術(shù)手段將載體、信息和系統(tǒng)聯(lián)結(jié)在一起，如磁盤的老化、信息受病毒、計算機系統(tǒng)升級管理和控制的難度遠(yuǎn)超了傳統(tǒng)檔案管理。

特點三：電子檔案信息再利用即時性強?？梢酝瑫r以不同的形態(tài)分流歸檔，有資料價值進(jìn)入資料庫，成為新的電子文件。而傳統(tǒng)檔案一種是具有一次性，有關(guān)信息提取出來融入現(xiàn)行文件當(dāng)中，另一種編輯參考資料雖專題性系統(tǒng)性強，但過程慢時效低。

特點四：電子檔案可以在線利用。擺脫了地域和時間的限制，查找文件速度快、效率高，實現(xiàn)信息和數(shù)據(jù)的共享，而傳統(tǒng)檔案不足之處也逐步顯現(xiàn)出來，利用者必須去檔案室辦理一定手續(xù)才能利用檔案，相對拖延了時間，降低了工作效率，并且往往只能一個人使用，不能進(jìn)行信息資源共享。

一、電子檔案是檔案信息化的基礎(chǔ)

檔案信息化就是在檔案管理工作中全面采用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置管理和提供服務(wù)，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。檔案數(shù)字化包括：計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、圖形圖像處理技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等。把館藏各種載體的檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案信息，以數(shù)字化存入，以網(wǎng)絡(luò)化互聯(lián)，利用計算機系統(tǒng)管理，目的是讓現(xiàn)有的檔案文件資料全部實現(xiàn)電子化，建立健全檔案目錄數(shù)據(jù)庫，全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫（如照片、音頻、視頻等），通過數(shù)據(jù)接口和辦公系統(tǒng)互通，用先進(jìn)的電子檔案管理系統(tǒng)讓各部門在數(shù)字化技術(shù)平臺上實行快速檢索和利用，從而實現(xiàn)檔案信息資源共享。

（一）利用價值和資源共享方面。所謂“重藏輕用”的傳統(tǒng)檔案管理，手工查詢效率低，利用的價值也就低，隨著信息化時代的到來，檔案工作人員能輕而易舉地在信息庫檢索自己需要的檔案信息，不再是“孤本”限制，一份文件可以同時提供給需要的人共享;通過計算機網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)行異地傳遞調(diào)閱利用成為可能，具有跨區(qū)域的超速查詢，擴(kuò)大了檔案的利用空間，大大提高了信息利用價值，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源共享。

（二）成本降低，工作效率提高方面。為了避免了傳統(tǒng)檔案利用方法對檔案資料實體的多次翻來覆去所造成的大量時間上的浪費，又重復(fù)了勞動力，電子檔案信息的查詢利用工作實行的智能一體化，簡化了傳統(tǒng)檔案查詢的繁瑣流程，從而提高工作效率，降低信息利用成本。

（三）保管和保護(hù)檔案實體安全方面。通過使用權(quán)限控制可以直接在網(wǎng)上查閱打印，減少了調(diào)閱、復(fù)印次數(shù)降低庫存檔案的老化，解決了反復(fù)借閱和保管之間的矛盾，從而對庫存檔案進(jìn)行有效的保管和保護(hù)，確保實體安全，還有異地異質(zhì)備份電子檔案副本，規(guī)避災(zāi)難性后果和恢復(fù)模糊褪變，方便做好檔案防火、防盜、防紫外線、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等防護(hù)工作。

二、電子檔案對我館的重要作用

本人結(jié)合本單位實際談一談觀點：我園是全國雙重點文物、建筑物保護(hù)單位，是全國愛國主義教育基地和國家4A級旅游景區(qū)，本單位檔案管理工作在1998年通過二級考評，在2000年被評檔案一級，檔案工作在《中華人民共和國檔案法》和《檔案法實施辦法》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》的基礎(chǔ)上制訂19項規(guī)章制度來執(zhí)行，檔案保密和借閱利用制度、檔案室安全管理制度、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《文書材料歸檔范圍和保管期限表》《檔案管理條例》等，我園檔案分為：文書檔案、科技檔案、特色檔案、會計檔案、聲像檔案、電子檔案、實物檔案、陳展檔案，為了集中統(tǒng)一管理檔案，保存本園重要歷史記錄，及時有效地提供有價值的檔案信息，服務(wù)于現(xiàn)在和未來各項工作的順利開展，確保歸檔文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，使文書立卷歸檔工作規(guī)范化、制度化，根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本園實際，制定以上制度。在20年前能評上一級，可見我園建立健全了檔案鑒定工作制度設(shè)備齊全規(guī)范管理，我們的電子檔案只有光盤、硬軟盤。大數(shù)據(jù)時代我們對利用者提供服務(wù)受限制（設(shè)備淘汰等），而我館的電子檔案還處在20年前的階段，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上“電子世界”的節(jié)奏和我館改陳后全方面發(fā)展的速度。在數(shù)字信息化網(wǎng)絡(luò)時代改變了信息傳播的方式，豐富信息傳播的渠道，逐步完善使檔案室與各科室之間互聯(lián)互通檔案服務(wù)借閱、咨詢、展覽等傳統(tǒng)途徑，得到了調(diào)整，檔案服務(wù)途徑多樣化、網(wǎng)絡(luò)化，應(yīng)用各種新型媒體發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程功能在較短時間內(nèi)提供大量的檔案信息，內(nèi)容豐富、速度快捷、效果良好;逐步使行政信息資料、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等在內(nèi)的電子文件的在線歸檔、在線移交、接收、和在線利用，徹底打破檔案部門“信息孤島”的狀態(tài)，打破了紙質(zhì)文件有形的觀念，打破了此次檔案固定場所的限制，打破了利用時間的限制。同時同一份文件可以通過復(fù)制、下載、網(wǎng)絡(luò)傳遞、利用移動硬盤的方式在同一時間不同地點被不同利用者共享，檔案部門要善于學(xué)會以電子文件為主和充分借助網(wǎng)絡(luò)力量來實現(xiàn)檔案資源的整理工作，利用者通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案查詢、檢索、咨詢等，一系列行為，都成為信息記錄，如我館微信公眾號“龍華英烈”檔案工作者可以從公眾號里收集歸檔軌跡，發(fā)現(xiàn)新的信息點，找到信息用戶之間的關(guān)系。

三、應(yīng)用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)化電子檔案的優(yōu)勢

文書檔案仍然以紙質(zhì)為主，傳統(tǒng)載體的檔案占用的存儲空間大，保管成本高，使用過程很容易磨損，并且檢索效率低，難以滿足工作日漸增強對信息資源的需求，為了提高檔案服務(wù)效率，方便利用者使用電子檔案，有著得天獨厚的條件，使檔案的利用不再受“孤本”的限制，具有便捷性。利用原件變成主要使用檔案數(shù)字副件，從而得到更加有效的保護(hù)，盡量避免重要性原文件損壞，減輕工作量和減少查閱時間，檔案信息的利用時效性和價值充分體現(xiàn)，實現(xiàn)價值的增值。保護(hù)原始檔案安全和可用性是檔案工作的重要內(nèi)容之一，檔案數(shù)字化后，有利于提倡新時期形式環(huán)保無紙化辦公和電子政務(wù)通過新型檔案數(shù)字化管理模式的推行與實施，在傳統(tǒng)檔案管理基礎(chǔ)上實現(xiàn)優(yōu)化整合建全工作效率，提供快捷檔案服務(wù)，開拓檔案信息服務(wù)的范圍，提高檔案信息服務(wù)效率，還可以交流互動共享信息，更好地服務(wù)各部門檔案利用工作。

在信息數(shù)字化時代，檔案管理已逐漸從傳統(tǒng)的思想觀念中解放出來，在政策制定、方法改進(jìn)、技術(shù)提升、設(shè)備配置，人員結(jié)構(gòu)等方面發(fā)生巨大改變，并在不斷進(jìn)步和完善，結(jié)合當(dāng)今新時代背景下的創(chuàng)新和環(huán)保意識，使檔案管理工作發(fā)生質(zhì)的飛躍，改變傳統(tǒng)思維方式和管理模式，促進(jìn)檔案管理水平更上一層樓。

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