對信息化時代企業檔案工作的思考

張蕾

【摘要】在對檔案管理工作的認識上很多人存在一個誤區，那就是檔案管理工作可有可無，對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識。其實，檔案管理工作對我國現代企業制度的健康發展起著至關重要的作用。本文針對檔案工作在企業中的重要性、企業檔案現狀，以及創新途徑、發展方向等方面進行了闡述。

【關鍵詞】信息時代;企業檔案工作;思考

隨著科學技術突飛猛進發展，以辦公自動化、信息化為核心的企業檔案管理模式深入發展，檔案在企業的生產和發展過程中起著越來越重要的作用。隨著企業的不斷改革和發展，檔案在科學化、標準化、規范化的建檔過程中和檔案管理中由單純的保管存放走向應用、分析的道路，使之更好地服務企業，促進企業生產發展，同時，還有很多待研究和解決的實質性問題。

一、企業檔案工作現狀

（一）檔案管理工作缺乏制度執行力度。一是檔案收集過程中，制度形同虛設。沒有制約業務部門的有效手段，想交就交，不想交就不交，檔案歸檔考核力度不夠。二是檔案整理不規范。企業近幾年發展較快，新老人員交替變動，新檔案人員不斷進入，檔案人員的專業素質參差不齊，在立卷過程中沒能嚴格按照相關規定的要求進行整理組卷，導致組成的案卷系統性、完整性差，整體組卷質量不高，直接影響了日后檔案利用效果。三是檔案的“三納入”“四參加”“四同步”規定落實不到位。企業檔案部門應了解企業年度的總體規劃、經濟計劃，便于下達歸檔計劃，利于項目檔案的跟蹤指導，確保年度完成項目無缺、漏項。但由于制度落實不到位，檔案部門信息滯后，歸檔工作處于被動狀態，無法確定有無缺、漏項目。

（二）缺乏運用辦公自動化對檔案管理方法進行推進。目前，企業檔案管理一般采用一臺計算機一套軟件管理的方法，檔案管理與提供利用遠遠適應不了檔案網絡化發展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來消極被動的后果，主要是落后的檔案管理技術跟不上日益增長的檔案利用需求。造成檔案技術落后的主要原因有兩點：一是部分領導缺乏對檔案工作重要性的足夠認識，財力投入少。二是一些單位雖然購買了不少先進的檔案管理設備，但由于檔案管理人員操作不熟練，導致先進設備沒有起到先進作用。三是領導重視不夠，雖有計算機和檔案網絡，但檔案并沒有錄入電腦，還按照陳舊的工作模式進行。

（三）檔案管理工作存在邊緣化危險。隨著計算機技術的飛速發展，檔案管理工作的重要性進一步淡化，很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，認為檔案管理工作可有可無。再加上一些企業的檔案管理工作人員自身對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感、良好的職業道德、辦事細心的工作態度、樂于奉獻的工作精神，又沒有積累扎實的檔案管理理論知識、相關的業務知識，因而不能充分認識到檔案事業在社會發展中的作用和實際意義。工作中存在失位現象，工作責任心不強，對檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠，檔案管理無用論在部門滋生蔓延到整個企業。不利于形成企業管理層關心、重視檔案管理工作的氛圍，整個企業的檔案意識進一步弱化。從而導致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進程中遇到新的障礙，在整個企業發展進程中有邊緣化危險。

二、檔案工作創新途徑

檔案雖然是一個龐大的信息庫，但它是一種原生的信息資源，各種信息零散堆放儲存在資料中，只有根據需要，把相關信息系統地、規范地整理出來，才能更好地發揮檔案的信息作用，實現其價值。檔案管理工作作為一項重要工作，為企業發揮著不可磨滅的成績。要充分發揮檔案的作用，才能使之更好地為企業中心工作做好服務。

（一）立足于法，搞好建章立制工作。檔案管理設備的現代化，檔案種類和載體的多樣化特點決定了檔案管理方法要不斷改革，只有堅持與時俱進，才能適應新形勢，開創檔案管理工作的新局面。因此，日新月異的形勢對檔案工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作技能等方面都提出了新的更高要求。檔案事業的發展必須堅持走依法治檔的道路。只有實現檔案管理的制度化，檔案管理工作才能發揮應有的作用。進一步加強對檔案的收集、整理、編目工作，有效地保護和利用檔案，為企業建設服務。因此，要建立健全檔案管理規章制度，檔案工作要有法可依，有章可循，按制度管理，逐漸完善工作流程，只有這樣，檔案管理工作才能做到因地制宜、靈活有效。

（二）實現檔案管理工作同現代技術的有機結合。檔案管理工作是一門專業性很強的工作，要求檔案管理人員既要有檔案管理者應具備的服務意識，又要掌握現代化管理技能。檔案匯集著大量的數據，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。在高科技背景下的檔案管理，可通過網絡直接進行歸檔，還可通過計算機一次性輸入形成各種索引工具，既降低了人為因素在歸檔工作中的影響，又發揮了計算機的管理優勢，減少了手工操作，提高了工作效率，有利于庫藏資源得到充分的利用。然而，現代科技的一大弊端是計算機網絡系統的安全系數會隨著時間的推移而降低。為了保證安全，就必須制定嚴密的電子文檔管理制度，完善電子檔案流轉跟蹤登錄管理。在電子文檔管理系統建立有效的操作權限管理體系，按照信息安全人員職責、設備管理等因素，對電子文檔管理系統的操作權限進行合理劃分，在工作模式和軟件功能上周密設計，確保網絡系統安全、可靠。

（三）加強培訓力度，努力提高檔案管理人員的素質。檔案管理人員的業務素質和工作能力直接影響檔案管理的質量，提高檔案管理人員的業務水平是檔案管理工作的重要保證。為了使檔案管理人員較好地掌握技能，提高業務素質和工作能力，加大檔案業務培訓工作開展的力度，需做到如下三點：一是要積極參加地方檔案管理部門和檔案學會舉辦的專業培訓班和繼續再教育培訓班。二是要給檔案人員創造機會到檔案管理先進單位認真觀摩學習，使檔案人員走出去把先進的工作模式帶回來，推陳更新使檔案管理工作達到更科學化、標準化、規范化。三是調動檔案人員的工作熱情，建立工作激勵機制，打破干好干壞、干多干少都一樣的工作模式。提高檔案人員業務素質作為搞好檔案工作重要環節常抓不懈，要提高檔案人員對搞好檔案工作重要意義的認識，增強檔案人員的責任心、使命感，促進檔案管理工作水平。

（四）搞好檔案管理工作，促進檔案資源的充分利用。檔案運用的合理有效是經濟社會又好又快發展的一項基礎性工作。對于把握經濟活動的基本規律和未來發展方向具有很強的借鑒意義。全面加強檔案管理工作的根本目的在于充分發揮檔案的作用，為實現建設小康社會的目標服務。檔案利用工作是檔案自身價值得以實現的直接手段。做好檔案的開發和利用是檔案管理自身價值的重要體現，檔案開發利用已經成為全社會重要的不可或缺的信息資源。要加強檔案的開發利用，實現信息資源的共享，就必須加強檔案基礎管理。檔案人員除了在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫外，應著重做好檔案的編目、檢索、編研工作，編制適用的檢索工具，建立健全檢索體系，增強檔案工作與生產發展的貼近度，根據發展需求，可編寫《組織機構沿革》《大事記》《年鑒》《項目簡介》《基礎數據匯編》《專題工程綜述》等編研材料，及時、系統、完整地提供檔案素材、滿足利用者的需要，更好地發揮檔案的服務作用和應盡的職能，為生產部門提供優質、高效的檔案服務。

三、檔案工作發展方向

（一）實現檔案數字化、網絡化、信息化。計算機技術的廣泛應用，使得各種信息表達向數字化發展。檔案數字化是指計算機數字技術在檔案信息領域的應用;檔案網絡化是傳遞數字化信息的通道，數字化檔案信息傳輸只有實現了網絡化，才能高效、廣泛地實現價值;檔案信息化是指計算機和現代通信技術應用于檔案資源的開發利用，從而使檔案工作各個環節所發生的變化。檔案數字是技術手段，檔案網絡化是實現途徑，檔案信息化是要達到目的或成果。利用計算機技術，將大量的檔案信息用數字來表達、來存儲，再通過網絡來聯網、來溝通，使檔案信息更加通暢，提高效率，實現檔案信息資源的高度共享，更方便、更快捷實現服務利用。

（二）檔案博物化的趨勢。隨著信息技術的快速發展，現代信息相互滲透、相互連接及聯合，形成信息的全方位服務，使檔案信息呈現多樣化。檔案博物化是一種知識和資源再創造的勞動，將大量的檔案信息依照事物之間的同一性、包容性、交叉性等關系，遵循選擇性、多維性、標準性、完備性等原則進行篩選、組合、整序使之有序化。檔案博物化是將企業的檔案資源及公司的生產能力一并展現。以歷史為背景，實體加說明，通過現代化技術手段將企業歷史與發展歷程用最直觀、最直接、最省時方式讓社會各界得以了解，從而提升企業的知名度和影響力，進而推動企業文化建設不斷發展。

總之，科學規范的檔案管理可以不斷提升一個企業的管理水平。做好檔案的開發和利用工作，可以實現檔案管理工作的自身價值，更好地服務于企業、社會。企業檔案作為企業生產和發展的重要歷史憑證，在各項工作中起著越來越無法替代的積極作用。展望未來，機遇和挑戰共存，抓住機遇避免消極因素帶來的不利影響，充分發揮我國特有的管理優勢，使檔案工作邁上新臺階，走向輝煌。