新時代加強檔案資源建設的思考

卜艷閣

【摘要】新時代，各級綜合檔案館既要重視傳統的檔案資源建設途徑，又要與時俱進，開創新興的檔案資源建設途徑，推進構建全方位的檔案資源體系，真實全面地記錄黨領導全國各族人民奪取新時代中國特色社會主義偉大勝利的歷史進程。同時，應注意電子文件歸檔范圍、數據接口標準、檔案資源安全等問題。

【關鍵詞】新時代;檔案;資源建設

黨的十九大報告作出了“中國特色社會主義進入新時代”的重要論斷，為檔案事業發展指明了前進方向。面對新形勢新任務新要求，各級綜合檔案館要緊跟時代步伐，順勢而為、乘勢而上，切實承擔起為黨管檔、為國守史、為民服務的神圣職責，以強烈的使命感和責任感，加快推進檔案資源建設，為奪取新時代中國特色社會主義偉大勝利提供強有力的信息保障。

一、新時代加強檔案資源建設的重要意義

（一）維護國家安全。2014年4月15日，習近平總書記在中央國家安全委員會第一次全體會議上正式提出“總體國家安全觀”，黨的十九大報告對其進行了深刻闡述，并指出要“堅持總體國家安全觀”。新時代，我國周邊局勢并不安穩，島嶼爭端時有發生。檔案作為歷史的原始記錄，真實地記載著一個國家方方面面的內容和信息，包括政治、軍事、主權、領土等，并因其原始性、真實性而具有無可辯駁的憑證性，為再現歷史原貌、確認領土及領海權提供鐵證，成為維護國家歷史真實面貌的原始依據、捍衛國家主權和領土完整的有力武器、新時代維護國家安全的戰略資源。

（二）傳承民族文化。文化是一個民族的靈魂，習近平總書記在十九大報告中向全黨全國人民發出了“堅定文化自信，推動社會主義文化繁榮興盛”的偉大號召。新時代，超強的傳播能力導致世界文化趨同現象不斷蔓延，夾帶有政治意圖的強勢文化對弱勢文化的同化和消弭作用日趨嚴重，保護文化的多元化成為新時代的主題。檔案作為人類文明的載體和智慧的結晶，真實地記錄著一個國家、一個民族文化的發展和嬗變，承載著一個民族的悠久文化和燦爛文明，具有自然天成的文化特質，是最具地域性、民族性的個性化文化資源，在編史修志、追根溯源及傳承民族文化和地域文化、弘揚民族精神等方面發揮著獨特的作用，有利于推動社會主義文化大發展、大繁榮。

（三）解決民生問題。民生問題事關廣大人民群眾的獲得感、幸福感與安全感，是社會和諧穩定的基礎。黨的十九大報告指出，要堅持在發展中保障和改善民生，多謀民生之利、多解民生之憂。解決好民生問題已成為新時代黨委、政府工作的重中之重。檔案作為最原始的記錄材料，具有不可替代的憑證依據性，在破解社會矛盾、解決民生問題、維護人民合法權益等方面發揮著重要作用。如招工檔案為計算工齡、落實相關政策待遇等提供可靠依據，知青檔案為證明工齡、辦理退休等提供原始憑據，學籍檔案為學歷認證等提供佐證材料。

二、新時代加強檔案資源建設的途徑

（一）重視傳統的檔案資源建設途徑。首先，加強檔案接收工作。接收是檔案資源建設的主要途徑，是豐富館藏內容、優化館藏結構的重要渠道，各級綜合檔案館要立足于經濟社會發展和人民群眾需要的實際，重視并加強檔案接收工作。一是拓寬檔案接收領域。根據國家檔案局關于各級各類檔案館收集檔案范圍的規定，黨政機關、人民團體和企事業單位是檔案移交的主體，在此基礎上，各級綜合檔案館要積極主動拓展接收新領域、新專業、新機構、新社會組織等形成的檔案。二是完善接收檔案門類。首先，各級綜合檔案館不僅要做好文書檔案的接收進館工作，還要積極做好科技檔案、聲像檔案、專門檔案和實物檔案等門類檔案的接收工作，確保應進館的各門類檔案及時接收進館。其次，加大檔案征集力度。征集是檔案資源建設的重要補充途徑。各級綜合檔案館可以根據館藏現狀和地方歷史文化特點，制定檔案征集的范圍和內容，充分利用報刊、電視臺、網絡等平臺發布征集公告，多渠道開展宣傳，提升檔案征集工作的社會知曉率和影響力，積極爭取社會各界主動參與;同時，要多措并舉，可以通過捐贈、購買、交換、復制等方式，加大對散存在個人和社會上的對國家和社會具有保存價值的地方特色檔案、重點珍貴檔案、名人檔案、家（族）譜檔案或反映地方歷史發展變遷的照片檔案等的征集力度，把征集工作作為檔案資源建設的基礎性工作常態化地開展，不斷完善具有地方特色的館藏檔案資源體系。再次，開展拍攝采集工作。拍攝采集是檔案資源建設的有益補充途徑。各級綜合檔案館可以結合本地實際情況，對本行政區域的重大活動、重要會議、重點工作、重大事件等及時介入并實時跟蹤拍攝;也可以對具有留存歷史記憶價值的古跡遺址、傳統村落、歷史城鎮等進行拍攝采集;還可以通過采集古稀老人口述材料，收集流傳民間的遺聞軼事、史實典故、方言土話、風土民情、傳統工藝等人文史料。通過拍攝采集、整理編輯，主動形成大量的具有保存價值的照片檔案或聲像檔案，有力地補充本館館藏檔案資源。

（二）開創新興的檔案資源建設途徑。首先，推進存量檔案數字化工作。存量檔案數字化是新時代檔案資源建設的主要途徑之一。目前，許多綜合檔案館已開展了存量檔案數字化工作，把本館利用率較高的檔案進行目錄著錄、原文掃描，建立了檔案數據庫，有的還通過檔案信息資源挖掘與整合建立了專題數據庫。但因受限于人力和財力，部分綜合檔案館的檔案數字化工作比較滯后，檔案數字化完成度有待進一步提升，對于存量檔案數字化率較低的檔案館要深入了解、系統分析本館館藏檔案情況，依據保存價值與利用頻率，確定存量檔案數字化的范圍與順序，對保存價值較高且利用頻率也較高的全宗優先進行數字化，保存價值高且利用頻率稍高的全宗次之，以此類推，通過著錄、掃描等逐步實現館藏傳統載體檔案目錄及全文的數字化。其次，開展增量檔案電子化工作。隨著辦公自動化的深入推進，電子文件海量產生，增量檔案電子化將成為新時代檔案資源建設的又一重要途徑。各級綜合檔案館應建立電子檔案接收平臺，通過離線或在線方式開展電子檔案數據的移交接收工作，并對電子檔案進行檢驗、遷移、轉換、存儲等。鑒于目前各單位開展電子文件收集歸檔工作整體情況相對滯后的實際，筆者認為，各級綜合檔案館可以優先選擇辦公自動化程度較高的單位，將其辦公自動化系統中形成的原生電子文件、相關背景信息和元數據一并移交接收進館，并對其進行檢測，確保電子檔案的準確性、完整性、可用性和安全性，通過總結經驗、示范帶動，逐步啟動電子檔案的在線或離線移交接收工作，進而實現增量檔案電子化。再次，加強檔案資源網絡化建設。網絡技術的發展給檔案資源建設帶來了新的發展途徑，但現狀并不太樂觀，處于經費緊張、信息安全等方面的考慮，檔案部門對檔案資源網絡化建設投入的人力、物力、財力等并沒達到應有的程度，致使檔案資源網絡化建設步伐滯后，各級檔案部門基本上在各自封閉的局域網內進行信息運轉，很少與機關辦公網或基層內部網連接，沒有實現真正的互聯互通、資源共享。新時代，各級綜合檔案館應充分利用網絡平臺，借助各種信息技術將分散于不同地區、不同部門的檔案資源整合起來，加大檔案資源社會共建力度，統籌推進檔案資源共建共享，積極探索，逐步實現綜合檔案館與專業檔案館、行業部門檔案室間的檔案資源互聯共享，將物理上分散的檔案信息資源邏輯上聯系起來，組成檔案信息資源網。

三、新時代加強檔案資源建設需注意的問題

（一）明確電子文件歸檔范圍。新時代，電子文件呈指數級增長，與傳統載體文件相比，其數量更龐大、內容更豐富、種類更多樣、歸檔范圍更廣泛，這將使我們面臨不同載體、不同類型電子文件的歸檔問題，而已有的電子文件管理規定，如《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GBT 18894-2016）對電子文件的歸檔范圍采用“參考法”，即不同類型的電子文件參考各自類型的歸檔方式，電子文件處于歸檔范圍不夠明確的尷尬境地。為做好電子文件歸檔工作，檔案管理部門應在實踐中盡快完善電子文件歸檔范圍相關制度規范，進一步細化、明確電子文件歸檔范圍，確保電子文件歸檔時既避免有文必檔，又做到應歸盡歸。

（二）建立數據接口標準。各綜合檔案館采用的檔案管理信息系統與各立檔單位使用的業務系統（如辦公自動化系統、網站系統、電子郵件系統等）之間的數據接口存在一定的差異性，影響著檔案管理信息系統的兼容性與可擴展性。為提高檔案管理信息系統與業務系統之間的匹配性，保障兩者之間數據的有效通信，實現兩者之間的數據共享與數據轉換，數據接口標準化顯得十分重要。筆者認為，應將立檔單位的業務系統與綜合檔案館的檔案管理信息系統對接起來，建立數據接口標準，對數據結構、數據格式、存儲結構及存儲方式等統一標準和要求，確保各立檔單位的業務系統產生的應歸檔電子文件及元數據能及時順利歸檔。

（三）確保檔案資源安全。檔案是國家的重要信息資源，確保檔案安全是檔案工作者的神圣職責。新時代，檔案資源多以數字形式存在，其安全受多方面因素的制約，與傳統載體檔案相比，其面臨的安全風險更多樣、更復雜，如人為誤操作、越權訪問、非法篡改、元數據缺失等，都將嚴重威脅著檔案資源的安全。為此，各綜合檔案館要加大宣傳和教育，增強檔案工作者的檔案安全意識;加強檔案安全知識培訓，提高檔案工作者維護檔案安全的技能;制定完善檔案安全管理制度，明確職責、責任到人、嚴格執行;設立身份認證和權限管理，規范操作行為;建立監督審計機制，實施全程監控、跟蹤審計;制定應急預案，提高應對突發事件的綜合能力。

新時代，檔案工作者要及時更新理念，積極主動適應時代變化的速度與節奏，在注重傳統的檔案資源建設途徑的基礎上勇于探索新興的檔案資源建設途徑，充分利用各種信息技術，做好檔案資源建設工作，更好地服務新時代經濟建設和社會發展，最大限度地使檔案資源惠及社會、造福百姓。

【參考文獻】

[1]肖志方.關于檔案文化建設的思考[J].山東檔案，2017（3）： 35-36.

[2]閆琪，張曉華，李海峰.檔案信息資源共享平臺與數字檔案館（室）建設現狀及相互關系研究[J].檔案學研究，2017（2）：94-97.