論新形勢下油田檔案管理的信息化建設

張燁

【摘要】對于油田行業而言，信息化建設是行業優化調整的重點項目，檔案作為油田企業發展的重要資源，在當下行業信息化建設發展的背景下，勢必要加大對油田檔案的信息化管理力度。基于此，本文立足信息新形勢，以油田企業檔案資源作為研究對象，首先分析了油田檔案信息化管理的意義，同時提出了信息化建設的具體策略，以期能夠提升油田檔案管理效率，促進企業長效發展。

【關鍵詞】油田檔案;信息化建設;管理效率

在油田企業的日常經營過程中，不論是勘探亦或是生產都會產生大量具有價值的檔案資源，而這些檔案資源在企業的發展以及油田的開發中具有重要的作用。尤其是在信息時代的發展新形勢下，油田企業要想適應時代發展步伐，提高行業競爭實力，就必須要加大檔案資源信息化建設，切實提高油田企業信息化管理水平，從而實現油田資源共享，增強企業的社會與經濟效益。

一、新形勢下油田檔案管理信息化建設的意義

（一）能夠有效保留大量的檔案信息原件。在油田企業的發展歷程中，勢必會產生大量的數據信息，這些油田檔案具有重要的價值，不僅能夠為今后油田開發提供參考，同時這些檔案還能夠參與到企業戰略實施、地質勘查等活動之中。但是，隨著對原始紙質文件的不斷借閱，一些具有珍藏價值的油田檔案文件難免受到損害。如果建立信息化檔案室，通過計算機將這些紙質油田文件掃描上傳到系統之中，就能夠降低對紙質原始油田檔案的損壞，避免出現丟失風險，能夠最大化保留檔案信息原件。

（二）降低管理成本。數據收集是油田檔案管理的重難點，以往油田企業傳統的數據收集和匯總工作多是采用人工方式，但是隨著業務量的增加，檔案數據趨于復雜，管理難度隨之加大。因此，要想實現高效的檔案管理，依靠信息化技術就顯得尤為重要。借助信息技術不論是檔案下載、打印或是目錄編輯等，都能夠自動生成，避免了常規檔案管理的機械性，不但減輕了檔案管理人員的工作負擔，同時也使得管理效率得以提升，降低了管理成本，推動了管理團隊朝著精細化方向發展。

（三）有利于油田企業內部檔案信息共享。通過建立信息化油田檔案室，管理人員通過計算機就能夠對海量的油田數據信息進行分類、整合，便于其他部門隨時進行借閱。同時，建立油田檔案網站，各部門需要借閱油田檔案時通過網站導航，確認身份驗證后就能夠對檔案資料進行查閱。如此，能夠滿足各部門隨時借閱的需求，實現了內部檔案信息共享。

二、新形勢下油田檔案管理信息化建設路徑

（一）積極完善檔案管理人才隊伍建設。在油田檔案管理信息化建設的進程中，人才培養是關鍵。首先，要加強檔案管理人員的信息化水平，形成從上至下的信息化建設意識。加大對油田檔案管理人員的培訓，通過崗位培訓、交流學習等活動，讓檔案管理人員在實踐活動中建立完善的信息化管理知識體系。其次，加大人才引進，不斷優化油田企業檔案管理人才隊伍結構，促進團隊信息化專業水平的全面提升。最后，強化對油田檔案管理人員的考核，建立健全的信息化建設獎懲機制。定期對檔案管理人員信息化操作水平進行考核，并將考核結果納入年終績效考核中，作為升職加薪、評優評先的重要指標。同時，開展末位淘汰制，對無法勝任檔案信息化工作，或是信息化建設不積極、缺乏責任心的員工進行淘汰，鼓勵檔案人員向復合型人才發展。

（二）制定完善的質量控制標準。信息化的建設質量在很大程度上影響著油田企業檔案管理成效，因此加強質量控制是關鍵。首先，規范檔案信息化工作。油田企業應當嚴格按照國家頒布的條例規范，結合油田檔案管理實際，規范信息化建設標準，對油田檔案分類細則、檔案編號規則進行明確要求，最大化提高油田檔案管理信息檢索的效率。其次，加強油田檔案信息數據質量監管。在檔案管理中，資料檢索的識別精準度很大程度上關系到檔案的保存質量，因此要注重提升油田檔案資料的掃描質量、編輯質量以及目錄整理質量。最后，提升油田檔案資料采集流程的管理水平。企業應當設立專門的崗位負責數據采集、檔案接收、編目、數字掃描與編輯等工作，全面推進油田檔案信息化建設，確保檔案資料高質量保存。

（三）落實先進設備引進工作。為了進一步推動油田企業檔案管理工作的高效開展，在新形勢下，企業必須要劃撥定向資金，用于信息化建設的硬件、軟件等設備的引進，便于高效快捷的油田檔案信息使用平臺的建立，從而滿足企業內部及相關項目對檔案資源的多元化需求，憑借著自查、自主翻閱就能夠獲得所需的檔案，切實發揮出檔案價值，強化資源利用率。一方面，由于紙質檔案不易保存，極易出現霉變、蟲蛀的情況，因此在油田企業信息化檔案室的建設過程中，要真正落實先進設備的引進工作，借助先進的信息技術實現檔案高效管理。同時，在設備儀器投入使用后，還需要根據檔案類型、規格、性質、年代等，對油田檔案進行分類管理，以便能夠更加快捷地查詢相關檔案;另一方面，可以嘗試應用一些新技術、新設備，如RFID系統，該系統具有識別、編碼、通信的功能，比傳統的檔案信息化讀取更加快速便捷。

（四）加快檔案信息管理系統自主研發。開展油田檔案信息管理系統的研發是油田企業信息化、現代化發展的重點。對此，油田企業應當根據實際情況，積極構建集電子文檔、網絡信息以及檔案管理三位于一體的管理系統。切實完善油田檔案管理機制，加快油田企業信息資源管理電子化的發展進程。在油田檔案信息管理系統的研發中，可以利用B/S結構設計，設置賬號申請、檔案審核、檔案添加、檔案數據等模塊，便于檔案需求者夠通過系統平臺自主進行檔案查詢、借閱、打印以及題錄等操作。同時B/S結構設計還滿足用戶在任何時間和地點進行檔案操作，打破了空間與時間的限制，提高了檔案資源的使用效率。此外，油田企業還要加強對影像檔案、聲像檔案、業務檔案數據的收集和錄入，從而實現油田企業檔案管理網上處理、網絡管理以及網絡查詢。

（五）加強油田檔案數據安全管理。信息化建設雖然提高了檔案管理效率，降低了管理成本，但同時也加劇了檔案風險，因此必須要加強數據安全管理。首先，提升信息化設備的安全。在日常使用過程中要安裝防毒軟件，定期對電腦進行安全檢查，加強安全管理力度，提高檔案信息化管理的安全性。同時，要加強油田檔案人員的風險防范意識，規范檔案信息化操作流程，避免由于人為操作導致的黑客、病毒入侵。其次，確保數據庫安全。對油田信息檔案數據庫結構進行綜合全面分析，采用適合的數據庫管理系統，制定嚴格的油田檔案備份及檢查制度。最后，全過程安全管理意識。在油田檔案信息化管理的各個環節滲透安全意識，落實安全責任制，對檔案信息化管理崗位人員的職責進行明確，要求規范操作，全面保障油田檔案的安全。

三、結語

總而言之，在新形勢下油田企業檔案管理信息化建設是符合時代需求的，對于企業的發展具有重要的意義。但是信息化建設并非一朝一夕即可造就，需要結合企業實際情況，立足國家檔案的相關標準，完善檔案管理人才隊伍建設、制定健全的質量控制標準、落實先進設備引進工作、加快檔案信息管理系統自主研發、加強油田檔案數據安全管理，循序漸進開展油田檔案管理信息化建設。

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