檔案信息化建設的現實需求分析及實現途徑構建

倪儆

摘? 要：植根于高職院校常規運行的范疇內，使得部分基建工作存在著重復性的特點。這就意味著，依托部門檔案信息化建設成果，能夠為學院基建工作提供計劃、預測、反饋等功能。檔案信息化建設主要包括三大需求：提高工作效率、提升工作質量、推動工作發展。實踐途徑可圍繞著：在校本要求下完善檔案材料的歸集工作、建立資源庫逐步開展檔案信息遷移工作、嚴格保密和權限管理合理開發檔案資源這3個方面來構建。

關鍵詞：檔案信息化建設? 需求分析? 實踐途徑

中圖分類號：G64 ? ?文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2020）02（a）-0243-02

筆者長期在高職院校基建處工作，在工作實踐中促使筆者感知到需大力推動檔案信息化建設，通過實現檔案信息化去開發出有用的檔案信息資源，最終助力部門工作的開展。梳理目前的相關文本資料發現，聚焦檔案信息化建設問題的文獻可謂是“汗牛充棟”，但諸多文獻資料都存在著泛泛而談的不足，未能切入到具體的職能部門、具體的崗位工作中去討論。高職基建部門的工作內容擁有具體的指向，且涵蓋的工作范圍也較為廣泛。然而，植根于高職院校常規運行的范疇內，使得部分基建工作存在著重復性的特點。這就意味著，依托部門檔案信息化建設成果，能夠為學院基建工作提供計劃、預測、反饋等功能。接下來，該文將圍繞著檔案信息化的現實需求及實踐途徑展開主題討論。

1? 檔案信息化建設的現實需求分析

1.1 提高基建工作效率的現實需求

基建工作的開展需要投入一定的專項資金，特別對于維護、維修類的基建工作，在預算資金編制上會面臨挑戰，即若是預算資金低于施工需求則可能延誤基建進度，進而對高職教學運行產生直接或間接影響;若是預算資金存在富余，這又可能引致出行為失范的問題。因此，傳統模式下的資金預算編制往往存在著多方博弈的現象，而降低了基建工作的效率。通過檔案信息化建設，便能將歷史施工資料、工程圖紙、各類憑證上線形成信息共享態勢，這不僅便利了基建工作的預算編制活動，也為基建工作的開展形成了全方位的約束。

1.2 提升基建工作質量的現實需求

在新政府會計制度落地實施的背景下，高職院校需要加強財務內控工作，在基建建設領域則需要提升該項工作質量，避免材料浪費、重復施工、基建返修現象的發生。從物化層面去解決這些問題，不但依賴于基建員工的責任心和崗位意識，還依賴于增強基建工作的事前控制力度，即借助相關資料詳細掌握基建領域的重點、難點、風險點等要素，如對高職院校的供水系統進行改造。在檔案信息化建設背景下，基建部門、國資部門等有關人員能夠圍繞著基建重點、難點、風險點開展會商，在基建預案的保障下提升基建工作質量。

1.3 推動基建工作發展的現實需求

筆者認為，基建部門不能單純作為學院的施工部門甚至“救火”部門而存在，基建部門還需要圍繞著學院的近期工作總任務和未來發展方向開展主動工作。因此，在檔案信息化建設背景下，還形成了推動基建工作發展的現實需求。具體表現在，基建部門借助電子化的檔案信息，在大數據分析下尋找到學院運行中的基建重復率高發領域，通過分析和會商形成報告呈交給學院管理層，并在學院管理層的決策下有效管理、維護校內的國有資產。

2? 實現途徑構建

2.1 在校本要求下完善檔案材料的歸集工作

在開展檔案信息化建設之前，需要在校本要求下完善紙質檔案材料的歸集工作。所謂“校本要求”是指，應根據高職院校的實際情況去制訂基建檔案歸類標準，在實現了檔案校內標準化管理的基礎上，才能為接下來的檔案電子化提供便利。高職院校的基建工作按領域可以分為：教學后勤保障類、線路改造類、設備維護類、其他類，所以基建檔案的校內歸集標準也可以依據以上4類來展開。基建部門應配置檔案信息員崗位，由專人實施日常工作中的檔案收集和歸集工作，并對歷史檔案信息進行整理。這里需要重視一個問題，即基建建設涉及到專項資金的使用、原材料的采購、招投標工作的開展，所以在完善檔案材料歸集工作中還應得到其他部門的協助。

2.2 建立資源庫，逐步開展檔案信息遷移工作

檔案信息化建設的核心工作為將紙質檔案信息轉換為電子檔案信息的這個環節，在開展該項工作時應追求線下與線上檔案信息的完全閉合。為此，首先需建立資源庫平臺。筆者建議，基建檔案資源庫建設可以采取兩種方法：（1）依托學院的OA系統來建設;（2）設置獨立的資源庫平臺。在開展檔案信息遷移的工作中，應大量使用文本掃描技術。由于前期已經在校本要求下完成了檔案歸集標準的制訂，所以在檔案資源庫中需建立起模塊化檔案信息遷移模式。

2.3 嚴格保密和權限管理，合理開發檔案資源

在使用電子化檔案信息實現基建工作的高效與高質量時，還應嚴格檔案信息的保密管理和查閱權限管理。嚴格這兩項管理的重要舉措便是規范賬戶管理，即學院管理層應制訂出基建電子檔案查閱的權限管理辦法，如僅限基建部門負責人、財務管理部門負責人、國資管理部門負責人擁有檔案查閱權限。與此相配套，這3名負責人擁有專屬的查閱賬號，并對賬號的安全使用負全責。基建部門的檔案信息員擁有資源庫后臺管理權限，并在開展工作前需參加保密教育。合理開發檔案資源的關鍵在于，尋找那些重復率較高的基建工作內容，從中發現導致基建工作重復率較高的原因，并為基建材料的儲備做出研判。

3? 展望

未來還需在以下兩個方面做到精準發力。

3.1 提升檔案管理部門的職能地位

檔案創新管理的第一個環節便是檔案資料的歸集，而這在具有科層結構的中并不是件輕松的事情。為此，管理層需要在制度安排上提升檔案管理部門的職能地位。在制度安排上的實施辦法可以包括兩個方面：（1）在管理章程中要求各職能部門應積極配合檔案管理部門的工作;（2）將各職能部門的檔案歸集情況納入到對他們的績效考核之中。

3.2 加強檔案管理人員的崗位培訓

在對檔案信息進行利用時，前面也提到了需要對檔案管理人員開展崗位培訓。需要強調的是，對檔案管理人員開展崗位培訓應是工作常態，但這里的培訓不僅需要保留傳統有益的經驗，還需要通過促使檔案管理人員完成部門調研、參加與檔案形成有關的活動等方式，來創新對檔案人員的崗位培訓模式。

4? 結語

該文認為，當前聚焦檔案信息化建設問題的文獻可謂是“汗牛充棟”，但諸多文獻資料都存在著泛泛而談的不足，未能切入到具體的職能部門、具體的崗位工作中去討論。高職基建部門的工作內容擁有具體的指向，且涵蓋的工作范圍也較為廣泛，所以在討論檔案信息化建設需求時應具體問題具體分析。文章從3個方面歸納出了檔案信息化建設的需求，在此基礎上的實踐途徑為：在校本要求下完善檔案材料的歸集工作、建立資源庫逐步開展檔案信息遷移工作、嚴格保密和權限管理合理開發檔案資源這3個方面。

參考文獻

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