新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策

吳世芬

摘 要：互聯網技術的不斷發展，加快了傳統檔案管理的變革腳步，進而形成了電子檔案管理，顯著提高了檔案管理成效。本文闡述了電子檔案的基本特點，分析了電子檔案管理面臨的主要問題，并提出了幾點有針對性的解決對策。

關鍵詞：新形勢;電子檔案;問題;對策

1 電子檔案的基本特點

信息時代背景下，電子檔案管理成為必然趨勢，如今很多企業已經實施了電子檔案管理。從本質上分析，電子檔案管理涉及的內容比較多，且復雜，通過互聯網系統實現檔案管理，其突出性優勢就是省時省力，有效控制了成本投入，提升了檔案管理工作效率[1]。第一，通過電子信息完成對檔案資料的保存，能夠滿足信息化時代關于檔案資料的查詢需要，同時電子信息擁有良好的開放性、共享性;第二，電子檔案管理系統功能更完善，可以與公共系統進行協同辦公，更加高效地處理與應用檔案信息。

2 新形勢下電子檔案管理面臨的主要問題

1）難以把握原始性與真實性。檔案的核心要素主要包含原始性與真實性，然而受電子檔案可篡改性的影響，其可靠性就比較低，相較于紙質文件，難以把握電子檔案的原始性與真實性。現階段，電子檔案管理工作人員在具體的工作過程中難以準確把握檔案資料內容，從而造成檔案內容失真，因此其思想與觀念仍然需要進一步更新。

2）電子檔案保存難度大。受存儲載體、電子設備技術以及軟件系統等因素的影響，電子檔案保存一直以來都是電子檔案管理工作的重點、難點[2]。事實上，電子檔案對存儲載體與環境有著嚴格要求，而且容易受到網絡病毒等造成的無法逆轉的傷害。與此同時，存儲載體使用年限比較短，所以需要定期更換，若是更換操作不當很可能會造成載體損壞，從而使得檔案信息丟失。

3）檔案管理工作者素質需要提升。現階段，電子檔案管理工作者普遍認為工作內容就是保留各項信息，這就造成了電子檔案管理失去了發展意義。與此同時，相關部門沒有高度重視電子檔案管理工作，檔案管理質量明顯不高。而檔案管理工作者的綜合素質直接決定著管理水平與質量，所以必須進一步提升檔案管理工作者的素質。

4）檔案管理標準缺少統一性。部分企事業單位在落實電子檔案管理工作時尚未建立科學、統一的標準，使得檔案管理出現各種問題[3]。此外，因為不具備統一、規范的管理標準，所以電子文件維護與刪除工作就變得更加繁瑣、困難。

5）電子檔案管理技術需要創新與優化。檔案存儲的兩大要點就是檔案信息的完整性與真實性，然而實際的電子檔案管理很容易對這兩點造成威脅。相較于紙質檔案，電子檔案很容易被修改，這就容易損害電子檔案完整性與真實性。此外，電子檔案管理技術比較落后，更新不及時，這就加大了檔案后期維護與存儲難度，甚至對整個企事業單位的電子檔案管理工作造成不利影響。

3 新形勢下加強電子檔案管理的有效對策

1）優化檔案管理制度。為了能夠促進電子檔案良性發展，就必須建立與優化檔案管理規章制度。針對電子檔案管理工作者，應該指導其更新管理理念，并加大監督力度，全面提升管理者的能力與水平。而要想使管理人員盡職盡責地完成工作任務與目標，還需要建立合理的考核體系，這樣才能夠實現對檔案管理者的高效考核，從而充分調動其積極性、自主性，不斷地增強業務能力。此外，為了擺脫檔案管理工作中存在的“吃大鍋飯”問題，則要對電子檔案管理工作進行細分，明確崗位職責，針對任何一個工作崗位的失責問題則要追究到個人，并予以嚴格處理，這樣能夠充分調動電子檔案管理工作者的戰斗精神，使電子檔案管理工作更加地務實有效[4]。

2）提高電子檔案管理重視度。唯有在思想上高度重視電子檔案管理工作，才能夠提高電子檔案管理工作成效，在遇到工作問題時可以更好地解決，避免在后續工作中再次發生。從本質上分析，檔案管理對社會發展有著積極作用，然而近些年來檔案管理的社會地位不斷降低，甚至被邊緣化。現階段，電子檔案管理已經應用了許多科學技術方法，但是仍然存在著較大發展空間，也暴露出許多不足，為了防止電子檔案管理發生大問題、大錯誤，需要盡快、盡早地發展電子檔案。基于此，社會要關注，有關部門要關注，檔案管理工作者更應關注，從而更好地推進電子檔案發展。

3）保障電子文件真實性。關于電子文件真實性問題，必須從多維度、多層面加強防范。為了控制信息管理可能發生的問題，檔案管理工作者必須強化信息管理，尤其是要進行備份處理，這樣就不會受到系統的影響而出現信息丟失問題。與此同時，檔案管理工作者需要根據操作程序完成對文件的歸檔與檢查，以免文件出現失真問題。在進行文件管理時必須加大監督力度，針對檔案管理工作者的文件歸檔需要開展隨機檢查，或者是對相關文件開展定期檢查，而且必須登記、保存所有的檢查結果，這樣才能夠切實提升文件真實性。

此外，有關部門需要建立科學、可行的工作標準。可以誠邀學者、專業人士等進行有針對性、有目標性的設計，幫助企事業單位制定與之相匹配的電子檔案管理標準，并嚴格按照此標準落實每一項檔案管理工作，由此不但可以提升工作效率，也能夠保證電子文件的真實性、完整性、有效性。

4）通過數據格式標準統一軟件記錄信息。要想防止電子檔案信息在傳遞與接收時發生問題，有關部門必須安裝與應用統一化的標準軟件。利用此軟件不僅能夠切實保證檔案信息的完整性、真實性，還能夠提升電子文件傳遞效率。與此同時，檔案管理工作者在文件管理過程中必須重視對文件的分類與歸檔，這樣既方便管理，也方便文件查閱。

5）重視電子檔案管理人才培育。提升檔案管理工作者的素質，有利于提升檔案管理工作成效，所以有關部門應該高度重視電子檔案管理人才培育，電子檔案管理工作者不僅要具備理論基礎、豐富經驗，也要熟練掌握電子檔案系統的實踐應用[5]。目前，電子檔案管理正處在新的浪潮之中，如同逆水行舟一般，不進則退，所以必須交由優秀的檔案管理人才掌舵。首先，應該采用高標準招聘專業化檔案管理人才，并開展嚴格考核;其次，組織檔案管理工作者參與培訓活動，定期面向先進的城市與國家選派優秀工作者學習最新的文件管理技術，并達到學以致用的效果，從而切實提升電子檔案管理工作效果;最后，重視檔案管理工作者的思想教育、道德教育，全面提升其綜合素質，從而端正態度、樹立責任感，認真、仔細地完成工作任務，切實保證電子檔案的完整性、真實性、有效性。

4 總結

在新形勢下，檔案管理工作已由簡單的資料保存走向新的高度，對企事業單位的發展起著關鍵性指導作用，未來電子檔案管理必然會越來越完善，通過不斷的實踐探索，及時地發現與解決問題，電子檔案管理將會發揮出巨大的能量。

參考文獻

[1]李興國.新形勢下電子檔案管理存在的問題及應對思考[J].延安職業技術學院學報，2015，29（04）：103-104.

[2]高虹.大數據背景下電子信息檔案管理的問題與對策[J].黑河學院學報，2019，10（03）：205+214.

[3]李雪威.新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策[J].農村經濟與科技，2017，28（S1）：176.

[4]陳素英，謝霞.新形勢下電子檔案管理的優化策略及有效措施[J].辦公室業務，2016（18）：129.

[5]魏勇，靳京陽，馬晨陽，張丹.大數據時代下高校電子檔案管理問題及對策研究[J].邢臺職業技術學院學報，2019，36（03）：47-49.