如何提升民辦高校行政管理工作效能

陳均婷

摘? ? 要： 民辦高校發揮基本職能離不開行政管理部門提供的支撐與保障，因此提升行政管理工作效能具有重要的意義。但目前行政管理人員業務素質不高、建設機制不完善等問題制約著行政管理工作效能的提升，為此民辦高校應從健全培訓體系、完善激勵與考核機制、科學合理設置行政組織機構等方面著手解決問題。

關鍵詞： 民辦高校? ? 行政管理? ? 工作效能

隨著我國經濟的快速發展與教育改革的不斷深化，新時期對高等院校提出了更高的要求。行政管理部門作為高等院校的重要組成部分，承擔著人事管理、學生管理、教學管理、財務管理等一系列綜合服務工作，為高等院校全面發展提供強有力的支撐與保障。提升行政管理工作效能有利于高等院校發揮人才培養、發展科學、服務社會、文化與創新等基本職能和正常運轉[1]。就目前看，民辦高校因辦學歷史短、辦學資金來源單一、身份定位不清晰等原因，相比起公辦高校，一直處于弱勢地位。因此，研究如何提升民辦高校的行政管理工作效能，對于增強其核心競爭力，具有現實意義。民辦高校的行政管理工作主要體現在中層干部的統籌、決策和基層行政管理人員的執行、服務層面上，本文將從后一角度出發，從多方面入手分析民辦高校行政管理工作效能的制約因素，并提出有效的提升策略。

一、民辦高校行政管理工作效能的制約因素

（一）個人層面。

1.行政管理人員業務素質不高

一方面，因為一些民辦高校在招聘行政管理崗位時門檻較低，所以行政管理人員的學歷水平與專任教師相比存在較大的差距，而且專業學科背景各異，具有非管理、教育類背景的人員占相當大的比重，通常不具備專業的管理知識與能力[2]。另一方面，對于部分行政管理人員而言，他們容易被高校相對安逸和穩定的環境迷惑，受惰性思想支配，欠缺競爭意識與學習精神，處于故步自封的狀態，導致管理方法和理念跟不上時代的步伐，辦業務全靠經驗和“吃老本”。

2.行政管理人員建設機制不完善

（1）培訓體系不健全。一些民辦高校“重教學科研，輕管理”，各種進修、培訓學習、職業發展方面的政策支持明顯傾斜于教學科研人員，而行政管理人員往往處于被邊緣化的地帶。首先，因高校行政管理工作較為繁雜，具有重復性、單一性、機械性等特點，所以培訓內容多數集中在淺層次的技能培訓，忽略深層次的專業知識培訓[3]。其次，受職務、職稱、資歷等因素限制，培訓學習的受眾面有限，效果不盡如人意。大到參加境外進修，小到組織校內專題培訓，往往要求參加人須具備中級以上職稱、科級以上干部、入職本校滿幾年等條件，使有意增長見識的行政管理人員望而卻步。再次，與教師崗位的彈性工作制不同，行政管理崗位實行的是坐班制，工作時間與培訓時間的沖突需要多方協調。因缺乏培訓的機會和學習的平臺，導致部分行政管理人員難以與前沿接軌，掌握先進的管理知識與方法，專業水平明顯不足。

（2）激勵機制不足。激勵分為物質激勵與精神激勵，物質層面的激勵最直接地體現為個人的薪酬待遇。合理的薪酬待遇是對行政管理人員的認可與肯定，可以提高他們的滿意度與幸福感，激發他們的工作熱情，促使他們全身心地投入事業發展，有效提升行政管理工作效能。但現實是，民辦高校普遍存在行政管理人員的薪酬設計不合理、待遇偏低、社會福利得不到保障等問題，無疑給行政管理人員帶來消極影響，進而挫傷工作積極性。

（3）考核體系不完善。考核有著強大的助推作用，可以幫助行政管理人員對過往的工作進行總結與反思，充分認識工作上取得的成效與存在的短板，做到揚長避短，達到自我提升的目的。但目前，部分民辦高校考核體系存在不同程度的缺陷，挫傷行政管理人員的積極性，制約行政管理工作效能的提升。具體表現在以下幾方面：一是不同的行政管理崗位，工作量與工作難易程度存在一定的差異，卻用“同一把尺子”衡量他們的工作表現。二是考核標準欠缺可操作性，難以量化，流于形式。三是考核方式單一，以部門領導考核為主，經常出現一錘子拍板的現象。四是考核結果未得到有效運用，發揮不出激勵與約束的雙重作用。五是評優名額實行等額分配，難免有的部門“從矮個子中挑高個子”，有的部門“好中選優”，有的部門通過“輪流坐莊”的方式選出最優者，這些都難以真正衡量行政管理人員的工作價值。

（二）學校層面。

1.行政組織機構設置不合理

由于民辦高校行政組織機構龐雜，架構混亂，多頭管理，部門間職責重疊，導致在實際工作中，人人都以本部門利益為最大化，缺乏統籌協調意識，出現互相扯皮、推諉責任的現象。

2.行政管理制度建設不到位

主要體現在三方面：其一，制定制度時，欠缺長遠的規劃，內容過于籠統、粗糙，隨意性大，穩定性差，指導性低，重制定輕執行，往往成為一紙空文;其二，制度出臺后，抱著一勞永逸的心態，在明知與現實相悖的情況下，未及時做出調整或宣布廢止;其三，長期存在制度缺失、制度空白的問題，致使處理起工作來無章可循、無據可依。

3.行政審批流程煩瑣

大量的日常事務需要層層請示與審批，諸如調課申請、費用的報銷、公務車的使用、資產的處置、零星辦公物資的采購等，周期十分漫長，導致基層行政管理人員疲于應付，上級領導也在“文山會海”中產生巨大的時間成本。

4.行政辦公系統落后

在互聯網技術與計算機通信技術快速發展，云計算、大數據等眾多理念被多次提起的新時代背景下，行政辦公系統成為高校行政管理工作的主要依托工具，發揮著提升工作效能、改進工作質量、減少工作差錯的重要作用。現階段，高校的辦公信息化系統大致分為教務管理系統、財務管理系統、人事管理系統、科研管理系統等，但縱觀民辦高校的系統建設情況卻不容樂觀：各系統獨立存在，系統間關聯性低，帶來調取數據、查詢信息的困難;相關系統未建設與投入使用，全依賴人工操作業務，容易出現錯誤;已有系統處于“年久失修”的狀態，存在一些漏洞與弊端，難以滿足日益增長的工作需求，如多方面的數據仍需人工匹配、人工排查，耗費大量的時間與精力。

二、民辦高校行政管理工作效能的提升策略

（一）健全培訓體系，提升行政管理人員業務素質。

打造“走出去與引進來相結合”的培訓模式，為行政管理人員外出培訓提供政策與資金上的支持，針對不同的崗位類型，邀請相關領域的權威專家進校授課與經驗分享。設立專門的機構負責落實行政管理人員的培訓工作，包括制訂計劃、組織實施、跟蹤與評估等。擴寬培訓受眾面，減少條件限制。實施“老人帶新人”的導師制管理辦法，充分發揮老人的“幫、傳、帶”作用。加大中青年管理骨干的培養力度，努力完成行政管理隊伍的梯隊建設。實行輪崗交流制度，通過熟悉不同的崗位內容與流程，拓寬工作思路，促進交流互動，避免因長期處于同一工作崗位而帶來的職業倦怠與思維固化。

（二）完善激勵機制與考核體系。

1.完善激勵機制

建立與當地經濟發展相適應的薪酬制度。一方面，參照當地人力資源市場同級管理人才的薪酬水平，努力提高行政管理人員的薪酬待遇，定期調整薪酬結構與標準[4]。另一方面，實行按績分配的原則，將行政管理人員的工作能力、業績水平納入薪酬層級劃分的考量因素，打破現有的“唯任職年限論、唯學歷職稱論”，促使低層級的行政管理人員為了實現層級的跨越獲得高報酬而不斷提升工作效能，不斷提高貢獻產出。

2.完善考核體系

根據不同的崗位特點，制定的考核標準要有所側重，如黨政部門的考核應以政策水平、工作作風、工作實績為重，專業技術部門的考核應以業務操作水平、工作質量、服務態度等為重。在具體操作過程中，以日常考核為主，定期考核為輔，將定性與定量考核相結合，采取部門領導、部門同事、服務對象全方位測評的方式，并將測評結果運用到評優方面，進行全校性的綜合排名，選出真正的優秀者。最后，根據獎勤罰懶的原則，將考核結果與干部選拔、評優評先、職稱評審等多項工作掛鉤，激勵真抓實干的行政管理人員繼續施展本領，給“不求有功，但求無過”的人員敲響警鐘。

（三）科學合理設置行政組織機構。

根據本校工作實際，科學合理地設置行政組織機構，對不必要的部門進行削減或合并，以加強整體管理。通過制定工作流程圖，落實工作責任清單，梳理工作任務書，進一步明確劃分各行政管理部門的責任權利范圍，使部門內分工明確，人人都能各司其職，部門間的關系得以理順，強化協同聯絡合作。

（四）建立健全行政管理制度。

本著“有制可依，有章可循”的原則，結合本校的發展需求，建立健全教務、學生、人事、后勤等各類行政管理制度，并貫徹落細落實，做到規范化運行。同時，隨著不同階段的工作變化，及時對不合理、不科學的部分進行修訂和完善。

（五）重新構建行政審批流。

圍繞“精簡、效能”的中心，減少行政審批事項，簡化行政審批流程，領導下放審批權限，創新行政審批模式，解決“出差難、報銷難、采購難、調課難”等一系列煩瑣問題和“一表跑多個部門”的現象。

（六）加強建設行政辦公系統。

加強建設行政辦公系統，促進信息技術與行政管理工作的深度融合。深入國內其他高校進行調研學習，了解辦公系統的發展建設全過程，借鑒寶貴的經驗，為本校相關系統的研發與應用提供指導意見。定期開展需求分析工作，為已有系統的維護與更新和個性化業務定制提供依據。探索構建公共數據庫平臺，打破信息孤島，實現各辦公系統間的數據交換與信息資源共享，從而將行政管理人員從大量的日常數據處理工作中解放出來。

三、結語

深入分析行政管理工作效能的制約因素，才能從多方面提出有效的解決措施，突破現有的工作瓶頸，推動行政管理工作的階段性發展，進而為民辦高校職能的發揮及正常運轉奠定堅實的基礎。

參考文獻：

[1]梅園.新形勢下高校行政管理工作創新研究[J].中國管理信息化，2018（10）：202-204.

[2]石磊.中職學校行政人員管理效能研究[D].福州：福建師范大學，2015.

[3]陳武元，胡科.“雙一流”建設背景下的高校行政管理人員能力提升研究[J].現代大學教育，2018（3）：79-85.

[4]尹虔頎，陳菲，黎紅中，等.我國高校行政管理隊伍建設機制構建-以新加坡南洋理工大學為例[J].江淮論壇，2017（6）：49-53.