企業在檔案管理工作中存在的問題及解決對策

李雪

摘 要：檔案管理對于企業發展具有重要的意義，能夠直接反映出一個企業的綜合管理水平。特別是當前，在企業各項業務的種類及數量大幅巨變的發展大背景之下，隨著企業發展規模的不斷擴展和信息化水平的不斷提升，積極構建完善的檔案管理體系，改進檔案管理系統，提升檔案管理能力，能夠有效地促進企業的全方位發展。長期以來，國內許多企業對于檔案管理卻缺乏應有的重視，在檔案管理中暴露出許多問題，對企業長期健康發展造成了負面影響。

關鍵詞：化工企業;檔案管理;問題;解決

1 企業檔案管理工作的意義

企業檔案是企業在整個生命周期和所有活動中形成的全部檔案的總和。企業檔案包括計劃、統計、決議、記錄、報告、市場信息、運營、產品銷售、固定資產、原材料采購、物資供應、財務管理、勞動工資、健康、人事等方面的資料，真實地反映了企業[1]的整個發展過程。企業檔案為企業的生產管理、經營管理、人力資源管理、產品研發、財務管理提供了詳細的數據和資料。根據企業檔案，企業領導可以了解企業每個人的素質、能力和行為，以及企業的技術實力，從而做出正確有效的決策，提高企業的管理水平。一流的企業靠文化，二流的企業靠管理，三流的企業靠業務，四流的企業靠投機。在企業文化建設中，企業檔案也發揮著不可替代的作用。

2 現階段企業檔案管理中存在的主要問題

2.1 企業領導對于檔案管理缺乏應有的重視

目前國內許多企業對檔案管理重視不夠，企業領導沒有認識到檔案的規范化管理是企業發展的內在要求，也沒有實現企業檔案所蘊含的價值。他們錯誤地認為檔案管理無非是收集整理過期的文件資料，檔案管理并不能給企業帶來實實在在的金錢。此外，由于企業財力和人力資源有限，大量的資金、技術和辦公空間不值得的損失[2]。一些領導人重視檔案管理在口碑，但實際上忽略它（也有許多領導人忽視）：一些企業的檔案只有10多平方米，一些企業甚至沒有檔案，檔案是在辦公室隨意堆放;企業檔案管理人員的數量少，而且這些檔案管理人員大多由辦公室行政人員兼任，幾乎找不到一個檔案管理的畢業生，基本上沒有學過檔案法，檔案管理的專業知識也不為人知。

2.2 檔案管理缺乏制度化、規范化

目前許多企業還沒有建立嚴格規范的檔案管理制度，甚至沒有明確規定企業各部門的歸檔時間和歸檔時間。一些國有企業，為了應對上級部門的檢查，進行虛假檔案管理;一些企業將檔案工作外包給檔案公司，導致檔案生產、檔案管理和檔案服務脫節。有的企業檔案管理系統印在紙上，掛在墻上，但從來沒有實施過，變成了一張紙。一些企業的檔案沉睡多年，檔案里積滿灰塵，檔案工作者不知道如何學習和利用檔案;企業領導也不知道要依靠檔案為企業開展各項工作提供依據。企業內部各部門普遍不配合檔案管理工作。他們在自己的辦公室內隨意堆放大量的文件和資料，使其閑置不辦理轉移，導致部分原始資料丟失;給檔案工作者的收藏、整理、分類帶來很大的麻煩。

2.3 檔案管理信息化水平落后

中國網民數量已超過8億，居世界首位。中國手機用戶的數量甚至超過了人口。在信息時代，企業應加強檔案信息化建設，利用電子檔案、數字檔案代替紙質檔案。但遺憾的是，目前企業檔案管理信息化水平較落后，許多企業仍使用紙質檔案，由專人對檔案進行收集、整理、校核。此外，在紙質文件[3]中存在著大量的文件丟失、遺漏和不清等現象。很多文件的整號、分類號混亂，甚至出現一個數字錯誤。還有一些企業雖然使用計算機管理檔案，但檔案管理模式仍停留在封閉的管理模式上，不能有效地提高檔案管理工作的效率。

3 思考如何加強企業檔案管理

3.1 對檔案管理工作給予應有的重視

企業領導必須認識到：在信息化時代，信息是企業發展的重要資源，而企業檔案對于企業來說則是非常寶貴的信息資源。開展企業檔案必須有組織建設、制度建設、基礎設施建設、業務建設等幾個方面。企業領導層必須帶頭重視檔案管理，確定檔案管理工作負責人，建立健全領導體系。要求檔案人員參加本企業重大的活動、設備開箱驗收、基本建設工程驗收、科學研發活動等。建立企業檔案室，配備專職檔案員，保持企業檔案人員的穩定;企業各職能部門也應當配備兼職檔案人員，主動參與到檔案管理中來，嚴格執行檔案管理制度，定時歸檔、存檔。企業檔案室必須逐年增添必要的設備，在條件允許的情況下甚至應當逐年擴大檔案室面積[4]。

3.3 檔案管理必須規范化、制度化

企業應當根據自身的具體情況，制定嚴格、完整的檔案管理制度。檔案管理人員則必須根據檔案管理制度，仔細收集各種文件、材料，確保檔案的完整性與有序性;若發現文件中存在著字跡潦草、錯別字等錯誤，必須責成有關人員進行糾正，從源頭上提高檔案質量。檔案管理人員從企業內部各部門、各科室收集到檔案后，必須根據文書檔案、人事檔案、實物檔案、業務檔案、聲像檔案進行分類。按照國家檔案局發布第10號令《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》制定企業分類方案：黨群工作、行政管理、企業經營管理、生產技術管理、地質勘測類、基本建設、科研開發、設備儀器、企業產品生產和服務業務、會計、干部與職工人事等管理類文件材料。

3.4 加快檔案管理信息化建設

企業應當加快檔案管理信息化建設，主動應用網絡技術與信息化技術，進行檔案管理;盡快使用數字檔案、電子檔案，全面淘汰紙質檔案，運用信息技術提高檔案工作現代化水平。企業還須運用大數據技術，人工智能技術、云計算技術開展檔案研究，根據企業發展的需要，充分發掘出檔案中有價值的信息，通過研究自身檔案來認識、掌握企業發展規律。

3.5 加強檔案管理人員接續培養

近年來，化工單位受市場行情影響紛紛進行組織機構精簡，導致一些有經驗的檔案管理人員離開崗位。留下的檔案管理人員需要長時間進行繁瑣、復雜的檔案管理工作，承受更大的工作強度。后續人員力量接續困難、經驗不足、甚至未有從業相關經驗，導致檔案管理工作出現斷層。有鑒于此，化工企業必須主動加強檔案管理人員培養，采取“請進來”“走出去”“強自身”方式：邀請檔案專家到企業現場授課，建立檔案管理體系，理順工作思路;條件允許的情況參加地方檔案管理局等專業部門組織的脫崗專業培訓;主動對標學習兄弟單位先進管理經驗，從基層單位適時挑選青年人才補充檔案管理團隊，增加新鮮“血液”。

4 結束語

綜上所述，企業檔案管理作為企業管理過程中非常重要的部分，企業檔案管理信息系統的優良限制著企業管理的高效程度。傳統的企業檔案管理存在著非常多的問題，包括企業的檔案管理的發展不完善，企業的綜合性的管理的效率不夠高，企業的信息系統化程度不夠高，嚴格地限制了企業檔案管理的全面發展，在企業內部管理中，檔案管理屬于重要環節。為提高企業工作效率，為促進企業長期可持續發展，提升企業的管理水平，建設企業文化，企業應當重視檔案管理，建立完善的檔案管理模式，做好檔案管理[5]。

參考文獻

[1]連政.企業單位檔案管理重要性[J].蘭臺世界，2019（S1）.

[2]王萍.企業單位檔案管理創新與改革探討[J].中小企業管理與科技（上旬刊），2018（05）.

[3]郭艷艷.新形勢下加強企業檔案管理的幾點思考[J].企業改革與管理，2017（16）.

[4]趙彥昌，陳海霞.“互聯網+”環境下的檔案公共服務策略研究[J].浙江檔案，2016（11）.

[5]張偉.淺析檔案管理中的幾個難點問題[J].黑龍江檔案，2016（01）.