企業(yè)在檔案管理工作中存在的問(wèn)題及解決對(duì)策

李雪

摘 要：檔案管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展具有重要的意義，能夠直接反映出一個(gè)企業(yè)的綜合管理水平。特別是當(dāng)前，在企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的種類(lèi)及數(shù)量大幅巨變的發(fā)展大背景之下，隨著企業(yè)發(fā)展規(guī)模的不斷擴(kuò)展和信息化水平的不斷提升，積極構(gòu)建完善的檔案管理體系，改進(jìn)檔案管理系統(tǒng)，提升檔案管理能力，能夠有效地促進(jìn)企業(yè)的全方位發(fā)展。長(zhǎng)期以來(lái)，國(guó)內(nèi)許多企業(yè)對(duì)于檔案管理卻缺乏應(yīng)有的重視，在檔案管理中暴露出許多問(wèn)題，對(duì)企業(yè)長(zhǎng)期健康發(fā)展造成了負(fù)面影響。

關(guān)鍵詞：化工企業(yè);檔案管理;問(wèn)題;解決

1 企業(yè)檔案管理工作的意義

企業(yè)檔案是企業(yè)在整個(gè)生命周期和所有活動(dòng)中形成的全部檔案的總和。企業(yè)檔案包括計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、決議、記錄、報(bào)告、市場(chǎng)信息、運(yùn)營(yíng)、產(chǎn)品銷(xiāo)售、固定資產(chǎn)、原材料采購(gòu)、物資供應(yīng)、財(cái)務(wù)管理、勞動(dòng)工資、健康、人事等方面的資料，真實(shí)地反映了企業(yè)[1]的整個(gè)發(fā)展過(guò)程。企業(yè)檔案為企業(yè)的生產(chǎn)管理、經(jīng)營(yíng)管理、人力資源管理、產(chǎn)品研發(fā)、財(cái)務(wù)管理提供了詳細(xì)的數(shù)據(jù)和資料。根據(jù)企業(yè)檔案，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)可以了解企業(yè)每個(gè)人的素質(zhì)、能力和行為，以及企業(yè)的技術(shù)實(shí)力，從而做出正確有效的決策，提高企業(yè)的管理水平。一流的企業(yè)靠文化，二流的企業(yè)靠管理，三流的企業(yè)靠業(yè)務(wù)，四流的企業(yè)靠投機(jī)。在企業(yè)文化建設(shè)中，企業(yè)檔案也發(fā)揮著不可替代的作用。

2 現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理中存在的主要問(wèn)題

2.1 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理缺乏應(yīng)有的重視

目前國(guó)內(nèi)許多企業(yè)對(duì)檔案管理重視不夠，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案的規(guī)范化管理是企業(yè)發(fā)展的內(nèi)在要求，也沒(méi)有實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案所蘊(yùn)含的價(jià)值。他們錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案管理無(wú)非是收集整理過(guò)期的文件資料，檔案管理并不能給企業(yè)帶來(lái)實(shí)實(shí)在在的金錢(qián)。此外，由于企業(yè)財(cái)力和人力資源有限，大量的資金、技術(shù)和辦公空間不值得的損失[2]。一些領(lǐng)導(dǎo)人重視檔案管理在口碑，但實(shí)際上忽略它（也有許多領(lǐng)導(dǎo)人忽視）：一些企業(yè)的檔案只有10多平方米，一些企業(yè)甚至沒(méi)有檔案，檔案是在辦公室隨意堆放;企業(yè)檔案管理人員的數(shù)量少，而且這些檔案管理人員大多由辦公室行政人員兼任，幾乎找不到一個(gè)檔案管理的畢業(yè)生，基本上沒(méi)有學(xué)過(guò)檔案法，檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)也不為人知。

2.2 檔案管理缺乏制度化、規(guī)范化

目前許多企業(yè)還沒(méi)有建立嚴(yán)格規(guī)范的檔案管理制度，甚至沒(méi)有明確規(guī)定企業(yè)各部門(mén)的歸檔時(shí)間和歸檔時(shí)間。一些國(guó)有企業(yè)，為了應(yīng)對(duì)上級(jí)部門(mén)的檢查，進(jìn)行虛假檔案管理;一些企業(yè)將檔案工作外包給檔案公司，導(dǎo)致檔案生產(chǎn)、檔案管理和檔案服務(wù)脫節(jié)。有的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)印在紙上，掛在墻上，但從來(lái)沒(méi)有實(shí)施過(guò)，變成了一張紙。一些企業(yè)的檔案沉睡多年，檔案里積滿(mǎn)灰塵，檔案工作者不知道如何學(xué)習(xí)和利用檔案;企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)也不知道要依靠檔案為企業(yè)開(kāi)展各項(xiàng)工作提供依據(jù)。企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)普遍不配合檔案管理工作。他們?cè)谧约旱霓k公室內(nèi)隨意堆放大量的文件和資料，使其閑置不辦理轉(zhuǎn)移，導(dǎo)致部分原始資料丟失;給檔案工作者的收藏、整理、分類(lèi)帶來(lái)很大的麻煩。

2.3 檔案管理信息化水平落后

中國(guó)網(wǎng)民數(shù)量已超過(guò)8億，居世界首位。中國(guó)手機(jī)用戶(hù)的數(shù)量甚至超過(guò)了人口。在信息時(shí)代，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，利用電子檔案、數(shù)字檔案代替紙質(zhì)檔案。但遺憾的是，目前企業(yè)檔案管理信息化水平較落后，許多企業(yè)仍使用紙質(zhì)檔案，由專(zhuān)人對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、校核。此外，在紙質(zhì)文件[3]中存在著大量的文件丟失、遺漏和不清等現(xiàn)象。很多文件的整號(hào)、分類(lèi)號(hào)混亂，甚至出現(xiàn)一個(gè)數(shù)字錯(cuò)誤。還有一些企業(yè)雖然使用計(jì)算機(jī)管理檔案，但檔案管理模式仍停留在封閉的管理模式上，不能有效地提高檔案管理工作的效率。

3 思考如何加強(qiáng)企業(yè)檔案管理

3.1 對(duì)檔案管理工作給予應(yīng)有的重視

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須認(rèn)識(shí)到：在信息化時(shí)代，信息是企業(yè)發(fā)展的重要資源，而企業(yè)檔案對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)則是非常寶貴的信息資源。開(kāi)展企業(yè)檔案必須有組織建設(shè)、制度建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、業(yè)務(wù)建設(shè)等幾個(gè)方面。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層必須帶頭重視檔案管理，確定檔案管理工作負(fù)責(zé)人，建立健全領(lǐng)導(dǎo)體系。要求檔案人員參加本企業(yè)重大的活動(dòng)、設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收、基本建設(shè)工程驗(yàn)收、科學(xué)研發(fā)活動(dòng)等。建立企業(yè)檔案室，配備專(zhuān)職檔案員，保持企業(yè)檔案人員的穩(wěn)定;企業(yè)各職能部門(mén)也應(yīng)當(dāng)配備兼職檔案人員，主動(dòng)參與到檔案管理中來(lái)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，定時(shí)歸檔、存檔。企業(yè)檔案室必須逐年增添必要的設(shè)備，在條件允許的情況下甚至應(yīng)當(dāng)逐年擴(kuò)大檔案室面積[4]。

3.3 檔案管理必須規(guī)范化、制度化

企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身的具體情況，制定嚴(yán)格、完整的檔案管理制度。檔案管理人員則必須根據(jù)檔案管理制度，仔細(xì)收集各種文件、材料，確保檔案的完整性與有序性;若發(fā)現(xiàn)文件中存在著字跡潦草、錯(cuò)別字等錯(cuò)誤，必須責(zé)成有關(guān)人員進(jìn)行糾正，從源頭上提高檔案質(zhì)量。檔案管理人員從企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)、各科室收集到檔案后，必須根據(jù)文書(shū)檔案、人事檔案、實(shí)物檔案、業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案進(jìn)行分類(lèi)。按照國(guó)家檔案局發(fā)布第10號(hào)令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》制定企業(yè)分類(lèi)方案：黨群工作、行政管理、企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、地質(zhì)勘測(cè)類(lèi)、基本建設(shè)、科研開(kāi)發(fā)、設(shè)備儀器、企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)和服務(wù)業(yè)務(wù)、會(huì)計(jì)、干部與職工人事等管理類(lèi)文件材料。

3.4 加快檔案管理信息化建設(shè)

企業(yè)應(yīng)當(dāng)加快檔案管理信息化建設(shè)，主動(dòng)應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與信息化技術(shù)，進(jìn)行檔案管理;盡快使用數(shù)字檔案、電子檔案，全面淘汰紙質(zhì)檔案，運(yùn)用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平。企業(yè)還須運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，人工智能技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)開(kāi)展檔案研究，根據(jù)企業(yè)發(fā)展的需要，充分發(fā)掘出檔案中有價(jià)值的信息，通過(guò)研究自身檔案來(lái)認(rèn)識(shí)、掌握企業(yè)發(fā)展規(guī)律。

3.5 加強(qiáng)檔案管理人員接續(xù)培養(yǎng)

近年來(lái)，化工單位受市場(chǎng)行情影響紛紛進(jìn)行組織機(jī)構(gòu)精簡(jiǎn)，導(dǎo)致一些有經(jīng)驗(yàn)的檔案管理人員離開(kāi)崗位。留下的檔案管理人員需要長(zhǎng)時(shí)間進(jìn)行繁瑣、復(fù)雜的檔案管理工作，承受更大的工作強(qiáng)度。后續(xù)人員力量接續(xù)困難、經(jīng)驗(yàn)不足、甚至未有從業(yè)相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)斷層。有鑒于此，化工企業(yè)必須主動(dòng)加強(qiáng)檔案管理人員培養(yǎng)，采取“請(qǐng)進(jìn)來(lái)”“走出去”“強(qiáng)自身”方式：邀請(qǐng)檔案專(zhuān)家到企業(yè)現(xiàn)場(chǎng)授課，建立檔案管理體系，理順工作思路;條件允許的情況參加地方檔案管理局等專(zhuān)業(yè)部門(mén)組織的脫崗專(zhuān)業(yè)培訓(xùn);主動(dòng)對(duì)標(biāo)學(xué)習(xí)兄弟單位先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，從基層單位適時(shí)挑選青年人才補(bǔ)充檔案管理團(tuán)隊(duì)，增加新鮮“血液”。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)檔案管理作為企業(yè)管理過(guò)程中非常重要的部分，企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)的優(yōu)良限制著企業(yè)管理的高效程度。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理存在著非常多的問(wèn)題，包括企業(yè)的檔案管理的發(fā)展不完善，企業(yè)的綜合性的管理的效率不夠高，企業(yè)的信息系統(tǒng)化程度不夠高，嚴(yán)格地限制了企業(yè)檔案管理的全面發(fā)展，在企業(yè)內(nèi)部管理中，檔案管理屬于重要環(huán)節(jié)。為提高企業(yè)工作效率，為促進(jìn)企業(yè)長(zhǎng)期可持續(xù)發(fā)展，提升企業(yè)的管理水平，建設(shè)企業(yè)文化，企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視檔案管理，建立完善的檔案管理模式，做好檔案管理[5]。

參考文獻(xiàn)

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[3]郭艷艷.新形勢(shì)下加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].企業(yè)改革與管理，2017（16）.

[4]趙彥昌，陳海霞.“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下的檔案公共服務(wù)策略研究[J].浙江檔案，2016（11）.

[5]張偉.淺析檔案管理中的幾個(gè)難點(diǎn)問(wèn)題[J].黑龍江檔案，2016（01）.