試論新時代如何做好人事檔案工作

李新敏?李雁男

摘 要：人事檔案是在人事管理活動中形成的，是單位管理工作的一個重點。文章從人事檔案工作的基本內容入手，指出人事檔案管理工作存在的問題，闡述了新時代做好人事檔案工作的措施，以供參考。

關鍵詞：新時代;人事檔案;工作內容;改進措施

單位運行中，人事、組織、勞資部門工作的開展，會形成人事檔案資料，記錄了職工的個人經歷、教育情況、社會關系，以及對業務、工作、思想品質的評價結果[1]。單位的人力資源管理中，人事檔案是一個重要依據，只有不斷提高管理水平，才能適應新時代的需求，為單位發展打下堅實基礎。

1 人事檔案工作的基本內容

第一，歸檔。新的檔案資料形成，要及時歸檔處理，流程是：1）鑒別材料，看是否滿足歸檔條件;2）根據材料內容和屬性，確定歸檔位置;3）補充目錄名稱;4）將新的材料放在檔案內。第二，核對。通過核對，能確定檔案是否安全完整，核對項目既包括檔案本身有無損壞，也包括保管環境是否合規，一般采用定期核對的方法。但是，在突發事件后，要及時進行核對，例如遺失、被盜、水災、火災等。第三，轉遞。職工出現工作調動，人事檔案就會轉遞，轉遞過程要求保密，通過機要接通轉遞，而不是本人攜帶。收檔單位收到檔案后及時核對，無誤就在回執上簽字蓋章。第四，保密。規模較大的單位，會配置專門的存檔設備，設置專人保管檔案[2]。常見要求是：庫房內和檔案柜要清潔，設置防火防潮設施，不能將人事檔案帶到公共場合，無關人員不得進入庫房等。第五，統計。針對人事檔案進行統計工作，包括檔案數量、材料收集情況、檔案整理、檔案保管、庫房設備、工作人員等內容。第六，利用。人事檔案的利用，一般分為三種情況：1）在閱覽室內查閱，方便指導和監督，能避免資料丟失泄露。2）借出使用，借出者一般是單位領導、公安保衛部門，有明確的借出時間限制。3）出具證明材料，常用在招工、入黨、職務提升、出國等情況。

2 人事檔案管理工作存在的問題

2.1 管理思想問題

單位在發展過程中，人事檔案管理工作形成了一套固有的體系，管理理論、管理方法、管理經驗已經固化。新時代背景下，單位的內部和外部環境均發生改變，傳統的管理體系不再適用，必須進行改進和創新。然而，傳統管理體系根深蒂固，在特定的時間段內發揮了重要作用，因此一時間難以徹底完成變革。而且，管理人員在這一體系的影響下，對新的管理理念和方法難以接受，必須有一個緩慢適應的過程。

2.2 管理權限問題

單位的管理體制以行政化為主導，單位內不同的部門之間，如果存在級別上的差異，那么人事檔案管理的權限也是不一樣的[3]。從單位本身來看，人事檔案的管理主體不明確，除了綜合檔案部門以外，人事部門、組織部門也可能插手。在此影響下，正常的管理工作變得復雜化，檔案的收集、整理、保管、利用等環節，均會出現阻礙，容易出現管用分離的矛盾。

2.3 管理人員問題

管理人員是人事管理工作的經手人，管理人員存在的問題，集中在以下幾點：第一，管理人員并非專業出身，可能身兼數職，也可能從其他崗位借調而來，管理崗位本身不穩定，繼而影響人事檔案工作的開展。第二，管理人員的年齡差異大，老員工經驗豐富，但管理思想保守陳舊;新員工具有開創性和積極性，但缺少成功的管理經驗。第三，人事檔案管理是重復性操作，管理人員每天面對相同的工作內容，容易產生疲倦感，降低了工作責任心，就容易在具體工作中出現人為誤差，甚至是檔案丟失、損壞等現象。

2.4 管理方法問題

當前時代是信息技術時代，以計算機、大數據、互聯網為代表的信息技術，已經走進各行各業。人事檔案管理中，雖然也引入了信息技術，但是信息化程度低。舉例來說，人事檔案的信息化管理，多是將紙質檔案轉變為電子檔案，資料收集和整理效率提高，也方便了查詢工作。但是，工作人員并未深入挖掘信息技術的潛力，沒有通過大數據技術進行資源分析整合，因此人事檔案的利用程度有限，沒有完全發揮出人事檔案的功能價值。

3 新時代做好人事檔案工作的措施

3.1 提高認識，重視檔案管理

人事檔案管理是一項長期的、基礎性的工作，對單位其他業務的開展具有輔助作用，而且和職工個人的發展密切相關。對于檔案管理者，應該認識到人事檔案的重要性，和各個業務部門加強溝通，通過宣傳講解，營造出良好的工作氛圍。對于基層職工，應該積極配合人事檔案管理工作，提供真實準確的個人資料，自覺遵守相關管理制度，并發揮出監督作用。對于單位領導，要樹立榜樣精神，帶頭學習檔案管理知識，為人事檔案管理提供支持，實現高質量發展的目標。

3.2 完善制度，規范操作行為

第一，人事檔案的管理，要遵循保密性、檔隨人走的原則，突出檔案資料的真實性、流動性、全面性，采用動態管理模式，保證檔案工作的規范化，最大程度上提高利用程度[4]。第二，根據國家政策變化，結合單位自身的發展情況，對人事檔案管理制度進行改進，從細節入手，貫穿在歸檔、保管、利用全過程。具體操作上，可以借鑒國內外成功的管理經驗，聽取職工的意見和建議，或者咨詢專家，保證管理制度和管理需求相適應。

3.3 適應形勢，推行信息技術

信息技術的應用，能加快人事檔案管理的信息化進程，進一步提高工作效率和質量。其一，單位要加大資金投入，用于信息化基礎設施的建設，用于專業人才的選拔和培養，通過科學運行和維護管理，發揮出信息技術的優勢。其二，合理配置資源，紙質檔案轉變為電子檔案，應該分步驟、分層次開展，逐漸建立完善的人事檔案數據庫，實現信息共享。其三，信息技術的應用，也要關注安全管理工作，為了防御黑客攻擊、病毒侵入，應采用防火墻、殺毒軟件，設置訪問權限，提高人事檔案數據庫的安全等級。

3.4 轉變意識，突出服務功能

只有利用人事檔案，才能發現破損、丟失、材料不全等問題，才能發揮出服務功能。一方面，落實檢查核對工作，將定期檢查、突擊檢查相結合，及時發現疏漏和不足，并采取補救措施，推動管理工作良性循環。另一方面，人事檔案在利用過程中，也要處理好保密事宜，尤其是查閱和借閱時，嚴格執行審批程序，出現問題追究當事人的責任[5]。

3.5 培訓學習，提升人員素質

對管理人員進行培訓，首先要提升服務意識，增強工作責任心，樹立甘于奉獻、樂于助人的精神，發揮出主觀能動性。其次注重業務知識的學習，掌握檔案管理方法和技巧，尤其要嫻熟使用計算機、掃描儀等設備，滿足日常工作需求。最后要通過思想政治活動，幫助管理人員樹立職業理想，將工作重點從實體管理，逐漸轉變為信息和知識管理，為單位提供高質量的人事檔案服務。

4 結語

綜上所述，人事檔案工作的內容，主要包括歸檔、核對、轉遞、保密、統計、利用六個方面，是人事管理的重要依據。文章分析了目前人事檔案管理存在的問題，新時代背景下，必須重視檔案管理，規范操作行為、推行信息技術、突出服務功能、提升人員素質，才能滿足實際工作需求。

參考文獻

[1]辛敏.針對做好干部人事檔案管理工作[J].大科技，2019，（35）：

24-25.

[2]朱瑞萍.當前人事代理人員人事檔案管理工作問題[J].辦公室業務，2019，（22）：167-168.

[3]王博.優化人事檔案管理措施提升人事工作服務水平[J].商情，2019，（45）：159.

[4]胡宏軍.談新時期如何做好人事檔案管理工作[J].才智，2019，（34）：233.

[5]鄭新興.新形勢下人事檔案管理工作的困境和對策[J].辦公室業務，2019，（22）：170-171.