信息時代檔案管理工作的創新路徑

張嘉

摘 要：計算機網絡技術在當今社會已經非常普遍，各行各業也都在利用進行互聯網數據存儲與檔案信息的管理，時下廣州圖書館需要對檔案管理進行優化與改革，使其更加現代化、數字化，滿足大數據時代的需求，借助對數字檔案的建設，實現對圖書信息的創新化管理策略的探究，本文通過對業內必要性與存在問題的分析，提出部分數字檔案建設的創新措施，以期為檔案管理工作提供幫助。

關鍵詞：檔案管理;數字檔案建設;電子信息技術

數字檔案室的建設，是在計算機網絡下搭建平臺，開發前端交互界面，在后端布置電子數據庫，實現對電子檔案信息、圖書信息、借還書信息等永久信息、暫時性信息的存儲與顯示，實現互聯網上的“圖書館”，幫助使用者便捷、簡單、快速地完成信息查閱、圖書借閱等功能。時下，互聯網快速發展的階段，為實現信息管理工作的規范化、服務化、標準化，應加快數字檔案室的建設，逐步實現現代化的信息管理。

1 實現檔案管理數字化的必要性

圖書以及檔案的管理隨著計算機互聯網的普及而發生了重大的變革，在進行數字檔案室建設的過程中，要遵從三點要求，首先要實現數據及時更新，保證用戶所獲得的數據是最新的數據，保證信息的準確性;實現電子信息的歸類管理，將電子檔案按照不同的門類建立數據庫頁表進行管理;建立簡潔易懂易操作的用戶界面，使得檔案管理能夠輕松完成用戶自身需求。

2 檔案管理數字化存在的問題

2.1 對于數字化檔案管理認識不足

部分檔案管理人員在工作時思想不到位，對于信息時代的數字化檔案管理的認識不足，首先不能夠及時對數字信息庫中的數據進行更新，導致數字化檔案管理不能夠發揮有效作用，對于日常工作中的信息不能夠進行數字管理，只對重要的文件與信息進行存儲;對于數字化檔案管理沒有配套制度與規范進行約束，導致管理效率低下。

2.2 管理人員的信息化素質較低

據調查顯示，目前從事信息管理的工作人員大都位于40-50歲所有，對于數字化的管理方式與存儲方式了解較少，對于管理操作不熟練，不能夠準確進行檔案管理，這部分管理人員通常一身兼二職，難以形成配套的管理部門，對于數字化管理過程中出現的技術性問題不能夠在第一時間解決，對于重要的檔案不能夠有效歸類，導致信息混亂，信息缺失等現象。

2.3 數字化檔案庫不夠保密，存在風險

數字化檔案室在建立過中對于電子檔案庫的規劃不到位，電子數據庫存在漏洞，較為重要的文件與檔案容易被盜取;檔案庫缺少備份機制，對于誤刪的檔案與信息不能夠找回，導致信息出現缺失現象;數字化檔案庫缺少定時維護，偶有系統崩潰現象發生。

3 檔案管理數字化的創新路徑

3.1 擴大投入資金，建立完善的數字化檔案庫

為推動電子檔案庫和數字化檔案室的成立，首先要聯合政府，投入大筆資金進行技術引進與前后端互聯網的建設，創建屬于自己的電子檔案庫品牌，加大在硬件、軟件、技術等方面的自己投入，購入配套的電子設備，使得紙質信息能夠準確、清晰轉化為電子信息進行存儲。針對數字化的管理與信息化的存儲，編寫操作守則，以應對突發狀況。

例如：首先需要聘請專業團隊建立較為安全的網絡數據庫，建立檔案管理訪問權限機制，同時購進性能良好的服務器與路由器，設立專門的電控室，保證數據庫正產運轉，購進一定數量的打印機、掃描儀、計算機等，以供工作人員進行數據錄入與提取。針對數字化檔案室制定操作守則，防止失誤操作造成的損失。

3.2 建立系統數字化管理與運營團隊

針對數字化檔案室，招聘專業人才，成立數字化檔案室管理團隊，將服務團隊與技術管理團隊進行分離。

例如：服務團隊主要進行前臺接待與檔案錄入，對檔案進行分類，整理日常工作過程中的檔案與信息;技術管理團隊主要進行電子檔案的維護與運營，保證各個設備之間的信息傳輸速率與接收速率基本一致，定期對設備進行檢修，定期對設備進行除塵，防止出現系統崩潰現象的發生;設立網絡安全監測，還是檢測檔案庫網絡流及監控端口，防止惡意攻擊造成的信息丟失現象。

3.3 提升業內人員的整體素養，強化數字管理意識

對于整個檔案管理以及圖書館負責的人員，首先要定期進行培訓，強化電子信息化的意識，增強數字化檔案管理的觀念;建立規范的準則，規范工作人員的日常行為，加強各個部門之間的溝通與交流，使得各個部門之間能夠相互協作;創新性制定適當的獎罰制度，提升工作人員的工作積極性與工作態度，提高日常辦公效率;創新性施行責任落實制度，將責任落實到個人，提高員工的數字化管理警

覺性。

例如：首先圖書館可以定期聘請社會上專業的技術人員在館內開展員工技術交流與知識授課，將最新的數字化管理方案與流程傳授給員工;加強各個部門之間的交流，定期開展館內活動;統籌組織部門工作，設立各個部門之間的館內專線，方便交流;每個月在各個部門內評選出工作積極的員工進行表揚與嘉獎;同時對于工作失誤的員工進行責任落實。

3.4 整合資源，分類存儲于管理檔案，強化服務意識

首先各個部門內部要優化工作步驟，省略合并檔案歸檔與管理步驟，加快數字化檔案室的信息存儲，對于檔案中的信息要分門別類的進行存儲與管理，對于涉及機密的文件要進行二級密碼保護，由部門負責人、檔案歸屬部門共同進行存儲，由檔案歸屬部門設立密碼，強化團隊服務意識，加強服務窗口的建設，強化數字化檔案管理室網絡服務端口的在線客服與UI制作。

例如：首先按照部門以及職能進行分類，在各個部門所屬的數據庫中，將圖片、視頻、音頻、文檔等進行分類存儲，對于所涉及的較為機密的文件以及檔案，要設置特定的提取號以及提取密碼，必要時進行個人信息的驗證，保證信息安全，設置電子服務窗口的人工客服，對于網絡用戶進行疑難解答，提高服務能力。

4 總結

綜上所述，我國電子信息技術正處于高速發展的階段，網絡技術更新換代的速度也在逐漸加快，檔案管理部門要與時俱進，提升自身技術能力，強化團隊協作意識與服務能力，加強管理，在保證工作質量的同時，提高工作效率。希望通過本文的相關介紹，能夠對數字化檔案管理起到一定作用。

參考文獻

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