針對信息時代下高校檔案管理需要注意的問題研究

許杰

摘 要：隨著社會的快速發展，人們的生活水平在不斷的提升，所以相關的科學技術也在全面的發展，而對于相關的信息技術來說，其已經在社會各個行業中都進行全面的融合，合理使用信息技術可以全面提升社會各個工作的工作效率。因此在當前的大專檔案管理過程中，需要合理使用信息技術來完善相關的檔案管理，全面的關注大專檔案管理具體內容和信息化高校檔案管理實施重大價值的全面提升，大專檔案的一體化管理，可以滿足其基本使用需求，最大程度的提升綜合管理效果，全面的提升檔案管理在信息時代下運作效率。

關鍵詞：信息時代;高校檔案;檔案管理;多樣化

當前我國處于信息化時代，在這種時代背景下高校檔案管理已經成為一項較為重要的工作。對于信息技術來說，其在哪個領域都能夠加強檔案的管理效果。正是因為這種原因，社會各大專都需要高度關注檔案管理工作，以此來不斷的提升檔案管理工作水平，保證整體檔案的全面管理效率，最大程度的滿足檔案管理的全面需求，綜合提升其實際管理效果。

1 大專檔案管理具體內容

大專檔案管理是一項較為復雜和繁瑣的工作，在具體的管理過程中需要從多方面和角度進行全面的分析與研究。所以在實際的檔案管理過程中需要從根本上提升有關的檔案管理質量，應對全局都進行全面綜合的管理和提升，最大程度的保證相關管理相關的有效提升，而在整個管理過程中需要從以下幾個方面進行效果管理工作開展。第一大專師資檔案的建立，這部分檔案的管理是全面的針對高校師資檔案建設，主要包括的內容是對教師的教學水平與師資隊伍規則設計。第二學籍檔案管理，高校檔案管理過程中需要對學生進行有關的學籍管理，此類工作是檔案管理過程中較為重要的管理內容之一，對于學生的名單和學業成績都要變更各種數據和信息的詳細記載和處理，第三專業檔案的全面建立，大專要對一些專業建設進行合理的檔案管理，將各類專業設置為相關的專業管理學科，并且對其進行綜合的有效管理。管理對象主要是對各學科知識和專業知識進行合理的管理，全面的完成教學計劃的綜合提高，能夠對各種信息和數據都進行批準等文件的全面提高。第四教學實踐檔案管理內容，大專在實際管理過程中，對于一些屬于教學實踐的相關信息都要進行全方位的管理。而整體管理工作來說主要是對人才的培養方向進行記錄，同時教學資源和綜合內容都要進行優異的實習計劃進行合理的總結。第五就是教務管理工作的檔案管理，對于大專教育機構來說，在實際管理過程中需要重視教務檔案管理工作，教務管理的主要記錄內容是學生測試內容、課程設計機制和危機解決等。

2 信息化大專檔案管理實施的重大價值

2.1 順應大專檔案管理新形勢發展

大專是進行現代化文化傳播與優秀文化繼承的主要媒介。大專檔案管理工作主要是充分挖掘和吸引大專文化積累和沉淀。對整個發展歷程進行全面綜合的研究。此管理過程中隱含了大專等高校發展的全部內容和知識。其在進行大專知識傳授的重要過程中可以使用全新理念和主要途徑的研究發展。首先對于檔案管理工作來說其可以對管理分類進行效果的綜合提升，而信息技術能夠保證檔案的多元化發展，不會出現有關的管理質量問題。其次由于電子信息技術的存在，各種新媒體技術和載體都在不斷的出現，使得單個媒介的容量在全面的增加，使得檔案管理在逐漸向著不穩定的方向發展，全面的融合電子技術，使得管理檔案能夠得到改進和個性化的創新。

2.2 提升高校檔案管理服務質量

大專教學中包含較多的現代化信息技術和多種數據都較為先進。其是知識學習的主要場所之一，大專教學能夠全面挖掘學生的內在潛力，可以將相關的知識信息都綜合的共享出去，對于整體的知識掌握和內容學習都有著重要的意義，所以在新時代下需要加大相關的網絡建設力度，幫助檔案管理可以掌握更多的信息化管理途徑，確保高校可以具備先進的資源和數據管理系統，全面的位數據和信息進行便利增加，讓相關的檢索方式都更加的先進，數據和相關的信息都更加便利，保證檔案管理具有現代化的數據能夠適應較多的平臺。

3 信息時代大專檔案管理應該注意的問題

3.1 要形成大專檔案一體化管理

結合當前的發展形式來說，高校檔案在具體管理過程中仍然存在一些問題，較多的大專檔案管理質量不夠高，同時有關的效率過低，并且管理工作也不夠全面和具體化。因此想要從根源上解決有關的檔案管理問題，需要綜合使用相關的大專檔案管理方式來完成全新檔案管理工作的開展，使用先進的技術可以對全新檔案管理進行更高質量的提升，在檔案管理工作中可以使用信息一體化管理方式，按照周期性理論管理進行開展，以此不斷的實現對檔案信息的制作，同時進行合理的檔案收集和保存，可以最大程度完成檔案管理工作的合理開展，全面實現實際管理中充分發揮出自身價值和作用。為充分實現檔案信息的統一化管理，第一需要對檔案進行全方位的檢查，其次要對相關的檢測內容進行有些的選擇，合理的減輕和促進管理基本工作來的降低，最后對于相關的檔案管理工作來說，全面保證檔案能夠得到一體化管理。并且針對存在的相關問題進行合理解決，全面的提升綜合管理效果。

3.2 要滿足多樣化基本需求

社會對人才需求越來越強烈，高校是為社會培養人才的主要場所，檔案管理從層次上分析，則屬于一種人才的基本管理。所以，在對檔案進行全面管理時，管理人員需要將學生的信息和未來工作和發展結合起來，為學生提供更好的參考。在社會發展中，市場對人才的需求在不斷變化，這也需要高校檔案管理的基本內容以及傳播方式不斷發展變化，在具體管理中要朝著多樣化需求為主展開工作，對檔案目錄進行有效界定和規劃。比如：對于檔案分類的管理，要將其分為原始、設備和文件等不同種類，并且要將所有分類設計為基本目錄，將原始檔案信息記錄保存在報表以及檢驗之中，設備檔案則需要保存在檢定以及購進資源之中。文件檔案中一定要適當添加一些規章制度等，還要涉及一些上級文件等基本內容。總而言之，在檔案管理工作中，一定要結合高校基本情況展開工作，最大限度滿足檔案信息多樣化需求，以此不斷提升高校檔案管理基本質量以及服務能力。

3.3 引進先進檔案管理設備

信息時代檔案管理工作，要滿足高校各部門真實需求，就要全面分析經濟狀況以及建設規模等綜合因素，將一些全新設備以及信息文件處理器引進檔案管理工作之中。在條件基本滿足后，要對內部一些計算機和硬件實施等進行全面升級和改進，確保檔案信息在傳播中能夠安全運行。同時要建設信息保存全新模式，為檔案管理提供先進刻錄儀器等。還要引進一些檔案數據管理和整合設備，以及分類文件等設備以及一些先進光盤和網盤等。并且，也要定期對計算機等先進設備進行檢查和維修、定期保養等，檢查是否在信息保存和共享中出現漏洞，以及信息安全問題等。

4 總結

綜上所述，在目前的檔案管理工作中需要合理的進行信息化管理方式改變，而對于當前的管理工作來說，需要全面綜合的進行多元化管理，最大程度滿足其實際發展需求，綜合提升大專檔案管理工作中的整體管理效率，全面使用信息管理方法，讓其能夠滿足實際發展需求，最大程度的符合社會發展需求，綜合有效的提升檔案管理質量，讓大專管理工作可以得到合理的開展。

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