信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策探討

摘 要：在信息技術飛速發展的今天，檔案管理已不再局限于傳統意義上的紙質登記、電子檔案等，而是基于信息網絡不斷延伸，在企業的統一規劃與組織下，在檔案管理活動中全面體現現代化信息技術對工作的指導影響，從而優化信息資源、便捷管理，提高檔案服務效率。

關鍵詞：信息時代;檔案管理;主要問題;優化策略

在信息技術的帶動下，檔案工作信息化凸顯了快速檢索、按權使用等優點，被眾多企業所采納。檔案是企業管理、開展各項業務活動的必需產物，也是反映企業在一段時間內真實面貌的原始記錄，具有時效性、真實性的特點，它是領導決策的重要依據、是考察職工效能的憑證，是科學研究、技術創新與基礎設施建設等的可靠資料，具有重復利用、總結借鑒、加強創新的重要材料。

1 檔案管理信息化的主要內容

檔案管理的更新是基于網絡平臺，利用大數據技術、高速掃描技術等高效手段，把傳統以紙質、音像為主要載體的文件、文檔系統化、有組織地建構成電子檔案信息庫，再按照資料的用途和功能進行劃分、整合，將若干個檔案網絡集成在一起使用，體現了信息資源的科學化、自動化管理。檔案信息化管理實現了資源實時接收、快速傳遞、大量存儲于便捷利用的一體化。以往檔案接收都是在檔案部門內部進行，不管是接收還是傳遞都存在很大的局限性，而信息化則能借助網絡進行遠程接收，并且可以在系統內部處理存儲，還可以傳遞給多部門使用。除此之外，網絡管理讓檔案信息高度共享，打破了傳統檔案在同一時間、同一地點只能被同一人利用的局面。數字化的檔案信息往往可以在同一時間向檔案需求者提供無限多與原件完全相同的復制品，這種高度共享的優勢便是需求者只需使用已連接網絡的設備便能在任何地點、任何時間全方位地訪問檔案信息資源庫。

檔案信息化管理必然會對傳統管理模式和工作程序產生著巨大影響，甚至會減少或取消一些繁瑣的流程，增加部門之間的協同與交流，這不僅有利于提高企業的管理效率，對于促進產業技術升級也有重要意義。在信息技術普及之前，企業所涉及的檔案數量是非常龐大的，因此要全面實現檔案信息化管理具有一定的難度，也是一項浩大的工程。企業在建立檔案目錄數據庫以供查詢的基礎上，可以采取以下幾種方式逐步推動檔案數字化。

一是重要檔案與永久性檔案的優先處理。在檔案信息化的過程中，為加快信息的利用效率，避免重復記錄，把重要檔案與永久性檔案采取掃描的方式數字化存儲，納入管理系統和企業網站提供利用。二是按需處理。首先要分析檔案的查閱率和需求者信息，確定將利用率大的檔案優先數字化，并與電子目錄相關聯實現線上全文查詢。

2 信息時代下檔案管理面臨的主要問題及對策

2.1 信息化意識不足

檔案管理涉及企業文化、企業發展、企業決策等多項內容，關乎著未來的可持續發展，是一項重要的管理工作。然而受經濟新常態的影響，一些單位并未重視檔案的管理工作，沒有真正凸顯檔案的利用價值，致使檔案管理信息化程度嚴重不足。首先，一些領導對信息化管理的認識較為模糊，認為檔案管理僅僅是對過期資料的收集，主要形式也停留在紙質、電子錄入層面;還有部分人認為檔案管理工作并不能突出政績，也不能帶來直觀效益，技術升級和模式更新只會加重企業的經濟負擔，因此也不愿把過多的資金、人力投入到檔案信息化平臺建設中來。因此造成檔案管理員身兼數職或分散在其他部門整收資料，把檔案管理工作帶到一個微妙的局面。對于大型企業來說，檔案文件的內容和數量都是極其多的，不僅需要具備較高的責任心，還要有耐心、細心，能夠與其他部門人員積極配合。同時也需要單位領導引起重視，才能確保檔案管理工作的正常開展，才能在信息時代中占據資源優勢，成為市場領頭者。最后，檔案管理者對檔案科學整理的意識不夠，缺乏主動性，只是為了完成上級任務，在工作上毫無創新，檔案管理質量不佳，讓檔案管理進入困境。

2.2 管理模式落后

現階段，大多數企業的檔案管理工作都沒有一個健全、有效的管控制度。很多單位都未專門設置檔案管理部門，沒有專職檔案管理員，缺乏相應的檔案管理工作清單和責任制度，在文件資料的收集、整理和歸檔個工作中經常出現不完整、不規范的問題，例如檔案收發、借閱無登記造冊，最終造成歸檔材料不齊全、檢驗不合格，在后期的利用上也存在很大的不便。還有一些單位仍然沿用手工管理的模式，譬如檔案的接收、整理和編目等流程，無法跟進時代進程，致使檔案查閱困難、效率低下。檔案資料的收集、整理和存儲應當實行集中管理制，由專職管理人員負責，由領導小組定期對檔案工作進行檢查，確保檔案管理有章可循、規范開展。檔案管理工作之所以存在如此多的問題，歸根結底還是制度與流程尚未完善，或者制度執行不嚴，導致工作效率低下，文件檔案質量差。目前檔案管理工作有關標準不斷出臺，而人員專業技術的缺乏又使得局面混亂。通過建設合理的規章制度能夠有效避免這種情況，形成有力約束。對此，企業要明確職責分工，使其呈現出井然有序的工作秩序，嚴格實行獎懲機制，推動檔案管理人員主動學習信息化管理技術，提高檔案資源的質量和利用價值。要立足時代前沿，結合單位內部的實際發展狀況，構建長期有效的檔案管理機制，促使檔案管理朝著信息化、自動化方向蓬勃發展。

2.3 資金投入不到位

網絡信息技術與計算機技術已經全面進入到各行各業中，得到了廣泛應用。檔案管理要順應時代發展，就要利用好現代科技，加大數字化科研與基礎設施的投入，完善配套。雖然大部分企業都不同程度地打通了信息化管理渠道，但檔案管理軟件仍處于簡單的編目、排序和檢索方面，尚未使其全部數字化。這些功能的實現要依靠效能高的硬件配套，例如掃描儀、計算機等，對此還需在技術設備與硬件設施上進行加強。 完整的檔案信息管理要滿足網絡化存儲傳輸、網上資源共享等功能。在投入硬件設備時要考慮對數據庫的建立，引入先進設備，加大經費投入，改善檔案管理工作的環境。

在分析上述主要問題之后，加強檔案管理信息化建設可以從以下幾個方面入手：一是管理機制的協調與創新。信息化時代要以機制創新為基礎，積極探索并掌握信息技術的核心與建構策略。建設有利于檔案資源開發與監管的機制，全面、及時、準確地對所有必要數據進行收集與整理，協調各部門力量，形成檔案管理的協調互動形勢。以安全、標準、服務為基本準則，努力探索一套適應信息技術發展的工作機制。二是管理模式的創新。在創新工作機制的同時，要制定高效的管理模式，以理論指導實踐，使其向著精細化的方向轉變。三是技術平臺的創新。要切實提高檔案信息化管理的服務水平，就要立足技術研究，以資源共享為最終目標，不斷推進開放式、全天候、交互性的信息共享平臺建設，簡化工作流程，這也是檔案管理跨越式發展的重要途徑。檔案網絡化后要不斷拓寬利用領域，簡化查閱步驟、細化分類標準，最大限度地縮短檔案收集、整理、存儲與共享的周期。

3 結論

以往的檔案管理工作都是以任務為中心，計算機管理多是面向業務流程。因此在推進信息化管理的過程中，為了有效提升效率，必然要重構傳統管理流程。企業要及時精簡分散的工序，優化職能作用，在執行上刪除冗余的環節，整合部門，增強管理幅度，利用信息技術的優勢處理好資源分散與集中的矛盾。

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作者簡介

吳巧玲（1978-），女，河北承德，大學本科管理學學士學位，檔案館員，研究方向：檔案管理。