公共圖書館檔案信息化管理與創新

摘 要：公共圖書館的檔案信息化管理工作事務繁多，其管理水平的質量高低對圖書館的發展起到直接的影響。本文以公共圖書館檔案信息化管理工作的重要性作為切入點，對公共圖書館檔案管理工作中的現狀進行分析，并結合本館情況對公共圖書館檔案信息管理的應對措施進行探討，以提高公共圖書館檔案信息化的管理水平。

關鍵詞：公共圖書館檔案;信息化管理;現狀;措施

隨著信息時代的到來公共圖書館檔案管理如何從傳統的檔案實體管理向檔案信息化管理，使其逐步成為共享的信息資源，管好用活檔案資源，最大限度提高檔案管理工作的效率，使圖書館死檔案變成活信息無疑是各圖書館檔案信息化管理工作的重要內容。

1 公共圖書館檔案信息化管理工作的重要性

公共圖書館檔案管理中蘊含著大量的檔案資源，是圖書館館員從事圖書館各項工作中直接形成的，具保存價值的文字、照片、聲像等各種形式載體的文件材料，直接關系到圖書館的發展與進步。因此，公共圖書館需要積極改進檔案信息化管理工作模式，保證為各項工作提供最及時、有效、實用的資源信息，作為各項工作開展的基礎保障，最大限度提高檔案管理工作的效率。下面結合本館工作實際，著重圍繞如何提高檔案信息化管理，力爭做到檔案工作的規范化、制度化、信息化管理談幾點體會。

2 公共圖書館檔案信息化管理工作現狀

公共圖書館檔案是集中反映圖書館各項工作的條件、方式、內容、規劃、過程、效果等方面的情況歷史見證。信息時代傳統的圖書館檔案管理方式在安全性、高效性、便捷性等方面都不能適應時代發展的要求，各類檔案已從紙質走向電子化和網絡化。如何做好圖書館檔案管理工作已是圖書館工作中的重要組成部分，對圖書館的各項業務發展具有重要作用，但圖書館檔案管理工作并沒有受到應有的重視、檔案不能得到充分利用，具體表現在：

1）檔案信息化管理工作制度不完善。目前公共圖書館普遍存在對檔案信息化管理工作在思想上不夠重視，致使其在管理工作制度上不夠完善。檔案管理缺乏統一的規劃準則，許多檔案文件缺乏系統化的管理和分類，帳內、帳外文件資料沒有進行檔案匯編，而是毫無章序地隨意放在一處。現時的紙質檔案材料大多放于紙盒或文件盒中缺乏必要的保護措施。文件材料長期雜亂無章，導致文獻不斷膨脹，不利于檔案資料的信息化開發利用。2）檔案信息化管理工作不到位。圖書館檔案管理工作大多是辦公室人員兼職，缺乏專職檔案員負責圖書館檔案的收集、整理、歸檔工作。眾所周知，檔案信息化管理是一項長期又繁雜的工程，兼職檔案管理員在很大程度上具有一種不穩定性和不確定性，這就為檔案收集、管理的制造了許多安全隱患。沒有專人管理會使應歸檔的文件散落于不同的經辦人手中，最終會導致檔案材料的不完整、不系統，檔案信息化管理更無從抓起。3）檔案信息化管理組織架構不完善。隨著辦公自動化的不斷提高，圖書館的檔案信息化管理已經逐步進入電子文件的檔案搜集、整理的時代。部分公共圖書館的檔案管理不能做到紙質檔案、電子檔案的同步管理，檔案管理混亂、電子檔案錄入不及時等這些問題很大程度上制約了檔案資料的有效利用，嚴重影響檔案信息化管理的發展。

3 公共圖書館檔案信息化管理的措施

面對公共圖書館檔案信息化管理工作的現狀，我館加強檔案收集工作，本著及時、完整、可用、安全，提高檔案管理的行政效率和服務能力。檔案工作實行辦公室統籌管理，各部門分級建設的方式，實現檔案信息化管理制度化、經常化，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，從源頭上杜絕檔案資料流失。

3.1 建立檔案分級管理機制，明確各級檔案管理職責

建立有效信息化管理機制，明確全館檔案管理機構及各部室檔案管理職責。依據圖書館檔案建設管理工作要求，實行主管領導統籌、辦公室主任分管、檔案室監督指導、各部室具體負責的四級檔案管理機制。

1）由檔案室負責我館各種載體檔案資料的統一收集、歸檔管理，指導和監督各部室兼職檔案員做好本部門檔案資料的收集、移交及檔案保管、信息化管理工作，并組織開展檔案專業培訓，提高館員對檔案信息化管理的意識。2）各部室根據部門工作實際，制訂部門檔案收集范圍。和內容，建立部門檔案管理機制。部門設立兼職檔案員一人，檔案工作實行由部門負責人主管，部門檔案員負責收集、整理、保管，并提供給部門或館內其他工作需要使用。3）各部室檔案管理人員如因崗位調整變動，應及時做好部門檔案移交工作，不得作為個人資料私存。

3.2 完善檔案管理組織架構，建立檔案信息化共享平臺

目前，在日常工作中以電子檔案形式存在的檔案信息逐年大幅增加，為應對這一狀況，我館轉變傳統的檔案管理思路，開展以建立電子檔案服務系統為核心的新型檔案共享信息化平臺的建設工作。

1）以檔案收集、歸檔、利用管理為重點，通過市直檔案管理網絡平臺，實現各部室之間的檔案資源信息共享和整合，加強多形式、多層次共享平臺建設，實現網絡環境下電子文件的實時收集、安全管理和集中利用。2）我館檔案按性質分為：行政檔案和業務檔案。行政檔案由于保密性為不公開檔案，按年錄入歸檔管理數據庫;業務檔案、照片檔案各部室按月錄入、上傳至未歸檔管理數據庫，實現館內電子檔案資料共享。每年度對未歸檔文件進行鑒定，審核后入歸檔管理數據庫。3）我館按市檔案局要求實行原始檔案、電子檔案雙向歸檔（每月1-10日各部室向檔案室移交上月原始檔案），實行電子檔案庫、各部門硬盤存儲雙向備份管理，確保檔案安全。無電子版的文件材料，原則上必須是原件歸檔，原件用于報批不能歸檔或相關部門保留的，需保存復印件。

3.3 強化檔案信息化管理制度建設，加強檔案規范化管理

加強檔案信息化管理制度建設，規范檔案管理，明確檔案工作職責和任務，使我館各部室對文件、材料的形成、積累、收集、整理、著錄有據可依，進一步完善信息化電子檔案庫標準體系建設，為信息化檔案工作的收集質量及檔案工作質量提供保障。

1）制定《佛山市圖書館兼職檔案員職責》，明確檔案信息化管理兼職檔案員工作職責和任務。2）加強檔案收集、鑒定工作，根據各部室的工作內容、工作性質，制定《佛山市圖書館文件材料收集范圍》，提高歸檔質量。3）以市直檔案管理系統為依托，規范我館檔案信息化共享平臺歸檔標準、著錄標準，制定《佛山市圖書館文書檔案、照片檔案、聲像檔案收集、整理規則》。

3.4 加強檔案信息化業務學習，建立有效激勵機制

加強檔案員信息化業務知識學習，全面提升檔案信息化管理水平，為檔案信息化服務提供細致充分的理論指導和實踐幫助。

1）根據全館檔案信息化管理工作要求，檔案員負責協助、指導各部門制訂檔案收集范圍及標準，解答歸檔工作中的疑問，做好檔案宣傳工作，提高館員檔案意識，為檔案規范管理、提高歸檔質量提供保障。2）開展檔案信息化專業知識培訓，提高兼職檔案信息化管理人員的檔案專業素質。每年在館內開展不少于兩場檔案培訓，充實檔案信息化管理人員專業知識、更新知識結構、了解檔案管理的前沿動態。鼓勵檔案人員積極參與單位的重大活動，跟蹤收集在活動中形成的各種文件材料，不斷建立健全我館的檔案信息化資源。3）建立部門兼職檔案員考評機制。根據各部室的年度內檔案信息化管理工作情況及兼職檔案員工作表現，進行考核，評選年度優秀檔案管理員。使檔案管理工作有機融入圖書館的日常業務工作中，從而在分管領導、各業務部門、工作人員心目中牢固樹立檔案信息化管理意識，做到檔案資料的全面歸檔和合理利用。

4 結束語

圖書館檔案信息化管理工作水平的提高勢必促進圖書館各項業務工作的加速發展。加強圖書館檔案信息化管理工作，以科學化和技術化的手段管理，從而逐步實現圖書館檔案信息化管理，以適應時代發展的新需要，對圖書館各項工作管理水平的提高有著重要意義。

參考文獻

[1]高宇新.淺談圖書館檔案管理數字化建設中的問題和解決對策[J].辦公室業務，2017年9月上.

[2]沈建新.新媒體時代公共圖書館檔案管理服務的創新[J].山西檔案，2018.

作者簡介

呂選慧（1972-），女，湖北省隨州市人，本科，畢業于廣東廣播電視大學圖書情報管理專業，中級，圖書館員。