辦公室文書檔案的精細化管理探究

李榮翠

摘 要：檔案管理作為企業行政管理工作的一部分，檔案管理效果能夠反映出整個企業行政管理水平。本文主要對辦公室文書檔案概念、文書檔案管理作用等進行簡單闡釋，分析辦公室文書檔案精細化管理的必要性，并提出如何有效地實現辦公室文書檔案精細化管理，希望促使文書檔案精細化管理工作朝著規范化、高效性的方向發展。

關鍵詞：辦公室;文書檔案;精細化管理

目前，由于企事業單位檔案管理制度不完善，在實際開展文書檔案管理工作過程中無法為其提供實施依據，文書檔案管理工作基本由行政人員來完成，沒有專門的人員根據不同科室的文書檔案資料進行分類、歸檔，容易造成部分檔案的丟失。另外，單位行政管理人員對文書檔案精細化管理認識不到位，檔案精細化管理工作的具體實施受到一定的阻力。

1 辦公室文書檔案相關概述

1.1 文書檔案概念

文書檔案指的是機關、企事業單位在行政管理活動中產生的指示、報告、會議記錄以及總結等，利用文書進行統一分類歸檔、保存的檔案總稱[1]。其中分類是檔案整理工作的關鍵環節，要遵循客觀性、邏輯性以及實用性等原則，按照問題類型、保管時間等對檔案進行分類。另外，文書檔案管理主要以紙質或者電子文件等形式將已發生的事件過程進行記錄，其具體工作涉及對文書檔案信息的收集、整理、利用以及保護等多方面。

1.2 文書檔案管理的作用

文書檔案管理作為現代企事業單位管理中重要一部分，對整個企事業單位管理起到支持和保障作用，對文書檔案進行科學管理，不僅可以促使企事業單位工作效率的提升，而且所產生的檔案信息能夠為企事業單位決策的制定提供參考依據，一定程度起到衡量企事業單位管理水平的作用。文書檔案管理的作用具體體現在以下方面：其一，文書檔案主要對行政管理活動中當事人聲音、文件等進行真實記錄，具有一定的法律效用，能夠起到憑證的作用;其二，文書檔案對整個單位發展歷程、事件等進行完整記錄，其作為單位發展的一手資料，能夠為單位后期發展提供一定參考。

2 辦公室文書檔案精細化管理的必要性分析

2.1 辦公室文書檔案精細化管理的作用

首先，精細化管理作為一種新型的管理理念，將其思想應用到辦公室文書檔案管理中，能夠為具體文書檔案管理工作的實施提供理論指導，促使辦公室文書檔案工作朝著有序、高效的方向發展。

其次，在當前激烈的社會競爭環境下，企事業單位為了獲取更大的效益，要求采取精細化運作模式進行內部管理，而文書檔案管理作為企業內部管理的一部分，也需要采取精細化管理理念、標準等指導文書檔案管理工作的實施[2]，要求檔案管理人員對精細化管理思想進行深入解讀，發揮文書檔案管理為企業決策提供參考依據的作用。另外，可以結合企業當前文書檔案管理現狀，將精細化管理制度引入其中目前檔案管理崗位職責，對員工行為進行約束，一定程度促使辦公室文書檔案管理工作效率的提升。

2.2 當前辦公室文書檔案管理存在一定弊端

首先，辦公室文書檔案精細化管理需要先進辦公設備、信息化建設等支撐，這樣才能提高檔案管理工作實施的效率。而實際企業在檔案管理部門投入的資金、設備等有限，缺乏檔案精細化管理系統的建設，一定程度限制了檔案管理工作朝著標準化、高效性方向開展。

其次，由于部分企事業單位依舊采取傳統的檔案管理理念，沒有將服務理念融入到檔案管理中，一定程度限制了文書檔案功能的開發，比如當前部分企事業單位的檔案管理流程比較繁瑣，并且不具備調閱、查詢等功能，導致檔案資料的實際利用率降低。

3 如何有效地實現辦公室文書檔案精細化管理

3.1 完善檔案精細化管理機制，重視管理的標準化

針對當前辦公室文書檔案精細化管理缺乏相關制度，引發的管理效率低下的現象，要求依據企事業單位現有的檔案管理制度對其進行補充和完善，比如對檔案管理、文件歸檔以及檔案借閱等方面的制度進行完善，并以這些制度為參考將其真正落實，使檔案管理各環節工作按照相關流程、標準等實施，促使檔案管理效率的提高[3]。

對于企事業單位而言，要求重視檔案管理工作，比如投入一定的經費對信息化系統進行建設，配置先進的辦公設備，確保檔案精細化管理工作的具體實施;并將精細化管理理念滲透于檔案管理中，采取責任制將檔案管理工作落實到個人，借助信息化系統做到檔案資料的專室專放，避免檔案資料丟失的現象發生，達到檔案管理安全性、高效性的要求。另外，由于檔案管理環節比較復雜，且每個環節涉及的制度內容比較多，可以采取先進的檔案管理制度實現標準化管理。

3.2 搭建起精細化管理流程，強化檔案資料服務功能

隨著網絡信息技術的不斷升級，其應用的范圍不斷擴大，在辦公室文書檔案精細化管理過程中也需要現代化技術的支撐，比如企事業單位文書檔案管理過程中中，遵循系統化、標準化以及信息化等精細化管理原則，以精細化思想來指導檔案管理各環節工作，借助信息化技術搭建起標準的精細化管理流程，并且發揮高素質管理人才的作用，一方面可以提高檔案管理的質量、效率，達到精細化檔案管理工作規范化、標準化的目標[4];另外，在確保文件歸檔完整性和查閱便捷性的同時，使檔案資料的利用價值得以延伸。比如借助精細化檔案管理流程，可以在規定時間內完成立卷歸檔、文件整理以及檢索借閱等一系列工作。

同時，為了強化檔案精細化管理為各職能部門服務的功能，減小企業決策失誤，要求企事業單位盡可能地將檔案資料的服務功能進一步延伸，比如將服務的理念融入到檔案管理中，站在服務各部門的角度，對當前檔案管理制度、服務流程等進行優化，從而使檔案資料的利用價值提升。

3.3 完善信息化系統建設，提高檔案人員素養

企事業單位為了真正落實文書檔案管理工作，還需要加強當前信息化系統的建設，比如投入一定資金來配置服務器、檢索以及儲存等檔案精細化管理所需設備，利用信息化設備的功能、系統軟件等來落實檔案精細化管理工作，為檔案管理工作的質量提供有力保障。另外，為了提高電子版檔案資料的安全性，可以利用信息技術對檔案安全系統進行升級和加密，避免丟失、缺失等現象發生[5]。

同時，為了避免文書檔案管理過程中人為因素導致的檔案資料丟失情況，要求企事業單位檔案管理者提高人員綜合素養，可以通過定期培訓的方式來提高檔案人員專業能力和職業素養，使其認識到檔案管理工作的重要性。另外，可以采取獎勵機制，喚起檔案人員工作的熱情，能夠以積極的態度對待檔案資料收集、整理以及保管等方面的工作。

4 結束語

隨著科技的不斷更新，檔案精細化管理逐漸地成為現代企業行政管理的趨勢，使檔案管理工作的流程更加規范、標準，達到檔案精細化管理的目標。同時，在辦公室文書檔案精細化管理過程中，要求檔案管理人員不斷更新自身檔案管理理念，結合實際對檔案管理體系進行完善，不斷挖掘檔案資料的利用價值。

參考文獻

[1]李亞萍，劉燕紅.醫院文書檔案實現科學化精細化管理的方法探究[J].科教導刊（電子版），2017：289.

[2]李為華.醫院文書檔案精細化管理研究[J].蘭臺內外， 2019，249（12）：74-75.

[3]李鈺銘.研究生學位檔案管理現狀及精細化管理的思考[J].辦公室業務，2015，No.233（24）：74-75.

[4]高琳，王曉東.采用信息化手段實現醫院人事檔案精細化管理與控制的探究[J].辦公室業務，2018，No.294（13）：163.

[5]劉倩倩.辦公室行政精細化管理的措施研究[J].湖北開放職業學院學報，2019（16）.