辦公室文書檔案的精細(xì)化管理探究

李榮翠

摘 要：檔案管理作為企業(yè)行政管理工作的一部分，檔案管理效果能夠反映出整個企業(yè)行政管理水平。本文主要對辦公室文書檔案概念、文書檔案管理作用等進(jìn)行簡單闡釋，分析辦公室文書檔案精細(xì)化管理的必要性，并提出如何有效地實現(xiàn)辦公室文書檔案精細(xì)化管理，希望促使文書檔案精細(xì)化管理工作朝著規(guī)范化、高效性的方向發(fā)展。

關(guān)鍵詞：辦公室;文書檔案;精細(xì)化管理

目前，由于企事業(yè)單位檔案管理制度不完善，在實際開展文書檔案管理工作過程中無法為其提供實施依據(jù)，文書檔案管理工作基本由行政人員來完成，沒有專門的人員根據(jù)不同科室的文書檔案資料進(jìn)行分類、歸檔，容易造成部分檔案的丟失。另外，單位行政管理人員對文書檔案精細(xì)化管理認(rèn)識不到位，檔案精細(xì)化管理工作的具體實施受到一定的阻力。

1 辦公室文書檔案相關(guān)概述

1.1 文書檔案概念

文書檔案指的是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在行政管理活動中產(chǎn)生的指示、報告、會議記錄以及總結(jié)等，利用文書進(jìn)行統(tǒng)一分類歸檔、保存的檔案總稱[1]。其中分類是檔案整理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，要遵循客觀性、邏輯性以及實用性等原則，按照問題類型、保管時間等對檔案進(jìn)行分類。另外，文書檔案管理主要以紙質(zhì)或者電子文件等形式將已發(fā)生的事件過程進(jìn)行記錄，其具體工作涉及對文書檔案信息的收集、整理、利用以及保護(hù)等多方面。

1.2 文書檔案管理的作用

文書檔案管理作為現(xiàn)代企事業(yè)單位管理中重要一部分，對整個企事業(yè)單位管理起到支持和保障作用，對文書檔案進(jìn)行科學(xué)管理，不僅可以促使企事業(yè)單位工作效率的提升，而且所產(chǎn)生的檔案信息能夠為企事業(yè)單位決策的制定提供參考依據(jù)，一定程度起到衡量企事業(yè)單位管理水平的作用。文書檔案管理的作用具體體現(xiàn)在以下方面：其一，文書檔案主要對行政管理活動中當(dāng)事人聲音、文件等進(jìn)行真實記錄，具有一定的法律效用，能夠起到憑證的作用;其二，文書檔案對整個單位發(fā)展歷程、事件等進(jìn)行完整記錄，其作為單位發(fā)展的一手資料，能夠為單位后期發(fā)展提供一定參考。

2 辦公室文書檔案精細(xì)化管理的必要性分析

2.1 辦公室文書檔案精細(xì)化管理的作用

首先，精細(xì)化管理作為一種新型的管理理念，將其思想應(yīng)用到辦公室文書檔案管理中，能夠為具體文書檔案管理工作的實施提供理論指導(dǎo)，促使辦公室文書檔案工作朝著有序、高效的方向發(fā)展。

其次，在當(dāng)前激烈的社會競爭環(huán)境下，企事業(yè)單位為了獲取更大的效益，要求采取精細(xì)化運作模式進(jìn)行內(nèi)部管理，而文書檔案管理作為企業(yè)內(nèi)部管理的一部分，也需要采取精細(xì)化管理理念、標(biāo)準(zhǔn)等指導(dǎo)文書檔案管理工作的實施[2]，要求檔案管理人員對精細(xì)化管理思想進(jìn)行深入解讀，發(fā)揮文書檔案管理為企業(yè)決策提供參考依據(jù)的作用。另外，可以結(jié)合企業(yè)當(dāng)前文書檔案管理現(xiàn)狀，將精細(xì)化管理制度引入其中目前檔案管理崗位職責(zé)，對員工行為進(jìn)行約束，一定程度促使辦公室文書檔案管理工作效率的提升。

2.2 當(dāng)前辦公室文書檔案管理存在一定弊端

首先，辦公室文書檔案精細(xì)化管理需要先進(jìn)辦公設(shè)備、信息化建設(shè)等支撐，這樣才能提高檔案管理工作實施的效率。而實際企業(yè)在檔案管理部門投入的資金、設(shè)備等有限，缺乏檔案精細(xì)化管理系統(tǒng)的建設(shè)，一定程度限制了檔案管理工作朝著標(biāo)準(zhǔn)化、高效性方向開展。

其次，由于部分企事業(yè)單位依舊采取傳統(tǒng)的檔案管理理念，沒有將服務(wù)理念融入到檔案管理中，一定程度限制了文書檔案功能的開發(fā)，比如當(dāng)前部分企事業(yè)單位的檔案管理流程比較繁瑣，并且不具備調(diào)閱、查詢等功能，導(dǎo)致檔案資料的實際利用率降低。

3 如何有效地實現(xiàn)辦公室文書檔案精細(xì)化管理

3.1 完善檔案精細(xì)化管理機(jī)制，重視管理的標(biāo)準(zhǔn)化

針對當(dāng)前辦公室文書檔案精細(xì)化管理缺乏相關(guān)制度，引發(fā)的管理效率低下的現(xiàn)象，要求依據(jù)企事業(yè)單位現(xiàn)有的檔案管理制度對其進(jìn)行補(bǔ)充和完善，比如對檔案管理、文件歸檔以及檔案借閱等方面的制度進(jìn)行完善，并以這些制度為參考將其真正落實，使檔案管理各環(huán)節(jié)工作按照相關(guān)流程、標(biāo)準(zhǔn)等實施，促使檔案管理效率的提高[3]。

對于企事業(yè)單位而言，要求重視檔案管理工作，比如投入一定的經(jīng)費對信息化系統(tǒng)進(jìn)行建設(shè)，配置先進(jìn)的辦公設(shè)備，確保檔案精細(xì)化管理工作的具體實施;并將精細(xì)化管理理念滲透于檔案管理中，采取責(zé)任制將檔案管理工作落實到個人，借助信息化系統(tǒng)做到檔案資料的專室專放，避免檔案資料丟失的現(xiàn)象發(fā)生，達(dá)到檔案管理安全性、高效性的要求。另外，由于檔案管理環(huán)節(jié)比較復(fù)雜，且每個環(huán)節(jié)涉及的制度內(nèi)容比較多，可以采取先進(jìn)的檔案管理制度實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理。

3.2 搭建起精細(xì)化管理流程，強(qiáng)化檔案資料服務(wù)功能

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷升級，其應(yīng)用的范圍不斷擴(kuò)大，在辦公室文書檔案精細(xì)化管理過程中也需要現(xiàn)代化技術(shù)的支撐，比如企事業(yè)單位文書檔案管理過程中中，遵循系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化以及信息化等精細(xì)化管理原則，以精細(xì)化思想來指導(dǎo)檔案管理各環(huán)節(jié)工作，借助信息化技術(shù)搭建起標(biāo)準(zhǔn)的精細(xì)化管理流程，并且發(fā)揮高素質(zhì)管理人才的作用，一方面可以提高檔案管理的質(zhì)量、效率，達(dá)到精細(xì)化檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的目標(biāo)[4];另外，在確保文件歸檔完整性和查閱便捷性的同時，使檔案資料的利用價值得以延伸。比如借助精細(xì)化檔案管理流程，可以在規(guī)定時間內(nèi)完成立卷歸檔、文件整理以及檢索借閱等一系列工作。

同時，為了強(qiáng)化檔案精細(xì)化管理為各職能部門服務(wù)的功能，減小企業(yè)決策失誤，要求企事業(yè)單位盡可能地將檔案資料的服務(wù)功能進(jìn)一步延伸，比如將服務(wù)的理念融入到檔案管理中，站在服務(wù)各部門的角度，對當(dāng)前檔案管理制度、服務(wù)流程等進(jìn)行優(yōu)化，從而使檔案資料的利用價值提升。

3.3 完善信息化系統(tǒng)建設(shè)，提高檔案人員素養(yǎng)

企事業(yè)單位為了真正落實文書檔案管理工作，還需要加強(qiáng)當(dāng)前信息化系統(tǒng)的建設(shè)，比如投入一定資金來配置服務(wù)器、檢索以及儲存等檔案精細(xì)化管理所需設(shè)備，利用信息化設(shè)備的功能、系統(tǒng)軟件等來落實檔案精細(xì)化管理工作，為檔案管理工作的質(zhì)量提供有力保障。另外，為了提高電子版檔案資料的安全性，可以利用信息技術(shù)對檔案安全系統(tǒng)進(jìn)行升級和加密，避免丟失、缺失等現(xiàn)象發(fā)生[5]。

同時，為了避免文書檔案管理過程中人為因素導(dǎo)致的檔案資料丟失情況，要求企事業(yè)單位檔案管理者提高人員綜合素養(yǎng)，可以通過定期培訓(xùn)的方式來提高檔案人員專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)，使其認(rèn)識到檔案管理工作的重要性。另外，可以采取獎勵機(jī)制，喚起檔案人員工作的熱情，能夠以積極的態(tài)度對待檔案資料收集、整理以及保管等方面的工作。

4 結(jié)束語

隨著科技的不斷更新，檔案精細(xì)化管理逐漸地成為現(xiàn)代企業(yè)行政管理的趨勢，使檔案管理工作的流程更加規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，達(dá)到檔案精細(xì)化管理的目標(biāo)。同時，在辦公室文書檔案精細(xì)化管理過程中，要求檔案管理人員不斷更新自身檔案管理理念，結(jié)合實際對檔案管理體系進(jìn)行完善，不斷挖掘檔案資料的利用價值。

參考文獻(xiàn)

[1]李亞萍，劉燕紅.醫(yī)院文書檔案實現(xiàn)科學(xué)化精細(xì)化管理的方法探究[J].科教導(dǎo)刊（電子版），2017：289.

[2]李為華.醫(yī)院文書檔案精細(xì)化管理研究[J].蘭臺內(nèi)外， 2019，249（12）：74-75.

[3]李鈺銘.研究生學(xué)位檔案管理現(xiàn)狀及精細(xì)化管理的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015，No.233（24）：74-75.

[4]高琳，王曉東.采用信息化手段實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理與控制的探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，No.294（13）：163.

[5]劉倩倩.辦公室行政精細(xì)化管理的措施研究[J].湖北開放職業(yè)學(xué)院學(xué)報，2019（16）.