試論新時(shí)期如何做好教師干部人事檔案管理工作

劉波

摘 要：由于教師干部數(shù)量較多，其的管理過程較為復(fù)雜，負(fù)責(zé)管理教師干部檔案的負(fù)責(zé)人無法高效解決檔案管理過程中的問題，就需要設(shè)立專門的人員來整理教師干部的人事檔案，從而提高管理的效率。設(shè)定這些職務(wù)可以有效解決教師干部檔案管理工作中的問題，但由于這些工作過于繁瑣，要求檔案管理人員需要具備較高的技能水平，并根據(jù)管理要求來解決這些工作問題。因此，如何對(duì)這些教師干部進(jìn)行檔案管理是保證教師干部信息有規(guī)則性的前提，通過檔案管理從而提高教師干部工作的效率，從而為完善我國(guó)教師干部檔案管理工作提供重要保障。本文經(jīng)過分析檔案管理存在的問題，從而提出以下幾種措施。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;檔案管理;教師干部

教師干部人事檔案管理的工作是隨著社會(huì)的發(fā)展而變化的，在教師干部人數(shù)不斷壯大的過程中需要不斷提高檔案管理的水平來適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展節(jié)奏，同時(shí)也需要檔案管理人員主動(dòng)學(xué)習(xí)從而促進(jìn)檔案管理工作的開展。另外，檔案管理人員在工作時(shí)要注意工作的細(xì)節(jié)，不能因?yàn)轳R虎而忽視工作細(xì)節(jié)，防止因工作失誤而造成檔案管理工作出現(xiàn)紕漏。由于檔案管理人員的工作較為繁瑣，每一項(xiàng)工作都與許多教師干部聯(lián)系，這就要求檔案管理人員要認(rèn)真對(duì)待自己的工作，避免出現(xiàn)工作失誤。因此，將教師干部的信息進(jìn)行檔案管理變得尤為重要。進(jìn)行檔案管理前首先要保證教師干部信息的正確，正確的信息是保證檔案管理工作可以正常進(jìn)展的前提。另外，在檔案管理工作實(shí)施的過程中出現(xiàn)的問題要及時(shí)進(jìn)行歸納總結(jié)，最終提高管理質(zhì)量。因此，檔案管理不會(huì)存在任何有利益的東西，它的存在目的是幫助某些信息進(jìn)行系統(tǒng)的分類，通過檔案管理可以使混亂的東西變得整齊，在需要時(shí)可以通過檔案對(duì)信息進(jìn)行日常提取和存入，從而方便信息管理。

1 教師干部檔案管理工作的重要性

我國(guó)的教師干部檔案管理發(fā)展的過程并不是風(fēng)調(diào)雨順的，由于教師干部人數(shù)過多，教師干部的信息量較大等壓力過大極大影響了我國(guó)的檔案管理工作的開展速度。倘若想要減輕這些壓力，就需要采取一些措施從而幫助檔案管理工作的開展。檔案是具有借鑒意義的，是可以幫助教師干部及其他群體得到提高的重要材料。例如文件的管理、信息的管理等，這些對(duì)教師干部的發(fā)展有幫助的材料進(jìn)行管理的同時(shí)必須要合理有序，從而方便檔案管理。

在檔案管理模式中分為兩種管理方法：傳統(tǒng)檔案管理方法與現(xiàn)代檔案管理方法。傳統(tǒng)的檔案管理方法無法有效的將資料進(jìn)行收集，在整理材料時(shí)也顯得非常混亂，導(dǎo)致在查找需要的材料時(shí)會(huì)變得非常麻煩。而這種檔案管理方法也會(huì)導(dǎo)致某些重要材料的丟失，從而無法提高檔案利用率。傳統(tǒng)檔案管理方法也沒有健全的管理制度，無法對(duì)某一需要的檔案進(jìn)行詳細(xì)記錄。例如教師干部合同檔案，這種檔案一旦丟失或損壞會(huì)很大程度上影響教師干部的利益。另外，傳統(tǒng)檔案管理方法在整理檔案資料時(shí)也是采用傳統(tǒng)的整理方法，如execl軟件工具等，這種整理材料的方法需要消耗大量的人力，無法根本上提高檔案管理效率。因此，在進(jìn)行管理時(shí)要采現(xiàn)代檔案管理方法，通過完善檔案管理制度、使用先進(jìn)的檔案管理軟件、提高對(duì)檔案管理的重視程度、充分利用檔案管理的特點(diǎn)等四方面。因此，在教師干部的檔案管理措施中必須要選擇現(xiàn)代檔案管理方法，從而通過檔案管理來提高檔案管理效果。

2 教師干部檔案管理工作中存在的主要問題

2.1 檔案管理人員的知識(shí)水平與素質(zhì)水平較低

由于檔案管理人員在更換時(shí)會(huì)造成一部分優(yōu)秀人才流失，而更換新的檔案管理人員會(huì)造成培養(yǎng)成本等資源的浪費(fèi)，使得高校不得不重新對(duì)這些人員進(jìn)行培訓(xùn)。另外，掌握教師干部人事檔案管理工作的核心人員的流失會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作受到一定的影響，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理水平降低。因此，保證教師干部檔案管理中的人才有效利用是重要的，有助于減少人才流失和資源浪費(fèi)，從而保證教師干部檔案管理的正常開展。

由于檔案管理人員的知識(shí)水平程度較低，導(dǎo)致這些成員在整理檔案的過程中無法深刻學(xué)習(xí)現(xiàn)代檔案管理方法，從而無法達(dá)到檔案管理的目標(biāo)。另外，由于檔案管理人員的知識(shí)水平與素質(zhì)水平較低，這些人在進(jìn)行檔案管理工作中并不重視，認(rèn)為檔案管理僅僅是對(duì)檔案材料進(jìn)行收集整理，從而降低了人事檔案管理工作效果。因此，提高人事檔案管理人員的知識(shí)水平與素質(zhì)水平是重要的，有助于提高教師干部的檔案管理效果。

2.2 教師干部檔案管理的重視程度還很低

由于檔案管理人員對(duì)檔案管理的重視程度不足，認(rèn)為檔案管理就是對(duì)教師干部的信息文件進(jìn)行歸檔保管，忽視對(duì)檔案進(jìn)行有序化整理的步驟，導(dǎo)致查找檔案時(shí)過于麻煩。

2.3 教師干部檔案管理中管理力量不足

由于管理力量不足、管理手段不先進(jìn)等問題導(dǎo)致檔案管理人員在管理檔案時(shí)無法正確處理。例如，對(duì)檔案收集、裝訂等工作流程不夠熟練等情況，都會(huì)導(dǎo)致檔案管理的效率降低。在檔案管理人員中常常存在部分成員身兼數(shù)職的情況發(fā)生，這種情況會(huì)導(dǎo)致這些成員在進(jìn)行檔案管理時(shí)由于精力不足而無法有效處理工作內(nèi)容，從而降低了檔案管理水平。

2.4 檔案管理所需要的硬件不足

檔案管理需要有足夠的硬件支持才可以如期進(jìn)行，而有些單位并沒有設(shè)置檔案管理室，或設(shè)置的檔案管理時(shí)過于簡(jiǎn)陋，不能滿足日常整理檔案需要，進(jìn)而導(dǎo)致檔案 資料被腐蝕等情況的出現(xiàn)。

3 加強(qiáng)教師干部檔案管理工作的措施

由于檔案管理需要消耗一定的人力，使得如何利用檔案管理人員是決定教師干部檔案管理工作正常實(shí)施的重要原因。因此，要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行合理的安排利用，使每個(gè)工作人員都可以充分發(fā)揮自己的長(zhǎng)處，從而保證教師干部檔案管理工作的正常開展。在對(duì)這些人員進(jìn)行分組時(shí)要深入了解每位員工的特點(diǎn)，并根據(jù)他們的特點(diǎn)進(jìn)行編制從而使其優(yōu)點(diǎn)得到凸顯。另外，在選擇員工時(shí)要根據(jù)員工的文化水平進(jìn)行初步篩選，從而保證促進(jìn)檔案管理工作的開展。

4 結(jié)語

綜上所述，進(jìn)行教師干部工程檔案管理任務(wù)主要是為了降低所需資料的查找難度，從而提高管理效率。因此，將檔案管理工作合理化是必要的，是需要檔案管理成員與負(fù)責(zé)人的共同努力來制定先進(jìn)的檔案管理制度，從而保證檔案的有序性。

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