中職學校檔案信息開發(fā)利用探究

潘雁

摘 要：中職學校檔案不僅能夠?qū)V大師生的個人信息進行全面記錄，而且也能夠幫助一個人不斷的成長。檔案信息化建設(shè)可以簡化檔案管理流程，使檔案管理工作更加方便、快捷、高效，確保學校檔案管理的質(zhì)量與水平，充分發(fā)掘檔案的價值，更好服務(wù)于廣大師生。本文通過對中職學校檔案信息化建設(shè)存在主要問題進行探究，并采取相應(yīng)的解決措施，加強檔案信息化建設(shè)與管理的效果，保障中等職業(yè)學校檔案信息資源得到有效開發(fā)與利用。

關(guān)鍵詞：中職學校;檔案信息;開發(fā)利用

檔案信息資源的創(chuàng)新與開發(fā)很受人們關(guān)注，目前很多中職學校都就開設(shè)專門檔案管理室，對全校文書、教育教學資源、會計、學籍、基建、設(shè)備等相關(guān)資料歸納整理，形成完善檔案管理制度以及收發(fā)文借閱登記制度。由于檔案資料復雜、信息繁瑣，不利于統(tǒng)一管理。通過利用檔案信息化建設(shè)，能夠通過對檔案資料文獻進行快速篩選，形成由學校領(lǐng)導分管校辦公室主任負責的完善管理模式，確保學校各種檔案資料更加齊全。

1 中職學校檔案信息利用的主要現(xiàn)狀

在檔案管理的過程中，必須根據(jù)不同的材料內(nèi)容進行分類歸檔。其中文書檔案是學校行政管理的重要材料，涉及范圍廣泛，材料內(nèi)容眾多[1]。教學檔案能夠真實全面反映學校教育教學活動的主要特點和規(guī)律，具有非常重要利用價值?？萍紮n案則主要包括學校基建、圖紙、說明以及教學設(shè)備和科研成果等，對中職學校的未來發(fā)展具有非常重要的影響。實物檔案包括各類獎杯、獎狀、榮譽錦旗等。聲像檔案包括錄音、視頻、照片等材料。通過這些材料能夠真實反映出學校教學活動的開展情況。

通過檔案資料管理能夠為學校教學評估，教學改革、校史編撰、職工工資晉升、職稱評定等提供非常重要的參考依據(jù)，推動學校的建設(shè)水平全面提升。

筆者所在學校的綜合檔案室，從2009至2019年檔案的利用情況看，平均每年檔案利用約為120人次/每年，大部分為教學評估、畢業(yè)證遺失辦理。近幾年來，示范學校、示范專業(yè)、星級學校評定等，檔案利用有所提升，但利用率仍不足300人次/每年。由此可見，目前中職學校檔案信息開發(fā)利用程度遠遠不能滿足中職學校發(fā)展的需要。

2 當前中職學校檔案信息開發(fā)利用面臨的新形勢

1）對檔案室的服務(wù)質(zhì)量要求不斷提高。在新時期，中職學校檔案信息開發(fā)與利用的過程中，只有不斷的提高。服務(wù)質(zhì)量才能夠深入的開發(fā)與利用。為此，在開發(fā)中職學校檔案信息資源時，最主要的就是嚴格遵守規(guī)章制度并樹立正確的服務(wù)理念，提高服務(wù)質(zhì)量與水平，確保學校檔案室的各項服務(wù)職能，充分發(fā)揮積極開發(fā)教育職能，將檔案管理由之前的管層為主轉(zhuǎn)變?yōu)殚_發(fā)利用為主。

在新時期，要積極開發(fā)信息化檔案檢索工具，將學校特色全面反映在檔案之中。利用先進的多媒體手段和技術(shù)，對檔案進行輔助化管理，確保管理方法更加的科學化、高效化、標準化，還能夠推動檔案管理現(xiàn)代化的建設(shè)，保證檔案信息資源可以服務(wù)于中職教學工作。

2）不僅提供單一檔案信息，更要提供綜合、系統(tǒng)的檔案信息。在檔案管理的過程中，必須要及時的了解學校和社會需求，圍繞著學校的發(fā)展規(guī)劃以及工作重點來加強檔案資源的利用效率，通過建立多功能的檔案查閱室，主動的提供檔案查詢和閱覽服務(wù)，要保障查閱室的查詢更加高效。通過安全可靠查詢途徑，為廣大學生提供豐富檔案管理查詢服務(wù)。對中職學校來說，必須要依托學校計算機專業(yè)的優(yōu)勢，建立完善的學校檔案管理網(wǎng)站，制定豐富多彩檔案信息管理方案，將檔案信息管理系統(tǒng)接入到學校網(wǎng)站之中，才能夠確保整個檔案管理的閱讀檢索和利用效率大幅度提高。

3）不僅提供閱覽室查詢，更要提供網(wǎng)絡(luò)查詢服務(wù)。在建立學校網(wǎng)站的過程中，必須要積極豐富檔案信息的網(wǎng)上閱覽和檢索服務(wù)，確保對檔案資源的合理利用，通過建立豐富的檔案信息數(shù)據(jù)庫，幫助檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)得到強化，也是檔案信息資源共享建設(shè)的重要核心。

在中職學校開展檔案信息開發(fā)利用的過程中，要結(jié)合中職學校的實際特點建立文件目錄數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫、優(yōu)秀畢業(yè)生數(shù)據(jù)庫等，所建成檔案信息數(shù)據(jù)庫還應(yīng)該通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)接入到學校檔案網(wǎng)站、全國學校檔案信息網(wǎng)，最終實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，有效實施檔案信息資源共享。

3 新形勢下中職學校檔案室應(yīng)采取的措施

1）加強檔案宣傳，增強檔案意識。在新時期，中職學校檔案信息開發(fā)利用的過程中，必須要擴大宣傳工作。針對目前檔案管理意識薄弱、檔案工作開展不理想的問題，要采取多種宣傳手段，例如，舉辦檔案展覽、發(fā)放宣傳資料等活動，擴大檔案資源的開發(fā)利用效率。通過宣傳教育工作，也可以幫助人們對檔案資料了解更加深入，有針對性的利用檔案。

2）豐富檔案室藏，擴大開發(fā)利用。必須要積極豐富中職學校檔案館藏提高檔案信息的存儲總量確保檔案管理符合中職學校對社會的實際需要，根據(jù)檔案收集范圍，按照不同的類別進行分類，例如行政檔案、教學檔案、科研檔案、基建檔案、黨群檔案、會計檔案、外事檔案、實物檔案和聲像檔案。其次，加強對不同檔案資料的收集與整理確保檔案資料齊全完整。最后，保證檔案管理的科學性和準確性，通過不斷擴大學校的影響力，增強學校的知名度，進一步保證檔案的開發(fā)利用水平得到擴大。

3）積極加強數(shù)字檔案管理平臺建設(shè)。檔案信息開發(fā)利用的過程中，只有運用現(xiàn)代化的信息處理技術(shù)對檔案信息進行編目整序，才能夠最終實現(xiàn)檔案圖文信息管理效率。豐富檔案網(wǎng)站建設(shè)水平，最終實現(xiàn)中職學校檔案信息化服務(wù)。

4）大力開發(fā)利用室藏，提高檔案信息利用率。（1）提供網(wǎng)絡(luò)查詢服務(wù)。在中職學校檔案信息利用的過程中，不能夠以傳統(tǒng)單一的模式對外聯(lián)系，而是要通過網(wǎng)絡(luò)、書籍等多渠道，對學校的具體內(nèi)容進行深入分析，并且要站在需求者的角度建立多樣化聯(lián)系，確保學校檔案得到充分利用，促進學校檔案信息化利用水平全面增強。在中職學校檔案信息處理時，還要積極的建立教育檔案基地或電子文件數(shù)據(jù)管理中心，有效確保電子檔案管理的水平打破檔案、圖書、情報各部門溝通不暢的情況。傳統(tǒng)的利用方式主要有閱覽、復制、摘錄等。隨著時代的發(fā)展，需求者在傳統(tǒng)的利用方式中得不到滿足。創(chuàng)新利用方式在中職學校檔案管理工作尤為迫切。中職學校必須根據(jù)學校的具體的情況，根據(jù)需要，在規(guī)范手續(xù)、保證安全的前提下，選擇諸多方式提供利用，從而促進中職學校檔案管理工作的良性發(fā)展。（2）加強檔案編研工作。在中職學校檔案信息利用的同時，還應(yīng)該積極確保編研工作得到增強，必須以編研建設(shè)作為基礎(chǔ)，充分發(fā)揮檔案的實際作用，尤其是在檔案收集整理，保管，鑒定，存儲邊緣等環(huán)節(jié)提供方便，對于落后復雜的操作手段進行全面革新，運用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段豐富檔案館藏，確保檔案資源數(shù)字化利用效率得到增強，中職學校的檔案管理與普通教育學校的檔案管理存在很大的差異，所以必須要采取公開透明的方式，不斷的聽取多方意見和建議，確保檔案信息化利用水平得到全面提升。

在檔案編輯管理時，應(yīng)該通過對參考資料檔案文件進行深入的研究。加強中職學校檔案編研工作，確定檔案編研的主題，提高檔案編研的實用性和可利用性，確保編制符合要求，具有專業(yè)性、實用性和特色性，在檔案管理的同時也應(yīng)該滿足學校和社會發(fā)展的實際需要。

4 結(jié)束語

總而言之，在新時期必須要積極推動檔案的管理工作的開展，確保檔案資源的利用水平全面增強，順應(yīng)新時期的發(fā)展。完善檔案管理信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，確保信息庫的“鮮活度”，實現(xiàn)日常管理信息動態(tài)化和科學化。

參考文獻

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