省級黨校檔案開發利用工作調查和思考

杜敏

【摘要】省級黨校的檔案工作既是黨校發展的真實記錄，也是省市發展、干部隊伍建設和黨的思想、理論不斷成熟的重要見證。開發利用好省級黨校的檔案資源既是《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》的要求，也是服務黨校發展、省市發展和干部隊伍建設的重要職責和使命。本文通過調查和分析五個省級黨校檔案開發利用工作的現狀和檔案開發利用工作中存在的問題，提出轉變思維、壓實責任、強化宣傳、主動服務，加快檔案信息化建設、構建共建共享的檔案管理系統及加強檔案隊伍建設和檔案資源開發、挖掘潛在利用主體的對策建議。

【關鍵詞】省級黨校;檔案開發利用;現狀;問題分析;實現路徑

黨校是學習、研究、宣傳黨的理論的主渠道、主陣地，也是省委、省政府重要的智庫和全省高中級領導干部教育培訓的高級學府和重要搖籃。黨校特殊的地位和功能決定了黨校的檔案工作不僅僅是黨校自身發展的真實記錄，也是見證全省政治、經濟、社會等不同領域不斷發展，全省高中級干部不斷成長以及黨的理論、黨的思想不斷成熟完善的重要資料寶庫。檔案利用是檔案的存在價值和最終目的。重視和發揮省級黨校檔案開發利用工作不僅是《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》的重要要求，也是服務黨校發展、服務省市發展、服務干部隊伍建設的重要職責和使命。

一、黨校檔案開發利用工作的現狀

本調查按照就近原則，隨機選取天津市委黨校、河北省委黨校、遼寧省委黨校、山西省委黨校和黑龍江省委黨校作為調查對象。調查采取查詢文獻資料、黨校官網官微、電話咨詢、座談和實地走訪等相結合的方式進行。從調查結果來看，五個省級黨校的檔案資源都比較豐富，且分類清晰，保存完整，都已基本形成以文書檔案、行政檔案、教學檔案、科研檔案為主，基建、設備、財務、外事、照片、音像、實物、磁性檔案等為輔的檔案資源體系。黨校的領導對檔案工作也比較重視，基本完成“三室”分開和“八防”的檔案管理要求，檔案的硬件設施基本齊全，不僅配置了電腦、打印機、復印機、掃描儀等設施，也設有專門的管理人員進行檔案的日常管理和檔案查詢服務。但黨校整體的檔案開發利用情況仍不太樂觀。

（一）檔案的利用主體單一，利用率較低。從調查結果來看，五個黨校的檔案利用率都比較低，檔案功能仍舊停留在“存”上，“展”和“用”的功能還沒有發揮出來。許多教師不清楚黨校的檔案資源構成，也不知道檔案室的具體位置，更不清楚檔案室能夠提供哪些服務。目前，檔案的主要利用主體還是之前在黨校接受繼續教育的函授或是在職研究生，檔案的服務范圍也集中在教學檔案的學籍或學歷驗證這一塊。檔案的其他資源基本處于“無人查詢、存而無用”的狀態。

（二）檢索方式落后，能夠提供的檔案利用形式單一。從調查結果來看，五個黨校都有自己的專屬網站和微信公眾號，都已實行無紙化辦公，網絡移動端和電子文件已成為日常辦公交流、獲取信息的主要形式，但黨校目前的檔案管理模式卻仍以傳統的實體檔案管理模式為主，依舊依靠全引目錄、備案卷目錄、專題卡片等檢索工具進行人工調閱檢索，能夠提供的檔案查詢方式仍舊只有到校查詢一種。

（三）檔案現有資源的開發利用價值有限。五個黨校的檔案數量都很多，但可開發利用的價值卻比較有限。以天津市委黨校為例，天津市委黨校現有檔案17129卷，共計27840件，雖然有許多有價值的歷史檔案，如歷史文件、歷史照片和音像資料等，但更多的還是一些沒有具體內容，或是僅有目錄和簡要概述的文書和各類行政、科研、教學類的統計表格。

二、黨校檔案開發利用工作中的問題分析

五個黨校在檔案開發利用工作中的問題雖然不盡相同，原因也各不一樣，但究其根本，卻有許多共同之處。

（一）黨校整體的檔案服務意識和使用意識淡薄。黨校的檔案管理工作日益規范化、制度化，并處于不斷完善和優化的過程。但受傳統檔案封閉和半封閉管理模式的影響，黨校的檔案管理工作仍舊存在“重藏輕用”和“重管輕用”的現象。檔案管理人員雖然更加注重檔案的安全性、保密性和完整性，卻并不重視檔案的開發和利用。黨校既沒有關于檔案內容和查詢使用的基本宣傳，也沒有部門或是檔案人員主動創新、主動提供檔案利用服務或是主動開發檔案資源。黨校的檔案服務一直處于“等客上門”的被動狀態。受此影響，黨校的教職員工對檔案的認知比較模糊，對檔案資源仍舊存有敬畏感和疏遠感，幾乎沒人會去主動關注或是查閱檔案。這就造成黨校大量的檔案資源束之高閣、無人問津。

（二）專業能力不足，源頭管理不精細，服務思維和路徑受限。檔案開發利用是一項服務性和專業性都很強的基礎性工作。做好檔案開發利用不僅要求檔案人員具備較強的服務意識，還要能從源頭加強檔案的精細收集和整合，形成來源豐富、富有研究價值的檔案資源庫。當前，黨校的檔案管理人員普遍存在專業人員不足和專業能力不足的問題。雖然也有科班出身，但屈指可數，更多的還是由一般的教職工或是臨時借調的人員擔任，既缺乏對檔案資源的初步篩查和辨別能力，也缺乏分類整理、分類歸檔的習慣。許多原本應該留存的重要信息，比如聚焦教學科研主業的一手資料被隨手丟棄或處理，一些流程式的文書檔案或是檢查用的表格反倒被整理成冊，作為重要的檔案資源建檔歸檔。同時，由于檔案人員的專業能力不強，黨校整體的檔案開發利用思路和提供檔案利用服務的載體、路徑普遍受限，不僅影響檔案開發利用工作的整體進度，也影響檔案開發利用服務的能力和水平。

（三）信息化建設滯后，缺少共建共享的檔案管理平臺。隨著“智慧校園”計劃的啟動和實施，黨校普遍開展了網絡信息化建設。但由于經費有限，專業力量不足，黨校的信息化建設更加偏重日常管理和教學科研工作，檔案信息化的規劃制定時間較晚，建設相對滯后。一方面，由于智慧校園和網絡環境的優化，電子文檔數量與日俱增，依賴紙質歸檔的傳統手工人力存儲模式已經無法適應和滿足黨校日常的檔案存儲需求，大量的檔案資源不能及時歸檔;另一方面，由于缺少共建共享的檔案管理平臺，黨校的檔案資源呈現“各自為政”的信息孤島狀態，重復收集、重復歸檔、分散使用的現象非常普遍。加之檔案存儲條件嚴格，存儲空間有限，檔案信息難以覆蓋全部，必須有所選擇。因此，即便是檔案管理人員自己想要快速或是完整地獲取檔案信息也不容易。