高校教學(xué)檔案管理存在的問題及對策

劉巖 趙林勝

【摘要】在高校當(dāng)中進(jìn)行檔案管理對于保障高校日常工作順利開展具有十分重要的意義。基于此，本文首先分析了檔案管理工作的內(nèi)涵，對當(dāng)前檔案管理工作當(dāng)中存在的主要問題進(jìn)行研究，并從四個(gè)方面提出了完善我國高校檔案管理工作水平的方案，以供有關(guān)人士進(jìn)行參考。

【關(guān)鍵詞】高校教學(xué);檔案管理;方法策略

在高校當(dāng)中建立科學(xué)的管理模式，構(gòu)建高校的檔案管理體系，是當(dāng)今高校教學(xué)研究的重要課題。但是在當(dāng)前的檔案管理工作當(dāng)中也存在著大量的問題，進(jìn)行科學(xué)化的檔案管理工作具有重大的挑戰(zhàn)，因此，對檔案管理工作當(dāng)中的問題進(jìn)行研究并提出相應(yīng)的解決方案具有十分重要的意義。

一、檔案管理概述

高校當(dāng)中的人員和資料信息眾多，資料管理開展的工作難度較大。高校當(dāng)中的檔案一般是以文字、圖表、聲音、視頻組成，在高校的日常教學(xué)和科研工作開展的過程當(dāng)中而形成。由于資料當(dāng)中包含著大量的數(shù)據(jù)資源，在后期的應(yīng)用當(dāng)中價(jià)值較大，具有一定的指導(dǎo)意義和保存價(jià)值。高校當(dāng)中的檔案管理主要可以通過檔案的實(shí)體化管理和檔案信息的組織管理兩個(gè)方面來進(jìn)行。在檔案的實(shí)體化管理當(dāng)中，通過對資源信息直接進(jìn)行審查與保存，用文本的形式將信息資源的實(shí)體進(jìn)行保存。檔案的信息組織主要包括對檔案當(dāng)中的信息進(jìn)行收集、鑒定、分析、審核、保存等，通過電子化的信息平臺進(jìn)行高效化的分類與管理，在應(yīng)用當(dāng)中結(jié)合現(xiàn)代化的管理技術(shù)進(jìn)行管理，采用先進(jìn)化的技術(shù)手段，應(yīng)用有效的管理工作制度，高效化處理各種信息。

二、高校檔案管理當(dāng)中存在的問題

我國高校的檔案管理雖然已經(jīng)借助現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)有了很大程度的發(fā)展，但是管理的效果并不理想。經(jīng)過對實(shí)際狀況進(jìn)行考察和分析，可以發(fā)現(xiàn)在高校檔案管理工作當(dāng)中主要存在著以下幾個(gè)方面的問題：

（一）高校檔案管理工作意識有待提升。在高校當(dāng)中的領(lǐng)導(dǎo)階層當(dāng)中不少管理人員管理意識淡薄，對于高校當(dāng)中的項(xiàng)目管理工作認(rèn)識程度不夠深入，認(rèn)為檔案管理工作只要能夠解決現(xiàn)階段的需要既達(dá)到了管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。領(lǐng)導(dǎo)人員對于檔案的管理質(zhì)量審核程度不夠，對于工作人員的工作狀況了解較少，并沒有將管理工作人員的工作水平歸入到日常的管理工作日程當(dāng)中。同時(shí)由于缺乏一定的資金支持，高校檔案管理工作當(dāng)中缺乏必要的活動經(jīng)費(fèi)和場地支持，相關(guān)的設(shè)備也達(dá)不到一定的要求，工作條件缺乏保障。

（二）檔案管理工作的工作制度有待完善。雖然《普通高校管理辦法》已經(jīng)提出很長時(shí)間，但是在相關(guān)的管理工作當(dāng)中，管理的質(zhì)量水平較差。不少高校當(dāng)中對于資料信息檔案的收集、分類、管理、保存等仍舊缺乏相應(yīng)的制度支持，管理當(dāng)中僅僅規(guī)定了管理的大致框架，對于管理過程當(dāng)中的細(xì)節(jié)內(nèi)容不夠完善。同時(shí)在管理的實(shí)際狀況與管理?xiàng)l款之間仍舊存在著較大的差距，不少的規(guī)定和條款與實(shí)際的狀況配合程度較差，工作開展質(zhì)量不高。第三，我國的檔案管理工作的技術(shù)手段較差，工作人員的專業(yè)性不足。隨著我國科學(xué)技術(shù)水平的發(fā)展，在當(dāng)今的高校檔案管理工作當(dāng)中需要先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備支持，原有的科學(xué)技術(shù)手段已經(jīng)不能夠很好地指導(dǎo)現(xiàn)階段的管理工作。在管理工作當(dāng)中應(yīng)當(dāng)確保管理數(shù)據(jù)的安全性和真實(shí)性，采用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備進(jìn)行高效化的技術(shù)分析，使得高校當(dāng)中檔案管理質(zhì)量能夠得到保障。設(shè)備技術(shù)的提升對于人員的工作技能有了很大程度的要求，但是工作人員中有很大一部分達(dá)不到相應(yīng)的要求，不少高校當(dāng)中聘請的人員缺乏社會工作經(jīng)驗(yàn)，工作隊(duì)伍的專業(yè)性素質(zhì)不足，影響當(dāng)今的檔案管理工作。

三、高校檔案管理的建設(shè)策略

（一）強(qiáng)化檔案管理工作意識。工作人員的工作意識對于提升當(dāng)前的檔案管理工作質(zhì)量具有十分重要的意義。首先，應(yīng)當(dāng)對工作人員進(jìn)行專業(yè)化的技術(shù)培訓(xùn)，認(rèn)識到檔案的管理和利用對于高校日常工作正常開展的重要意義，明確檔案工作當(dāng)中對于檔案的調(diào)取和利用是工作的中心環(huán)節(jié)，提升檔案的利用效率十分重要。其次，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對于檔案應(yīng)用的宣傳，提升檔案的應(yīng)用效率，在工作當(dāng)中可以通過舉辦活動來應(yīng)用平臺當(dāng)中的檔案，可以舉辦校園知識競賽、展覽參觀等互動來加強(qiáng)檔案資料的宣傳與應(yīng)用。不少工作人員對于檔案管理工作的認(rèn)識較為模糊，對此應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理工作的解讀，了解檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)，在實(shí)際的工作過程當(dāng)中了解并熟悉工作流程，不斷地優(yōu)化與完善工作的具體環(huán)節(jié)。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極主動的保存好資料檔案，加強(qiáng)對于檔案管理的應(yīng)用與宣傳，加強(qiáng)員工的責(zé)任意識感。領(lǐng)導(dǎo)階層的人員應(yīng)當(dāng)重視校園當(dāng)中的檔案管理工作，加強(qiáng)對檔案管理工作質(zhì)量的管控與審核，引入專業(yè)化的技術(shù)管理人員，為管理工作提供一定的技術(shù)保障。加強(qiáng)對檔案管理工作的資金和場地的支持，完善檔案管理工作的設(shè)備，對工作人員的實(shí)際需求進(jìn)行了解，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理工作的質(zhì)量。

（二）完善檔案管理工作制度。完善的管理工作制度是開展檔案管理工作的基礎(chǔ)，能夠確保檔案管理工作高效有序地開展。在建立工作制度的過程當(dāng)中，首先應(yīng)當(dāng)明確檔案的管理與審批制度，建立統(tǒng)一化的檔案調(diào)閱審批條款，明確工作人員的工作職責(zé)，建立責(zé)任落實(shí)制度、定期考核制度對工作人員的工作狀況進(jìn)行規(guī)定。其次應(yīng)當(dāng)對檔案管理工作質(zhì)量進(jìn)行規(guī)定，建立起檔案安全管理規(guī)定、檔案管理人員查閱規(guī)定、保密規(guī)定等，用制度來約束工作人員的管理質(zhì)量，建立起一套完善、高效的管理工作體系。另外，對于工作的實(shí)際開展?fàn)顩r應(yīng)當(dāng)建立起一定的審查制度，領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)當(dāng)定期對檔案管理的工作制度進(jìn)行審查與管理，將年終的績效考核目標(biāo)進(jìn)行量化管理，建立一定的獎賞制度，充分激發(fā)工作人員的工作動力。檔案管理工作制度應(yīng)當(dāng)基于現(xiàn)階段的工作狀況進(jìn)行設(shè)定，以免工作制度與當(dāng)前的工作狀況出現(xiàn)較大的偏差。將當(dāng)前的工作制度與實(shí)際的工作質(zhì)量進(jìn)行審查，找出其中存在的各項(xiàng)問題，在此基礎(chǔ)之上制定新的方案制度。

（三）實(shí)行現(xiàn)代化的管理技術(shù)。在當(dāng)前高校的管理工作當(dāng)中涉及的管理資料眾多，采用傳統(tǒng)化的管理工作模式難以指導(dǎo)實(shí)際的工作。在當(dāng)前的時(shí)代條件下應(yīng)當(dāng)對檔案管理工作進(jìn)行改革，加強(qiáng)管理工作模式、管理工作體系的現(xiàn)代化，建立完善的設(shè)備改進(jìn)技術(shù)。首先，應(yīng)當(dāng)確?，F(xiàn)代化工作制度的完善，健全現(xiàn)代化的工作條款，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作當(dāng)中信息的高效化利用。其次，要對高校設(shè)備進(jìn)行完善，將檔案管理工作、信息處理工作、數(shù)字檢索工作、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)工作、計(jì)算機(jī)一體化工作進(jìn)行設(shè)計(jì)，完善我國的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)結(jié)構(gòu)。當(dāng)今的技術(shù)發(fā)展條件下，計(jì)算機(jī)的計(jì)算以及計(jì)算機(jī)的檢索速度有了很大的提升，高校當(dāng)中的檔案管理部門可以借助網(wǎng)絡(luò)建設(shè)檔案管理平臺，在平臺當(dāng)中發(fā)布檔案信息，建立起一套高效、實(shí)用、權(quán)威的技術(shù)網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)高校當(dāng)中信息服務(wù)的完善。在檔案管理工作當(dāng)中可以與專業(yè)化的管理團(tuán)隊(duì)進(jìn)行合作，通過專業(yè)化合作，開發(fā)不同的檔案管理技術(shù)資源，學(xué)習(xí)不同的檔案管理技術(shù)。我國的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)以及科研計(jì)算機(jī)的建設(shè)為我國的檔案管理建設(shè)提供了一定的信息平臺，能夠指導(dǎo)高校的檔案管理工作，因此，在檔案管理的過程當(dāng)中高校要及時(shí)抓住機(jī)遇，有計(jì)劃地開展網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作，與國家的教育網(wǎng)絡(luò)、科研網(wǎng)絡(luò)展開技術(shù)合作，滿足高校當(dāng)中對于檔案管理的實(shí)際需求。

（四）培養(yǎng)專業(yè)化的技術(shù)管理人員。檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)組織嚴(yán)格的管理技術(shù)訓(xùn)練，了解檔案管理工作當(dāng)中的專業(yè)知識，掌握專業(yè)的管理技能，進(jìn)行系統(tǒng)化的技術(shù)培訓(xùn)。注重教師業(yè)務(wù)知識、專業(yè)技能、品德素養(yǎng)的同步提升，建立起系統(tǒng)化的培訓(xùn)制度。同時(shí)要加強(qiáng)工作人員的繼續(xù)教育，在工作當(dāng)中補(bǔ)充工作人員的專業(yè)知識。

四、結(jié)束語

綜上所述，在當(dāng)前的高校檔案管理工作當(dāng)中，工作人員應(yīng)當(dāng)不斷地提升自身的工作意識，全方位了解和學(xué)習(xí)新的知識技術(shù)。管理工作人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到管理工作的重要性，建立起完善的檔案管理工作制度，細(xì)化工作條款，完善監(jiān)察機(jī)制，將檔案管理監(jiān)督落實(shí)到實(shí)際當(dāng)中，促進(jìn)我國高校當(dāng)中檔案管理工作質(zhì)量的提升。

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