高校教學檔案管理存在的問題及對策

劉巖 趙林勝

【摘要】在高校當中進行檔案管理對于保障高校日常工作順利開展具有十分重要的意義。基于此，本文首先分析了檔案管理工作的內涵，對當前檔案管理工作當中存在的主要問題進行研究，并從四個方面提出了完善我國高校檔案管理工作水平的方案，以供有關人士進行參考。

【關鍵詞】高校教學;檔案管理;方法策略

在高校當中建立科學的管理模式，構建高校的檔案管理體系，是當今高校教學研究的重要課題。但是在當前的檔案管理工作當中也存在著大量的問題，進行科學化的檔案管理工作具有重大的挑戰，因此，對檔案管理工作當中的問題進行研究并提出相應的解決方案具有十分重要的意義。

一、檔案管理概述

高校當中的人員和資料信息眾多，資料管理開展的工作難度較大。高校當中的檔案一般是以文字、圖表、聲音、視頻組成，在高校的日常教學和科研工作開展的過程當中而形成。由于資料當中包含著大量的數據資源，在后期的應用當中價值較大，具有一定的指導意義和保存價值。高校當中的檔案管理主要可以通過檔案的實體化管理和檔案信息的組織管理兩個方面來進行。在檔案的實體化管理當中，通過對資源信息直接進行審查與保存，用文本的形式將信息資源的實體進行保存。檔案的信息組織主要包括對檔案當中的信息進行收集、鑒定、分析、審核、保存等，通過電子化的信息平臺進行高效化的分類與管理，在應用當中結合現代化的管理技術進行管理，采用先進化的技術手段，應用有效的管理工作制度，高效化處理各種信息。

二、高校檔案管理當中存在的問題

我國高校的檔案管理雖然已經借助現代化的科學技術有了很大程度的發展，但是管理的效果并不理想。經過對實際狀況進行考察和分析，可以發現在高校檔案管理工作當中主要存在著以下幾個方面的問題：

（一）高校檔案管理工作意識有待提升。在高校當中的領導階層當中不少管理人員管理意識淡薄，對于高校當中的項目管理工作認識程度不夠深入，認為檔案管理工作只要能夠解決現階段的需要既達到了管理的技術標準。領導人員對于檔案的管理質量審核程度不夠，對于工作人員的工作狀況了解較少，并沒有將管理工作人員的工作水平歸入到日常的管理工作日程當中。同時由于缺乏一定的資金支持，高校檔案管理工作當中缺乏必要的活動經費和場地支持，相關的設備也達不到一定的要求，工作條件缺乏保障。

（二）檔案管理工作的工作制度有待完善。雖然《普通高校管理辦法》已經提出很長時間，但是在相關的管理工作當中，管理的質量水平較差。不少高校當中對于資料信息檔案的收集、分類、管理、保存等仍舊缺乏相應的制度支持，管理當中僅僅規定了管理的大致框架，對于管理過程當中的細節內容不夠完善。同時在管理的實際狀況與管理條款之間仍舊存在著較大的差距，不少的規定和條款與實際的狀況配合程度較差，工作開展質量不高。第三，我國的檔案管理工作的技術手段較差，工作人員的專業性不足。隨著我國科學技術水平的發展，在當今的高校檔案管理工作當中需要先進的技術設備支持，原有的科學技術手段已經不能夠很好地指導現階段的管理工作。在管理工作當中應當確保管理數據的安全性和真實性，采用先進的技術設備進行高效化的技術分析，使得高校當中檔案管理質量能夠得到保障。設備技術的提升對于人員的工作技能有了很大程度的要求，但是工作人員中有很大一部分達不到相應的要求，不少高校當中聘請的人員缺乏社會工作經驗，工作隊伍的專業性素質不足，影響當今的檔案管理工作。

三、高校檔案管理的建設策略

（一）強化檔案管理工作意識。工作人員的工作意識對于提升當前的檔案管理工作質量具有十分重要的意義。首先，應當對工作人員進行專業化的技術培訓，認識到檔案的管理和利用對于高校日常工作正常開展的重要意義，明確檔案工作當中對于檔案的調取和利用是工作的中心環節，提升檔案的利用效率十分重要。其次，應當加強對于檔案應用的宣傳，提升檔案的應用效率，在工作當中可以通過舉辦活動來應用平臺當中的檔案，可以舉辦校園知識競賽、展覽參觀等互動來加強檔案資料的宣傳與應用。不少工作人員對于檔案管理工作的認識較為模糊，對此應當加強檔案管理工作的解讀，了解檔案管理工作的標準，在實際的工作過程當中了解并熟悉工作流程，不斷地優化與完善工作的具體環節。檔案管理人員應當積極主動的保存好資料檔案，加強對于檔案管理的應用與宣傳，加強員工的責任意識感。領導階層的人員應當重視校園當中的檔案管理工作，加強對檔案管理工作質量的管控與審核，引入專業化的技術管理人員，為管理工作提供一定的技術保障。加強對檔案管理工作的資金和場地的支持，完善檔案管理工作的設備，對工作人員的實際需求進行了解，進一步強化檔案管理工作的質量。

（二）完善檔案管理工作制度。完善的管理工作制度是開展檔案管理工作的基礎，能夠確保檔案管理工作高效有序地開展。在建立工作制度的過程當中，首先應當明確檔案的管理與審批制度，建立統一化的檔案調閱審批條款，明確工作人員的工作職責，建立責任落實制度、定期考核制度對工作人員的工作狀況進行規定。其次應當對檔案管理工作質量進行規定，建立起檔案安全管理規定、檔案管理人員查閱規定、保密規定等，用制度來約束工作人員的管理質量，建立起一套完善、高效的管理工作體系。另外，對于工作的實際開展狀況應當建立起一定的審查制度，領導人員應當定期對檔案管理的工作制度進行審查與管理，將年終的績效考核目標進行量化管理，建立一定的獎賞制度，充分激發工作人員的工作動力。檔案管理工作制度應當基于現階段的工作狀況進行設定，以免工作制度與當前的工作狀況出現較大的偏差。將當前的工作制度與實際的工作質量進行審查，找出其中存在的各項問題，在此基礎之上制定新的方案制度。

（三）實行現代化的管理技術。在當前高校的管理工作當中涉及的管理資料眾多，采用傳統化的管理工作模式難以指導實際的工作。在當前的時代條件下應當對檔案管理工作進行改革，加強管理工作模式、管理工作體系的現代化，建立完善的設備改進技術。首先，應當確保現代化工作制度的完善，健全現代化的工作條款，實現檔案管理工作當中信息的高效化利用。其次，要對高校設備進行完善，將檔案管理工作、信息處理工作、數字檢索工作、網絡技術工作、計算機一體化工作進行設計，完善我國的網絡技術結構。當今的技術發展條件下，計算機的計算以及計算機的檢索速度有了很大的提升，高校當中的檔案管理部門可以借助網絡建設檔案管理平臺，在平臺當中發布檔案信息，建立起一套高效、實用、權威的技術網絡，實現高校當中信息服務的完善。在檔案管理工作當中可以與專業化的管理團隊進行合作，通過專業化合作，開發不同的檔案管理技術資源，學習不同的檔案管理技術。我國的網絡建設以及科研計算機的建設為我國的檔案管理建設提供了一定的信息平臺，能夠指導高校的檔案管理工作，因此，在檔案管理的過程當中高校要及時抓住機遇，有計劃地開展網絡建設工作，與國家的教育網絡、科研網絡展開技術合作，滿足高校當中對于檔案管理的實際需求。

（四）培養專業化的技術管理人員。檔案管理工作者應當組織嚴格的管理技術訓練，了解檔案管理工作當中的專業知識，掌握專業的管理技能，進行系統化的技術培訓。注重教師業務知識、專業技能、品德素養的同步提升，建立起系統化的培訓制度。同時要加強工作人員的繼續教育，在工作當中補充工作人員的專業知識。

四、結束語

綜上所述，在當前的高校檔案管理工作當中，工作人員應當不斷地提升自身的工作意識，全方位了解和學習新的知識技術。管理工作人員應當認識到管理工作的重要性，建立起完善的檔案管理工作制度，細化工作條款，完善監察機制，將檔案管理監督落實到實際當中，促進我國高校當中檔案管理工作質量的提升。

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