新形勢(shì)下如何加強(qiáng)技工學(xué)校檔案管理工作

尹呈榮

摘 要：本文通過對(duì)技工學(xué)校檔案管理工作的重要作用進(jìn)行深入分析，結(jié)合當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作中存在的問題，探討科學(xué)有效的措施，加強(qiáng)檔案管理工作建設(shè)，有效提升檔案管理質(zhì)量和效率，為學(xué)校的發(fā)展運(yùn)行和教育科研水平的提升提供有效的支持。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì);技工學(xué)校;檔案管理

1 引言

技工學(xué)校作為技術(shù)人才的主要培養(yǎng)機(jī)構(gòu)，在職業(yè)教育領(lǐng)域承擔(dān)著關(guān)鍵職能。而檔案管理是學(xué)校運(yùn)行的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，通過對(duì)管理過程的科學(xué)推進(jìn)，提升檔案管理水平，能夠?yàn)閷W(xué)校高效運(yùn)行和教學(xué)科研工作的高效開展提供有效的保障。但是在當(dāng)前的檔案管理過程中有許多不足，不利于學(xué)校的發(fā)展。

2 加強(qiáng)技工學(xué)校檔案管理工作的重要意義

檔案工作的高效開展能夠?yàn)閷W(xué)校的正常運(yùn)行工作提供可靠的數(shù)據(jù)支持，通過對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)資料的科學(xué)整理和深入分析，挖掘出有價(jià)值的檔案信息，為學(xué)校的管理運(yùn)行和科研教學(xué)工作提供有效的數(shù)據(jù)支持，相關(guān)管理職能部門能夠?yàn)閷W(xué)生管理和教學(xué)活動(dòng)實(shí)施完善的規(guī)劃和部署，使管理教學(xué)活動(dòng)能夠?yàn)閷W(xué)生提供有效的引導(dǎo)，為其今后的就業(yè)和工作生活提供有效的幫助。同時(shí)，通過對(duì)檔案資料的準(zhǔn)確整理和分類存儲(chǔ)，能夠?yàn)榻搪毠ぬ峁└觾?yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，及時(shí)滿足使用者的需求。[1]

3 技工學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀分析

3.1 對(duì)檔案管理缺乏足夠的重視

檔案工作是學(xué)校運(yùn)行的主要環(huán)節(jié)，為相關(guān)工作的高效開展提供有效的保障和服務(wù)。但是在實(shí)際學(xué)校運(yùn)行中，相關(guān)部門對(duì)檔案工作的作用缺乏有效的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為其只能起到一定的輔助作用，主要承擔(dān)著對(duì)檔案資料的收集和保存職能，不能對(duì)其他運(yùn)行環(huán)節(jié)提供有效的支持。缺乏有效的資金和政策支持，使得管理工作不能形成一定的效果。

3.2 檔案管理機(jī)制不健全

當(dāng)前大多數(shù)技工學(xué)校的檔案管理工作缺乏健全的管理機(jī)制，對(duì)相關(guān)的管理流程和工作開展缺乏有效的規(guī)范和制度指導(dǎo)，嚴(yán)重影響工作效果，使得相關(guān)工作效果得不到有效的保證。同時(shí)檔案工作的覆蓋范圍較廣，工作量較多，需要對(duì)教職工、學(xué)生、教學(xué)科研工作、學(xué)校管理工作、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和黨建工作等方面的檔案信息進(jìn)行及時(shí)的收集和整理，但是管理機(jī)制的不健全，使得對(duì)檔案信息的收集整理工作缺乏有效的指導(dǎo)，不能保證對(duì)檔案資料全面準(zhǔn)確的收集。而檔案資料得不到有效的整理和分類，容易造成檔案的存放混亂，不能及時(shí)滿足使用者的調(diào)閱需求，不能為學(xué)校的管理工作提供高效的檔案資料支持。[2]

3.3 缺乏完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

首先檔案的形成過程缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理部門不能對(duì)檔案信息的產(chǎn)生環(huán)節(jié)進(jìn)行有效的指導(dǎo)，使得檔案信息的形成沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，增大了資料整理難度，檔案的可靠性得不到有效的保障。同時(shí)對(duì)檔案資料缺乏有效的分析整理，不能對(duì)其中的重點(diǎn)信息進(jìn)行提取，對(duì)檔案的分類存儲(chǔ)和查詢使用等管理工作造成一定的消極影響。管理標(biāo)準(zhǔn)的缺失，使得檔案管理工作不能對(duì)檔案信息進(jìn)行深層次的挖掘，不能對(duì)相應(yīng)的管理活動(dòng)和教育教學(xué)工作提供有效的支持。

3.4 檔案管理隊(duì)伍建設(shè)不完善

當(dāng)前，檔案工作人員配備不夠完善，導(dǎo)致相關(guān)的流程得不到合理的推進(jìn)，不利于保證資料的真實(shí)性和時(shí)效性。工作人員缺乏必要的技術(shù)能力，不能程高效的執(zhí)行和落實(shí)相關(guān)具體工作。而隨著技工學(xué)校管理辦公自動(dòng)化的基本實(shí)現(xiàn)，許多管理人員并不具備相應(yīng)的信息技術(shù)能力，不能有效的利用信息設(shè)備進(jìn)行管理工作的開展。同時(shí)檔案管理崗位的福利保障制度不夠完善，薪資待遇較低，對(duì)優(yōu)秀的檔案管理人才缺乏足夠的吸引力，影響現(xiàn)有員工的積極性，不利于管理隊(duì)伍能力的提升。缺乏有效的崗位和職稱的有效提升途徑，不能保持較高的積極性和責(zé)任心。

4 新形勢(shì)下如何加強(qiáng)技工學(xué)校檔案管理工作

4.1 加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視

學(xué)校職能部門要認(rèn)識(shí)到檔案工作對(duì)教育科研和學(xué)校發(fā)展的作用，進(jìn)行相應(yīng)的制度和資金支持，整合相關(guān)資源，對(duì)檔案工作的規(guī)劃和部署進(jìn)行有效的指導(dǎo)。要積極協(xié)調(diào)各個(gè)職能部門，形成統(tǒng)一的檔案信息處理流程，保證檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的高效落實(shí)，為管理工作提供有效的基礎(chǔ)。同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)的指導(dǎo)，提升管理人員的思想水平和責(zé)任心，為學(xué)校的運(yùn)行提供強(qiáng)勁的動(dòng)力。[3]

4.2 完善檔案管理機(jī)制

技工學(xué)校要健全的檔案管理機(jī)制，對(duì)相關(guān)流程進(jìn)行科學(xué)的規(guī)范，制定嚴(yán)格的工作標(biāo)準(zhǔn)，保證管理工作的高效執(zhí)行，并取得相應(yīng)的工作成效。管理機(jī)制要充分結(jié)合學(xué)校的管理工作和教育科研工作的實(shí)際情況，進(jìn)行檔案信息收集的全面覆蓋，保證收集過程的準(zhǔn)確性，保證檔案資料的真實(shí)性。同時(shí)，要建立完善的考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)工作人員的管理過程進(jìn)行量化考核，嚴(yán)格按照相關(guān)的考核標(biāo)準(zhǔn)，形成工作客觀的評(píng)價(jià)，結(jié)合評(píng)價(jià)結(jié)果對(duì)檔案管理過程進(jìn)行有效的優(yōu)化和改進(jìn)，將考核結(jié)果與職工的薪資評(píng)定和崗位晉升等進(jìn)行結(jié)合，有效提升工作人員的積極性和責(zé)任心，推動(dòng)檔案管理工作的高效開展。

4.3 推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)

信息技術(shù)在學(xué)校管理運(yùn)行中得到廣泛應(yīng)用，學(xué)校的檔案管理工作已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化的管理和辦公，但是信息化程度較低，只能進(jìn)行現(xiàn)有的數(shù)字檔案的保存工作，并提供相應(yīng)的查詢和調(diào)閱服務(wù)，不能對(duì)檔案信息價(jià)值進(jìn)行深入的開發(fā)。這就要求學(xué)校要較強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)程度，利用先進(jìn)信息技術(shù)，建設(shè)完善的信息化檔案管理平臺(tái)，對(duì)檔案進(jìn)行高效的管理和使用，為學(xué)校的發(fā)展運(yùn)行提供更加有力的支持。檔案管理工作能夠在信息平臺(tái)的支持下，對(duì)檔案信息進(jìn)行全面的數(shù)字化采集，并通過制定統(tǒng)一的檔案信息標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行系統(tǒng)的自動(dòng)審查和復(fù)核，保證檔案信息的真實(shí)性和規(guī)范性。同時(shí)利用數(shù)據(jù)處理技術(shù)，對(duì)檔案資料進(jìn)行關(guān)鍵信息的提取，形成完備的檔案資料數(shù)據(jù)庫，并提供完善的檢索服務(wù)，使用者能夠通過信息平臺(tái)進(jìn)行檔案的查詢和調(diào)閱操作。檔案信息系統(tǒng)與學(xué)校管理系統(tǒng)進(jìn)行全面對(duì)接，能夠?yàn)閷W(xué)校管理決策的制定提供及時(shí)的數(shù)據(jù)支持，并為相關(guān)職能部門的管理活動(dòng)提供有效的支持，提升學(xué)校整體的管理效率。

5 結(jié)語

社會(huì)形勢(shì)的復(fù)雜變化為技工學(xué)校的教育教學(xué)和管理工作帶來了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，為適應(yīng)時(shí)代的變化，學(xué)校要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，創(chuàng)新管理方式，有效提升檔案管理水平，為學(xué)校的發(fā)展提供有效的支持。

參考文獻(xiàn)

[1]韋衛(wèi).加強(qiáng)檔案管理建設(shè) 促進(jìn)學(xué)校持續(xù)發(fā)展——淺談新形勢(shì)下技師學(xué)院檔案管理現(xiàn)狀及規(guī)范化、信息化建設(shè)[J].檔案學(xué)研究，2017（S2）：116-122.

[2]楊長生.淺談技工學(xué)校學(xué)生檔案管理存在的問題及對(duì)策[J].西安檔案，2007（4）：26-27.

[3]李維.談在新形勢(shì)下如何做好學(xué)校檔案管理工作[J].戲劇之家，2017（11）：216-217.