信息化建設在社保檔案管理中的作用與對策

陳麗娜

摘 要：社保檔案是社會保障經辦機構在辦理社會保險業務過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。對于建立權責清晰的保障體系、保障人民生活、調節收入分配、促進經濟發展、維護社會穩定等方面具有十分重要的意義。基于此，對信息化建設在社保檔案管理中的作用與對策進行研究，僅供參考。

關鍵詞：信息化建設;社保檔案管理;作用與對策

社保檔案管理信息化建設，即在計算機網絡的運用下顯著提升檔案的生成速度，并分類管理不同檔案系統中的檔案與資料，幫助利用者快速查詢、使用社保檔案信息，促進了檔案作用的充分發揮。信息時代，在創新檔案管理的途徑中，應加大信息技術的利用程度，促使檔案管理效率更上一層樓，對檔案管理工作進行規范，推行標準化、規范化的檔案管理，為社保檔案管理現代化與信息化發展的實現奠定基礎。

1 社保檔案管理中檔案信息化建設的作用

1.1 起到了對決策活動提供參考信息的作用

對于社保而言，在展開信息化檔案管理工作的時候，其還可以有效起到對已有信息資源進行整合的作用，主要是通過計算機系統將原有的信息應用率達到最大，同時，還可以實現通過社保檔案管理中檔案信息化建設來將各種檔案信息進行分類的作用，今后在對檔案進行應用的時候也就變得更加方便。這樣一來，在展開會議的時候，可以通過相關部門的社保檔案儲備信息內容來了解現階段發展的實際情況。同時，在展開檔案管理工作的時候，信息化管理的模式還可以有效對工作人員的日常出勤情況進行記錄考核，并且可以隨時查閱，這樣也使得信息儲存的靈活性得到了提升。

1.2 信息的多樣化

當前的信息檔案管理工作中，檔案有著不同的類別且信息較為復雜、多元化，從而造成大量繁重的工作，影響檔案管理的順利進行。對于企業的檔案管理工作來說，管理的方向應該朝著信息化方向改變，這樣能夠幫助種類繁多的檔案信息進行分類，對企業的檔案管理和檔案調取有著重要的指導意義，促進企業的檔案管理工作順利進行，幫助企業更好的發展。

2 社保檔案管理現有的不足

2.1 檔案種類繁多，管理多頭，管理困難

社會保險分為養老保險（包含職業年金）、醫療保險（包含大額救助）、生育保險、失業保險、工傷保險等險種。但是由于社保事業發展的快慢不一，地域管理水平的不同，目前這幾個險種，還是由多個部門管理，正處在整合的改革過程中。比如：醫療保險和生育保險很多還是在原單位內設計機構進行管理，這兩個險種理賠過程中產生材料以及一些附屬材料都在原單位的檔案室內管理留存;而像養老保險、失業保險等一些常規性的險種由政府委托的部門負責管理。隨著國家改革的進一步深化，特別是事業單位養老保險改革，個人也需要繳納養老保險了，因此檔案管理的職能轉移到參保人所在單位。綜上所述，社保檔案涉及的部門多，檔案材料分散不一，整理標準不同，檔案歸檔時間不統一，內容不完整，歸檔不規范等問題時有出現。

2.2 社保檔案管理工作水平參差不齊

拿鎮江市來說，各地對于檔案管理的重視程度不一，有些地方極為重視，人員充足，資金到位，社保檔案管理工作水平就較高;有的地方由于客觀條件的限制，人力物力均未到位，就造成該地區社保檔案管理工作的滯后，比如人員雖已參保，但社保檔案不能做到及時收集歸檔，不能及時提供憑證等，異地辦理保險業務成了參保人員的噩夢。

2.3 檔案管理信息化程度低

一般的檔案保管期限為10—30年，有些超過50年甚至永久保存。特別是社保檔案可以反映一地一時的社會經濟變化，職工的薪酬水平，為決策者制定地方經濟社會發展規劃做參考。這就要求檔案管理緊跟時代發展的步伐，管理手段科學化、信息化。而受經費、管理人員技能等因素制約，有些地方的社保檔案還是原始的手填版，牛皮紙裝，只是把檔案索引目錄輸入電腦以求查閱方便，離要求的檔案信息化管理還差很長一段距離。

3 社保檔案信息化管理工作途徑

3.1 完善檔案信息化管理制度

信息化檔案滿足了不同人群對信息獲取的需要，數字檔案保障了民眾所需要的信息的準確性、完整性，還保證了信息獲取的快速性，便捷性。信息化檔案也對檔案管理工作體系提出了更高的要求，在檔案信息化管理制度建設過程中，為了保證信息的系統化與信息系統管理的連續性，充分發揮信息化背景下檔案管理與運行模式實用價值，應在信息化背景下檔案管理與服務模式革新目標明確的基礎上，將檔案信息化管理制度作為當前信息化檔案建設的第一要務。

3.2 提升社保檔案信息的安全性

社保檔案信息涉及每一個人的個人信息，關乎每一個人的個人利益，一旦出現泄露，將會為個人造成不可挽回的損失。因此，在進行社保檔案管理過程中確保信息的安全性是必須優先考慮和保證的事，盡可能地提升社保檔案信息的安全性。一方面，相關管理人員必須熟練使用網絡技術，切勿出現因技術問題出現的信息泄露問題。同時，管理人員還必須遵守檔案管理的保密政策和相關制度，不會因個人利益而出現隨意泄露信息的情況;另一方面，管理部門必須建立嚴密的管理制度，從人事檔案管理的各個方面入手，加強信息安全保障，強化信息管理工作，為社保檔案提供安全、真實、可靠的網絡環境。

3.3 構建信息化檔案管理模式

信息時代，檔案管理的創新與發展離不開信息化檔案管理模式的構建。管理人員在樹立信息化工作理念、深入了解信息化技術與手段的基礎上，還需再次學習先進管理理念，確保自身能力符合信息時代檔案管理工作要求。檔案管理工作十分繁雜，工作開展期間涉及的檔案信息數量十分多，對檔案管理人員的歸納、整理及錄入等方面的能力提出了一定要求。妥善落實檔案信息備份工作，樹立數字檔案操作安全意識也是重要內容。為數字檔案提供安全保障，避免檔案信息被刪除、篡改等情況的出現，需要管理人員做好電子檔案儲存工作。

3.4 不斷提升檔案管理人員綜合素質

社保檔案管理的發展離不開高素質的檔案管理人員。要將人員綜合素質的提升作為關鍵，同步推進檔案管理隊伍建設和社保檔案業務建設。要對管理實踐活動進行系統化分析、總結，優化工作流程和檔案人員績效考核，針對目標、內容、方法等對檔案管理人員進行不同層次考核，提高績效考核的準確性。要根據不同崗位和不同需求開展有針對性的培訓，可以利用社保檔案管理系統平臺，定期組織檔案管理人員學習社保檔案管理法規規范、理論知識、信息技術知識等，夯實檔案管理理論基礎。要開展責任意識、服務意識、廉政意識等主題教育活動，注重優秀檔案管理人才的引進，優化社保檔案管理人才結構，使社保檔案管理有堅強的人才保障。

4 結束語

總之，社保檔案規范化管理是大勢所趨，人心所向，也是不忘初心、牢記使命宗旨教育的具體體現，是我國社會保障制度持續優化的必然要求，只要認清形勢、補齊短板，探索有效途徑加以解決，才能為各個階層的廣大群眾服務，讓人民群眾生活得更有幸福感、獲得感、安全感，最終達到造福人民的目的。

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