新時期獨立學院教學秘書職能優化策略淺析

石麗媛

摘 要：教學秘書作為獨立學院教學管理基層人員，承擔著管理和服務等重要職能。文章從獨立學院教學秘書職能的內容和特點出發，討論有利于新時期獨立學院教學秘書職業優化的具體策略，旨在提高我國獨立學院的教學管理水平。

關鍵詞：新時期;獨立學院;教學秘書;職能優化

十九大以來，人才培養工作成為新時代中國特色社會主義發展的重要事情。隨著我國高校不斷地建設世界一流大學和一流學科，我國高校就必須具有一流的教學管理人員，建設一流的教學秘書隊伍。我國獨立學院也要不斷地推進一流教學秘書隊伍建設，優化教學秘書職能，提升獨立學院的建設水平和教學管理水平。

一、獨立學院教學秘書職能內容

獨立學院教學秘書是為獨立學院提供教學管理工作服務的教師。協助獨立學院二級學院領導完成教學管理工作，是二級學院與學校教務處、教師、學生交流溝通的紐帶，負責各級領導、各級工作的協調溝通，同時負責學生學業指導工作。教學秘書是獨立學院重要的管理崗位，主要包括管理與服務兩方面的職能。

（一）管理職能

教學秘書最主要的職業內容就是管理職能。教學秘書的管理職能是提高二級學院管理水平的重要基礎，是二級學院教學工作與管理工作順利完成的基本保證。第一，教學管理。教學秘書的核心工作是教學管理，獨立學院和二級學院的所有教務工作都是圍繞教學任務和教學管理進行的。教學管理是在滿足二級學院教學進度的情況下實施教學計劃安排。教學計劃的安排從短期來說，按學期來是保證一學期的正常教學活動順利進行，從長期來說，按四年制教學周期，是保證學生能夠系統地完成學習，對教師的教學、學生的學習具有至關重要的作用。涉及到教學計劃就包括了教師的教學管理：教學計劃、教師課表、教材征訂、教師工作量統計等各方面的教學管理工作;學生的學習管理：學生學籍注冊、課程表、學生期末考試、畢業論文管理等各方面的學習管理工作。第二，檔案管理。檔案管理是教學信息與學生信息管理的重要部分。教師方面的檔案包括教學計劃檔案、教學大綱檔案、教學工作量檔案等多方面。教師檔案管理是一方面是為學院領導提供監督檢查數據資料，另一方面是為以后教學管理工作的開展提供參考依據。學生方面的檔案包括學生學籍檔案、學生成績檔案等多方面。學生檔案管理一方面是為學生提供詳細的資料，便于學生后期查詢，另一方面是為學院學科建設提供數據資料。

（二）服務職能

從獨立學院教學秘書管理職能就可以看出，教學秘書是管理學院領導、教師和學生等與教學相關的工作。那么獨立學院教學秘書就具備了為學院領導、教師和學生服務性質。第一，為學院領導服務。獨立學院、教務處和二級學院等各上級教學部門會根據學校的建設制定相關教學要求及教學管理規章制度，而這些教學要求及教學管理規章制度均由教學秘書向全院教師及學生傳達，保證各項信息傳達到位，保證教學工作順利進行。例如學校放假通知、學校檢查通知、考試通知等各方面的信息。第二，為教師服務。教學秘書的核心任務是教學計劃制定。教學計劃制度的主要服務對象是教師。由于教師的教學與科研任務較重，這時候就需要教學秘書協助教師完成教學大綱制定、教學計劃制定、課表制作等方面的工作，保證教師的教學任務和教學計劃順利執行。第三，為學生服務。教學秘書是屬于教輔人員，負責學生的注冊、選課、學籍管理及考試通知等多方面的工作，為學生提供基礎的學習服務，保證學生按時完成學習。同時也為學生提供學業指導服務，幫助學生成長。

二、獨立學院教學秘書職能特點

（一）服務性的特點

教學秘書首先是具有服務性質的崗位，在獨立學院的教學管理工作中為教學、教師和學生提供教學各方面的服務工作。由于教學秘書服務的人群存在不同層次、不同學歷、不同年齡、不同地域等因素，導致教學秘書的工作存在一定難度，這就需要教學秘書需要有耐心、服務意識，能夠為不同的人提供教學服務，解決教師和學生的困難。

（二）綜合性的特點

教學秘書表面來看是負責教學管理工作，而實際上教學秘書要負責各級領導教學方面的通知、教師的教學計劃等方面工作、學生學籍管理等方面的工作，需要協調各方面的關系。這就需要教學秘書具有較強的協調能力、溝通能力及行政管理能力，還需要教學懂得信息數據統計分析、檔案管理等方面的工作。

（三）時效性的特點

教學秘書的很多工作都是要提前做好的，比如學院的通知、教學計劃的制定、課程表的制定、考試的通知等多方面的工作必須要做在前面，保證通知及時傳達、教學順利執行、考試按時完成，否則教學秘書的工作就失去了應有的意義。

（四）靈活性的特點

教學秘書是學院教學管理工作的重要執行者，負責協調多方的教學管理工作。而實際上教學工作方面不可能任何事情都是按照計劃進行，會存在很多意外突發事件，而這些意外突發事件必須由教學秘書靈活處理，保證教學秩序的正常。例如教師臨時調課，就需要教學秘書遵守原則的情況及時溝通，做好調課安排。

三、獨立學院教學秘書職能優化策略

通過對獨立學院教學秘書職能的內容和特點分析可以看出，教學秘書職能范圍較廣、復雜。為了提高教學秘書的教學管理水平，提高獨立學院的教學管理建設水平，就必須要對教學秘書職能進行優化。

（一）優化教學管理部門職責

獨立學院要提高教學管理水平，必須要優化教學管理部門的職能，明確教學部門的管理職責和要求，讓各部門能夠本著負責、認真的態度完成教學管理工作，保證學院的教學秩序穩定。那么獨立學院的教學秘書也需要優化管理職責和要求，讓教學秘書的工作向精細化、科學化、合理化的方向發展。

根據對獨立學院調查發現，我國大部分獨立學院的二級學院只配置一名教學秘書。而獨立學院二級學院一般擁有幾十名教師和幾千名學生、擁有多個專業和十多個班級，而所有的教學管理工作均主要由教學秘書負責。對于教學秘書來說是極為繁重的工作，這就導致教學秘書很難實現精細化、科學化、合理化的完成教學管理工作。所以，獨立學院要積極地推進教學管理部門的管理職能優化，將工作內容細分化、精確化，專門的人負責專門的事。例如學院教學通知的發送，可以由二級學院各教研室主任負責通知;考試通知可以由各班級班主任通知。從而減輕教學秘書的工作任務量，讓教學秘書能夠更加專心地完成教學計劃制定、學生成績統計等教學管理工作，提高教學計劃的科學性，保證教學的質量。

（二）構建教學管理協作機制

教學秘書的工作具有復雜性和時效性，對于教學秘書的能力要求就比較高，需要教學秘書能夠認真負責地完成工作，不能馬虎大意。為了提高教學秘書的教學管理水平，那就要提高教學秘書的工作效率。獨立學院可以通過構建教學管理協作機制，優化教學秘書職能與教學管理部門職能，使教學秘書與教學管理部門形成團結協作的教學管理系統。例如教學計劃、教學大綱等教學工作的安排，各教研室、學科教師各方面積極配合，提供建議和材料支持，既能提高教學秘書的工作效率，還能夠保證教學秘書的教學安排質量;學生的成績統計分析、學生注冊等方面的工作，班主任、班長等各方面提供幫助和支持，也能夠讓教書秘書在完成學生教學管理工作質量和效率更高。獨立學院和二級學院的教學部門共同努力，不斷地形成教學管理溝通協同機制、工作協作機制，推進教學管理效率和質量的提升。

（三）建立突發事件應對機制

教學秘書具有靈活性的特點，這對教學秘書的工作來說，具有較大的挑戰性。由于教學秘書本身需要承擔較為繁重的工作，在遇到突發事情的時候，有時候無暇分身，導致教學管理工作不能正常進行，影響教學質量。所以，獨立學院及教學管理部門要協作教學秘書建立突發事件應對機制，但教學突發事件發生后，教學秘書不需要再通過個人的決策或者思考去解決突發事件，可以根據應對機制解決問題，這就大大地減輕了教學秘書的工作壓力，保證教學秩序的正常。例如教學設備出現損壞，導致正常授課無法進行。教學秘書根據應對機制及時地進行調課、安排教學設備維修，然后根據臨時調課機制重新安排教學工作。

四、結語

隨著我國獨立學院的快速發展，教學秘書的作用越來越重要。獨立學院要向一流大學和一流學科的方向建設，必須要努力建設一流的教學管理隊伍，培養一流一流教學秘書，不斷地優化教學秘書職能，提高教學秘書的教學管理水平。

參考文獻

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