新時(shí)代背景下檔案管理創(chuàng)新策略研究

李珊慧

摘 要：在新的形勢(shì)下，檔案管理工作還存在許多問題，無(wú)論是管理理念還是技術(shù)，都急需創(chuàng)新和改革。推動(dòng)檔案管理的信息化發(fā)展，是提高管理水平和質(zhì)量的重要舉措，是檔案管理工作的需要，也是社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)。本文就當(dāng)前檔案管理存在的問題進(jìn)行分析，并針對(duì)如何突破現(xiàn)狀進(jìn)行了探索。以期能夠通過對(duì)現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用，推動(dòng)檔案管理信息化的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理;現(xiàn)狀;信息化發(fā)展

在信息化背景下，我國(guó)各個(gè)行業(yè)的檔案管理也面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。特別是事業(yè)單位，檔案資料更加復(fù)雜，傳統(tǒng)的人工管理模式已經(jīng)不能滿足其發(fā)展，只有結(jié)合先進(jìn)的信息科學(xué)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)，建立檔案管理的信息化、有效化，才能對(duì)于檔案信息資源進(jìn)行自動(dòng)化、科學(xué)化、合理化以及智能化的管理，從而提高檔案信息資源的運(yùn)用率和工作效率，為大眾提供更加專業(yè)、完善的服務(wù)。

一、當(dāng)前檔案管理中存在的問題

1.信息化程度和水平不高

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，信息化發(fā)展幾乎成為每一個(gè)行業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)，而且在網(wǎng)絡(luò)設(shè)備不斷發(fā)達(dá)的今天，對(duì)新設(shè)備和新技術(shù)的引進(jìn)也成為了推動(dòng)檔案管理工作有效進(jìn)行的重要措施。但是，當(dāng)前我國(guó)的一些單位對(duì)信息化發(fā)展的認(rèn)知還不夠，特別是有的單位檔案資料復(fù)雜、數(shù)量多，如果沒有充足的資金投入，將很難實(shí)現(xiàn)全面信息化發(fā)展，也會(huì)阻礙自動(dòng)化的建設(shè)，降低檔案管理工作的有效性，無(wú)法為客戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2.缺乏專業(yè)的人才

保持不斷創(chuàng)新是市場(chǎng)發(fā)展的需求，也是時(shí)代的必然趨勢(shì)。因此，人才成為了管理工作中的重要因素。檔案管理專業(yè)人才的缺乏是我國(guó)的一個(gè)普遍現(xiàn)象，一是由于在這方面的專業(yè)教育還沒有普及和成熟。二是因?yàn)榇蠖鄶?shù)人對(duì)該工作的認(rèn)識(shí)程度不夠，認(rèn)為該工作枯燥乏味而且沒有發(fā)展優(yōu)勢(shì)，導(dǎo)致沒有人才專門的從事這個(gè)行業(yè)的研究，因此很多單位難以找到專業(yè)的人才來進(jìn)行檔案管理。另外，很多代為管理的人員，由于缺乏專業(yè)的技能和素質(zhì)，在管理工作上還是會(huì)出現(xiàn)很多漏洞。檔案管理是一項(xiàng)非常專業(yè)和重要的工作，如果管理人員不能掌握新的技術(shù)，自身專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)和技術(shù)能力不能達(dá)到要求，將無(wú)法滿足檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。所以在實(shí)際工作中，專業(yè)人才的缺乏已經(jīng)成為了重大的問題，人員無(wú)法利用科學(xué)有效的手段來完善管理工作，對(duì)不斷發(fā)展的信息技術(shù)應(yīng)用能力較低，理念和想法比較落后，影響了檔案管理的水平。

3.檔案管理創(chuàng)新意識(shí)不夠

隨著國(guó)家對(duì)檔案管理的重視程度越來越高，有的單位也開始根據(jù)相關(guān)的法律規(guī)范制定科學(xué)的管理制度，但是在實(shí)施過程中，仍然存在較多的漏洞。傳統(tǒng)檔案管理大多是紙質(zhì)檔案，很容易出現(xiàn)丟失、泄露等問題。如果管理人員的責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，素質(zhì)和能力參差不齊，就會(huì)直接影響管理工作的創(chuàng)新和改革。加上工作機(jī)制的影響，很多人員的工作積極性不高，因此在如何進(jìn)行管理創(chuàng)新上也意識(shí)不夠。隨著資料數(shù)據(jù)不斷增加，工作人員的任務(wù)也會(huì)更加繁重，辦事效率就會(huì)降低，影響自動(dòng)化辦公的有效應(yīng)用。

4.管理體制落后

很多單位的檔案管理工作具有比較完整的系統(tǒng)性，所以需要健全的管理制度來約束，才能使得每項(xiàng)工作都有規(guī)則可循。但是由于認(rèn)識(shí)不足、專業(yè)人才缺乏等原因，檔案在記錄、保存、整理等工作的方式方法上存在隨機(jī)、散亂以及沒有系統(tǒng)性操作規(guī)則等問題，這很容易導(dǎo)致信息的錯(cuò)亂和遺漏，大大降低了檔案信息的價(jià)值。不同單位的檔案信息包含的內(nèi)容和類型都不同，甚至一些特殊的行業(yè)資料還具有較強(qiáng)的隱私性。比如，醫(yī)院的檔案就有大量患者的各種信息，醫(yī)院在進(jìn)行相關(guān)工作開展中必須要需要利用和查閱各種數(shù)據(jù)，這也給檔案管理帶來了更多的安全隱患，不法分子能夠進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)內(nèi)部盜取隱私數(shù)據(jù)，從而危害人們的權(quán)益。這也是管理體制比較落后，沒有比較完善的監(jiān)督和防范機(jī)制造成的。

二、檔案管理工作突破現(xiàn)狀的策略

1.落實(shí)提升檔案信息化管理水平的工作

提升管理工作的信息化水平是實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的重要措施，只有融合了信息技術(shù)、智能技術(shù)以及自動(dòng)化技術(shù)，才能為辦公自動(dòng)化的應(yīng)用提供充分的條件，才能提高對(duì)檔案管理的效率和水平。首先，要建立科學(xué)的信息系統(tǒng)，完善檔案管理的流程，并用自動(dòng)化技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)資料的整理、記錄、調(diào)閱和保管等工作，以提高工作的效率和質(zhì)量。其次，要加強(qiáng)資金的投入，引進(jìn)必要的設(shè)備，比如計(jì)算機(jī)、掃描儀器等，為工作人員節(jié)省更多的時(shí)間和精力來進(jìn)行工作創(chuàng)新，推動(dòng)檔案管理信息化發(fā)展。然后，要規(guī)范檔案管理的流程，特別是在對(duì)辦公自動(dòng)化的應(yīng)用中，無(wú)論是資料的編排、調(diào)閱，還是檔案分類和保管，都需要經(jīng)過一定的程序，按照規(guī)范的流程來操作，以提高準(zhǔn)確性和嚴(yán)謹(jǐn)性。最后，要組織工作人員學(xué)習(xí)新的理念和技術(shù)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理創(chuàng)新改革的認(rèn)知，全面推動(dòng)自動(dòng)化的落實(shí)，促進(jìn)管理信息化的發(fā)展。還可以結(jié)合相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)人員根據(jù)實(shí)際工作的情況進(jìn)行創(chuàng)新，提高管理的水平。

2.提高自動(dòng)化管理手段的科學(xué)性

首先，要加強(qiáng)技術(shù)的創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)科學(xué)的管理，自動(dòng)化雖然帶來了更多的便捷，但同時(shí)也有較多的漏洞，因此必須建立更加科學(xué)的管理機(jī)制，利用科學(xué)手段來推動(dòng)自動(dòng)化發(fā)展，充分利用信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)來提升管理水平。有效發(fā)揮信息系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)，以檔案管理需求為中心，結(jié)合市場(chǎng)發(fā)展的趨勢(shì)，構(gòu)建科學(xué)的管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化辦公。既要保持技術(shù)創(chuàng)新，又要維護(hù)檔案管理的科學(xué)性，按照規(guī)范的要求全面推動(dòng)檔案電子化的發(fā)展，優(yōu)化資源的配置，提升對(duì)信息資源的利用率。同時(shí)，對(duì)原有的管理制度進(jìn)行改革，針對(duì)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，結(jié)合具體的檔案管理內(nèi)容，明確各部門、各崗位的責(zé)任，制定科學(xué)的管理制度，以自動(dòng)化技術(shù)來推動(dòng)管理工作向現(xiàn)代化的方向發(fā)展，以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)。另外，要提高全員的創(chuàng)新意識(shí)，明確檔案管理的目標(biāo)，創(chuàng)新服務(wù)意識(shí)，豐富服務(wù)的形式，構(gòu)建特色化服務(wù)文化，充分發(fā)揮檔案資源的價(jià)值。根據(jù)不同檔案信息的內(nèi)容，為市場(chǎng)提供更優(yōu)質(zhì)的數(shù)據(jù)，在推動(dòng)檔案管理改革和創(chuàng)新的同時(shí)，以優(yōu)質(zhì)的服務(wù)來打造市場(chǎng)。

3.提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理工作實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型和突破需要管理人員擁有專業(yè)的技能和素養(yǎng)，還要熟練掌握自動(dòng)化技術(shù)。首先，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行培訓(xùn)，對(duì)工作人員進(jìn)行責(zé)任意識(shí)的灌輸，可以播放一些由于檔案信息泄露或者管理不善給單位和個(gè)人帶來?yè)p失等新聞和短片，來加強(qiáng)工作人員對(duì)檔案工作的重視程度，只有增強(qiáng)了責(zé)任意識(shí)，才能提高執(zhí)行力度，為工作人員提供更強(qiáng)大的精神動(dòng)力，從而提高工作效率和質(zhì)量，為檔案工作賦予更多的樂趣;其次，在管理機(jī)制中加入科學(xué)的績(jī)效考核機(jī)制，對(duì)工作人員要實(shí)行必要的獎(jiǎng)懲措施，才能從根本上來加強(qiáng)管理的力度，提高管理的效率;最后，要完善信息化檔案管理的監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)管理人員的監(jiān)督力度，提高工作責(zé)任的明確度、公開度和透明化，促進(jìn)工作人員之間的良性競(jìng)爭(zhēng)。組織員工學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)，熟練掌握軟件、設(shè)備的操作技能，還要培養(yǎng)員工自主學(xué)習(xí)的意識(shí)，通過激勵(lì)機(jī)制和監(jiān)督制度促進(jìn)管理人員不斷提升自身的綜合素質(zhì)，才能提高檔案管理的辦公自動(dòng)化效率。

4.建立檔案管理的安全防范系統(tǒng)

檔案管理的信息化發(fā)展廣泛運(yùn)用到計(jì)算機(jī)技術(shù)，在信息記錄、整理以及傳遞的過程中，文件的保密性會(huì)受到威脅，一旦信息泄露，會(huì)給個(gè)人或單位造成威脅。因此，要重視安全防范系統(tǒng)的創(chuàng)建和應(yīng)用，規(guī)范檔案管理的具體流程和內(nèi)容。比如，電子檔案一般以脫機(jī)的方式存儲(chǔ)，檔案保管的介質(zhì)要保存好。要加強(qiáng)對(duì)電子檔案的檢測(cè)和維護(hù)，成立專門的防范系統(tǒng)維護(hù)和監(jiān)測(cè)組織，定期檢查系統(tǒng)的安全隱患，為檔案管理工作創(chuàng)造良好的自動(dòng)化辦公環(huán)境。同時(shí)要規(guī)范人員的操作行為，建立用戶登錄系統(tǒng)，設(shè)置不同層次的權(quán)限，嚴(yán)格制定檔案借閱、傳遞等工作條例，以保障信息不被泄露。

三、結(jié)束語(yǔ)

檔案管理目前存在許多問題，包括人才的缺乏、基礎(chǔ)設(shè)備的匱乏、管理意識(shí)和觀念的落后等，都是阻礙其發(fā)展的重要因素。隨著時(shí)代的發(fā)展，信息已經(jīng)成為了推動(dòng)人類進(jìn)步的重要條件，所以檔案管理的信息化建設(shè)是必然的發(fā)展趨勢(shì)，也是其改革的重要方向。同時(shí)也要加強(qiáng)自動(dòng)化的應(yīng)用，必須要從檔案管理信息化的意識(shí)上著手，靈活運(yùn)用電子信息技術(shù)，提高管理工作的安全性，豐富管理的方式和手段，才能提高工作的效率。

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（作者單位：洮南市社會(huì)救助事業(yè)中心）