新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)探討

劉璟尉

摘 要：近年來(lái)，受誠(chéng)信社會(huì)建設(shè)進(jìn)程持續(xù)深化及信息技術(shù)蓬勃發(fā)展的影響，促使人事檔案管理工作得到越來(lái)越多從業(yè)人員的關(guān)注及重視。除靈活運(yùn)用管理手段外，增強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)力度，革新管理模式，不只能形成全面詳細(xì)的人事檔案，更能滿(mǎn)足信息化管理檔案的要求，確保檔案信息實(shí)時(shí)共享，實(shí)現(xiàn)科學(xué)合理利用人才的目標(biāo)。本文以新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)為切入點(diǎn)，分析其現(xiàn)存問(wèn)題，進(jìn)一步提出具體的建設(shè)要點(diǎn)，希望以此提高新時(shí)期信息化建設(shè)工作的效率及質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;人事檔案管理;信息化建設(shè)

人事檔案管理不僅全面真實(shí)記錄個(gè)人從事本職工作的各個(gè)細(xì)節(jié)，而且還被視為人才考核及人才選拔的參考依據(jù)，做好人事檔案管理工作能大幅度提升人事管理水平。由此可見(jiàn)，新形勢(shì)下認(rèn)識(shí)檔案管理信息化建設(shè)工作是不可阻擋的主流發(fā)展趨勢(shì)。同時(shí)人事檔案管理信息化建設(shè)能大幅度提高檔案信息化的管理水平，便于實(shí)時(shí)查詢(xún)、存儲(chǔ)及變更檔案信息，滿(mǎn)足各個(gè)機(jī)構(gòu)及時(shí)傳遞及更新檔案信息的要求，消除影響信息安全的風(fēng)險(xiǎn)因素，真正意義上做到檔案信息實(shí)時(shí)共享。鑒于此，本文針對(duì)“新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)”進(jìn)行分析研究具有重要的價(jià)值意義。

一、新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性分析

人事檔案信息化管理指檔案管理活動(dòng)中靈活運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段數(shù)字化管理檔案信息資源的過(guò)程，能大幅度提高檔案資源的利用率。受信息技術(shù)蓬勃發(fā)展的影響，企業(yè)人事制度改革持續(xù)深化且人才流動(dòng)頻率漸漸加快，促使日常工作中涌現(xiàn)出大量的人事檔案資料。從人事檔案管理工作角度來(lái)看，短時(shí)間內(nèi)轉(zhuǎn)變其管理理念、持續(xù)創(chuàng)新及合理整合現(xiàn)有的資源、改變以往單一的紙質(zhì)檔案管理方法均無(wú)法脫離利用信息化管理手段的支持，方可滿(mǎn)足深入挖掘及開(kāi)發(fā)利用人事檔案信息資源的要求，確保其檔案資源利用趨向便捷高效，進(jìn)一步提高人事檔案管理的工作效率。

二、人事檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)存問(wèn)題分析

1.缺乏管理制度

即便近幾年來(lái)我國(guó)人事檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程持續(xù)深化，但是其信息化建設(shè)仍存在著較多問(wèn)題。我國(guó)人事檔案管理工作中普遍存在沿用傳統(tǒng)管理機(jī)制的問(wèn)題，無(wú)法立足現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)予以創(chuàng)新，難以滿(mǎn)足當(dāng)前社會(huì)對(duì)于人事檔案管理工作的具體要求，阻礙新形勢(shì)下認(rèn)識(shí)檔案管理信息化的建設(shè)進(jìn)程。大多數(shù)企事業(yè)單位及機(jī)關(guān)高校的人事檔案管理制度不夠健全，直接或間接影響總體管理效率，出現(xiàn)諸多漏洞，直至引發(fā)泄露人事檔案關(guān)鍵信息的問(wèn)題，對(duì)當(dāng)事人及涉及單位、企業(yè)及機(jī)關(guān)高校產(chǎn)生極其深遠(yuǎn)的影響。

2.人才資源匱乏

受人事檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程持續(xù)深化的影響，信息化程度明顯得到大幅度提升，說(shuō)明人事檔案管理信息化建設(shè)是不可阻擋的主流發(fā)展趨勢(shì)。人事檔案信息化建設(shè)往往無(wú)法脫離打造全面掌握信息理論知識(shí)專(zhuān)業(yè)化管理人才的支持，不只需要明確了解傳統(tǒng)人事檔案的管理流程，更要求管理人員熟練現(xiàn)代化信息技術(shù)的日常操作。雖然我國(guó)企業(yè)機(jī)關(guān)高校相繼引進(jìn)熟知信息化技術(shù)的專(zhuān)業(yè)人才，但是無(wú)法大幅度提升人事檔案管理人才的總體素質(zhì)水平，尤其是缺乏復(fù)合型人才，造成信息化建設(shè)工作遭受?chē)?yán)重阻礙。

3.信息安全不足

從客觀(guān)角度來(lái)看，互聯(lián)網(wǎng)深受自身技術(shù)特點(diǎn)的影響，為用戶(hù)快捷方便復(fù)制檔案及傳播檔案提供強(qiáng)有力的支持，新時(shí)期下人事檔案管理信息化建設(shè)的安全性相對(duì)較差，而結(jié)合主觀(guān)角度發(fā)現(xiàn)，人事檔案管理信息安全尚未得到關(guān)注及重視，普遍存在檔案信息保密意識(shí)薄弱及安全信念不強(qiáng)烈等問(wèn)題，促使檔案管理及歸檔等工作涌現(xiàn)出大量問(wèn)題。檔案管理人員無(wú)法及時(shí)發(fā)現(xiàn)自身工作漏洞，其日常操作規(guī)范性遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足，甚至發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后無(wú)法及時(shí)解決，尤其是計(jì)算機(jī)病毒傳播范圍日趨廣泛的背景下，電子存儲(chǔ)設(shè)備及技術(shù)普遍存在相應(yīng)的技術(shù)缺陷，嚴(yán)重威脅人事檔案電子信息的安全性及保密性。

4.基礎(chǔ)設(shè)施落后

由于各個(gè)級(jí)別企業(yè)單位機(jī)關(guān)對(duì)于人事檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程的要求不同，決定企業(yè)單位機(jī)關(guān)級(jí)別不同其人事檔案信息化管理軟件的開(kāi)發(fā)標(biāo)準(zhǔn)存在著明顯的差異性，級(jí)別越高的企業(yè)單位機(jī)關(guān)其軟件的使用功能越復(fù)雜。人事檔案管理相關(guān)軟硬件開(kāi)發(fā)互不干涉且互為通用，而規(guī)范化的管理軟件開(kāi)發(fā)流程及開(kāi)發(fā)理念相對(duì)滯后。與軟件相比，人事檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)硬件普遍存在齊全性及先進(jìn)性缺陷的問(wèn)題，例如：計(jì)算機(jī)設(shè)備、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備及掃描打印設(shè)備等。大多數(shù)企業(yè)單位機(jī)關(guān)仍沿用手動(dòng)模式進(jìn)行輔助計(jì)算機(jī)管理，其軟硬件基礎(chǔ)牢固性不佳，阻礙人事檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。

5.數(shù)據(jù)共享緩慢

人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)所涵蓋的內(nèi)容相對(duì)復(fù)雜，包括傳遞、歸檔、整理及收集等方面功能，一旦忽略數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)或相關(guān)數(shù)據(jù)信息更新補(bǔ)充不及時(shí)則可能產(chǎn)生大量的錯(cuò)誤數(shù)據(jù)，大大增加管理難度。人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)水平滯后，造成信息數(shù)據(jù)無(wú)法全面共享，嚴(yán)重削弱信息化管理水平。人事檔案管理信息化建設(shè)期間深受主觀(guān)因素及不可抗力因素的影響，直接或間接影響其信息數(shù)據(jù)的安全性，例如：黑客、計(jì)算機(jī)病毒及信息保存年限等。人事檔案信息及互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)形式缺乏統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，阻礙信息化建設(shè)進(jìn)程。

三、新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)的要點(diǎn)分析

1.健全管理制度

由于人事檔案管理信息化建設(shè)無(wú)法脫離具體管理制度的支持，客觀(guān)上要求各個(gè)單位持續(xù)健全相應(yīng)的管理機(jī)制，以保證人事檔案管理工作有序開(kāi)展為前提條件，規(guī)范其工作流程，消除影響其科學(xué)性及合理性的風(fēng)險(xiǎn)因素。不得擅自更改信息數(shù)據(jù)，突出信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性，規(guī)避檔案管理及使用期間所產(chǎn)生的各種問(wèn)題，大大提高檔案利用效率。企事業(yè)機(jī)關(guān)必須立足于具體的人事檔案管理現(xiàn)狀，詳細(xì)劃分其管理制度的實(shí)施細(xì)則及工作職責(zé)，幫助各個(gè)管理人員從根源上認(rèn)識(shí)到開(kāi)展信息化建設(shè)的必要性。

2.打造管理隊(duì)伍

檔案管理人員個(gè)體能力與人事檔案管理水平間存在著密切聯(lián)系，人事檔案管理人員必須掌握全面的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)及通信技術(shù)手段方可妥善管理各種人事檔案資料，有助于長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。各級(jí)單位必須做好檔案管理人員培訓(xùn)教育的工作，著重強(qiáng)調(diào)打造出專(zhuān)業(yè)的檔案管理隊(duì)伍，引進(jìn)更多的復(fù)合型人才，以達(dá)到充實(shí)隊(duì)伍的效果，并且主動(dòng)與高等院校間開(kāi)展合作，通過(guò)招聘綜合能力較強(qiáng)學(xué)生等方法壯大管理隊(duì)伍，有助于開(kāi)發(fā)檔案管理的工作思維，真正意義上做到革新檔案管理工作模式。定期或不定期組織相應(yīng)的崗位培訓(xùn)活動(dòng)，重點(diǎn)提升其職業(yè)道德素養(yǎng)及技能水平。

3.樹(shù)立安全意識(shí)

目前我國(guó)大多數(shù)企業(yè)機(jī)關(guān)單位普遍存在檔案信息化建設(shè)安全意識(shí)不足的問(wèn)題，極易造成檔案信息出現(xiàn)泄密及丟失等問(wèn)題，產(chǎn)生不可預(yù)估性損失。因此必須深入研究人事檔案管理相關(guān)政策及法規(guī)，嚴(yán)格界定各種信息數(shù)據(jù)的保密等級(jí)，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)加密功能的作用，以權(quán)限系統(tǒng)分類(lèi)加密為基礎(chǔ)妥善處理通用數(shù)據(jù)庫(kù)中數(shù)據(jù)信息，平衡檔案資料中保密與利用間關(guān)系，始終摒棄不思進(jìn)取或求穩(wěn)的保守思想。

4.建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施

電子計(jì)算機(jī)具有運(yùn)算速度快、精確度高、信息存貯量大、邏輯判斷能力強(qiáng)及自動(dòng)運(yùn)算等鮮明特點(diǎn)，適用于文件管理領(lǐng)域，能充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，妥善歸還、查找、借閱及接收相關(guān)文件信息，快速辨認(rèn)需要銷(xiāo)毀的文件內(nèi)容，大大提高工作效率。除整理、編制及收集人事檔案外，人事檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)能編制基礎(chǔ)內(nèi)容介紹、內(nèi)目錄及檢索工具，甚至可應(yīng)用于庫(kù)房管理領(lǐng)域，用于特殊檔案管理項(xiàng)目，例如：編制大型索引，服務(wù)于檔案編制及檔案統(tǒng)計(jì)等方面工作。配備計(jì)算機(jī)硬件能大幅度提高各類(lèi)檔案館及檔案室的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平。

5.推行信息共享

人事檔案信息化管理工作流程相對(duì)復(fù)雜，一旦人事檔案管理信息化系統(tǒng)的科學(xué)性、先進(jìn)性及高效性遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足則直接影響其管理效果。因此持續(xù)強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)力度，將基礎(chǔ)設(shè)施視為搭建人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的前提條件，積極引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備設(shè)施，大大提高檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳輸速度，便于更快更好的錄入圖片及文字等信息。搭建極具特色的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，設(shè)置統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)搭建標(biāo)準(zhǔn)，納入姓名、性別、年齡、民族、出生日期、畢業(yè)院校、工作時(shí)間、單位代碼及入職時(shí)間等信息，有助于提高檔案信息的利用率。

四、結(jié)語(yǔ)

通過(guò)本文探究，認(rèn)識(shí)到做好新時(shí)期下人事檔案管理工作完全符合檔案管理工作改革的需求，有助于企事業(yè)單位及公共機(jī)關(guān)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。因此，相關(guān)人力資源管理部門(mén)秉持具體問(wèn)題具體分析的工作原則，從根源上認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)的必要性，遵循客觀(guān)規(guī)律，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)及互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的作用，深入挖掘、開(kāi)發(fā)及利用人事檔案信息資源，進(jìn)一步擴(kuò)大檔案信息化管理力度，保證人才培養(yǎng)、職稱(chēng)晉升及人才聘用的公正性、合理性及準(zhǔn)確性，為促進(jìn)我國(guó)人事檔案管理水平進(jìn)步提供強(qiáng)有力的支持。

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（作者單位：錦州新聞媒體集團(tuán)）