新時期高職院校 人事檔案數字化建設的工作思考

劉歲梅

摘 要：當前，隨著我國信息化技術的發展和數字化管理模式的進步，在高職院校中的人事檔案管理中數字化建設發揮了重要作用，其在一定程度上提高了高職院校的人事管理效率，為高職院校未來的可持續發展奠定了堅實的基礎。因此，本文通過論述新時期下高職院校人事檔案數字化建設的重要性，分析現階段其存在的人事檔案建設問題并提出相關建議，為高職院校的人事檔案數字化創新建設提供借鑒和參考。

關鍵詞：新時期;高職院校;人事檔案;數字化建設

一、前言

人事檔案，是人事管理工作的重要組成部分。在高職院校的經營管理中人事檔案管理作為一項重要的基礎性工作，同時，也是衡量高職院校總體管理質量的關鍵標志之一。在當前網絡化、信息化時代，科學技術以及數字技術的快速發展，促使高職院校的人事檔案管理也要進行相應的改革和創新，從而實現人事檔案管理的高效化、科學化、規范化。然而，在實際的高職院校人事檔案數字化建設的過程中也存在一些問題，延緩了其改革創新進程，迫切需要相應的解決措施和創新思路。

二、高職院校人事檔案管理數字化建設的重要性

在信息技術以及數字化技術進步發展的現階段，人事檔案管理趨向數字化建設是我國構建信息化社會的重點要求。在我國的整體發展過程中，國家提出了“加快檔案信息化建設”的戰略目標，因此，高職院校的人事檔案數字化建設是全國檔案事業中的一個關鍵環節。同時，高職院校是我國社會經濟發展的主要推動力，對經濟創收和增長都具有相當重要的意義。所以，在一定程度上加強高職院校的人事檔案數字化建設能夠促進社會總體發展水平。并且有利于高職院校的教學質量和效率提升，對高職院校的發展和科技研發等具有積極影響。

其次，高職院校的人事檔案管理也是信息化時代的必然要求，由于計算機技術、數據庫技術以及媒體技術的廣泛應用，使得檔案信息開始從單一的紙質記載轉向為影像、聲音、圖片、視頻等多種電子信息儲存方式，打破了傳統人事檔案信息管理模式存在時間、空間局限性。所以，在高職院校中加強人事檔案管理數字化建設具有重要意義。

三、新時期高職院校人事檔案數字化建設存在的問題

當前，我國的高職院校人事檔案數字化建設進程正在不斷推進，但是，在這一過程中，仍然存在較為突出的問題，其中比較明顯的是在新時期背景下，高職院校人事檔案數字化建設定位不準，缺乏前瞻性、人事檔案管理機制不健全，權責不清、人事檔案管理人員專業素質不高、數字化設施設備落后等，這些問題在很大程度上阻礙了人事檔案數字化建設的發展，不利于發揮人事檔案的優勢和作用。

1.人事檔案數字化建設定位不準，缺乏前瞻性

在數字化社會建設的背景之下，即是利用各種各樣的有效信息從事相關工作。而在高職院校中要深刻的認識到“互聯網+教育”的發展趨勢，在搜集原始信息以及第一手資料的過程中，可以在信息時代中處于更加有利的發展地位。尤其是在高職院校的檔案管理工作中，人事檔案是其向前發展的主要基石，通過搜集、整理、統計有效的人事資源信息可以發揮巨大的能量。但是，在當前的高職院校中由于其前身多數為中專或者職業學校，在歷史原因的影響下，對人事檔案的管理存在一定的難度，比如，個別檔案信息缺失、準確度低等現象時有發生。這主要是因為高職院校的各級領導對人事檔案管理工作的定位不夠準確，仍然將檔案管理作為行政管理的一個組成部分，對其人力、財力、物力投入都較小，嚴重缺乏人事檔案數字化建設的前瞻性。

因此，高職院校在人事檔案數字化建設進程中，首先則需要在理論和觀念層面上進行更新和創新，結合本校實際情況，加強在新時期下高職院校的發展方向建設，準確定位人事檔案數字化發展思路，從而促使高職院校的人事檔案數字化建設具有一定的前瞻性和預見性，實現與時俱進、順應時代發展潮流。

2.人事檔案管理機制不健全，權責不清

在高職院校的檔案管理機制中存在制度不健全、權責不明確的問題，由于高職院校的檔案管理有科研檔案、財會檔案、人事檔案以及設備檔案等內容，通常情況下，不同的檔案類型分屬于不同的部門或者分院系等進行管理工作。所以，在很多高職院校中就出現了檔案工作零散、條塊化的現象。比如，針對檔案管理會設置綜合檔案管理辦公室，負責各類檔案的收集、整理和儲存，同時，負責檔案信息在各部門之間的交流溝通以及上傳下達等工作內容。并且對于檔案的整理主要有相關文書崗位分別對紙質檔案、音像資料和事物檔案進行歸類。這種檔案管理形式在當前信息化時代下效率極為低下，不能夠及時的根據需要進行檢索和查詢、借閱。此外，由于檔案管理涉及的部門較多，很容易造成權責不明確，缺乏有效監管的現象。

因此，當前高職院校在認識檔案數字化建設過程中，急需健全管理機制，明確權責職能，只有進一步規范人事檔案管理工作程序，才能夠有效的保障數字化建設的有序開展，為形成先進的、現代化的、信息化的人事檔案管理機制奠定堅實的基礎。

3.人事檔案管理人員專業素質不高

在現階段，高職院校的檔案管理人員對人事檔案管理的重視程度不夠，多數高職院校都將檔案管理崗位視作清閑崗位，這使得相關管理人員的技術性和認識程度都有嚴重的不足，也就造成了管理人員的專業素質不高。在實際的人事檔案管理中，就會出現相關人員無法正常有序的開展規范化管理，所以，造成了信息化、數字化建設程度不夠，很難提高人事檔案管理的效率和質量。在很多的高職院校中，人事檔案管理工作甚至沒有專人負責，使其相關信息資源出現滯后性，嚴重影響高職院校的可持續發展。另外一方面，大多數檔案管理人員的專業知識掌握程度不高，沒有經過崗前培訓以及數字化技術的學習，無法落實檔案管理數字化建設措施，導致人事檔案總體建設力度較低。

基于此，在新時期下，高職院校的人事檔案數字化建設，需要保障管理人員的綜合素質和專業能力，才能夠盡可能的提高人事檔案管理的信息化程度和數字化水平。因此，高職院校必須要深刻認識到人事檔案數字化建設的根本因素，即是加強管理人員的專業素質，為檔案數字化管理提供有效的技術支持和人員支持，保障高職院校人事檔案管理的科學性和合理性。

4.數字化設施設備落后

高職院校在發展過程中普遍比較重視教學質量和水平的提高，對人事檔案管理的重視程度不夠，對其投入就相對較少，從而導致了人事檔案管理的信息化設施設備相對落后，不適應數字化建設的發展趨勢。因此，高職院校在人事檔案管理方面普遍存在檔案設施落后、設備簡陋的現狀，數字化管理程度不高，甚至是在檔案室內沒有設置計算機等基礎設施，更沒有先進的檔案管理軟件系統作為支撐。一般情況下都在實行傳統的檔案管理模式，即是手工收集。檢索紙質文件材料，這種問題不但使檔案管理的效率極低，而且不利于檔案文件的保管和存放，很容易受到環境的影響造成檔案損壞。并且管理人員在日常管理工作中，還要注意防火、防蟲、防潮等，耗費了大量的人工精力和時間，檔案信息的完整性和安全性得不到有效的保障，在很大程度上限制了高職院校數字化建設的發展。

因此，數字化設施是新時期下高職院校人事檔案數字化建設的重要基礎，其要想實現高效的數字化、信息化檔案管理，則要確保各項管理設施的先進性和現代化。所以，高職院校在人事檔案數字化建設的過程中，需要結合自身實際發展情況和基礎設備狀況，提高人事檔案管理軟硬件設施的數字化程度，充分保障各項人事檔案管理工作具有高效性、便捷性和安全性，進一步完善高職院校的人事檔案數字化建設管理體系，推動整個高職院校的檔案信息化管理。

四、強化高職院校人事檔案數字化建設的創新思考

針對上述問題，高職院校在新時期下，必須要針對上述問題，采取有效的對策和措施。大力推進高職院校檔案工作數字化建設，充分發揮檔案在高職院校教學、科研、黨政管理等各項工作中的作用，這是高校檔案管理工作的根本目的和主要目的，也是實現檔案價值的重要標志。比如，更新人事檔案管理觀念，提高意識、加強人事檔案管理，完善制度保障、強化管理人員培訓力度，提高專業素質、加大資金投入，建設完善的數字化基礎設施等等，全面提高新時期下高職院校人事檔案數字化建設的發展戰略，從而有效提高人事檔案的數字化、信息化建設水平，最大限度發揮人事檔案在高職院校管理發展中的功能和作用，推動高職院校的向前發展。

1.更新人事檔案管理觀念，提高意識

高職院校針對人事檔案管理，首先就要提高重視程度，將其納入到高職院校改革以及發展工作中，提高規范化管理意識。因此，高職院校的領導應該明確人事檔案數字化建設的基本目標，從學校建設發展的新概念、高智能的角度上提高檔案工作質量和能力。同時，要加強自身的業務能力、樹立檔案管理工作規范化觀念，通過加大資金投入提高數字化建設力度，保障相關人事檔案管理人員能夠熟練的掌握計算機技術，以此提升人事檔案數字化建設效果。高職院校要通過各種宣傳教育手段，培養各部門的人事檔案數字化建設觀念，以確保在檔案信息資源收集過程中各類信息的準確性，使人事檔案管理具有實效性。

2.加強人事檔案管理，完善制度保障

高職院校要根據《普通高校檔案管理辦法》的相關要求，將人事檔案管理納入到日常的管理內容中，將數字化建設提高議事日程，從機制上做好管理工作，要避免人事檔案管理的條塊化，構建與學校相適應的檔案管理部門，要建立完善的立卷制度，確保基層檔案管理人員的工作效率以及歸檔質量。具體實施措施是基于現有的檔案業務建設，將數字化建設作為主要地位，保障高職院校人事檔案管理的規范化和標準化。可以建立相應的人事檔案保密制度、檔案合理利用制度以及查閱、更改、銷毀制度等。另外，高職院校還要組織人力成立專門獨立的人事檔案管理機構，形成統一領導、分級管理的管理體制。除此之外，高職院校各類的管理人員要重視檔案信息資源的收集，實現全面記載、準確記錄，從而能夠為數字化人事檔案管理提供有力支持。因此，高職院校要根據自身實際的情況制定完善的人事檔案管理制度，強化制度保障效果，以此提高其整體檔案管理工作的效率。

3.強化管理人員培訓力度，提高專業素質

人事檔案管理工作在數字化建設中主要還是依靠人力，因此，高職院校要建立專業的、高質量的人才隊伍，增強檔案信息的收集能力以及分析能力。可以通過制定科學的人才培養計劃、培訓工作等提高檔案管理人員的專業素質;

其次，高職院校要堅持“走出去”的發展戰略，為人事檔案管理人員提供豐富的崗位培訓以及交流學習機會，充分借鑒先進的數字化檔案管理模式，并根據高職院校自身發展的現狀和特點取長補短，為數字化檔案管理提供有力支持;

其三是要通過校企合作的方式加強人員技能培訓力度，通過引進擁有專業技術的數字化建設人才，提高人事檔案管理軟硬件設施的利用效率、提高管理人員的業務水平等。另外，高職院校還要結合專業課程學習，保障管理人員能夠熟練的掌握相應數字化操作技術和設施設備的應用方法;

最后是對人事檔案管理人員的崗位不宜頻繁調動，做到檔案管理的專業化和規范化，從而進一步提升高職院校人事檔案管理的數字化、信息化建設程度。

4.加大資金投入，建設完善的數字化基礎設施

隨著網絡和數字技術的飛速發展，世界大多數國家檔案管理步入了網絡化的新時代。高職院校要想加快人事檔案管理的數字化進程，就要加大資金等資源投入，建立功能性強、綜合性強、覆蓋面廣的檔案管理模式。因此，各高職院校要根據自身的實際發展狀況配置完善的檔案儲存庫房、容量較大的檔案儲存柜、并且要保障有計算機、打印機、掃描儀等配套設備，為人事檔案的科學化管理提供便利條件。此外，還要完善高職院校的人事檔案管理基礎設施，比如，建設現代化檔案庫房，強化防火、防盜、防潮管理工作，構建檔案管理、資源管理、校史展覽于一體的發展模式，借助計算機和校園網建設人事檔案管理的數字化、現代化和網絡化。比如，制定相對系統完整的人事檔案歸檔整理辦法、利用計算機潛能對人事檔案資源進行合理的分析、處理和整理，同時，也還要做好檔案的安全保管防護工作，除此之外，還要建設網絡數據庫等，對人事檔案資源進行科學準確的統計，提高檔案管理效率。

五、結束語

綜上所述，人事檔案數字化建設在高職院校中能夠發揮極為重要的作用，對高校教學資源的合理配置和教師資格審核都具有積極意義。在一定程度上加強人事檔案數字化建設力度可以提高整個檔案管理水平，為學校相關的重要決策提供指導意見和依據，進而有效的推動高職院校的可持續發展。

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（作者單位：重慶廣播電視大學）