煤炭企業在合同管理中存在的問題及應對措施

昝雷

摘? 要：合同管理是企業管理中的一項重要工作，合同管理的規范化、科學化是合同管理的關鍵所在。由于煤炭企業的特殊性，往往在合同管理中存在這樣或那樣的問題，最終給企業帶來不必要的經濟或名譽損失。為了改善合同管理的效果，該文主要就對煤炭企業在合同管理中存在的問題進行了分析，并針對當前存在的問題提出了應對措施，以期可以改善煤炭企業的合同管理效果。

關鍵詞：合同管理? 回避風險? 應對措施

隨著國家產業政策的調整，煤炭能源市場份額正逐漸縮小，清潔能源逐步成為市場新寵，煤炭行業呈現出供大于求局面，國內煤炭產能過剩、再加上目前環保政策影響，致使煤炭企業生存環境更加嚴峻。對煤炭企業來說，如何科學管理、規范管理、回避風險，減少損失已成為企業生存的首要選擇。作為管理的一部分，合同管理也必須引起企業領導的高度重視，往往因合同內容的不規范、條款含糊不清造成合同糾紛，甚至會給企業帶來重大經濟損失。

1? 煤炭企業在合同管理中存在的問題

企業合同是指企業在生產經營過程中的物資采購、設備修理以及咨詢服務和工程建設等方面與相關單位簽訂的維護雙方權益的合同文書。相對而言煤炭企業是粗放型管理，對合同的重視程度不夠，有些煤炭企業認為合同只是一種形式，合同內容不必太嚴格，往往存在以下風險隱患。

1.1 缺乏制度建設，缺少合同保障機制

有些煤炭企業沒有制定相應的合同管理制度，對合同的執行僅憑經驗和自己理解去執行，存在極大的隨意性和不規范性。雖然合同本身是一種法律約定文書，也可以說其就是一種規章制度。但這還需要制定一套完善的具體制度對合同進行約束和管理，這樣才能發揮合同發揮其最大的作用，讓企業簽訂合同時也做到有制度可循、按章操作，做到合同管理的規范、科學。

1.2 缺少調查，盲目簽訂合同

當煤炭企業要購置設備或進行基建維修時，有時僅憑熟人介紹或網上查找就盲目與對方簽約，缺少對對方當事人主體資格、資信狀況和履約能力的狀況調查，往往簽訂了合同以后對方卻無力履行，出現轉包、分包現象，工程質量和進度得不到有效保障，給企業的發展帶來不必要的損失。

1.3 缺少法律專業人員，起草合同較隨意

由于煤炭企業的特殊性，有的煤炭企業沒有法律專業人員，哪個部門牽頭需要實施的工程就由哪個部門起草合同，造成合同起草的五花八門，有些部門起草合同人員就對對方曾經簽訂的合同略做修改就當作自身企業的合同文本，根本不考慮適用性和關聯性，法律知識更是欠缺，致使起草的合同漏洞百出，存在較大的糾紛隱患。

1.4 合同會審存在形式主義，會審人員不負責

合同起草結束，組織相關部門對合同進行會審時，會審部門往往隨意派一名工作人員參加，有的對合同內容一無所知，會審時往往出現各持己見無法形成共識，有時合同定稿就需要會審3次以上，再次會審時又會出現會審人員變動情況，缺乏合同會審的嚴肅性;在合同會審簽字時有些部門甚至不看合同條款就草率簽字同意，導致合同會審存在形式主義。

1.5 缺乏跟蹤管理，合同執行度低

當合同簽訂后，一些煤炭企業負責合同管理的部門就將合同歸檔完事，而沒有指定專人進行合同的后續工作進行跟蹤管理，如合同簽訂后工程何時開工、是否按合同要求開工、合同的履約情況、付款情況、竣工時間、合同何時解除等。往往出現合同簽訂后，工程進展很隨意，完全不按合同約束進行，讓合同失去了應有的法律效應，管理部門和執行部門互不溝通，工作中相互推諉，甚至出現對方不履行合同情況，給企業造成直接或間接的經濟損失。

1.6 檔案管理混亂，雜亂無序

有些煤炭企業將簽訂后的合同隨意裝入檔案袋或文件袋中，隨意放入文件柜里，既沒有合同登記臺賬，也沒有合同編碼，既不按時間順序存放，也沒有固定存放合同的檔案柜，造成查找時無序可尋，檔案管理混亂，甚至出現合同丟失現象，給企業帶來潛在的風險隱患。

2? 合同管理中存在問題的應對措施

2.1 建立完善的合同管理機制，保障合同操作有序

對管理相對薄弱的煤炭企業來說，建立健全合同的和管理制度尤為重要，必須建立一套完整的管理機制和約束機制來促使合同管理工作的規范化、科學化。讓企業在合同管理中按照制定的規章制度去對標執行，合同是一件很嚴肅的事情，來不得半點馬虎和應付，企業要成立招標及合同管理領導小組，要明確合同管理領導小組人員的職責，哪個部門負責什么，哪個部門對過程監督，要具體到單位或者個人，要制定相應的工作流程，做好各流程的環節管控，按部就班地進行合同管理，決不能隨意而為之，從而避免因合同操作或合同的不規范而給企業帶來重大的經濟損失和名譽損失。

2.2 做好資質審查和履約能力調查，保證履約可行性

對參加招投標的單位，合同管理部門要認真審查其資質，要保證其資質的合法性、有效性;同時要對其公司狀況和近期業績進行調查，確保其具備履約能力，以減少盲目簽約，影響合同執行情況發生。

2.3 配備法律專業人員，提高合同管理嚴肅性

合同管理是一件十分嚴肅的管理項目，煤炭企業需要配備專門的法律專業人員來把關合同條款，本著對合同雙方負責的態度公平公正地制定合同條款，杜絕合同起草的隨意性、片面性，讓合同真正起到約束雙方的目的，提高合同管理的嚴肅性、法律性。

2.4 安排專人負責合同的起草、簽訂及后續的跟蹤管理

企業合同應由法律相關專業人員或者經過相關專業培訓的人員起草，堅持使用標準合同文本或統一合同文本，公平公正地明確合同主體的責任，使合同管理更規范有序，更有利于合同爭議的解決，同時減少了合同審驗人員的工作量。對于合同后續跟蹤管理工作由專人建立嚴格的跟蹤管理臺賬，隨時掌握工程進展情況及合同履約情況，便于加強合同履行的監督管理，有問題及時向相關負責人匯報，提高合同的執行有效性。

2.5 改變合同會審方式，提高會審成效

合同會審由開會的形式改為把合同審核意見書（電子版）通過內部辦公系統發給相關單位負責人，定時反饋修訂意見及建議，負責合同的專人根據收到的合同審核意見書修改合同，最終將修改好的合同及各部門出具的合同審核意見書通過企業辦公網發給相關部門終審定稿。這樣不僅節約了組織集中會審時間，提高了工作效率，還對哪個部門如何修改留下工作痕跡，杜絕了會審的隨意性，增強了會審人員的責任心，提高了會審的嚴謹性。

2.6 科學管理檔案，讓合同管理更規范有序

合同檔案管理就猶如畫龍點睛中的那一“點”，把合同歸檔之前應當建立合同檔案，對每個合同進行編碼，合同臺賬的內容主要包括但不限于合同編號、合同名稱、合同類型（工程類、大修類、服務類、物資采購類等）、合同簽訂日期、對方單位名稱、合同金額、質保期、質保比例、付款方式、經辦單位、經辦人、經辦人電話等，合同臺賬施行紙質版登記和電子版登記相結合的辦法，登記完成后將合同裝入檔案盒存檔，根據合同編碼將檔案盒依次存入檔案柜保存。把這一“點”畫好，合同檔案整齊劃一、規范管理，合同管理也就呈現出科學、有序、規范、合理。

3? 結語

合同管理工作是煤炭企業管理的一個重要組成部分，也是企業科學管理、規避風險的重要內容。作為目前煤炭企業來說，面臨新型能源的強勢沖擊，面對環保的重大壓力，其經營空間越來越小，合同管理就顯得尤為重要，就需要合同管理人員在實踐中探索及歸納合同管理工作的技巧，尋找新方法，解決新問題，規避合同引發的風險，減少合同糾紛及損失，為煤炭企業的健康發展保駕護航。

參考文獻

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