以檔案管理促就業(yè)服務的探索

摘要：檔案工作在大學生就業(yè)過程中具有重要的推動作用，要充分發(fā)揮以檔案管理促就業(yè)服務的作用，就要以就業(yè)為導向創(chuàng)新檔案管理職能，創(chuàng)建檔案管理模式，打造檔案特色。

關鍵詞：高校 就業(yè) 檔案

大學生就業(yè)工作是高等教育的重要工作之一，也是教育行政部門的中心工作。要完成好這項工作需要各方面、各部門發(fā)揮其應有的作用，其中，檔案工作在促進大學生就業(yè)方面也具有重要的作用。隨著高等教育的“并軌”，大眾教育逐漸取代了精英教育，大學生數(shù)量越來越多，檔案數(shù)量也相應增加。在大學生就業(yè)過程中，檔案是不可或缺的一項重要內(nèi)容。作為檔案管理工作者，只有提高對高校的學生檔案重要性的認識，才能以優(yōu)質(zhì)高效的檔案管理服務于大學生就業(yè)工作，促進大學生就業(yè)工作。

一、以就業(yè)為導向創(chuàng)新檔案管理職能

高校的大學生檔案收錄資料主要包括學生的學籍、成績單與黨員或團員材料等，這樣的檔案模式是長期延續(xù)下來的，當然有其合理性。但是，如果從有利于大學生就業(yè)這個角度看，這種檔案形式就顯得片面、單一了。為了發(fā)揮檔案對就業(yè)的促進作用，檔案管理人員應該更新觀念，把檔案建設與管理中學生的主體地位凸顯出來，檔案管理教師與學校等部門要強化服務職能，圍繞學生的就業(yè)做好服務。無論是高校的檔案管理人員，還是教育行政部門的檔案管理工作者都要及時地轉(zhuǎn)變工作職能，把以強化檔案服務促進就業(yè)作為中心工作，以檔案管理創(chuàng)新帶動大學生就業(yè)工作。要把“服務就業(yè)”作為工作的指南，確保檔案中充分展現(xiàn)學生的知識、能力、成績等，同時保證檔案的嚴肅性與機密性。還要教育學生，使他們知道檔案對他們未來就業(yè)甚至整個職業(yè)生涯的重要性，增強學生的檔案意識，讓他們用實際行動“建設”自己的檔案。

二、以就業(yè)為導向創(chuàng)建檔案管理模式

為了讓檔案工作更好地服務于大學生就業(yè)，就要避免以往工作存在的弊端。首要注意的就是檔案的“一言堂”問題，即長期以來檔案工作中的“報喜不報憂”現(xiàn)象。只要學生沒有違紀現(xiàn)象，那么，檔案工作就按固定的程序固定的語言進行“空白”的“填寫”，由于這種檔案缺乏生動的個性，所以用人單位一般也不會重視。這種檔案很難從中了解到學生的在校表現(xiàn)，對其個性、特長等情況的記錄也不夠明晰。這樣既無法幫助用人單位更好地了解學生，從而促進就業(yè)，也無法使檔案發(fā)揮對學生的激勵作用。因此要注意改變單一、保守的傳統(tǒng)檔案模式。隨著科學技術的不斷進步和國民經(jīng)濟的日益發(fā)展，整個社會都發(fā)生了翻天覆地的變化，傳統(tǒng)的檔案管理模式也應當與時俱進。高校檔案管理與教育行政部門的檔案管理要在保持檔案真實性、嚴謹性的基礎上，凸顯檔案的靈活性。要記錄學生的表現(xiàn)。并以此逐漸地形成規(guī)范性與靈活性并重的檔案管理模式。

為了使檔案工作更好地促進大學生就業(yè)工作，除了要注意上述問題外，還要對大學生檔案材料構成做出調(diào)整與充實。要保留對大學生基本信息的錄入和原來檔案中的合理成分，在此基礎上增加能反映學生在校表現(xiàn)的歸檔材料。可以以學期為單位，把學生在學期內(nèi)的表現(xiàn)細化記錄并歸檔。對于原有的檔案內(nèi)容與新增的檔案內(nèi)容的關系要進行梳理。原有檔案在內(nèi)容上涵蓋了學生的學習狀況、品德狀況、人際狀況、能力狀況等，這一內(nèi)容可以作為檔案的骨架而存在。歸檔時，在此內(nèi)容框架內(nèi)，以學期為單位進行填充。這樣，在每個學期，學生的學習、品德、交往能力等方面就被生動地記錄下來，既有利于激勵學生不斷地挑戰(zhàn)自我，不斷地成長、進步，提高自己的能力與水平，也有利于在未來的就業(yè)中，讓用人單位能對學生的表現(xiàn)一目了然，增加學生的就業(yè)成功機會。

三、以就業(yè)為導向打造檔案特色

要展現(xiàn)學生特色以彰顯檔案工作的特色，這樣有利于增強檔案的吸引力，并更好地展現(xiàn)學生的風采，從而提高大學生的就業(yè)成功率。大學生的檔案要盡可能地把學生的個性與獨有價值體現(xiàn)出來，這有利于用人單位的抉擇，會為大學生的職業(yè)生涯打下良好的基礎。在每年的畢業(yè)就業(yè)季，求職的大學生數(shù)量驚人，投遞的檔案也不計其數(shù)。試想一下，面對大量的檔案，如果這些都千人一面，用人單位會認真地審閱嗎？在這種情況下，檔案工作就要研究怎樣突出個人特色，要通過展現(xiàn)學生特色來凸顯檔案特色。這樣，在眾多的令人眼花繚亂的檔案中，這種不同的表現(xiàn)會使一些檔案讓用人單位眼前一亮，進而詳細地了解檔案內(nèi)容，增加學生就業(yè)成功的可能性。為達此目的，第一，要使檔案工作具有明確的分類機制，即針對不同的學生采用不同的框架式分類，在此基礎上根據(jù)學生情況突出學生特色和學生檔案特色。第二，可以增加學生特色分析這個項目，在檔案中讓人一目了然地了解學生的特點和優(yōu)勢，然后在具體的欄目中給予數(shù)據(jù)支持。第三，充分利用好畢業(yè)表上學生的“特長”欄，要利用好這個欄目，充分展現(xiàn)學生的特長，突出學生的知識優(yōu)勢、能力優(yōu)勢與興趣愛好，體現(xiàn)學生的特色。

（作者簡介：劉陽，男，本科，吉林省高等學校畢業(yè)生就業(yè)指導中心，研究方向：大學生就業(yè)指導與檔案管理）（責任編輯 劉冬楊）