加強高職院校檔案資源建設策略

徐茵

摘 要：在社會不斷發展過程中，檔案管理工作受到了越來越多的關注，而檔案資源建設則是開展檔案管理與服務的基礎性工作，更是記錄院校改革發展過程、編研開發檔案文化產品必不可少的構成，做好檔案資源建設工作能夠將檔案的價值充分發揮出來，所以本文也就如何有效加強高職院校檔案資源建設進行了研究。

關鍵詞：高職院校;檔案資源;建設策略

高職院校檔案在近年來得到了較為迅猛的發展，不管是在數量上亦或者是在內容上都有了較大的發展，這與高職教育事業發展之間有著密不可分的關系。檔案資源作為整個社會信息資源開發與利用的基礎，對其加強建設就是為了能夠構建出更具特色且專業的檔案資源庫，這也是高職院校檔案部門特色資源的集中體現。就現如今各個檔案管理部門對于高職院校檔案資源建設情況來看，依然還是存在著一些問題，無法有效滿足教學、科研需求，為了改善這一現象，本文也從高職院校檔案資源建設現狀著手分析了要如何加強這一項工作，希望以此來進一步提高高職院校檔案管理工作質量。

一、高職院校檔案資源建設現狀

1.檔案資源建設缺少政策保障。在《高等學校檔案管理辦法》之中有明確指出：“高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作，學校需要加強管理，將其納入到學校整體發展規劃之中。”可是就高職院校發展實際情況來分析的話，高職院校檔案工作在整體發展規劃之中還是鮮有提及，學校各個部門檔案移交落實情況還是沒有在考核范圍之中，再加上缺少行政管理政策保障，所以高職院校對于檔案資源建設工作重視程度還是不足，相關部門歸檔意識較弱，所以高職院校檔案資源建設工作質量自然也就無法得到保障。

2.檔案資源完整度不足。就目前高職院校檔案資源建設情況來分析的話，檔案資源完整度不足也是發展過程中的問題之一，之所以會如此還是因為高職院校缺少有效的管理機制，所以促使學校檔案歸集工作規范性不足，檔案資源完整度自然也就不足。具體而言，一方面檔案資源還尚未能完全涵蓋學校年度重點工作。通常情況下，高職院校黨政辦負責的相關檔案以及文件資料歸檔較為齊全，可是其它部門負責的相關資源完整程度就名下不足，尤其是二級學院負責落實的校企合作活動等相關資料更是容易出現疏漏。另一方面，檔案資源延續性無法得到保障也是高職院校檔案資源建設重要問題之一。因為檔案資源管理人員會出現調整、各個部門負責人對于檔案資源建設工作認識不足等因素，促使檔案資源歸檔工作受到了影響，更甚至還有些部門出現了年度歸檔資源斷檔等情況。

3.檔案資源質量有待提升。就目前高職院校檔案資源建設情況來分析，除了上述兩點之外，檔案資源質量有待提升也是十分顯著的問題之一。在上述分析中我們有提到院校檔案資源歸檔意識不足，在這種情況下，檔案資源質量自然也就無法得到保障。一方面，檔案管理部門對于檔案資源建設工作認識不足，所以自然很容易會促使歸檔工作出現不具體、不明確等情況，資料收集也會出現問題;另一方面，也有部分檔案資源建設工作人員能力不足，促使其在實踐過程中出現一系列的問題，最終自然也就影響了檔案資源建設質量。

二、加強高職院校檔案資源建設策略

1.做好個性化檔案宣傳，強化歸檔意識。要想真正加強高職院校檔案資源建設工作，首先還是需要強化高職院校相關人員歸檔意識，而單純的依賴于下發通知亦或者是開展工作會是無法實現這一目的的，思想意識的統一還是需要在具體的工作以及反復的實踐中有效落實。為此，高職院校在開展檔案資源建設工作的時候，可以展開個性化的檔案工作宣傳與指導，這能進一步強化高職院校內部人員歸檔意識。

首先，高職院校可以借助于校外專家講座來有效提高內部人員檔案知識素養，具體而言，可以借助于學校每年開展的中層干部培訓機會，來將檔案工作也直接納入到培訓內容之中，同時邀請校外專家結合學校歸檔工作之中存在的問題來進行檔案知識培訓與教育，這樣就能真正有效從管理層來有效推廣“大檔案”理念，從而真正為高職院校檔案資源建設提供方向。

其次，還可以積極開展兼職檔案員專題培訓與教育，以此來提高檔案資源建設人員業務能力與水平。部分高職院校檔案管理人員為兼職人員，工作能力參差不齊，所以為了能夠進一步提高高職院校檔案資源建設管理工作質量，還可以對檔案管理人員進行整體的業務技能培訓，或者是借助于微信交流群來對其進行培訓與指導，這樣也能進一步提高院校檔案資源建設質量。

最后，為了能夠進一步加強高職院校檔案資源建設質量，還可以階段性的跟進各個部門歸檔工作，定期聯系相關業務部門，以此來掌握相關部門歸檔工作情況，同時借助于各個部門來開展業務學習的機會，以此來實現嵌入式宣傳，同時為相關工作人員講解檔案基本業務知識，反復宣傳檔案工作，指導他們掌握合理的檔案資源建設要求與任務，這樣自然能夠有效提高高職院校檔案資源建設質量。

2.細化歸檔范圍，對檔案資源建設制度進行明確。歸檔范圍以及保管期限表都是有效保障檔案資源齊全完整的具體依據，而檔案資源建設過程中檔案資源是否完整也是建設質量評定重要標準。為此，在加強高職院校檔案資源建設的時候，高職院校可以按照相關部門提出來的機關文件材料歸檔范圍以及保管期限規定來對檔案資源建設制度進行明確，同時結合院校實際情況來進行針對性調整，以此來對檔案歸檔范圍、實施工作等多方面進行完善，這樣就能進一步提高檔案資源的規范程度以及完整性。首先，對檔案利用范圍進行明確，按照檔案不同密級程度來確定不同的使用對象以及使用范圍，規定可以使用檔案的事由，同時對使用人員級別與身份進行限制;其次，對于檔案使用程序也需要制定出相應的規范，對于不同的使用方式，例如外借、查閱以及復制等審批手續需要制定出相應的規定，對于單位內部人員以及外部人員的使用程序最好是進行適當區分，還可以在線上與線下直接發布查找檔案須知以及服務指南，這樣就能進一步發揮出檔案價值。最后，推進信息化檔案資源建設，構建出檔案信息資源管理系統，同時真正實現各個部門檔案信息資源共享，這樣就能有效提高檔案信息資源使用效率，而且還需要在訪問權限設置、系統功能等多方面來進行優化，這樣才能真正有效提升整個檔案信息系統的安全運行。

3.自覺挖掘歸檔信息，落實歸檔資料收集。高職院校檔案資源建設是日積月累的工作，需要長時間堅持下去才能實現。為此，檔案管理部門一定要從日常工作中有序推進，真正掌握學校檔案資源建設主動權，自覺挖掘年度歸檔信息，以此來真正將歸檔資料收集工作有效落實下去，從而真正實現檔案資源建設。首先，可以從綜合性文件之中梳理出歸檔資源，學校發展規劃、年度工作計劃以及總結有對學校整個工作進行合理安排，同時也有對工作的落實進行合理匯總，這些資料與文件就是檔案資源建設重要構成，所以在建設過程中可以對其進行收集與整理，這樣就能對學校整個工作情況形成良好的把握。此外，也可以參考各個部門工作總結來樹立起應該進行重點歸檔的內容，針對性的督促各個部門來做好歸檔工作，以此來提高檔案資源建設質量。其次，還可以從宣傳報告之中來挖掘檔案資源。各個高職院校官網都會宣傳學校教學、科研、社會服務以及學生管理等多項活動與內容，而這些信息資源就很好地體現出了院校工作情況，對其進行歸納與收集，也是高職院校檔案資源建設重要構成。最后，還可以從重大活動之中來對檔案資源進行完善，而這里的資源可以是文字信息也可以是圖片信息，這樣就能從這些檔案資源中很好地分析院校發展歷程。

4.做好編研工作，提高檔案資源利用率。在加強高職院校檔案資源建設的時候，除了上述幾點之外，積極開展編研工作，充分提高資源利用效率也是十分重要的一點。在社會不斷發展過程中，高職院校檔案資源建設也需要從資源庫開始逐漸轉向思想庫，借助于編研利用來更好地呈現出院校發展特色，同時為各個部門業務工作實施提供參考與借鑒，真正有效加強高職院校檔案資源建設效果。首先，對院校大事記、年鑒進行編制，這樣就能清楚的將學校改革發展步伐以及歷程呈現出來，同時還可以系統化的整理年度工作重點，以此來為院校發展提供保障與參考。其次，也可以編制部門歷史沿革以及校史材料，這不僅能夠實現檔案資源建設，還能為學校文化教育提供可靠的文獻資料，真正有效落實高職院校檔案資源建設。

綜上所述，高職教育在社會不斷發展過程中也得到了明顯的發展，院校檔案管理工作在這一過程中面臨著全新的發展，而加強高職院校檔案資源建設工作則能夠將高職院校檔案資源價值充分顯現出來，為高職院校教育事業的進步與發展提供良好保障。為此，高職院校在發展過程中一定要加強對檔案資源建設的認識，做好檔案資源建設工作，才能將檔案管理工作的價值最大化。

參考文獻：

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[3]呂亞梅.對高職院校檔案管理工作創新策略的思考[J].考試周刊，2015

（作者單位：山西水利職業技術學院）