高校電子檔案規范化管理的思考

莫文珍

摘 要：各高校的電子檔案數量、種類越來越多，在管理中出現了不少問題，主要有觀念陳舊，對電子檔案的理解和重視不足;電子檔案管理的技術規范不足;電子檔案配套設施落后等問題。造成這一后果，主要主要是對電子檔案重視不夠，缺乏高水平的檔案管理人員，分工不明確，管理失范。要規范高校的電子檔案，我們應當立健全電子檔案管理體系，加強隊伍建設，提高檔案管理知識水平，采用數據格式標準統一的軟件，嚴格按規范開展歸類整理工作。

關鍵詞：電子檔案;規范化;高校

電子檔案是指能夠利用信息技術識別、處理，存儲在磁帶、磁盤或者光盤等介質上的檔案，從本質上來說，電子檔案其實是數字代碼序列。與傳統的檔案相比，電子檔案所占的空間更小，傳輸更快，管理更便捷，功能也更強大，極大提高了檔案的工作效率。隨著高校的不斷擴招，高校的規模越來越大，電子檔案不管是種類還是數量都不斷地增加，電子檔案不規范已經成為高校檔案管理的一個突出問題，各高校在電子檔案的管理中存在著不少問題，這些問題不僅影響了高校檔案管理工作，而且還影響了高校的未來發展，我們必須正視這一現實問題。

一、高校電子檔案管理的不足

1.觀念陳舊，對電子檔案的理解和重視不足。高校的檔案管理人員包括學校的檔案館人員和校屬各教學單位、部門的檔案員，從年齡上看，這兩部分人員普遍存在年齡偏大、對現代化設備設施使用不熟等問題，這些因素影響了電子檔案正常管理。受知識視野的影響，這部分人員的檔案觀念比較陳舊，對電子檔案缺乏深入的理解，對電子檔案的便捷性和高效性認識不足，檔案管理觀念仍然停留在紙質檔案管理階段。與傳統檔案相比，電子檔案的修改、刪除、替換等操作相對比較簡單，而且不易留下痕跡，這就很容易影響到檔案的真實性、權威性。對于電子檔案的這一特點，如果缺乏專業的精神，不注意進行細心的觀察、主動作備注，那么電子檔案的管理就會出現很多漏洞，影響到高校各項工作的開展。高校人多事雜，許多工作如職稱評定、學籍管理、紀律處分、學位評定等都建立在網絡平臺之上，如果電子檔案的管理不規范，勢必會影響學校的發展。當前，各高校的電子檔案在管理上隨意性、不規范的現象仍然很突出，由電子檔案管理不規范引發的事件不斷出現，這是值得我們反思的。

2.電子檔案管理的技術規范不足。電子檔案的管理有其工作流程，從實際的情況上看，多數高校的電子檔案都沒有按照電子檔案的操作規范來進行，主要表現在以下幾個方面。（1）沒有建立電子檔案管理的雙套制。電子檔案具有數字虛擬性，對讀寫設備、軟件有很強的依賴性，我國當前的電子檔案普遍實施電子檔案管理雙套制，在保管電子文檔的同時也制作保存一份紙質檔案，以防不時之需。從實際的情況上看，各個高校多是將電子檔案和紙質檔案截然對立，認為兩者是完全不同性質的檔案，致使電子檔案單一存放。（2）電子檔案安全管理缺失。電子檔案的安全管理包括有設定管理權限、病毒安全檢查、網絡安全設置、機房安全管理、定時備份等，這些工作都是日常性的工作，其中一個環節出現問題，都可能會給整個電子檔案帶來毀滅性的打擊。在實際的工作中，多數高校并沒有嚴格按照電子檔案安全管理要求來做，隨意性很強，有的高校甚至連基本的電子檔案安全制度都沒有建立。（3）電子檔案存檔格式缺乏統一標準。電子檔案對讀寫機器都有依賴，而不同的讀寫機器對格式有嚴格的要求，同一內容的電子檔案可能會有多種文件格式，如果讀寫機器對文件格式不兼容，很容易造成電子檔案讀寫失敗。目前各高校在電子檔案的管理中普遍是直接存盤，沒有充分考慮電子檔案的可讀性和兼容性，也沒有對檔案進行統一化的格式轉換，這給電子檔案日后的管理留下了諸多隱患。

3.電子檔案配套設施落后。電子檔案是數字化的虛擬檔案，它必須借助計算機、應用軟件等軟硬件設備才能讀取，隨著網絡的普遍，它對網絡軟硬件也有依賴。在當代，不管是計算機、應用軟件、操作系統還是網絡設施，都處在快速的升級換代之中，這些設備、設施與電子檔案相輔相成，離開了它們，電子檔案很難發揮其作用。各高校普遍存在重教學科研輕檔案管理，重建設輕維護等現象，這致使電子檔案相關配套，如計算機、掃描儀、磁盤等都遠遠落后于時代，影響了電子檔案的正常管理。

二、高校電子檔案管理不規范的成因分析

1.對電子檔案重視不夠。為了規范電子檔案的管理，1996年我國出臺了《電子文件歸檔與管理規范》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》等文件，這些文件對電子檔案管理提出了具體的要求，應該說是我們開展工作的法規性依據。然而，在高校的電子檔案管理工作中，這些法規卻沒有被執行，每次檔案檢查，電子檔案都是弊病百出。造成這一現象，從根本上說是我們對電子檔案重視不足，沒有做到“有法必依”，只是隨便應付了事。

2.缺乏高水平的檔案管理人員。電子檔案的管理除了需要掌握檔案管理的基本知識和技能，還需要掌握計算機軟硬件的操作，這是成為電子檔案管理員基本的條件。具備上述條件的人員在高校可謂鱗毛鳳角，多數檔案管理人員年齡老化，知識結構老化，對當前的計算機軟硬件技術、網絡技術知之甚少，對現代化的檔案管理設備設施使用不熟悉，有些檔案管理人員連基本的接收和保存操作都有問題，更別談其他操作了。另外，高校高職稱檔案管理人才的流失也是一個突出的現象，這加劇了電子檔案規范化管理的危機。

3.分工不明確，管理失范。電子檔案的管理與普遍檔案一樣，一般包括檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究、檔案提供利用等環節。高校的電子檔案，應該由校屬各部門收集、整理本部門所形成的檔案，然后再交檔案館進行整合并處理后續相關環節。在實際的工作中，由于各部門的檔案人員多為兼職，學校檔案館管不了他們，他們檔案員的崗位形同虛設，在檔案管理上實為無人管理。這種情況不僅造成檔案管理的失范，而且經常造成檔案的丟失。

三、高校電子檔案管理的對策

1.立健全電子檔案管理體系。大學擴招之后，各高校師生人數不斷攀升，電子檔案的種類和數量也隨之不斷增加，檔案管理工作面臨更復雜的形勢。為了能夠保證電子檔案管理有序、規范地開展，我們應當建立起三級檔案管理網絡，把學校、檔案館、校屬其他部門統一在一個管理體系之中，形成完整的工作網絡，統一領導，明確各自的職責、操作規范、紀律要求。在具體操作上，我們可以明確學校一名副校長統一領導，檔案館具體負責相關業務，定期對檔案館和校屬其他部門進行檢查和業務指導，電子檔案符合相應要求后由檔案館集中保管。另外，為了保證電子檔案管理工作健康發展，我們還應當建立相應的激勵機制，對工作認真、作出突出貢獻的人員進行物質和精神獎勵，提高他們工作的主動性和積極性。

2.加強隊伍建設，提高檔案管理知識水平。高校電子檔案不斷增加，電子檔案的管理必然是檔案管理的重頭戲，我們必須加強檔案管理隊伍的建設。電子檔案管理既涉及到檔案基本知識和技能，又涉及計算機、網絡、刻錄機等現代技術，我們應當在這兩個方面加強對檔案工作者的培訓。為了保證培訓質量，我們應當做好計劃，可以邀請業內專家定期不定期進行培訓，在培訓中注重理論與實踐的結合，突出實踐能力的培養，努力做到現場教，現場會。另外，為了保證電子檔案的管理水平，我們還應當提高高層次人才的待遇，避免高層次人才的流失。

3.采用數據格式標準統一的軟件，嚴格按規范開展歸類整理工作。電子檔案有其嚴格的管理程序，我們應當根據《電子文件歸檔與管理規范》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》等文件進行電子檔案的相關操作。高校檔案有其特殊性，各高校應該根據自身的實際，在電子檔案收集、整理、存儲、利用等環節有針對性地完善相關制度，如針對各高校普遍存在電子檔案丟失、不全等問題，我們可以明確規定，電子文件歸檔范圍包括：（1）電子文書;（2）電子圖像;（3）圖形文件;（4）影像文件;（5）多媒體文件;（6）聲音文件;（7）數據文件;（8）程序文件。不少高校在進行電子檔案管理時只是參照紙質檔案的管理標準進行簡單的電子化處理，并沒有考慮保存的電子檔案與所用的軟件包是否一致，我們還可以明確歸檔范圍的基礎上進一步明確各類電子檔案的文件格式，以便進行統一轉換。當前各高校在電子檔案的歸類整理中普遍存在沒有按電子檔案管理的要求進行“雙套制”歸檔，我們應當將電子檔案與紙質檔案的雙套存檔當作一個突出的問題來抓。

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（作者單位：玉林師范學院）