試論如何加強企業檔案管理信息化的建設

李海濱

摘 要：現階段，計算機網絡信息技術在人們的生產、生活中得到了廣泛運用，特別是在辦公領域中，通過應用計算機網絡信息技術，極大的提高了辦公效率和質量。在企業的日常管理之中，檔案管理是至關重要的部分，因而提高企業檔案管理信息化程度是未來檔案管理工作的開展趨勢。本文對企業檔案管理信息化進行研究分析，首先闡述了企業檔案管理信息化的重要意義，然后對企業檔案管理信息化建設的有效措施進行了探討，希望能夠對相關工作人員提供幫助。

關鍵詞：企業檔案管理;信息化建設;計算機網絡信息技術

1 實現企業檔案管理信息化的優勢

1.1 優化企業檔案管理工作

通過對傳統的企業檔案管理工作進行分析可以看出，其主要還是依靠人力進行操作，這無疑增加了工作量，同時降低了工作效率。現如今是高效率時代，通過將計算機網絡信息技術應用到企業檔案管理中，讓企業檔案管理實現信息化，工作人員只需要將企業相關檔案數據輸入到計算機設備之中，就能夠實現永久保存，不但極大的提高了檔案管理工作人員的工作效率和質量，降低了工作負擔，同時也能夠在需要使用檔案時，快速進行檢索，為后續工作提供便利條件。

1.2 促進企業進一步發展，提高市場競爭力

通過讓企業檔案管理實現信息化，不僅能夠通過使用計算機設備對檔案信息進行快速的檢索，極大的提高量工作效率，同時將企業檔案信息化也能夠為企業領導做出決策提供幫助，為其提供詳細的資料，讓其決策更加準確、科學，進一步提高企業的核心市場競爭力，也能夠幫助企業更好的關懷員工，激勵員工，開發員工的內在潛能[1]。

2 實現企業檔案管理信息化的相關措施

2.1 建立并完善企業檔案管理信息化制度

企業需要給予檔案信息化管理高度重視，充分利用現代信息技術，根據企業的自身情況，制定并完善檔案信息化管理制度，約束工作人員的工作行為，提高檔案信息化管理的整體水平。因此，企業第一步需要建立并完善檔案信息化管理工作制度，明確檔案管理個目標，確定檔案管理工作的內容，將檔案信息化管理標準化、規范化。然后，明確劃分責任，將檔案信息化管理工作的責任落實到個人，當工作中出現的各種問題時能夠第一時間找到負責人，并及時解決問題。最后，企業要提高內部各部門的協同合作能力，要求各部門要配合檔案管理工作人員，進而能夠充分發揮網絡信息技術的優勢[2]。

2.2 優化對電子檔案的管理工作

對于企業檔案管理信息化來說，建立電子檔案是至關重要的任務，因此需要加強對電子檔案的管理。在對電子檔案進行管理的過程中，需要對電子檔案的接受、保存、使用等方面進行嚴格的把控，保障管理的有效性，將對電子檔案管理工作規范化、標準化。當代社會的信息量非常大，對于檔案管理也存在著多種形式，例如錄音檔案、視頻檔案等等，需要對不同類型的檔案進行有效的轉換，強化對電子檔案的整理、保存等工作，為后續工作的開展奠定基礎[3]。

2.3 借助信息網絡平臺實現資源共享

現代企業要想進一步發展，提高自身競爭力，離不開對網絡信息技術的全面利用，通過對信息網絡的深度開發，共享各項資源。首先，就需要搭建起專業的檔案信息化管理平臺，讓企業內部實現高效的信息交流和共享，為員工開展相關工作提供幫助[4]。其次，通過搭建對外檔案管理通道，積極的融入檔案市場，第一時間更新檔案信息，實現對檔案信息的貢獻，進一步提高企業自身的競爭力。

2.4 提高檔案管理信息化安全水平

計算機網絡信息技術是實現檔案管理信息化的基礎，但隨著科技的不斷發展，病毒技術以及黑客技術也在不斷的提高，因此在檔案管理信息化建設同時，也需要重視檔案管理信息化的安全建設。首先，檔案管理工作部門需要時刻保持安全意識，嚴格遵循相關工作標準，對企業檔案數據定期進行維護檢查，當出現問題、漏洞的時候，及時進行修復解決，避免造成更為嚴重的安全事故。其次，充分發揮先進網絡安全技術的優勢，加強對檔案信息的安全管理，通過建設企業檔案網絡安全管理體系，建立多道、全面的防火墻，對企業系統定期進行殺毒維護，同時還需要設置相關網絡權限，例如身份認證、訪問權限等，對于十分重要的文件檔案數據要進行備份，避免出現丟失，無法找回的情況[5]。

2.5 加強對檔案管理人員的培養

檔案管理工作者是檔案管理信息化建設的主要參與者，因此其自身綜合素質以及能力水平都對檔案管理信息化有著直接的影響。基于此情況，企業首先需要對檔案管理人員的專業技能以及綜合素質進行培養，例如定期開展檔案管理知識技能培訓、計算機網絡信息技術培訓等，讓其能夠充分掌握相關的知識與技能，提高其工作能力，進而增強其工作效率以及工作質量。其次，需要加強檔案管理部門與企業其他部門的溝通聯系，實現資源共享，進一步提高企業檔案管理信息化水平。最后，需要針對檔案管理工作制定合理的考核、激勵機制，進而提高檔案管理工作人員的責任感和積極性。

3 總結

綜上所述，現如今的社會是信息化社會，隨著科學技術的不斷提高，計算機網絡信息技術在我國人們生產、生活中有著廣泛的運用，企業檔案管理信息化是未來的發展趨勢。企業通過實現檔案管理信息化，讓檔案管理工作更加規范、標準，提高了檔案管理工作人員的工作效率以及工作質量，進一步實現信息資源的共享，保障企業檔案資源的安全，通過備份資源，避免出現丟失無法找回的情況，促進企業的進一步發展，增強企業的市場競爭力。

參考文獻

[1]郭果.企業檔案的信息化管理[J].卷宗，2018，8（33）：21.

[2]嚴卉.企業檔案信息化管理淺析[J].信息通信，2018，（11）：191-192.

[3]陳靜.企業檔案管理電子信息化及其重要性分析[J].科學與信息化，2018，（36）：181，183.

[4]王志平.新形勢下企業檔案管理信息化建設研究[J].產業與科技論壇，2019，18（23）：260-261.

[5]鞠義軍.建筑施工企業檔案管理信息化建設的探析[J].中國民商，2019，（12）：38，46.