加強高校印章管理規范化的實踐思考

李歡

摘 要：印章是高校履行職責、行使職權、對外聯系和進行各種行政事務活動的一種憑證和標記，具有一定的合法性和權威性。高校辦公室的一項主要工作就是管理和使用學校黨委、行政的印章。高校的印章使用范圍廣、頻率高，印章管理和使用的規范與否，將直接關系到學校的形象與聲譽。本文將從高校印章管理使用過程中存在的問題入手，結合工作實際，詳細分析研究并提出有效的建議及對策。

關鍵詞：高校;印章;管理規范化

高校印章是一個單位履行職責、行使職權、對外聯系和進行各種行政事務活動的憑證和標記，在學校的管理和其他社會、政治、經濟活動中起著重要作用。印章管理使用人員需要明確高校辦公室印章的具體使用范圍，做好印章的保密保管和使用工作，落實用印審批程序，監督印章移交過程，對印章的使用、更換和廢止要詳細記錄并做好歸檔工作。

一、高校印章的重要性

（一）高校印章具有法律性

印章是高校辦公室行政管理過程中，行政職權落實的重要憑證。高校印章都是由上級教育部門授權后在公安機關登記備案過的，對學校的各類公文及文件材料，包括合同、協議等負相應的法律責任，只要在公文、文件上加蓋印章，文件就具有特定的法律效力，并且在“社會和政治、經濟活動中，都負有法律責任和法律義務。”[1]

（二）高校印章具有權威性

高校印章在實際使用過程中有著很嚴肅的權威性，印章的使用在一定程度上彰顯著高校的身份與地位。帶有學校印章的公文、證書、證明等有關材料，不僅僅彰顯法律效力，還表明了自身的權威性。

（三）高校印章具有標志性

不同的單位有不同名稱的印章，不同印章標志著不同的身份。高校印章一旦被使用，就表明了高校對內對外行使自身權利的象征。只有文字材料上具備印章的痕跡，才能證明該材料是被高校所承認的，這在一定程度上體現了高校印章的標志性。

二、高校印章管理使用中存在的現實問題

（一）高校對印章管理不夠重視

在高校印章管理的實際工作中，存在高校辦公室印章管理使用人員對印章管理工作的不重視的情況，并且學校很多管理人員、教師、學生普遍認為高校辦公室印章的使用只是一件小事情，僅僅只是登記、蓋章就可以了[2]。在用印過程中，印章管理工作人員如果說明印章的使用需要遵循用印審批流程，高校很多管理人員、教師、學生都不理解，認為這是完全沒有必要的。高校很多管理人員、教師、學生沒有意識到高校印章代表著學校的標志和權威，并且印章的使用是具有法律效應的。如果高校印章管理人員沒有認真落實好高校印章的管理和使用工作，會引發學校運轉過程中相應的風險和隱患。

（二）印章管理制度不健全

在高校印章管理使用工作中，沒有相應的健全的印章管理規章制度可以遵照，導致高校辦公室經常出現印章亂用現象。例如，印章使用隨意、審核把關不嚴、印章申請使用人沒有按照正常流程辦理審批手續，印章管理人員由于情面抹不開，對一些不適宜蓋章或者沒有經過上級領導審核合格的文件、材料也直接用印等。由于前期材料辦理審批手續不全，用印審核不嚴格，用印不規范等現象的頻繁發生，很難對高校辦公室印章使用管理工作人員進行工作上的失責追究，導致印章管理工作沒有原則，過度靈活[3]。

如果高校的行政管理機構發生結構性變化，通常情況下會要求制作新的印章，并且相關人員需要按照歸檔要求將以前失效的印章進行歸檔。但是在實際工作中，很多部門不僅沒有及時歸檔以前的舊印章，甚至存在印章新舊并用的情況，導致印章管理工作難以實際開展[4]。甚至在印章實際使用過程中，存在一些印章使用人員為了圖便利，會要求印章管理人員在空白的紙上蓋章的情況，這些情況嚴重損害了高校辦公室行政管理的實際利益，存在很大的隱患。

（三）高校辦公室印章管理人員缺乏專業化知識

高校辦公室行政管理工作包括高校印章管理工作，需要相關印章管理人員具備很強的處理行政事務以及文秘事務的能力，可以很好地溝通內外、協調左右、聯系上下。但高校辦公室行政管理人員往往沒有經過正式的崗前培訓學習就直接上崗，甚至一部分高校辦公室行政管理人員并不是相關專業的人員。如果沒有專業的管章知識和相應的法律常識，很容易出現公章亂用現象，從而造成公章管理的混亂，同時也會給學校的管理帶來一定的隱患。

三、改進高校印章管理和使用的具體措施

（一）加強印章管理人員的重要性意識

要落實高校印章管理工作，首先需要讓高校辦公室管理工作人員從思想上認識到高校印章的重要性，端正其對于高校印章的認識。高校印章管理人員需要認識到印章管理工作中可能存在的風險和隱患，結合高校辦公室印章管理工作的實際情況，從根源上控制隱患發生的可能。從思想上規范自身印章管理工作，嚴格按照相關的規章制度辦事，做好自己的本職工作，維護高校的印章使用安全。

在高校還可以開展一些宣傳警示的教育活動，讓教師們學習相關的法律知識，在更多的場合強調高校印章規范化管理的重要性，讓高校的管理人員、教師、學生都可以明白高校辦公室印章管理工作的意義，支持印章管理人員加強高校辦公室印章管理規范化，避免隱患的發生[5]。

（二）建立健全的高校印章管理制度

高校印章管理人員需要堅守自身的原則底線，拒絕過度靈活使用印章情況的發生。根據工作需要，校領導刻制簽名章一枚，學校法人代表刻制簽名章一枚，由學校辦公室統一管理。新成立、更名的在編單位印章刻制，由學校辦公室根據上級單位和公安部門的相關程序要求統一辦理，各級各類印章只得刻制一枚。學校黨委印章、行政印章、學校鋼印、學校法定代表人簽名章、學校領導簽名章和其他校級業務專用章由學校辦公室統一保管[6]。學校可參照國家的印章管理辦法，并且根據本校的實際工作需要來制定學校內部的印章管理規章制度。印章管理人員必須嚴格按照學校的印章管理規章制度辦事，規范自己的實際管理工作行為，在具體工作中注意原則性和靈活性的轉換。

例如，在辦公室印章在借用過程中，辦公室印章專管人員必須隨同監督印章的使用過程，并且在當天下午的17：30以前將辦公室印章歸還。印章管理人員應注意印章的日常保養，定期清洗，確保印文字跡清晰。如發生印章遺失，印章使用單位應立即向學校辦公室報告，按公安機關的相關程序要求備案，并按照《中華人民共和國印章管理辦法》第十一條規定申請重制印章。

（三）完善高校印章的用印審批程序

高校應嚴格規范用印審批制度，并且在實際工作進程中不斷完善用印的審批程序。一般用印程序，由用印申請人提交申請，由所在學院或部門審批后，報分管校領導審批同意后方可用印。其中，分管校領導認為應提交學校主要負責人審批的，應經學校主要負責人審批同意方可用印。例行事項用印程序，由業務主管的部門提交申請，單位主要負責人審批同意方可用印，一般用印程序僅適用于日常工作中長期存在、需大量使用校級印章的事項。若涉及到學校的合作協議、采購合同、科研項目等材料的用印，則應制定專門的用印審批程序，并且報相關的部門和領導審批同意后方可用印。學校公文的用印程序，按照學校公文管理相關規定報學校領導簽批后用印。所有用印審批程序均已紙質文字批準為依據，做到層層管理、逐層批準，并嚴格執行用印登記，所有紙質材料要做到妥善保存，以備核對時用到。

（四）加強高校辦公室人員印章管理培訓

加強高校辦公室人員印章管理專業培訓，可以通過對印章管理知識體系和法律知識的學習，讓高校辦公室印章管理人員對印章管理工作有新的認識，增進印章管理工作的標準化、制度化。加強高校辦公室人員印章管理專業培訓，從而完善高校辦公室印章的審批制度和用印登記。印章管理工作人員在經過印章管理專業培訓之后需要嚴格遵守印章管理的工作原則，拒絕一切不合理要求[7]。

四、總結

鑒于高校印章在學校整體運行過程中的重要作用，高校印章的管理工作需要被重視，避免印章濫用現象發生。在印章管理使用的過程中，需要及時吸取工作經驗，不斷完善印章管理工作中的不足之處，改進印章管理工作的措施和手段，結合高校辦公室的實際情況去優化印章管理的規章制度，提高高校辦公室印章管理的規范化，提升高校辦公室的法律風險防控意識，進一步保證高校的合法權益不被侵犯。

參考文獻：

[1]張啟鴻，韓笑.校長辦公室印章管理工作研究[J].北京理工大學高等教育研究，2001（1）：36-38

[2]白鷺，王楠.加強高校辦公室印章管理規范化的實踐思考[J].辦公室業務，2018（18）：54，70.

[3]何文上，魏繼昌，雒淑珍.加強研究所印章管理的幾點思考[J].中國市場，2018（30）：115，117.

[4]馬遙，劉思妤，楊俊杰.穩步推進印章管理電子化[J].農業發展與金融，2018（8）：62-63.

[5]吳廣平.淺析如何做好辦公室印章管理[J].辦公室業務，2016（24）：58.

[6]王淑潔.強化印章管理的實踐探索[J].辦公室業務，2012（22）：36-37.

[7]李蘭.高校辦公室寒暑假期間印章管理工作探討[J].統計與管理，2017（12）：177-178.