高校教學檔案規范化管理策略研究

孫微

摘? 要：梳理高校教學檔案管理內容和環節，針對當前教學檔案管理上存在的普遍問題，從檔案學的專業角度提出教學檔案規范化管理策略。通過研究文獻和分析教學檔案管理工作的實際情況，為實現高校教學檔案的規范化管理，從管理制度、管理模式、管理手段、工作規范等方面提出解決措施。

關鍵詞：教學檔案;規范化管理;高校;檔案管理

高校教學檔案成為衡量高校教學管理水平和教育教學質量的重要標志之一。[1]本文梳理了高校教學檔案的管理內容與管理環節，在查閱文獻和具體問題分析的基礎上，從檔案學的角度，為教學檔案的規范化管理提出了策略和解決措施。

1 高校教學檔案管理環節

1.1 教學文件分類。從工作流程角度看高校教學檔案管理，首先梳理教學工作流程，將工作中可能形成的教學文件，依據需求分成大類，要求分類覆蓋全部文件，同時內容不重合，即確定教學文件的歸檔范圍。例如，不同教學活動產生的文件，可以分為常規性文件、項目性文件、創新性文件等幾類。文件類別可以有層次，在上級類別之下可以設置下級類別。并分別確定各類文件中價值鑒定的標準，依此判斷對文件實施處理還是存檔的操作。再細化限定各類文件編號、名稱格式、密級與保管期限等具體要求。最后編制文件分類編碼表，供日后工作沿用。

1.2 現有文件收集與歸檔。按文件類別收集分散在各教師、辦公室的教學文件，并鑒定文件價值，確定存檔后認真填寫文件分類編碼表。如文件內容不完整，需補充、征集缺失的文件后再登記歸檔，以保證檔案文件的完整性、真實性。如有電子檔案，文件掃描上傳至電子檔案管理系統后，電子編碼表應與實體檔案同步。

1.3 組卷與上架。教學檔案的組卷工作，將已分類的歸檔文件按編號排序，依次裝入統一的裝具中，組成一卷。每個非空裝具都應編制目錄，注明其中文件的序號、名稱、保管期限等。檔案裝具使用統一的脊背標簽、編號體系，方便后續的整理、利用與銷毀等工作。完成組卷的檔案即可按照脊背標簽的編號，按序排列上架。在電子檔案管理系統中，應確保電子檔案與實體檔案的一一對應。

1.4 按規定存取或利用。各教學部門，在每次歸檔完成后，都需要及時登記、更新檔案檢索目錄，做到檔案入庫有據可查。根據各單位具體情況，制定專門的查檔制度，致力于在保證教學檔案文件的安全性、真實性、完整性的同時，又便于查找與利用。

2 當前教學檔案管理普遍存在的問題

2.1 思想意識上對檔案認識不足，管理制度缺失或有待完善。高校教學部門從上到下，對教學檔案工作缺乏認識，沒有把教學檔案規范化管理制度納入日常性、持續性的工作范圍，以致經常出現教學部門為了應對上層檢查、教學質量考核等，爆發式的對累積的大量教學文件進行歸檔。這種歸檔方式易產生工作質量低、文件價值低、內容混亂無序等情況。

2.2 教學檔案管理規定不清晰。教學檔案管理工作缺乏綱領性的規定，檔案工作人員在實際工作中，由于缺少標準，對文件類型、檔案價值、保管期限等內容難以判斷。一方面可能導致檔案工作者反復請示上級，影響工作效率;另一方面，檔案工作者依據自身經驗進行了錯誤的判斷，以致浪費學校空間資源或損失有價值教學檔案。

2.3 管理模式不能滿足檔案管理工作的需求。現在大部分高校教學檔案管理模式依舊是分散管理。即檔案文件分散在各老師、教學部門手中，甚至對同一項目而言，由于經手人或部門不同，檔案文件成碎片化分布，難以實現對該項目全部檔案文件的整理利用。這種模式下，一旦檔案丟失或損壞是不能彌補的。分散管理模式對檔案的安全、完整性造成威脅，不利于實現檔案文件的查閱和利用。[2][3]

2.4 管理手段落后。高校的教學檔案管理手段還是以實體檔案為主，電子檔案管理系統的應用較少、信息化建設水平不高。這一方面是由于教學檔案開發利用不足，社會對教學檔案的認識還停留在保管備查作用上，不了解教學檔案的價值和重要性;另一方面，與高校經費分配息息相關。電子檔案管理系統或者其他先進的檔案管理工具都價格不菲，檔案管理工作往往被認為是沒有成果產出的工作，在高校看來投資價值不高。落后的管理手段不但增加教學檔案管理的工作量，隨著教學工作的開展還會帶來不小的檔案空間資源的壓力。

2.5 工作人員專業素養不足。高校教學部門檔案工作的負責人大部分屬于非專門的檔案工作人員，而是在教學工作之外兼職人員，主要工作是負責配合上層的檢查和學科評估等任務。這些工作人員本身對教學檔案管理的認識不足，在教學檔案管理的制度和模式建立、規定和標準的制定上，缺少專業性的指導。工作人員專業素養的欠缺直接影響了教學檔案管理的質量和效率，難以保證教學檔案的真實性和完整性、實現檔案的價值。

3 教學檔案規范化管理策略

3.1 建立完善全面的教學檔案管理制度。根據《普通高等學校檔案管理辦法》，教學檔案必須做到“三納入”“四同步”。“三納入”要求高校將教學檔案的管理工作納入教學計劃和規劃、納入教學管理制度、納入有關人員的職責范圍。“四同步”即下達教學任務與提出教學文件材料的歸檔要求同步;檢查教學工作與檢查教學文件材料形成積累情況同步;評審、鑒定教學質量、教材、畢業論文、優秀教學成果與審查、驗收檔案材料同步;畢業分配、上報評審材料、教師考核晉升與檔案部門出具檔案證明同步。[4][5]

3.2 采取集中管理、同步管理、專人管理的管理模式。空間上實施集中管理，將分散的檔案文件收集、整理、分類后統一歸檔，保證檔案系統性和安全問題的同時，也便于日后查閱、利用。時間上實施同步管理，要求檔案管理工作跟進教學部門的工作流程，及時收集檔案文件，避免損失或降低檔案價值。職能分配上做到專人管理，可以參考教學檔案三級管理模式，從上到下劃分檔案工作的責任和任務，做到每份檔案都可以找到直接負責人。

3.3 推進教學檔案管理信息化建設。OA系統的普遍應用使教學文件以電子形式保存成為常態，實體檔案歸檔落后的管理手段使檔案管理工作難以與教學工作保持同步。為了保障教學檔案工作的發展，高校有必要撥款用于檔案信息化建設，打破紙質檔案的限制、積極應用現代化的管理手段，盡快實現高校檔案管理網絡化、數字化。

3.4 明確檔案管理工作中的規定與標準。高校應制定權威性的檔案歸檔辦法細則，對各類檔案文件的分類標準、保管期限以及歸檔范圍進行詳細的劃分與說明。[6]使教學檔案管理工作有規矩可依，提高工作中檔案價值鑒定、類別劃分、保管期限確定等問題的準確性和效率。同時，需經常對檔案工作人員開展培訓與考核，促使歸檔制度落到實處。

參考文獻：

[1]國家教育委員會.普通高等學校檔案管理辦法[Z].1989.

[2]王顥.高校教學檔案三級管理模式初探[J].中國管理信息化，2015，18（21）：201-203.

[3]姚國勤.高校教學檔案管理存在的問題及對策[J].辦公自動化雜志，2016（08）：46-48.

[4]王少君.高等院校教學檔案的科學管理與利用[J].大連民族學院學報，2004（03）：84-86.

[5]連紅，李元江.構建高校系級教學檔案體系的新思路[J].浙江檔案，2007（05）：48-50.

[6]高霞.信息化環境下高校教學檔案管理研究綜述[J].檔案管理，2016（04）：75-77.

（作者單位：長春汽車工業高等專科學校 來稿日期：2020-04-15）