高校儀器設備全生命周期信息化管理體系思考

狄瑋　王艷青　范朝陽

摘 要：為適應高校快速發展建設，提升高校儀器設備管理水平，本文將全生命周期理論引入高校儀器設備管理，首先探討了依托信息化手段實現高校儀器設備全生命周期管理的必要性，進而以北京林業大學儀器設備管理體系為例，提出了通過完善管理制度和流程、推進信息系統建設和對接、創新管理手段和思路逐步構建全面、準確、細化和動態儀器設備全生命周期的信息化管理體系，以期進一步提高高校儀器設備管理服務水平。

關鍵詞：儀器設備;全生命周期管理;信息化建設

儀器設備是高校資產管理工作中的主要組成部分，是開展教學和科研活動的重要物質支撐。隨著高校的快速發展，儀器設備在高校資產中的數量占比越來越大、性能水平不斷提高、結構種類日益多元，建立適應發展的儀器設備管理體系勢在必行。借鑒并運用“全生命周期管理”理論，依托信息化技術手段，構建切合高校實際的儀器設備全生命周期信息化管理體系，對于提高儀器設備管理工作時效性、資源利用率、服務精準性和決策科學性具有重要意義。

一、儀器設備全生命周期管理模式

全生命周期理論是源于1966年由弗農提出的“產品生命周期”理論，強調對產品從進入市場到退出市場的生命周期發展過程中實施協同、連貫的管理，確保組織機構、業務流程和資源信息的協調統一，現已發展為企業最大限度地降低成本，追求整體利益最大化的一種信息化戰略。將該理論運用于高校儀器設備管理中，主要是指涵蓋儀器設備從計劃、采購、使用到處置4個階段的全流程管理，旨在通過一體化的管理模式建立以儀器設備為主體的信息連接與反饋機制，降低管理成本、提高設備效能并提升管理水平。

二、依托信息化手段實現高校儀器設備全生命周期管理的必要性

1.發展要求

依托信息化手段構建高校儀器設備全生命周期管理系統是推進教育信息化的發展要求。依據《國家中長期教育改革和發展綱要（2010？020年）》和《教育信息化十年發展規劃（2011？020年）》中確定的教育信息化目標任務，教育部制定的《教育信息化“十三五”規劃》中提出了“大幅提升信息化服務教育管理的能力”的主要任務。

在教育信息化的大背景下，財政部、教育部等上級主管部門針對高校國有資產管理的信息化建設也提出了更加迫切的要求。2015年底財政部頒布的《關于進一步規范和加強行政事業單位國有資產管理的指導意見》中指出“進一步加強行政事業單位資產管理信息系統建設，并與預算系統、決算系統、政府采購系統和非稅收入管理系統實現對接，具備條件的資產管理事項逐步實現網上辦理。依托行政事業單位資產管理信息系統，建立‘全面、準確、細化、動態的行政事業單位國有資產基礎數據庫”，這為完善高校資產管理信息化建設指明了方向。2017年底，教育部頒布的《教育部關于規范和加強直屬高校國有資產管理的若干意見》中再次強調了“高校應統籌設計、整體規劃、穩步推進國有資產信息化建設”。2018年，教育部在《教育部關于直屬高校直屬單位實施政府會計制度的意見》中也提出要“以政府會計制度實施為契機，加強信息化建設，推進業務信息系統與財務信息系統的有效對接，實現數據互通共享，構建覆蓋經濟活動全過程的信息平臺”。這些文件的頒布旨在依托信息化手段推進建立資產管理全面化、一體化、智能化的信息共享交互平臺，實時采集和動態整合資產資源信息，基于大數據分析為管理者的科學決策提供支持，以實現資產最優化配置、精細化管理和高效率利用。

2.實踐需求

依托信息化手段構建高校儀器設備全生命周期管理系統是儀器設備管理工作的實踐需求。現有儀器設備管理信息化建設還存在著諸多問題，其中較為突出的是“信息孤島”現象嚴重。儀器設備隸屬的資產管理系統與預算、采購和財務等系統尚未完全對接，各系統內儀器設備數據信息收集入口與出口均易出現不一致的情況。這就會導致儀器設備管理的管理水平較低，現有數據信息無法為管理決策或編制預算提供參考和支持，儀器設備重復購置、閑置浪費或隨意處置現象屢見不鮮;工作效率較低，儀器設備管理人員仍疲于部分簡單重復的錄入、統計、對賬工作，人工出錯率高;服務水平較低，師生辦理從采購到報銷的一套業務仍需頻繁往返于多個部門，手續煩瑣。

為解決資產管理中的實際問題，各高校在資產管理信息化方面都做出了較大的努力，也取得了不同程度的成果。從北京林業大學實踐情況來看，國有資產管理系統已實現從儀器設備建賬、調撥到報廢等業務的全程在線辦理，師生可通過手機微信公眾平臺登錄系統辦理相關業務并實時關注業務辦理進度。以我校單價10萬元以下的儀器設備建賬為例，師生通過電腦或手機申請“設備建賬”業務，關注微信公眾平臺推送的初審和終審通知，終審通過后師生可在就近的資產登記自助辦理機上打印相關單據進行財務報銷，我校通過信息化實踐實現了讓“數據多跑路，師生少跑腿”的服務目標，也極大地提高了設備管理人員的工作效率。可見，推進高校儀器設備管理信息化可建立設備信息的可追溯性管理，形成信息鏈路，進一步完善管理流程，優化管理模式，使服務更加人性化。

三、構建高校儀器設備全生命周期信息化管理的對策

高校應以政策要求的建立“全面、準確、細化、全面”的國有資產基礎數據庫為方向，基于現階段管理實踐和突出問題，以全生命周期管理理念進行頂層制度體系建設，依托新興信息化技術手段構建高效儀器設備全生命周期信息化管理體系，以逐步實現數據流程化、信息化，使管理層能夠在大數據分析中宏觀監管、把握儀器設備規模和結構發展變化情況，為學校科學精細的儀器設備管理決策提供有力支撐。我校結合管理實際，擬從以下3方面逐步構建“計劃棽曬簚検褂脌棿χ謾鋇？個重點管理模塊、8個管理環節和4個主要信息系統對接的全生命周期信息化管理體系（圖1）。

1.完善管理制度和流程

管理制度和流程是實現儀器設備全生命周期信息化管理的基礎保障。儀器設備全生命周期的信息化管理涉及多個職能部門，以我校為例主要包括國有資產管理處、財務處、采購與招投標中心、實驗室管理處、科技處、人事處等單位。高校首先應結合管理實際，明確各管理環節的管理主體和崗位職責。進而，各職能部門在統一的管理目標下，制定職責范圍內的內控管理制度和標準，厘清各管理層級的權限，細化業務流程，使每項工作有章可依，依章管理。各管理環節制度和流程的建設既要系統獨立，又要能指導實際工作暢通運轉，形成覆蓋儀器設備全生命周期管理的流程反饋機制。

2.推進信息系統建設與對接

信息系統建設與對接是實現儀器設備全生命周期管理的基本途徑。按照儀器設備全生命周期理論，將儀器設備隸屬的資產管理系統與財務系統、采購管理系統以及大型儀器設備開放共享平臺等進行對接，串聯8個管理環節。

（1）財務系統：財務系統中的預算管理系統是儀器設備全生命周期管理的“切入口”，相關單位在該系統內填報預算申請，以資產管理系統提供的儀器設備客觀數據為依據，經財務處匯總、上報，由學校審議核定科學配置標準，形成年度采購計劃。此外，財務系統還承擔著儀器設備采購報銷和處置下賬的價值管理。從2019年起，應財政部要求推進的政府會計制度改革是實現財務系統與資產管理系統徹底對接的有利契機，可以從根本上解決總賬與明細賬的對應問題，保證財務數據與儀器設備數據的一致性，這是建立儀器設備全生命周期信息化管理體系的重要一步。

（2）采購管理系統：用戶（校內教職工）將填好需求的采購計劃上傳到采購管理系統，經科學論證、審批后，根據有關法律政策規定采取對應方式完成儀器設備采購。儀器設備到貨后的驗收環節銜接采購與儀器設備管理環節。利用信息系統可實現儀器設備采購狀態和信息可追蹤、可追溯、可查證，有利于規范采購程序、透明采購過程。然而，調查發現在儀器設備全生命周期信息化管理體系中各高校的儀器設備采購管理信息化建設仍然滯后，僅少部分高校建立了采購管理系統。

（3）資產管理系統：經驗收的儀器設備在資產管理系統內辦理建賬、調劑、報廢等業務，目前該系統建設與運行相對成熟。我校還建立了專門的待調劑資產公示平臺，一方面促進閑置設備的有效利用，另一方面利于周轉已提交報廢申請卻仍有利用價值的設備，避免浪費。

（4）大型儀器設備開放共享平臺：在大型儀器設備開放共享平臺中有償使用或申請維修大型儀器設備，提高大型儀器設備利用率，延長儀器設備生命周期。

此外，資產管理系統還需與人事和房地產系統對接，以便實時更新儀器設備領用人和存放地信息。通過搭建一體化的信息化平臺對儀器設備進行全生命周期的鏈條式管理，實現數據共享與交互，管理人員可從傳統管理模式的簡單重復操作中解放出來，在大數據思維下，在線管理“活”數據，實時采集、動態整合和精準分析大數據信息，真正用“數據說話”支持管理決策。

3.創新管理手段與思路

創新管理手段與思路是實現儀器設備全生命周期信息化管理的不竭動力。在“互聯網+”的背景下，互聯網高校應運用“互聯網+儀器設備管理”的思維，從傳統管理模式中跳出來，加強新理念、新技術、新設備與儀器設備管理服務的深度融合，創新性地激發儀器設備管理使用效能，開創高校儀器設備信息化管理的新局面。例如，基于物聯網技術的超高頻設識別（RFID）標簽是一種非接觸式的自動識別技術，其應用可以極大地減少儀器設備年度盤點的工作量，解決儀器設備實地全面盤點所面臨的人手不足、歷時周期長等問題，提高盤點效率，更加真實地反映高校儀器設備的使用現狀，為高校儀器設備管理改革提供動力。

四、結語

綜上所述，依托信息化手段對高校儀器設備進行全生命周期管理既是發展要求，也是實踐需求。高校應以建立‘全面、準確、細化、動態的行政事業單位國有資產基礎數據庫為方向，以提高儀器設備使用效能和管理服務水平為目標，通過完善基礎管理制度和流程，明確各業務模塊的職責，推進各相關信息系統的建設與對接，充分利用大數據信息支持學校資源配置決策，并在管理實踐中不斷創新手段和思路，逐步構建符合自身管理實際的儀器設備全生命周期的信息化管理體系，以推動高校儀器設備管理方式由粗放式管理向精細化管理、由數據報表式統計向數據流程化管理、由割裂分散管理到支持學校決策統一管理的轉變。然而，構建完善的高校儀器設備全生命周期的信息化管理體系是個長期而持久的過程，仍會出現諸多問題，如系統穩定性對業務辦理的影響或各部門業務變化對系統可拓展性的要求等，這就需要高校資產管理者不斷有規劃、有步驟地進行實踐和探索，充分發揮儀器設備全生命周期信息化管理體系的功能，合理規避風險點，以更好地為學校建設發展服務。

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