新時期檔案管理人員工作新思路分析

苗正斌

摘 要：檔案是一種信息資料，它是對客觀事物最可靠、最原始的記錄。檔案管理是對這些資源的儲存、保管、轉化利用，高質量檔案信息和科學管理對提升單位管理和決策水平，推動各項工作深化實施具有極其重要意義，同時也可促進社會發展和進步。新時代檔案管理人員應當緊跟社會發展需求和技術創新形勢，不斷革新檔案管理觀念、檔案管理機制、檔案管理服務模式。本文以此為背景對新時期檔案管理人員的工作思路進行具體分析，期望有利于促進我國檔案管理工作的進步。

關鍵詞：新時期;檔案管理;思路創新

在科技飛速發展的今天，傳統的紙質檔案管理模式不僅效率低下，而且成本較高，已經難以適應新時代各項工作的需要，一些單位開始借助信息技術，搭建電子檔案管理平臺，推進數字化、標準化、系統化檔案管理體系建設，這就要求檔案管理人員要積極轉變觀念，加快學習新技術、新理論，以適應現代檔案管理新要求。筆者在此結合自身管理經驗，提出了一些新的思路建議。

1 提升認識，革新檔案管理工作觀念

1）加快轉變檔案管理觀念。思想是行動的先導，它對工作開展和實施效果起著直接影響作用，觀念創新是管理創新的先決條件，觀念越先進管理工作越有活力，管理的內動力越充足。傳統檔案管理工作過度依賴于人工，紙質檔案數量龐大，檔案收集、歸檔、調用等費時費力，使得管理成本較高，而且固有環境也影響和制約了檔案管理人員的工作視野。信息化新時代，工作總量和工作類型不斷發展創新，產生的電子信息檔案也在增多，這就要求檔案管理部門必須加快轉變檔案管理觀念，樹立信息化管理思維，大膽嘗試積極探討，找到適合本單位的最佳方法。

2）提升檔案管理的重要性認識。在檔案工作過程中，檔案工作者應樹立有效管理意識，提升對檔案管理的重要性認識，增強主動管理思想覺悟。首先是單位領導層要重視檔案管理工作，要科學制定檔案管理目標，分配管理任務，將檔案管理和基礎建設工作納入工作規劃，重抓重管。其次，每一個檔案管理人員都要明白檔案管理工作的意義，改變以往“閑職”“守攤子”“養老”等錯誤認識，主動學習檔案管理的新理論，重新認識檔案管理目的，從檔案對支持高層正確決策，支持單位發展建設、支持學術研究等方面認識檔案管理的

價值。

3）積極宣傳檔案管理。檔案工作者要學學會利用檔案法規，黨和國家領導關于檔案工作的重要論述，積極向上級領導，各部門負責人宣傳，爭取他們重視與支持。檔案機構改革后，檔案局行政職能劃歸縣委辦，客觀上加強了黨對檔案工作的領導，從而給檔案工作發展創造了良好的外部環境;同時注意廣泛向社會宣傳，利用文件、電視、報紙、網絡等載體，通過開展檔案執法檢查，舉辦檔案展覽，多方式為社會提供檔案服務等形式，讓社會更多地了解檔案的作用與意義，努力提升全社會檔案意識。

2 創新檔案管理機制

1）革新檔案管理形式。新時期的檔案管理工作因順應時代的發展而加強，要不斷革新檔案管理形式，激發管理活力。檔案管理者要樹立，不發展就是倒退，不創新就是原地踏步的思想覺悟，敢于推翻舊的機制體制，敢于自我批判自我鞭策。同時是積極地將傳統紙質檔案管理的單軌模式轉變為紙質檔案加圖片、視頻、影音多種信息組合的數字檔案的雙軌模式，把單一的資料整理和保管工作任務，轉為檔案管理和利用服務，融合互聯網、大數據、人工智能等先進技術，構建數字化檔案管理系統，讓檔案管理更高效、更科學。

2）將檔案實體與檔案信息進行分離。將檔案信息和實體相分離是為了進一步簡化立卷，提高檔案信息檢索時效。分離后，檔案實體進行單獨保管，利于清晰分化，將檔案信息內容進行電子化存儲，以檔案關鍵信息作為系統檢索，便于檔案使用和管理者更精準地找到檔案內容，提升工作效率。這種管理模式也利于不同單位不同群體之間的檔案傳輸，便于開展合作。

3）要不斷完善檔案管理制度。要想提升檔案管理質量，就需要科學且完善的檔案管理制度作支撐，檔案管理者應立足實際，依據自身檔案管理條件，制定適宜的管理制度。如《檔案管理流程規范》《檔案管理工作人員崗位責任》《檔案管理工作績效考核標準》《檔案管理人員學習培訓制度》等，其一，明確規定檔案管理流程，并加強對檔案管理人員的日常監管，要求檔案管理人員嚴格按照國家檔案管理規定，做好資料收集整理和保管，避免檔案損壞、丟失、霉變等，特別重視對珍貴檔案的特殊保存。其二，實行責任追究制度。每一個檔案管理人員都要明確自己的工作職責和義務，按要求做好各自工作并承擔相應責任。其三，加強培訓和教育。單位應有計劃、有針對性地組織檔案管理人員進行學習提升，包括檔案管理專業技術、檔案管理法律法規、檔案管理的職業道德等內容，同時檔案管理人員也要養成終身學習習慣，持續進步。

3 創新檔案管理工作服務模式

1）革新檔案管理的服務手段。檔案管理工作的目的是服務，既為當前工作提供數據和方法參考，又為未來發展和規劃提供支撐，而完整、優質的檔案和高效管理是保障檔案服務功能充分發揮的重要基礎。首先，檔案管理人員要加強和革新檔案管理服務手段，以信息技術和信息設備為支撐，做到檔案及時傳輸、在線服務，使用者可利用移動終端設備，在授權狀態下登錄檔案系統網站，隨時隨地搜索或上傳相關信息，以打破檔案服務的時空限制。其次，樹立大局服務思想，提升檔案的轉化利用率。新時期下檔案管理人員要改變以往檔案只管理不利用的狀態，要積極地推進檔案管理成果的轉化利用，以充分發揮檔案及檔案管理的社會和經濟價值。檔案管理所在單位要加強同其它組織機構和社會科研單位之間的深化合作，積極搭建各種交流合作平臺，而檔案管理人員應積極地利用這些平臺，廣泛地參與合作和交流，擴展眼界，并將現有的檔案資源轉化為實際效益。

2）拓寬檔案管理服務領域。只有不斷加強檔案工作服務創新，才能更好地滿足經濟與社會的發展需要，更好地提升其資源價值。檔案管理人員作為檔案資源收集、保管和維護的主要實施者，要在做好本職管理工作的基礎上，擴展檔案管理的服務范圍，升華檔案管理工作意義。要求檔案管理人員，積極參與到黨和政府的中心工作中來，以有為的精神提升檔案工作的社會地位。走出自己的“一畝三分地”關注時事發展，結合國家政策、政治經濟環境、當前主要工作內容等，積極參與到黨和政府的社會治理工作中來，以現有檔案資源為依托，針對一些重大事件和公共關注焦點，積極尋找解決辦法和檔案依據，如扶貧攻堅、民生重點工程等工作，積極發揮檔案工作的社會作用，并提升自身的社會價值。

4 結束語

總而言之，新時代的檔案管理工作，應該樹立新觀念、采取新模式、建立新體系，結合新時代新要求，增強自身檔案管理的職業素養，提升檔案管理成效，促進檔案資源的轉化利用，促進社會及經濟的發展進步。

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