新形勢下職業(yè)院校文書檔案管理探討

趙靜文

摘 要：文書檔案不僅僅是學(xué)生學(xué)歷的代表，更是學(xué)生時的青蔥歲月的美好記錄，同時還是后期就業(yè)時的一道通關(guān)符，可是在現(xiàn)代新形勢下文書檔案管理工作常常得不到重視，檔案流失的現(xiàn)象也較為嚴重，本文將針對新形勢下職業(yè)院校文書檔案管理工作進行探討，指出當(dāng)下所存在的問題，制定出切實可行的改善措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理;現(xiàn)狀;探討;改善措施

職業(yè)院校傳統(tǒng)的檔案管理主要包括早期的信息采集與歸檔，對于后期的材料收集較少，且所收集材料缺乏規(guī)范性，但是隨著社會和經(jīng)濟的發(fā)展，很多機構(gòu)都在相繼轉(zhuǎn)型，職業(yè)院校也同樣如此，因此職業(yè)院校的檔案種類越來越多，在新形勢下檔案管理工作也必須通過一系列改變進而符合新時代發(fā)展要求。

1 當(dāng)前職業(yè)院校文書檔案管理工作存在的問題

1.1 檔案管理單位對檔案管理工作不夠重視

針對檔案管理工作，很多管理單位通常認為只是需要將檔案歸置保管好便可以了，不具備專業(yè)性和科技技術(shù)性，因此在人員安排上也較為隨意。但其實檔案管理工作包含內(nèi)容眾多，例如收集檔案、整理檔案、保管檔案、維護檔案、借閱檔案等都屬于檔案管理工作范疇。

1.2 學(xué)生檔案內(nèi)容單一、材料不全，被利用率較低

學(xué)生檔案內(nèi)容的單一性體現(xiàn)在學(xué)生檔案中的組織性的結(jié)論和老師評語以及個人鑒定等都不具有專業(yè)性，所陳述的內(nèi)容較為任意;而關(guān)于體現(xiàn)學(xué)生個人德、智、體、美、勞等特長以及專業(yè)素質(zhì)能力的材料較少，內(nèi)容和語言風(fēng)格還有陳列格式都千篇一律，不具有創(chuàng)新性，因此學(xué)生檔案收藏價值和使用價值都相對較低。而造成學(xué)生檔案使用價值低的還有另外一個原因，部分職業(yè)院校為了美化學(xué)校的教育成果以及幫助學(xué)生順利畢業(yè)、順利就業(yè)，會通過一些非常規(guī)操作促使學(xué)生的成績較為可觀，將學(xué)生的不及格科目美化為優(yōu)勢科目，學(xué)生如果在校期間違反校規(guī)校紀被處分并記錄檔案，在畢業(yè)時學(xué)校也會將檔案里的所有不良記錄清除，通過保持檔案的完美性而失去了檔案的真實性與完整性，因此很多企業(yè)，尤其是民營企業(yè)在進行任人選用的過程中只注重學(xué)生的實際專業(yè)水平，并不會調(diào)取學(xué)生檔案對其進行考核，進一步顯示了學(xué)生檔案的低利用率[1]。

1.3 畢業(yè)生的棄檔行為也會造成檔案流失

畢業(yè)生的棄檔行為在現(xiàn)在職業(yè)院校中是很普遍的行為，一方面是由于“完美的”檔案對于畢業(yè)生的擇業(yè)和就業(yè)沒有任何幫助;另一方面有部分學(xué)生認為未來就業(yè)更多的是靠關(guān)系與個人的實際能力，檔案無所謂;還有一方面是因為大部分畢業(yè)生沒有意識到畢業(yè)時可以將檔案申請轉(zhuǎn)移或者是托管，因而自主的放棄了檔案。

1.4 電子檔案網(wǎng)絡(luò)化管理機制有待完善

雖然檔案管理中也已經(jīng)成功的運用現(xiàn)代化信息技術(shù)，但是電子化檔案網(wǎng)絡(luò)管理也存在著一些問題。例如如何規(guī)避學(xué)生檔案的“完美性”，盡可能的保證檔案的真實性與安全性，在電子化檔案網(wǎng)絡(luò)管理中用戶的權(quán)限該如何被定義，查詢信息之前需要準備哪些相關(guān)的書緒，在什么條件下用戶可以更改自身的信息等，此外網(wǎng)絡(luò)的安全系數(shù)有待提高，長期保存電子檔案的軟件還需要再進行更新升級等，沒有完善的電子檔案網(wǎng)絡(luò)化的管理機制。

1.5 檔案管理人員的專業(yè)水平有待提高

雖然當(dāng)前有部分職業(yè)院校有聘請專門負責(zé)檔案管理工作的人員，主要負責(zé)日常的檔案收集和整理以及歸檔等工作，但是當(dāng)前的檔案管理室的工作人員大都不是管理專業(yè)出身，且沒有經(jīng)過系統(tǒng)的、專業(yè)的培訓(xùn)，專業(yè)水平、專業(yè)素質(zhì)都相對較低?，F(xiàn)在新技術(shù)也被逐漸運用到檔案管理工作中，而這一技術(shù)對于專業(yè)水平、專業(yè)素質(zhì)都較低的檔案管理人員也是一大難題，因此便直接影響了職業(yè)院校文書檔案管理工作的水平。

2 針對當(dāng)前文書檔案管理工作存在的問題擬行的改善措施

2.1 加強管理部門對檔案管理工作的重視度

學(xué)校應(yīng)加強對檔案管理部門的重視，一方面加大對檔案管理部門人力、物力、財力的支持，另一方面學(xué)校對檔案管理人員實行責(zé)任制，并由校領(lǐng)導(dǎo)成立監(jiān)督小組對其定時的進行監(jiān)督和指導(dǎo)，還有定期的對檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)及工作人員進行思想意識教育，使其認識到檔案管理工作的重要性，進而促進檔案管理工作的效率提高。

2.2 提高檔案的利用率

檔案利用率的提高需從三方面入手，一方面為學(xué)生，另一方面為學(xué)校，還有一方面為教師。首先學(xué)校方面需保證學(xué)生檔案的真實性與完整性，在此基礎(chǔ)上通過收集與整理材料使檔案內(nèi)容進一步豐富，除此之外還應(yīng)杜絕“完美檔案”的再出現(xiàn);其次教師方面，首先需告訴學(xué)生檔案的重要性，其次除了鼓勵學(xué)生認真學(xué)習(xí)之外還應(yīng)積極引導(dǎo)學(xué)生參加一些積極的、有意義的組織性或競賽性的活動，幫助學(xué)生豐富檔案內(nèi)容，最后告知學(xué)生關(guān)于學(xué)校的校紀校規(guī)，并對學(xué)生進行思想教育和素質(zhì)教育，防止學(xué)生出現(xiàn)違規(guī)違紀的舉動;最后是學(xué)生方面，學(xué)生應(yīng)改變以往對檔案的錯誤認知，懂得如何保護自身的檔案及隱私，在校時不僅要認真對待自己的每一門學(xué)科認真學(xué)習(xí)，另外多參加一些有意義的組織性的或競賽性的活動，豐富自身的學(xué)習(xí)能力與實踐能力，促使自己的檔案可以更加豐富與精彩，在畢業(yè)時主動地根據(jù)自身情況轉(zhuǎn)移檔案或者進行檔案托管等，繼而保護自己的檔案[2]。

2.3 完善學(xué)生的檔案管理制度，并且將電子檔案與紙質(zhì)檔案相結(jié)合

職業(yè)院校的相關(guān)部門應(yīng)加強對檔案管理工作的認知，將高等院校的檔案管理制度與職業(yè)院校的實際情況相結(jié)合，建立并完善屬于職業(yè)院校的檔案管理制度，明確要求學(xué)生檔案的歸檔范圍與標準，并予以專人管制。學(xué)校應(yīng)規(guī)定有關(guān)部門應(yīng)定期收集和評價學(xué)生的學(xué)習(xí)材料，包括技能材料、論文材料等，待收集整理好之后移交至學(xué)校的檔案管理部門。

由于在當(dāng)前信息技術(shù)中電子檔案的印章技術(shù)、密封技術(shù)以及簽名技術(shù)都還存在著一定的缺陷，因此電子檔案與紙質(zhì)檔案保持共存的狀態(tài)是目前最為妥善的解決辦法。當(dāng)學(xué)生初入學(xué)校開始便將學(xué)生的基本數(shù)據(jù)記錄入冊，管理人員做好維護工作，在檔案管理的電子系統(tǒng)中學(xué)生與教師以及管理人員都是該系統(tǒng)中的用戶，但是每個用戶的權(quán)限定義不同，進而可以在一定程度上降低檔案的“完美性”，同時為了保證檔案的真實性與完整性，仍需要將學(xué)生的相關(guān)材料及時的收集與整理、歸檔，重要的數(shù)據(jù)不僅要保存紙質(zhì)檔案還要保存電子檔。在收集的資料當(dāng)中如果有需要永久性的保存的文件，不僅要將紙質(zhì)文件進行簽名歸檔，還要將文件中的數(shù)據(jù)復(fù)刻到關(guān)盤當(dāng)中[3]。

2.4 提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平

針對現(xiàn)有的檔案管理人員對其定期進行專業(yè)的、系統(tǒng)的檔案管理知識培訓(xùn)以及計算機知識培訓(xùn)以及數(shù)字通信技術(shù)培訓(xùn)等，并實行考核制度，鼓勵管理人員積極的參與到培訓(xùn)學(xué)習(xí)當(dāng)中，除此之外還可以通過聘請專業(yè)的檔案管理人員以及檔案管理部門的負責(zé)人等方式提高整個檔案管理團隊的專業(yè)素質(zhì)水平。

3 結(jié)束語

時代在不斷發(fā)展，而處在發(fā)展軌道上的組織或機構(gòu)也時刻不能停下其發(fā)展的腳步，職業(yè)院校如此，職業(yè)院校中的文書檔案管理工作更是如此，況且在發(fā)展的過程中還可以搭乘科技技術(shù)的便車，進而提升文檔管理水平及管理人員的專業(yè)水平等。檔案管理看似是一個簡單的工作，其實一點也不簡單，需要不斷地收集、歸納與整理以及后期的維護等，內(nèi)容豐富多樣、工程量龐大且整理與維護的時間較長，因此學(xué)校應(yīng)該加大對文書檔案管理工作的重視，加大投入力度，及時更新與改進管理方式，保障文書檔案的安全性與完整性。

參考文獻

[1]劉潔.淺析新形勢下職業(yè)院校人事檔案管理的發(fā)展[J].中國管理信息化，2018，21（08）：173-174.

[2]孫紅玲.新形勢下職業(yè)院校的檔案管理[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2017，14（14）：227+229.

[3]程珺.新形勢下職業(yè)院校學(xué)生檔案管理的再認識[J].山東工業(yè)技術(shù)，2013（14）：267+191.