紙質(zhì)檔案與電子檔案“雙套制”管理的相關(guān)探討

高燕

摘 要：紙質(zhì)檔案與電子檔案是檔案的不同載體形式，在檔案管理的收集和、整理、價值鑒定、保管編目、檢索、統(tǒng)計和利用中，二者各有優(yōu)勢和劣勢。隨著數(shù)字時代的發(fā)展，檔案“雙套制”管理成為目前檔案管理的主要發(fā)展趨勢，其通過結(jié)合紙質(zhì)檔案與電子檔案的應(yīng)用，來提升檔案管理的效率和效果。本文就從事業(yè)單位角度出發(fā)，對紙質(zhì)檔案與電子檔案“雙套制”管理的相關(guān)內(nèi)容展開了探討，分析其應(yīng)用方式與現(xiàn)狀，并提出幾點效率改進和提升策略，以期為實際檔案管理工作提供借鑒與參考。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案;電子檔案;雙套制

電子計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，云計算、云存儲、大數(shù)據(jù)等智能手段也隨著技術(shù)應(yīng)用到社會各個領(lǐng)域中，檔案管理的形式也在不斷發(fā)生著變化，從最開始的紙質(zhì)、實物檔案，到現(xiàn)在的數(shù)字檔案，“雙套制”檔案管理出現(xiàn)、發(fā)展并得到廣泛應(yīng)用。在事業(yè)單位，“雙套制”管理主要是為了解決檔案零亂、分散、量大的問題，保證事業(yè)單位檔案管理工作更有效實施。

1 “雙套制”概念界定

“雙套制”，顧名思義就是同一檔案內(nèi)容既要保存電子格式又要保存紙質(zhì)格式，具體來講則是機關(guān)、企事業(yè)單位、團體組織等在處理公務(wù)過程中形成并保存的文字、掃描、圖形、視頻、多媒體形式的電子文件。

在特性方面，電子檔案首先具有非直接識別性，紙質(zhì)檔案的內(nèi)容直接在紙張載體上記錄信息，可以直接閱讀，不借助任何中介，而電子檔案則需要借助計算機系統(tǒng)或特定的軟件進行閱讀利用。其次，電子檔案具有信息共享性，紙質(zhì)檔案內(nèi)容必須依附紙張記載和固定內(nèi)容，其會受到原件的約束，同一時間一卷檔案職能一個用戶查看或使用，而電子檔案信息可以通過現(xiàn)代計算機系統(tǒng)和辦公軟件傳遞和分享，不受空間距離的限制，傳輸速度十分快。最后，電子檔案對比紙質(zhì)檔案稍欠安全性，電子檔案使用獨立載體，內(nèi)容很容易被改動或復(fù)制，而紙質(zhì)檔案任何一個細微的改動都會清晰的體現(xiàn)，容易被發(fā)現(xiàn)，這方面，如何提高電子檔案的安全性，避免其被非法篡改或截留，是目前電子檔案技術(shù)的重要研究內(nèi)容。

2 “雙套制”模式下電子檔案管理現(xiàn)狀分析

現(xiàn)代化社會無紙化、自動化辦公出現(xiàn)，“雙套制”是檔案數(shù)字化的必然結(jié)果，其中的紙質(zhì)檔案與電子檔案逐步經(jīng)過三個階段的演變：電子檔案依托于紙質(zhì)檔案、兩種檔案共同管理和電子檔案脫離紙質(zhì)檔案獨立參與管理。在事業(yè)單位，目前“雙套制”管理模式大多處于第一二階段，即電子檔案與紙質(zhì)檔案的雙套歸檔與管理。

就發(fā)展趨勢而言，紙質(zhì)檔案與電子檔案“雙套制”管理將長期存在，事業(yè)單位檔案管理電子檔案將逐漸取代紙質(zhì)檔案，在這之前，電子檔案需要克服自身缺陷。一是電子檔案的憑證作用受當前法律的制約，缺乏一定的原始證據(jù)性，主要原因還是受當前技術(shù)的限制，電子檔案具有易更改性和內(nèi)容、載體的易分離性，電子檔案如何保持與原來的一樣、如何把握電子檔案鑒定、保持和安全關(guān)，是其需要克服的首要缺陷[1]。二是缺少紙質(zhì)檔案內(nèi)容數(shù)字化的統(tǒng)一標準，目前事業(yè)單位主要參照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，其對檔案內(nèi)容數(shù)字化提供了必要的技術(shù)指導(dǎo)，但其缺少紙質(zhì)檔案數(shù)字化使用過程的標準規(guī)范，導(dǎo)致電子檔案管理過程中數(shù)字化管理標準缺乏或標準不統(tǒng)一。三是存在歸檔范圍不清的問題，事業(yè)單位雙套制管理實施時，面臨的一個棘手問題：如何劃分歸檔范圍。如果歸檔范圍過小，某些重要文檔將易和日常文檔混淆，造成管理混亂，而歸檔范圍過大，則會增加檔案管理難度，浪費人力物力。

3 紙質(zhì)檔案與電子檔案“雙套制”管理建議

為了提升事業(yè)單位檔案管理工作的效率和效果，事業(yè)單位可采取以下措施改進和完善“雙套制”管理：

3.1 重視“雙套制”及其標準體系

一方面，事業(yè)單位應(yīng)重視“雙套制”管理，單位領(lǐng)導(dǎo)要加大重視和支持，檔案管理人員則要主動掌握單位檔案管理的需求和現(xiàn)狀，不斷學(xué)習(xí)和掌握電子檔案管理的方法和途徑。具體來講單位要引進電子檔案管理先進設(shè)備、電子管理系統(tǒng)、自動化辦公系統(tǒng)，例如建立和完善單位政務(wù)辦公專網(wǎng)。檔案管理員要充分學(xué)習(xí)現(xiàn)代信息、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)手段，掌握數(shù)字化文檔集約管理操作，提升辦公技能，提升檔案管理工作效率。

另一方面，還應(yīng)重視“雙套制”相關(guān)標準和規(guī)定，包括紙質(zhì)檔案的數(shù)字化標準和電子檔案管理規(guī)范。紙質(zhì)檔案的數(shù)字化標準可參照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，細分為：紙質(zhì)檔案數(shù)字化基本流程、紙質(zhì)檔案數(shù)字化安全保密措施、掃描件與非掃描件的區(qū)分、掃描模式的選擇、掃描圖像格式的選擇和處理、數(shù)據(jù)傳輸與備份。電子檔案管理規(guī)范則可參照檔案行業(yè)標準《電子檔案利用規(guī)范》規(guī)劃和完善電子檔案管理，具體包括：資源準備、利用范圍、利用方式、利用手續(xù)、檢索查詢、安全控制[2]。

3.2 完善和落實電子檔案管理辦法

“雙套制”管理工作具有較強的操作性，事業(yè)單位應(yīng)整理一套適合自己的電子檔案管理辦法，保證其發(fā)揮實效，保證工作有據(jù)可查、有章可循。

首先“雙套制”管理由單位行政辦公室協(xié)調(diào)開展，指定專門檔案員負責(zé)電子檔案的形成、積累、沉淀、歸檔以及保管，電子檔案形成部門要給予協(xié)助和支持。其次，收集的檔案主要包括紙質(zhì)文件、電子性文件、圖像文件、多媒體文件，其中的紙質(zhì)文件需進行電子轉(zhuǎn)換，頁面中有紅頭、印章、彩色照片、插圖的電子檔案需采用彩色模式顯示，檔案文件格式需按標準統(tǒng)一確定，確定后不可更改。再次，檔案管理員要對檔案進行檢查，確認紙質(zhì)檔案和電子檔案的文件數(shù)量、名稱等是否完整且符合要求，后確認歸檔。最后，電子檔案入庫登記保存，載體選擇多樣化（多套、在線、離線模式結(jié)合），并做好標簽和防寫處理。利用電子檔案時需辦理相關(guān)登記手續(xù)才可查看拷貝，嚴禁外借。超過保存期間的紙質(zhì)檔案或電子檔案要2人或2人以上進行鑒定、做好登記，再共同銷毀。

3.3 把握檔案的儲存和安全關(guān)

“雙套制”需要對電子檔案的儲存、鑒定和安全保障做出管理，才能保證管理的有效性。

首先，紙質(zhì)檔案的存儲載體一般為紙張，而電子檔案儲存載體常見磁盤、光盤和U形盤。電子檔案事業(yè)單位應(yīng)選擇光盤作為首選載體，其對比磁盤、U形盤具有儲存容量大、不易損壞、記錄密度高、讀存速度快的優(yōu)點。除外，嚴禁使用軟件磁盤作為電子檔案唯一或長期保存的載體。

其次，電子檔案要相關(guān)安全鑒定，把好“兩關(guān)”。一是接收關(guān)。在接受到電子文件時，需檢查其與紙質(zhì)文檔內(nèi)容是否相符、是否完整，文件是否能正常打開和讀取，是否有感染植入病毒。二是檢查關(guān)。電子檔案長期保存過程中需定期檢查其是否正常運行，并且明確檔案的維護、查閱、拷貝登記檢查制度，避免。

3.4 保持紙質(zhì)檔案與電子檔案長期一致

“雙套制”管理下，紙質(zhì)檔案需要數(shù)字化為電子檔案保存，電子檔案也需要拷貝輸出成紙質(zhì)文件進行保存，這就需要注意兩種文檔的一致性，避免管理混亂，首先是要保持電子檔案與紙質(zhì)檔案文件存檔號的一致，其可以按照共同的存檔號編制原則進行管理。例如按照“主辦部門碼+文件類型碼+全宗號+目錄號+案卷號”方式編制二者存檔號。其次是要保持紙質(zhì)檔案與電子檔案的內(nèi)容一致，從文檔形成、編號歸檔，到更改更新、過期銷毀電子文檔與紙質(zhì)文檔都要實施相同的管理策略[3]。

3.5 進行科學(xué)合理的“雙套制”管理

事業(yè)單位檔案有別與一般企業(yè)，其主要包括：本單位黨團組織規(guī)范性文件;本單位規(guī)范性文件和部門日常工作重要文件;上級單位轉(zhuǎn)發(fā)的文件;下級單位的報告、請示及本單位答復(fù)的批示、函件;同級單位轉(zhuǎn)發(fā)的文件和本單位答復(fù)同級部門的函件。其中不論普通檔案還是重要檔案都實行“雙套制”管理，難度較大，浪費人力物力。對此，要將紙質(zhì)文檔與電子文檔有機結(jié)合，互相彌補，科學(xué)合理實施管理。

要把握雙套制的度，需結(jié)合實際情況，有選擇性地實行雙套制。具體來講，一方面要選擇檔案中利用價值高、較為珍貴、使用頻率高的檔案實施雙套制，例如一些內(nèi)部政策性文件、上級文件、上級批示文件等，要嚴格按照雙套制管理模式進行歸檔。另一方面可以分析檔案在事業(yè)單位業(yè)務(wù)過程的每個階段的有效性，如果電子檔案全程有效，則使用電子檔案作為業(yè)務(wù)活動的唯一原始記錄，不需要采用紙質(zhì)文檔來補充記錄，反之電子檔案不對業(yè)務(wù)活動的各個階段都有效時，則采用紙質(zhì)檔案對其無法記錄的環(huán)節(jié)進行補充[4]。

3.6 加強檔案管理人才隊伍建設(shè)

電子檔案管理工作實際操作難度大，也就加大了“雙套制”管理工作的難度，對單位檔案管理人員的素質(zhì)提出了較高要求，其應(yīng)擅長檔案管理，并精通現(xiàn)代化計算機與信息技術(shù)。具體可以引進相關(guān)專業(yè)人才，也可以建立健全檔案管理崗位培訓(xùn)體系，實施人才繼續(xù)教育培訓(xùn)、組織檔案管理者參加學(xué)術(shù)交流與討論，由單一型的檔案管理知識結(jié)構(gòu)人才向跨學(xué)科、跨領(lǐng)域的檔案管理人才轉(zhuǎn)變。

4 總結(jié)

總的來說，紙質(zhì)檔案與電子檔案“雙套制”管理趨勢將長期存在，電子文件越來越多地成為檔案的最初形態(tài)，而紙質(zhì)文件也不可能突然消失，紙質(zhì)檔案與電子檔案“雙套制”管理具有重要意義。要提高事業(yè)單位檔案管理工作的效率，應(yīng)加大對"雙套制"管理的重視，參考科學(xué)管理標準，建立健全檔案管理辦法，嚴把檔案的鑒定、儲存、安全和使用關(guān)，并加強人才隊伍建設(shè)，全方位發(fā)揮"雙套制"管理的優(yōu)勢。

參考文獻

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[3]華林，宋夢青，王柳.云南省檔案局（館）少數(shù)民族檔案資源建設(shè)“云南模式”案例研究[J].檔案學(xué)研究，2018.

[4]鮑志芳，馬嘉悅.基于單軌制、單套制、雙軌制和雙套制概念辨析之文件管理模式探討[J].檔案學(xué)通訊，2018（4）：30-34.