加強檔案信息化建設?提升檔案信息化管理成效

王譯

摘 要：在當前信息化時代背景下，各行各業都加快了信息化建設的步伐。在檔案工作中引入信息化技術，加快推進檔案信息化建設的進程，實現檔案信息的數字化保存，全面提高檔案信息的查詢、開發和利用水平，更好的發揮出檔案信息的重要價值。文中分析了檔案信息化建設的重要性，并進一步對加強檔案信息化建設的策略進行了具體的闡述，以此來促進檔案信息化管理水平的提高，進一步提升檔案信息化管理成效。

關鍵詞：檔案;信息化建設;基礎設施;信息化管理體系;數據庫;安全

檔案信息在社會發展過程中越來越受到重視，而且檔案成為獲取信息資源的主要途徑。為了能夠進一步提高檔案服務水平，需要重視信息技術在檔案工作中作用的發揮，強化檔案信息化管理水平，打造數字化檔案管理模式，更好的發揮出檔案的實際效能。特別是隨著信息技術的快速發展，其為檔案信息化的實現提供了良好的契機。而且通過推進檔案信息化管理的實現，借助于網絡優勢來提高檔案信息開發利用水平，以此來促進檔案信息共享目標的實現，有利于更好的發揮出檔案的價值。

1 檔案信息化建設的重要性

1.1 便于檔案的利用和存儲

檔案信息化管理的實現，主要是通過利用計算機技術來實現檔案的數字化處理和存儲，依托于檔案信息數據庫來將檔案信息歸集在一起，為檔案信息利用和高效檢索提供重要的保障。特別是檔案信息管理系統的應用，通過將檔案信息完整的錄入到系統中，全面提高檔案管理過程的便捷性，而且通過采用數字化存儲形式也進一步提高了檔案信息存儲的容量，為檔案工作的開展提供更多便利的條件，有利于進一步推進檔案事業的健康、持續發展。

1.2 檔案信息查詢更具便捷性

在信息化時代背景下，檔案數量不斷增加，這也對檔案傳統儲存方式帶來了較大的挑戰。而且采用傳統的檔案管理模式，后續查詢和借閱整個過程較為復雜。通過利用信息化手段來進行檔案信息儲存，充分的利用電子空間的無限性特點，檔案信息存儲更為便捷和規范，能夠為檔案信息查詢提供更多的便利。

1.3 推進檔案信息資源的共享

檔案與人們的日常生活和工作存在緊密的聯系，特別是在大數據時代背景下，在海量信息下為檔案管理工作帶來了較大的難度。同時人們對檔案信息需求呈現出快速增長的態勢，對檔案信息資源共享的期望較高。檔案信息化建設工作的開展，不僅為檔案開發利用提供了便利條件，而且檔案服務質量也有了較大程度的提升。并充分的借助于網絡化平臺，實現檔案信息資源的有效共享，使檔案能夠更好的發揮出服務功能。

2 加強檔案信息化建設的具體策略

2.1 基礎設施的建設

檔案信息化建設離不開重要的基礎設施。而且檔案信息化管理對于系統軟件和硬件建設具有較高的要求，因此需要做好軟硬件設施的配置工作，充分的利用計算機的精準性和強在的儲存空間來實現對檔案信息的收集、整理、編輯和儲存，全面提高檔案管理水平。

2.2 構建完善的檔案信息化管理體系

在檔案信息化建設工作推進過程中，需要有具體的規范和標準作為指導。因此要重視構建檔案信息化管理體系，積極建立健全檔案信息化建設過程中各種規章制度，從而為具體工作的開展提供重要的依據。通過完善各項規章制度，并確保規章制度的落實，為檔案信息化建設提供重要的制度保障，以此來提升檔案信息化建設工作的整體水平。在實際工作開展過程中，還需要明確具體的信息化管理制度和完善運行機制，重視對電子文件的管控。檔案部門之間還要構建協同機制，協同推進檔案信息化建設的進程。特別是在當前電子政務推進過程中，需要做好系統之間的銜接，促進信息共享的實現。另外，還要重視相關法律法規的完善，積極劃分檔案信息化建設的任務，以此來確保檔案信息化建設總體目標的實現。

2.3 檔案數據庫的建設

在檔案信息化建設過程中，數據庫作為其中較為關鍵的一個環節。通過應用大數據和云計算技術來建立數據庫，不斷豐富檔案信息數據庫的內容，并及時做好信息更新工作，這無論是對檔案管理水平還是檔案服務質量的提升都具有極為重要的意義。特別是借助于互聯網優勢，還能夠為檔案信息的利用提供更多的渠道和便利性。而且強大的檔案信息數據庫也有利于更好的利用檔案信息，充分的發揮出檔案信息的使用價值，為檔案事業的健康發展打下堅實的基礎。

2.4 優化系統功能，完善檔案服務

通過對檔案信息化管理系統進行不斷優化，進一步豐富其功能，可以為檔案服務質量的提升打下堅實的基礎。在具體檔案信息管理系統優化過程中，基于檔案管理和利用作為出發點，積極構建完善的標準和規范，實現檔案管理和利用一體化建設，全面提升檔案信息管理系統的實效性。利用檔案信息化管理系統，實現檔案信息的分類錄入，并建立對應的目錄數據庫，為檔案信息利用者提供快速檢索的便利。同時在網站上公布部分可公開的檔案信息，為檔案利用者提供更多的便利，并進一步推進檔案信息資源共享的步伐，使檔案服務不受時間和空間的限制。

2.5 加強檔案信息資源的安全管理

在檔案信息化建設過程中，相較于傳統的檔案管理模式，檔案信息化的實現也隨之帶來了檔案信息安全問題。因此需要重視檔案信息資源的安全管理。具體需要通過設置檔案信息訪問權限，即只有具有訪問權限的人員才能獲取到相應的檔案信息，進一步提升檔案信息保密性。而且通過設置訪問權限后，也能夠針對不同人群提供檔案信息服務的針對性，促進檔案信息服務質量的提升。對于具有檔案信息修改權限的人員，在針對檔案信息進行修改時，系統會自動對修改人員的資料信息進行自動保存，并具體顯示出已修改的檔案信息，進一步提高檔案信息的真實性和可靠性。而且也能夠進一步規范檔案管理人員的行為，確保檔案信息的安全。檔案信息管理系統在具體運行過程中，易受到病毒、黑客等諸多因素的影響，檔案信息安全受到較大的威脅。一旦檔案信息系統出現崩潰，檔案信息會出現丟失、毀損的情況。這就需要系統要能夠自動備份檔案信息，便于檔案信息及時恢復。而且還要采取異地備份的方式，這樣即使出現意外情況，也能夠及時恢復檔案信息資源。另外，還要針對檔案信息系統進行定期檢查和維護，避免發生病毒入侵和信息泄露的問題，并通過安裝具體的安全防護軟件及運用安全防護技術，及時發展系統運行異常情況并加以處理，進一步保證檔案信息管理系統運行的穩定性和可靠性。

3 結束語

在當前信息技術快速發展的新形勢下，各行各業都將信息化建設作為重要的內容。目前檔案信息化建設工作得以不斷推進，而且取得積極的成效。因此在實際工作中，還需要檔案工作者要重視自身觀念的轉變，并加強對檔案信息化建設的重視度，在實際工作中不斷的提升自身的信息素養，使其自身能夠滿足檔案信息化發展需求。各檔案管理部門還需要在實際工作中強化基礎設施建設，重視先進技術和設備的應用，引進專業的技術性人才，為檔案信息化建設工作的開展打下堅實的基礎。

參考文獻

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