實現(xiàn)檔案電子信息化 提升檔案利用效率

郝婧

【摘要】我公司在檔案基礎(chǔ)管理方面，對檔案資料的收集、整理、鑒定、保管到開發(fā)利用、操作手段的更新、立卷制度的改革、工作手段的改進(jìn)都起到了事半功倍的效果。2016年，公司為了使檔案管理得到進(jìn)一步的提升，創(chuàng)建了紫光檔案系統(tǒng)軟件，有效提高了工作效率，完成了各項驗收工作。電子文件的管理更全面，利用效率更高。

【關(guān)鍵詞】檔案;電子信息化;利用效率

一、建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的必要性

（一）是實現(xiàn)國家信息化和新時期檔案管理工作的需要。伴隨計算機(jī)的深入推廣和使用，計算機(jī)已經(jīng)成為科研、教學(xué)、生產(chǎn)、生活、服務(wù)等許多方面提高效率的主要途徑，用現(xiàn)代化、科學(xué)化的手段做好新時期的檔案管理工作，更好地為以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心的社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，這既是新時期檔案工作的需要，也是國家信息化工作的必然要求。

（二）是檔案管理信息規(guī)范化的需要。在日常的檔案管理工作中，形成了大量的個人信息，比如：工作業(yè)績考核、人員工資計算、人事數(shù)據(jù)統(tǒng)計、人事檔案填寫，保管貯存等等，這些工作繁瑣、耗時費力，由于是手工管理，就不可避免地造成了不同管理部門之間的信息分隔，使信息內(nèi)容不規(guī)范，信息流程不科學(xué)，檔案工作信息滯后，檔案管理數(shù)據(jù)加工不及時，沿用手工操作不適應(yīng)新形勢的發(fā)展要求，難以滿足人員個體微觀管理和人員群體宏觀管理的需要。要改變這種現(xiàn)狀，就需要建立一套完備的信息管理體系和信息處理系統(tǒng)，用現(xiàn)代化工具管理個人信息，從而提高信息的規(guī)范程度與利用效率。

（三）檔案信息化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。社會現(xiàn)代化的發(fā)展，辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生了很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程大部分在計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。由于檔案需長期保存，為提高存儲環(huán)境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災(zāi)等災(zāi)害，每年大量投入文檔的保管經(jīng)費已在所難免，且因無備份，為每年出現(xiàn)的文檔損失擔(dān)憂。由于檔案需反復(fù)查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。可以說，現(xiàn)代信息技術(shù)成為實現(xiàn)科學(xué)開發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件。

二、檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的作用

（一）為領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門提供全方位的人員信息。人員信息數(shù)據(jù)庫及檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建立以后，我們可以快速準(zhǔn)確地獲取人員的自然情況、簡歷、素質(zhì)、特長以及德能勤績等方面的綜合信息。還可以對這些信息資料進(jìn)行綜合分析，在較短時間內(nèi)為領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門提供全方位的人員信息。

（二）使信息充分得到共享，提高工作效率。檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)可以使信息共享，避免各部門重復(fù)錄入相同的信息，減少重復(fù)工作。而且在人員管理工作中，隨時可能產(chǎn)生一些新的信息，各部門可以通過網(wǎng)絡(luò)隨時更新本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的信息，向需要信息的領(lǐng)導(dǎo)和部門提供最新的第一手資料，大大提高信息的時效性。在信息共享的基礎(chǔ)上提高對人員認(rèn)識的深度和廣度。并可以實現(xiàn)部門之間文件的電子傳遞，減少手工勞動，提高工作效率。

三、建立文件管理體系和管理網(wǎng)絡(luò)

為確保項目檔案管理的整體控制，在設(shè)計、監(jiān)理、施工單位招標(biāo)落實后，成立了檔案管理領(lǐng)導(dǎo)和檢查監(jiān)督工作小組，并形成了項目檔案管理網(wǎng)絡(luò)及工作程序。對整個工程檔案資料的范圍、收集、整理、保管、監(jiān)督檢查以及竣工整理等工作做了詳細(xì)規(guī)定，指導(dǎo)工程檔案工作規(guī)范管理，使整個項目檔案工作規(guī)范有序。

建設(shè)單位根據(jù)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，檔案負(fù)責(zé)人牽頭組織檔案人員及各專業(yè)技術(shù)人員負(fù)責(zé)全過程跟蹤管理工作。總包單位按照各分包單位工程合同，負(fù)責(zé)收集、匯總和移交工程竣工檔案，保證竣工檔案質(zhì)量，并負(fù)責(zé)對分包單位檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)。要求各承包單位嚴(yán)格按照合同、協(xié)議和國家、行業(yè)有關(guān)規(guī)定要求，配備與建設(shè)任務(wù)相適應(yīng)的專門檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案人員，認(rèn)真負(fù)責(zé)做好各自責(zé)任范圍內(nèi)的竣工檔案的編制、歸檔工作。同時在建設(shè)單位設(shè)立自身文件管理負(fù)責(zé)人，設(shè)立各專業(yè)兼職文件監(jiān)督員，組成自身文件管理網(wǎng)絡(luò)，建立責(zé)任制和各項工作程序，做到層次清晰、職責(zé)分明。

（一）注重過程管理，加強檔案現(xiàn)場檢查制度和日常考核。根據(jù)《電力工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)管理辦法》要求“過程達(dá)標(biāo)”，為了確保檔案的質(zhì)量達(dá)標(biāo)，除管理好自身形成的文件材料及歸檔與工程同步外，組織協(xié)調(diào)各參建單位各階段的檔案工作與工程建設(shè)同步，文件材料形成與收集、積累同步，施工工序與項目檔案整理同步，工程竣工與項目檔案歸檔同步工作。從工程開始實施全過程跟蹤管理， 對每一份竣工檔案進(jìn)行認(rèn)真的檢查、審核、復(fù)查、驗收、接收工作，每批竣工檔案都經(jīng)過嚴(yán)格的檢查階段。在監(jiān)督檢查工作中堅持“以監(jiān)督為中心，監(jiān)、促相結(jié)合”的工作方針，檔案人員經(jīng)常深入現(xiàn)場進(jìn)行檢查指導(dǎo)監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并委托監(jiān)理工程師等隨時監(jiān)督。在工程施工過程中，檔案人員定期到各參建單位開展檢查指導(dǎo)，特別是質(zhì)量見證文件的規(guī)范性、完整性，對發(fā)現(xiàn)的問題在每周的工程協(xié)調(diào)會上通報，限期整改并督促落實。同時不定期邀請專家到現(xiàn)場指導(dǎo)，大大增強了檢查監(jiān)督的效果，使檔案質(zhì)量不斷得到提高。在機(jī)組進(jìn)入試運行階段，組織召開檔案工作專題會議，要求對施工文件進(jìn)行“三方”（建設(shè)方、監(jiān)理方、總承包方）會審。在工程建設(shè)過程中，檔案人員按照合同簽訂的條款一項項認(rèn)真落實，監(jiān)督各參建單位嚴(yán)格執(zhí)行。發(fā)現(xiàn)有違反合同規(guī)定，或相關(guān)資料收集的內(nèi)容不齊全、反映事情不閉環(huán)的文件，實行不定時主動跟蹤、責(zé)令其整改直到符合要求為止，業(yè)主才付工程質(zhì)保金。

四、效果及影響

公司項目工程檔案共形成了6925卷。其中電廠工程項目檔案6018卷（文字材料2240卷，竣工圖紙1554卷，施工圖紙1302卷，設(shè)備文件1124卷，照片檔案1500張，光盤檔案595張，實物檔案95卷），電石廠一期工程項目檔案907卷（文字材料 375卷，竣工圖245卷，施工圖紙207卷，設(shè)備資料20卷）。

已歸檔案卷級目錄和文件級目錄已全部錄入檔案軟件系統(tǒng)，相對應(yīng)的電子文件已經(jīng)掛接電廠工程項目6402件，電石廠一期工程項目7841件。有了前期項目檔案管理規(guī)定的鋪墊，確保了項目檔案收集齊全、完整;為項目檔案驗收一次通過打下了堅實的基礎(chǔ)，也為檔案信息化提供了保障。這些重點項目工程檔案，即是工程建設(shè)的真實記錄和全面鑒定工程質(zhì)量、查明事故原因、追求事故的重要依據(jù)，也是建設(shè)單位、施工單位建設(shè)檔案的重要組成部分，對工程項目的管理維修、改擴(kuò)建和技術(shù)借鑒與開發(fā)創(chuàng)新將發(fā)揮重要的作用。

企業(yè)檔案記載著企業(yè)發(fā)展史上的優(yōu)秀成果。檔案管理工作做好了，一方面為企業(yè)高層管理人員及時了解企業(yè)整體經(jīng)營狀況，適時調(diào)整經(jīng)營策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，為經(jīng)營決策提供支持性證據(jù);另一方面有利于有關(guān)各方準(zhǔn)確認(rèn)定企業(yè)經(jīng)營成果，為企業(yè)與各有關(guān)方面進(jìn)行有益合作奠定堅實的基礎(chǔ)。

做好檔案管理工作，不斷更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實地反映企業(yè)整體發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營成果。檔案管理成果同企業(yè)經(jīng)營管理的有機(jī)結(jié)合決定了該企業(yè)資源配置的取向和模式，對于實現(xiàn)該企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略，不斷提高管理效率具有深遠(yuǎn)的影響。因此，做好檔案管理工作對于不斷提升企業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)中的競爭力具有重要意義。