新時期退休人員檔案管理相關研究

王偉

【摘要】在市場競爭日益激烈的大背景下，企業改革日益深入，很多破產、關閉的企業提前退休人員增加，為了改善企業退休人員的日后生活，維護企業退休人員的合法權益，實現企業的穩定、和諧發展，相關部門需要加大企業退休人員的檔案管理工作力度，維護退休人員的合法權益，為社會的和諧、穩定發展提供支持，文章主要研究了新時期退休人員檔案管理的相關內容。

【關鍵詞】新時期;退休人員;檔案管理

企業退休人員到了法定年齡，退休服務中心人力資源管理部門需要到社會保障部門辦理退休手續，人事檔案資料不完善會對工齡認證帶來很大影響，直接關系著退休手續審批工作和待遇核算工作的正常運行，這些問題會對退休人員退休手續的辦理、人力資源部門的工作效能造成不利影響。為了提升退休服務中心人事檔案管理水平，相關部門需要分析人事檔案管理工作問題，以此為基礎提出相應的優化措施，滿足現代化人力資源管理工作的各項需求。

一、企業退休人員檔案管理的重要意義

企業退休人員檔案指的是企業人事部門、組織部門和勞動部門在招聘、任用、考核、調配、選拔和培訓等各項工作中出現的工作變動、工資水平、職業技能、個人經歷、社會保險和工作表現等文件資料，其具有全面性、真實性和完整性，對企業退休人員的相關情況進行記錄，是國家檔案的主要內容。但是，企業退休人員檔案未得到統一管理，很多會寄放在勞動市場、轉到社區、寄放到原企業等，還有很多自己拿回家保管，這種檔案管理模式比較混亂，嚴重影響著退休人員檔案管理的安全性，威脅著人事檔案的權威性。

在新時期的發展中，很多先進技術和管理模式在很多行業得到了有效應用，企業退休人員人事檔案得到了充分利用，擴大了檔案利用的主體范圍，企業退休人員人事檔案主體主要是企業、退休人員、直系親屬，以及社區、公證機構、醫保部門和公檢法機構，退休人員的各項變更和業務都會應用到檔案，如退休人員更名、參加醫保、核查待遇、財產繼承、拆遷和工傷鑒定等，為其提供了依據。因此，企業退休人員檔案管理具有服務性、基礎性特點，直接關系著我國民生。

二、新時期退休人員檔案管理問題分析

（一）人事檔案管理質量有待提高。人事檔案管理工作是退休服務中心管理服務工作中的關鍵，在人事檔案材料不完善的情況下，無法及時辦理正常的退休手續，導致退休人員上訪，受工作人員編制局限性的影響，人事檔案管理人員普遍是兼職，變動頻率比較快。另外，人力資源管理部門的日常業務具有一定的復雜性，兼職人員很少有時間收集并整理各項檔案資料，嚴重影響著人事檔案管理質量的有效提升，還有一些管理人員認為自己保管材料可以為工作提供便利，未及時將材料交給人事檔案管理人員進行集中管理，引發檔案資源流失和損毀等問題。

（二）檔案管理制度不夠完善。在新時期的快速發展中，很多部門未建立完善的企業退休人員檔案管理制度，導致企業退休人員檔案管理工作問題不斷突顯出來，如企業退休人員檔案管理標題不完整、檔案序號管理缺乏規范性，嚴重影響著檔案序號記錄的有序性。并且，退休人員資料收集過程中也出現了很多問題，相關管理人員無法全面收集更多資料。除此之外，檔案管理借閱、保密和查看等各項制度的執行工作不到位，無法在實際運行過程中發揮出應有的作用。由于企業退休人員檔案管理制度不夠完善，嚴重影響著檔案的真實性，無法實現企業退休人員檔案的充分利用。

（三）檔案的交接工作不夠規范。企業退休人員檔案由專業管理部門進行管理的，同級別的檔案行政管理部門進行監督和指導，在企業員工進入退休階段后，企業需要將員工檔案移交給托管單位。在檔案移交過程中，很多部門未建立明確的規章制度，檔案交接工作的規范性相對較差，出現了一系列檔案交接問題，如企業退休人員檔案材料丟失、檔案分類不明確等問題，嚴重影響著檔案管理工作的有效實施。

三、新時期退休人員檔案管理的優化措施

（一）引進先進的信息化管理模式。在現代化社會的發展中，檔案管理部門需要引進信息化技術，實行檔案信息化管理模式，掃描審批退休的各項材料，建立個人的人事電子檔案。例如，審批退休常用資料是招工表、畢業生登記表、出生日期記錄表、內部退養審批表、女干部崗位變動表等，相關管理人員需要對其進行掃描、歸檔。另外，檔案管理人員掃描退休人員的下鄉花名冊、招工花名冊后，需要根據時間順序進行歸檔，為同類人使用提供便利，實現人事檔案資料的充分利用。

（二）建立現代化的檔案目錄以及檔案檢索。在現代化檔案管理過程中，檔案管理部門需要加大現代化建設力度，尤其在新時期的退休人員檔案管理工作中，相關管理部門需要引進更多先進的管理方式，實現退休人員檔案管理的信息化、現代化。在現代化企業退休人員檔案管理工作中，相關部門需要優化傳統的手工控制模式，建立新時期的計算機控制系統，以形成標準、規范的退休人員檔案數據庫，并以圖片、文字形式管理并輸入退休人員的各項信息和資料，將其保存到電腦中，以形成檔案目錄控制模式，實現退休人員檔案的充分利用，并利用信息控制系統根據檔案類型和內容建立完善的電子檔案目錄，實現退休人員檔案管理的統一性和完整性。

（三）建設高素質的退休人員檔案管理隊伍。檔案管理人員的綜合素質和專業水平在很大程度上影響著檔案管理工作的順利實施，檔案管理部門需要注重工作人員專業技能的培養，提高檔案管理隊伍的綜合水平。檔案管理部門利用校招模式，招聘更多相關專業的學生，并對其進行嚴格篩選，招聘適應工作崗位的學生，定期針對這些學生進行培訓，提高學生的工作能力和道德素質。另外，檔案管理部門可以在企業內部選拔更多經驗豐富、責任心強的工作人員，將其引進退休人員檔案管理隊伍中，實現退休人員檔案管理工作水平的有效提升。

（四）建立完善的企業退休人員檔案管理體制。為了有效地開展企業退休人員檔案管理工作，檔案管理部門需要建立完善的管理制度。在企業退休人員檔案管理過程中，相關管理部門需要深入分析檔案管理問題，并采取相應的措施予以優化，建立健全檔案管理制度，進一步提高檔案管理工作的整體質量。另外，為了提升退休人員檔案管理工作效率，檔案管理部門需要科學、完善的檔案管理制度予以支持，企業可以建立專業的退休人員檔案管理部門，加強對退休人員檔案管理工作的管理力度，并建立退休人員檔案信息數據庫，實現檔案管理工作的高效性，減少退休人員檔案意外丟失問題的出現。

四、結語

綜上所述，在現代化社會的發展中，企業退休人員檔案管理工作是企業內部管理工作的關鍵，檔案管理部門需要引進現代化管理模式，提高檔案管理工作的整體質量和效率。除此之外，檔案管理部門在退休人員檔案管理過程中，需要引進先進的信息化管理模式、建立現代化的檔案目錄以及檔案檢索、建設高素質的退休人員檔案管理隊伍、建立完善的企業退休人員檔案管理體制，實現退休人員檔案管理材料的應用效率，實現社會經濟的穩定發展。

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