新時期退休人員檔案管理相關研究

王偉

【摘要】在市場競爭日益激烈的大背景下，企業(yè)改革日益深入，很多破產、關閉的企業(yè)提前退休人員增加，為了改善企業(yè)退休人員的日后生活，維護企業(yè)退休人員的合法權益，實現(xiàn)企業(yè)的穩(wěn)定、和諧發(fā)展，相關部門需要加大企業(yè)退休人員的檔案管理工作力度，維護退休人員的合法權益，為社會的和諧、穩(wěn)定發(fā)展提供支持，文章主要研究了新時期退休人員檔案管理的相關內容。

【關鍵詞】新時期;退休人員;檔案管理

企業(yè)退休人員到了法定年齡，退休服務中心人力資源管理部門需要到社會保障部門辦理退休手續(xù)，人事檔案資料不完善會對工齡認證帶來很大影響，直接關系著退休手續(xù)審批工作和待遇核算工作的正常運行，這些問題會對退休人員退休手續(xù)的辦理、人力資源部門的工作效能造成不利影響。為了提升退休服務中心人事檔案管理水平，相關部門需要分析人事檔案管理工作問題，以此為基礎提出相應的優(yōu)化措施，滿足現(xiàn)代化人力資源管理工作的各項需求。

一、企業(yè)退休人員檔案管理的重要意義

企業(yè)退休人員檔案指的是企業(yè)人事部門、組織部門和勞動部門在招聘、任用、考核、調配、選拔和培訓等各項工作中出現(xiàn)的工作變動、工資水平、職業(yè)技能、個人經歷、社會保險和工作表現(xiàn)等文件資料，其具有全面性、真實性和完整性，對企業(yè)退休人員的相關情況進行記錄，是國家檔案的主要內容。但是，企業(yè)退休人員檔案未得到統(tǒng)一管理，很多會寄放在勞動市場、轉到社區(qū)、寄放到原企業(yè)等，還有很多自己拿回家保管，這種檔案管理模式比較混亂，嚴重影響著退休人員檔案管理的安全性，威脅著人事檔案的權威性。

在新時期的發(fā)展中，很多先進技術和管理模式在很多行業(yè)得到了有效應用，企業(yè)退休人員人事檔案得到了充分利用，擴大了檔案利用的主體范圍，企業(yè)退休人員人事檔案主體主要是企業(yè)、退休人員、直系親屬，以及社區(qū)、公證機構、醫(yī)保部門和公檢法機構，退休人員的各項變更和業(yè)務都會應用到檔案，如退休人員更名、參加醫(yī)保、核查待遇、財產繼承、拆遷和工傷鑒定等，為其提供了依據(jù)。因此，企業(yè)退休人員檔案管理具有服務性、基礎性特點，直接關系著我國民生。

二、新時期退休人員檔案管理問題分析

（一）人事檔案管理質量有待提高。人事檔案管理工作是退休服務中心管理服務工作中的關鍵，在人事檔案材料不完善的情況下，無法及時辦理正常的退休手續(xù)，導致退休人員上訪，受工作人員編制局限性的影響，人事檔案管理人員普遍是兼職，變動頻率比較快。另外，人力資源管理部門的日常業(yè)務具有一定的復雜性，兼職人員很少有時間收集并整理各項檔案資料，嚴重影響著人事檔案管理質量的有效提升，還有一些管理人員認為自己保管材料可以為工作提供便利，未及時將材料交給人事檔案管理人員進行集中管理，引發(fā)檔案資源流失和損毀等問題。

（二）檔案管理制度不夠完善。在新時期的快速發(fā)展中，很多部門未建立完善的企業(yè)退休人員檔案管理制度，導致企業(yè)退休人員檔案管理工作問題不斷突顯出來，如企業(yè)退休人員檔案管理標題不完整、檔案序號管理缺乏規(guī)范性，嚴重影響著檔案序號記錄的有序性。并且，退休人員資料收集過程中也出現(xiàn)了很多問題，相關管理人員無法全面收集更多資料。除此之外，檔案管理借閱、保密和查看等各項制度的執(zhí)行工作不到位，無法在實際運行過程中發(fā)揮出應有的作用。由于企業(yè)退休人員檔案管理制度不夠完善，嚴重影響著檔案的真實性，無法實現(xiàn)企業(yè)退休人員檔案的充分利用。

（三）檔案的交接工作不夠規(guī)范。企業(yè)退休人員檔案由專業(yè)管理部門進行管理的，同級別的檔案行政管理部門進行監(jiān)督和指導，在企業(yè)員工進入退休階段后，企業(yè)需要將員工檔案移交給托管單位。在檔案移交過程中，很多部門未建立明確的規(guī)章制度，檔案交接工作的規(guī)范性相對較差，出現(xiàn)了一系列檔案交接問題，如企業(yè)退休人員檔案材料丟失、檔案分類不明確等問題，嚴重影響著檔案管理工作的有效實施。

三、新時期退休人員檔案管理的優(yōu)化措施

（一）引進先進的信息化管理模式。在現(xiàn)代化社會的發(fā)展中，檔案管理部門需要引進信息化技術，實行檔案信息化管理模式，掃描審批退休的各項材料，建立個人的人事電子檔案。例如，審批退休常用資料是招工表、畢業(yè)生登記表、出生日期記錄表、內部退養(yǎng)審批表、女干部崗位變動表等，相關管理人員需要對其進行掃描、歸檔。另外，檔案管理人員掃描退休人員的下鄉(xiāng)花名冊、招工花名冊后，需要根據(jù)時間順序進行歸檔，為同類人使用提供便利，實現(xiàn)人事檔案資料的充分利用。

（二）建立現(xiàn)代化的檔案目錄以及檔案檢索。在現(xiàn)代化檔案管理過程中，檔案管理部門需要加大現(xiàn)代化建設力度，尤其在新時期的退休人員檔案管理工作中，相關管理部門需要引進更多先進的管理方式，實現(xiàn)退休人員檔案管理的信息化、現(xiàn)代化。在現(xiàn)代化企業(yè)退休人員檔案管理工作中，相關部門需要優(yōu)化傳統(tǒng)的手工控制模式，建立新時期的計算機控制系統(tǒng)，以形成標準、規(guī)范的退休人員檔案數(shù)據(jù)庫，并以圖片、文字形式管理并輸入退休人員的各項信息和資料，將其保存到電腦中，以形成檔案目錄控制模式，實現(xiàn)退休人員檔案的充分利用，并利用信息控制系統(tǒng)根據(jù)檔案類型和內容建立完善的電子檔案目錄，實現(xiàn)退休人員檔案管理的統(tǒng)一性和完整性。

（三）建設高素質的退休人員檔案管理隊伍。檔案管理人員的綜合素質和專業(yè)水平在很大程度上影響著檔案管理工作的順利實施，檔案管理部門需要注重工作人員專業(yè)技能的培養(yǎng)，提高檔案管理隊伍的綜合水平。檔案管理部門利用校招模式，招聘更多相關專業(yè)的學生，并對其進行嚴格篩選，招聘適應工作崗位的學生，定期針對這些學生進行培訓，提高學生的工作能力和道德素質。另外，檔案管理部門可以在企業(yè)內部選拔更多經驗豐富、責任心強的工作人員，將其引進退休人員檔案管理隊伍中，實現(xiàn)退休人員檔案管理工作水平的有效提升。

（四）建立完善的企業(yè)退休人員檔案管理體制。為了有效地開展企業(yè)退休人員檔案管理工作，檔案管理部門需要建立完善的管理制度。在企業(yè)退休人員檔案管理過程中，相關管理部門需要深入分析檔案管理問題，并采取相應的措施予以優(yōu)化，建立健全檔案管理制度，進一步提高檔案管理工作的整體質量。另外，為了提升退休人員檔案管理工作效率，檔案管理部門需要科學、完善的檔案管理制度予以支持，企業(yè)可以建立專業(yè)的退休人員檔案管理部門，加強對退休人員檔案管理工作的管理力度，并建立退休人員檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案管理工作的高效性，減少退休人員檔案意外丟失問題的出現(xiàn)。

四、結語

綜上所述，在現(xiàn)代化社會的發(fā)展中，企業(yè)退休人員檔案管理工作是企業(yè)內部管理工作的關鍵，檔案管理部門需要引進現(xiàn)代化管理模式，提高檔案管理工作的整體質量和效率。除此之外，檔案管理部門在退休人員檔案管理過程中，需要引進先進的信息化管理模式、建立現(xiàn)代化的檔案目錄以及檔案檢索、建設高素質的退休人員檔案管理隊伍、建立完善的企業(yè)退休人員檔案管理體制，實現(xiàn)退休人員檔案管理材料的應用效率，實現(xiàn)社會經濟的穩(wěn)定發(fā)展。

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